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यहां कक्षा 11 और 12 के लिए 'विभाग' पर शब्द पत्रों का संकलन है, विशेष रूप से स्कूल और कॉलेज के छात्रों के लिए लिखे गए 'विभाग' पर पैराग्राफ, लंबी और छोटी अवधि के पेपर खोजें।
विभाग पर टर्म पेपर
शब्द कागज सामग्री:
- विभाग के अर्थ पर कागज शब्द
- विभाग की आवश्यकता और महत्व पर शब्द कागज
- विभाग के तरीकों पर टर्म पेपर
- विभाग के लिए माना जाने वाले कारकों पर शब्द कागज
टर्म पेपर # 1. विभाग का अर्थ:
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विभाग का अर्थ है, गतिविधियों की विशेष और निरंतर प्रकृति के आधार पर एक संगठनात्मक इकाई में सजातीय गतिविधियों का समूह। यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें कार्यों को नौकरियों, प्रभावी कार्य समूहों में नौकरियों और पहचान योग्य क्षेत्रों या विभागों में कार्य समूहों में वर्गीकृत किया जाता है। इसमें एक उद्यम में गतिविधियों का क्षैतिजकरण शामिल है। यह गतिविधियों और कर्मियों दोनों का समूह बनाता है।
लुइस ए। एलन विभाग के अनुसार "गतिविधियों और विभागों में कर्मचारियों का समूह" है। यह बड़े अखंड कार्यात्मक संगठन को छोटी, लचीली प्रशासनिक इकाइयों में विभाजित करने का एक साधन है। यह कार्यात्मक श्रेणियों में किसी उपक्रम की गतिविधियों या संचालन को वर्गीकृत करने के संगठनात्मक उपकरण को भी संदर्भित करता है।
विभाग के उद्देश्य हैं:
(i) गतिविधियों को विशिष्ट बनाना
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(ii) प्रबंधकीय कार्यों को सरल बनाना और कर्मचारियों को अच्छी तरह से परिभाषित क्षेत्रों में समूह बनाकर नियंत्रण बनाए रखना।
विभाग व्यक्तियों के बीच काम के व्यवस्थित वितरण को प्राप्त करने की कोशिश करता है। यह प्रबंधकीय फोकस को अच्छी तरह से बुनना और कार्यात्मक रूप से कल्पना की गई इकाइयों तक सीमित करके दिशा और नियंत्रण को प्रभावी बनाता है। कर्तव्यों का आवंटन, विशेष कर्मचारियों का चयन, जिम्मेदारी का निर्धारण संगठन पर निर्णायक चरित्र होगा। यह समन्वय की सुविधा देता है।
विभाग की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
(ए) कार्यों या कर्तव्यों की पहचान।
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(b) प्रत्येक कार्य के विवरण का विश्लेषण।
(c) कार्यों का विवरण।
(d) विभागों का निर्माण और अलग-अलग विशेषज्ञ प्रमुखों को प्रदर्शन सौंपना और उन्हें उपयुक्त कर्मचारी उपलब्ध कराना।
(ई) विभागीय प्रमुखों के अधिकार और जिम्मेदारी के दायरे का परिसीमन।
टर्म पेपर # 2। विभाग की आवश्यकता और महत्व:
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विभाग की मूलभूत आवश्यकता के कारण उत्पन्न होती है:
(ए) काम की विशेषज्ञता और
(b) अधीनस्थों की संख्या पर सीमा।
तो विभागों की अनुपस्थिति में संगठन के सामान्य और प्रभावी कामकाज और प्रभावी नियंत्रण असंभव हो जाता है। नए विभाग बनाए जा सकते हैं और मौजूदा लोगों को पुनर्गठित किया जा सकता है। दोनों स्थितियों में निगरानी प्रदर्शन महत्वपूर्ण है।
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तो निम्नलिखित बिंदुओं से विभाग के महत्व का अनुमान लगाया जा सकता है:
(1) क्षमता बढ़ाता है:
दक्षता में वृद्धि अच्छी तरह से परिभाषित नौकरियों और प्राधिकरण की सीमा से प्राप्त की जा सकती है।
(2) जवाबदेही का निर्धारण:
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विभाग जिम्मेदारी तय करने और परिणाम के लिए जवाबदेही तय करने में मदद करता है। विभाग के प्रबंधक को परिभाषित कर्तव्यों और जिम्मेदारियों के साथ सौंपा गया है और वह परिणामों के लिए जिम्मेदार है। इससे विभाग को यह जानने में मदद मिलती है कि उसे क्या भूमिका निभानी है और प्रबंधक को अधिक प्रभावी बनाता है।
(3) प्रबंधकों का विकास:
विभाग निम्नलिखित तरीकों से प्रबंधकों के विकास को सुगम बनाता है:
(ए) यह विभागीय प्रबंधकों को संगठन की पूर्ण संतुष्टि / आवश्यकताओं के लिए कार्य को प्रभावी ढंग से पूरा करने और विभाग से संबंधित स्वतंत्र निर्णय लेने का अवसर प्रदान करता है।
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(b) प्रबंधक कुछ विशिष्ट समस्याओं पर अपना ध्यान केंद्रित करने के लिए हैं जो उन्हें कार्य-प्रशिक्षण के लिए प्रभावी प्रदान करते हैं।
(c) आगे के प्रशिक्षण के लिए प्रबंधकीय आवश्यकता को संगठन की आवश्यकताओं और व्यक्ति की आवश्यकताओं के आधार पर आसानी से पहचाना जा सकता है।
(4) प्रदर्शन का मूल्यांकन:
विभाग गतिविधियों के क्षेत्र को निर्दिष्ट करने में मदद करता है और साथ ही मानकों के संबंध में मानकों के प्रदर्शन को और अधिक प्रभावी ढंग से मापा जा सकता है। यह प्रभावी ढंग से प्रबंधकीय की सुविधा देता है। प्रबंधकीय प्रदर्शन को और अधिक निष्पक्ष रूप से मूल्यांकन करने की सुविधा देता है।
(5) बेहतर नियंत्रण:
छोटी प्रबंधनीय इकाइयों में गतिविधियों और कर्मियों के समूहन में विभागीय परिणाम होता है। इससे प्रशासनिक नियंत्रण में आसानी होती है। इसके अलावा यह संगठन में विभिन्न इकाइयों के वित्तीय नियंत्रण में मदद करता है।
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(6) स्वायत्तता:
विभागीय प्रबंधक स्वतंत्र रूप से अपने विभागों से संबंधित निर्णय लेने के लिए स्वतंत्र हैं, लेकिन संगठनात्मक नीतियों के ढांचे के भीतर। इसलिए विभाग अर्ध-स्वायत्त स्थिति के राज्यों का आनंद लेते हैं। प्रबंधकों को भी संगठन में महत्वपूर्ण होने का संतोष मिलता है।
(7) विशेषज्ञता का लाभ:
विभाग का मुख्य उद्देश्य विशेषज्ञता के लाभ प्राप्त करना है। विभागों को एक प्रमुख कार्य की देखभाल के लिए बनाया जाता है और इस पर विशेष ध्यान दिया जाता है। इससे संगठन की परिचालन क्षमता बढ़ाने में सुविधा होती है।
विभाग के अन्य मामले:
(१) समयानुसार विभाग:
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यहां गतिविधियां उनके संचालन के समय के आधार पर आयोजित की जाती हैं। आम तौर पर, केवल उत्पादन समारोह को इस आधार पर वर्गीकृत किया जाता है। अन्य गतिविधियाँ सभी गतिविधियों के लिए सामान्य हैं।
(2) परियोजना विभाग:
इस प्रकार की गतिविधियों को उन परियोजनाओं या कार्यक्रमों के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है जिनकी सफलता संगठन के लिए महत्वपूर्ण है। एक परियोजना टीम विभिन्न विभागों के विशेषज्ञों से मिलकर एक परियोजना प्रबंधक के प्रभारी के तहत बनाई गई है। वह परियोजना के प्रदर्शन के लिए मुख्य कार्यकारी के लिए जवाबदेह है।
(3) मैट्रिक्स विभाग:
इस प्रकार का विभाग परियोजना और कार्यात्मक विभाग का मिश्रण है।
निष्कर्ष:
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विभाग अपने आप में अंत नहीं है। यह संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक साधन है। अब तक हमने उनकी योग्यता और अवगुणों के साथ विभाग के विभिन्न आधारों पर चर्चा की है। कोई भी आधार सभी औद्योगिक इकाइयों के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है।
वह आधार जो किसी विशेष इकाई की आवश्यकताओं को पूरा करता है और संगठनात्मक उद्देश्यों की उपलब्धि को सुविधाजनक बनाता है, सबसे अच्छा, सबसे किफायती और कुशल माना जाता है। जैसा कि कोई भी एकल आधार सभी प्रकार की स्थितियों के अनुकूल नहीं है, संगठन गतिविधियों के समूहन के लिए एक से अधिक आधारों का एक साथ पालन करते हैं। तो विभिन्न आधारों के संयोजन का पालन किया जाता है।
टर्म पेपर # 3। विभाग के तरीके:
विभाग कार्यात्मक और कर्मियों दोनों के समूहन का नेतृत्व करता है जिन्हें आवंटित कार्यों को पूरा करने के लिए सौंपा जाता है। संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने की वस्तु के साथ कुछ सामान्य कारकों के आधार पर विभागों का निर्माण किया जाता है। इन कारकों की प्रकृति बहुत है और विभाग के लिए कई आधार हैं।
सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले आधार हैं:
1. नंबर,
2. कार्य,
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3. उत्पाद,
4. क्षेत्र,
5. प्रक्रिया,
6. ग्राहक आदि।
1. संख्याओं द्वारा विभाग:
विभाग उन्हें 1, 2, 3 के रूप में संख्या निर्दिष्ट करके बनाए जाते हैं। विभाग बनाने वाले व्यक्तियों की संख्या के आधार पर आगे के विभाग बनाए जाते हैं। आमतौर पर सेना में इसका पालन किया जाता है। सेना में सैनिकों को प्रत्येक इकाई के लिए निर्धारित संख्या के आधार पर दस्तों, बटालियनों, कंपनियों, ब्रिगेड और रेजिमेंटों में विभाजित किया जाता है। विनिर्माण इकाइयों में इसका पालन पदानुक्रम के निचले स्तर पर किया जाता है। आजकल इस पद्धति का उपयोग नहीं किया जाता है क्योंकि यह पूरे जनशक्ति को कुछ समूहों में विभाजित करके संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए संभव नहीं है।
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2. समारोह द्वारा विभाग:
संगठन के इस वर्गीकरण में प्रत्येक मूल या प्रमुख कार्य को एक अलग विभाग के रूप में आयोजित किया जाता है। बेसिक फ़ंक्शंस उन फ़ंक्शंस को संदर्भित करते हैं जो संगठन के अस्तित्व को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण और आवश्यक हैं। एक निर्माण उद्यम में उत्पादन, बिक्री, वित्त, विपणन कर्मियों आदि जैसे विभिन्न बुनियादी कार्य; अलग-अलग विभागों के रूप में आयोजित किए जाते हैं।
आवश्यकता के मामले में प्रमुख कार्यों को मामूली या उप-कार्यों में विभाजित किया जा सकता है। उन्हें द्वितीयक कार्य कहा जाता है। एक व्यापारिक संगठन में खरीद, बिक्री, वित्त और कार्मिक प्रमुख विभाग हो सकते हैं। कार्यात्मक विभेदीकरण की प्रक्रिया पदानुक्रम में क्रमिक स्तरों के माध्यम से हो सकती है। यह तब तक जारी रह सकता है जब तक आधार के माध्यम से आगे भेदभाव मौजूद है।
कार्यात्मक विभाग के लाभ हैं:
(a) यह सबसे तार्किक, समय सिद्ध और विभागीय रूप है। यह व्यापक रूप से विभाग के लिए उपयोग किया जाता है और लगभग हर संगठन में मौजूद होता है।
(b) यह व्यावसायिक विशेषज्ञता की सुविधा देता है जो मानव शक्ति और अन्य भौतिक संसाधनों का अधिकतम उपयोग करता है।
(c) यह निकट संबंधी गतिविधियों को दिशा की एकता प्रदान करता है।
(d) यह प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल की सुविधा प्रदान करता है और शीर्ष अधिकारियों के बोझ को कम करता है।
(() यह इंट्रैडेपेडल और इंटरडिपैक्सल स्तर पर समन्वय की सुविधा प्रदान करता है।
(च) यह प्रत्येक आधुनिक गतिविधि पर जोर देता है।
(छ) यह शीर्ष कार्यकारी को सीमित संख्या में कार्यों पर प्रभावी नियंत्रण करने में सक्षम बनाता है।
कार्यात्मक विभाग से जुड़े नुकसान इस प्रकार हैं:
(a) विशेषज्ञता पर बहुत अधिक जोर दिया गया है। प्रत्येक कर्मचारी केवल नौकरी के एक छोटे से हिस्से में विशेषज्ञता रखता है और वह समग्र रूप से नौकरी के लिए एक संतुलित रवैया विकसित नहीं कर सकता है।
(ख) पूरी नौकरी को विभिन्न कार्यों में विभाजित किया गया है जिन्हें विभाग के रूप में जाना जाता है। अंतिम परिणाम के प्रति प्रत्येक विभाग की जिम्मेदारी संयुक्त है और विशिष्ट जवाबदेही और लाभ केंद्र स्थापित करना बहुत मुश्किल है।
(c) समन्वय की समस्या बहुत कठिन है। बिक्री विभाग उत्पादन विभाग में समस्या के कारण माल की आपूर्ति के बारे में अपनी प्रतिबद्धता का सम्मान नहीं कर सकता है।
(d) विभागीय प्रबंधकों का दृष्टिकोण सीमित है। वे अपने विभागों से परे नहीं दिख सकते हैं और समझ की कमी से समन्वय के लिए संघर्ष और समस्या पैदा हो सकती है।
(() अपनी लागत को उचित ठहराने के लिए कार्यात्मक विभाग आकार में बढ़ सकते हैं। प्रबंधक अपने कार्यात्मक साम्राज्य बनाने की कोशिश कर सकते हैं।
उपयुक्तता:
यह आधार बड़े संगठनों के लिए अधिक उपयुक्त है।
3. उत्पाद द्वारा विभाग:
इस प्रकार के उत्पादों या उत्पाद लाइनों में विभाग का आधार बनता है। किसी उत्पाद या उत्पाद लाइन से संबंधित सभी कार्यों को एक विभाग या इकाई के तहत एक साथ लाया जाता है, जिसे आम तौर पर एक विभाजन कहा जाता है। प्रत्येक डिवीजन विभिन्न कार्यों जैसे उत्पादन, वित्त, बिक्री, कर्मियों आदि की देखभाल करता है। यह आमतौर पर उन संगठनों द्वारा नियोजित किया जाता है जहां उत्पाद लाइन अपेक्षाकृत जटिल और विविध है।
इस विभाग के लाभ हैं:
(a) यह समन्वय समस्याओं को कम करता है।
(b) यह उत्पाद विस्तार और विविधीकरण की सुविधा देता है।
(c) यह प्रत्येक उत्पाद लाइन पर ध्यान देता है।
(d) यह विशेष उत्पादन सुविधाओं, व्यक्तिगत कौशल और उत्पाद प्रबंधकों के विशेष ज्ञान का पूर्ण उपयोग करने की अनुमति देता है।
(e) यह विभाजनों के बीच स्वस्थ प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा देता है।
(च) उत्पाद प्रबंधकों को उनके संबंधित विभागों की लाभप्रदता के लिए जवाबदेह ठहराया जा सकता है।
(छ) यह प्रत्येक उत्पाद के लिए एक उत्कृष्ट प्रशिक्षण मैदान के रूप में शीर्ष प्रबंधन पदों और कार्यों के लिए निचले स्तर के प्रबंधकों को तैयार करता है।
(ज) यह परिवर्तनों के लिए अधिक लचीला और अनुकूलनीय है।
नुकसान हैं:
(a) विभागों और कार्यों का दोहराव है। इससे परिचालन लागत बढ़ती है।
(b) विभिन्न गतिविधियों के केंद्रीकरण के लाभ में कमी।
(c) शीर्ष प्रबंधन नियंत्रण और समन्वय की समस्या का सामना करता है क्योंकि प्रत्येक उत्पाद तकनीकी रूप से भिन्न होता है।
उपयुक्तता:
उत्पाद विस्तार और विविधीकरण होने पर इस प्रकार का विभाग उपयोगी है। यह आम तौर पर नियोजित होता है जब उत्पाद लाइन अपेक्षाकृत जटिल होती है और विशिष्ट ज्ञान की आवश्यकता होती है। उदाहरण: ऑटोमोबाइल और इलेक्ट्रॉनिक उद्योग।
4. विभाग द्वारा क्षेत्र:
भौगोलिक स्थान द्वारा अन्य नाम विभाग। यह बड़े पैमाने पर उद्यम के लिए उपयोगी है, जिसकी गतिविधियाँ एक विस्तृत क्षेत्र में फैली हुई हैं। इस सेट में क्षेत्रों को क्षेत्रों, प्रभागों और शाखाओं में विभाजित किया गया है। यह आसान अनुकूलन प्रदान करता है और उनके संचालन में गतिशीलता को संक्रमित करता है।
इस विभाग के लाभ हैं:
(a) यह स्थानीय परिचालन के लाभों को प्राप्त करने में मदद करता है। स्थानीय प्रबंधक स्थानीय स्थितियों के साथ अधिक रूढ़िवादी होते हैं। इसलिए उनकी अनुकूलन क्षमता तेज होती है।
(b) स्थानीय संचालन की अर्थव्यवस्थाओं के कारण समय और धन की बचत होती है।
(ग) यदि क्षेत्रीय कार्यालयों की स्थापना से किसी इलाके में बेहतर समन्वय की सुविधा मिलती है।
यह नियंत्रण की प्रभावी अवधि प्रदान करता है।
(d) यह प्रभावी अवसरों के नियंत्रण के साथ उपलब्ध अवसरों के बेहतर उपयोग की सुविधा प्रदान करता है।
(() प्रदेशों पर आधारित विभाग स्वायत्त इकाइयों के रूप में कार्य कर सकते हैं।
इस विभाग के नुकसान हैं:
(ए) संगठनात्मक रूप से स्थापित कई परतों के कारण संचार की समस्या जटिल हो जाती है।
(b) समन्वय और नियंत्रण की समस्या है क्योंकि पॉलिसी फ्रैमर और पॉलिसी निष्पादकों के बीच दूरी के कारण दोनों के कम प्रभावी होने की संभावना है।
(c) भौतिक सुविधाओं के दोहराव के कारण परिचालन लागत अधिक हो जाती है।
(d) क्षेत्रीय कार्यालयों की गतिविधियों के एकीकरण से समस्याएं पैदा हो सकती हैं।
(() वे सभी क्षेत्रों में समान नीतियां नहीं अपना सकते हैं क्योंकि स्थानीय जरूरतों को पूरा करने के लिए उनका कामकाज देखते हैं।
उपयुक्तता:
यह बैंक, बीमा कंपनियों, परिवहन कंपनियों और वितरण एजेंसियों जैसे सेवा क्षेत्र के संगठनों के लिए अधिक उपयुक्त है।
5. प्रक्रिया या उपकरण द्वारा विभाग:
इस प्रकार के विभाग का उपयोग ऐसी निर्माण इकाइयों द्वारा किया जाता है जहां उत्पादन गतिविधियों में कई विशिष्ट प्रक्रियाओं या उपकरणों का उपयोग शामिल होता है। विभाग के इस रूप का उपयोग तब भी किया जाता है जब किसी संगठन में महंगा उपकरण स्थापित किया जाता है। इस प्रकार के विभाग का मुख्य उद्देश्य संचालन की दक्षता और अर्थव्यवस्था को प्राप्त करना है।
इस प्रकार का विभाग विशेष रूप से विनिर्माण उपक्रम के परिचालन स्तर पर अपनाया जाता है। उत्पादन की विभिन्न प्रक्रियाओं से संबंधित गतिविधियों को अलग-अलग समूहों में एक साथ अच्छी तरह से चिह्नित विभागों में वर्गीकृत किया गया है।
उदाहरण:
एक कपड़ा इकाई में कताई, बुनाई, रंगाई, विरंजन, अंकन, पैकिंग आदि के आधार पर विभाग का प्रयास किया जा सकता है;
मुद्रण विभाग में कंपोजिंग, प्रूफ रीडिंग, प्रिंटिंग और बाइंडिंग शामिल हो सकते हैं। विनिर्माण इकाइयों में प्रक्रिया-वार विभाग की लागत, वेल्डिंग, पीस, पॉलिशिंग, पेंटिंग, फिनिशिंग और असेंबली आदि जैसे प्रयास किए जा सकते हैं।
इस प्रकार के विभाग के लाभ हैं:
(ए) प्रक्रिया की व्यवस्था इस तरह से की जाती है ताकि परिचालन को किफायती बनाया जा सके और विभाग की परिचालन क्षमता में वृद्धि हो सके।
(b) यह कुल प्रक्रियाओं के प्रत्येक स्तर पर आवश्यक विशेषज्ञता के लाभ प्रदान करता है। यह जूनियर अधिकारियों के प्रशिक्षण की सुविधा प्रदान करता है।
(c) प्रक्रिया विभाग के प्रमुख पर प्रत्येक चरण को पूरा करने की जिम्मेदारी तय की गई है।
(d) यह विशेष उपकरण और विशेष कौशल के प्रभावी उपयोग के लिए प्रदान करता है।
इस प्रकार के विभाग के नुकसान हैं:
(ए) कालानुक्रमिक अनुक्रम प्रक्रिया विभाग का सार है। प्रक्रिया का असंतुलित कामकाज और प्रक्रिया प्रमुखों के बीच समझ की कमी समन्वय की समस्याओं को रोक सकती है।
(ख) विभागों को पूरी तरह से संभव करने के लिए गतिविधि की मात्रा पूरे वर्ष उपलब्ध होनी चाहिए।
(c) पूरे संगठन के संतुलित कामकाज के आधार पर इकाई की लाभप्रदता सुनिश्चित की जा सकती है। कुशल कार्यप्रणाली या एक प्रक्रिया में अन्य प्रक्रिया के संचालन पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ सकता है।
वर्ष कार्य के दौर के साथ विनिर्माण इकाइयों के लिए उपयुक्त।
6. ग्राहकों द्वारा विभाग:
इस रूप में गतिविधियों को ग्राहकों के प्रकार के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है। यह मूल रूप से बाजार उन्मुख है जिसमें ग्राहकों को बाजारों में या विपणन चैनलों के आसपास बनाया जाता है। यह 'ग्राहकों के विभिन्न वर्गों के लिए विशिष्ट सेवाएं प्रदान करने में लगे उद्यमों द्वारा' का प्रयास किया जा सकता है। इसके तहत ग्राहक गतिविधियों को समूहीकृत करने के लिए मार्गदर्शक हैं।
प्रबंधन स्पष्ट रूप से परिभाषित ग्राहक समूहों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इस आधार पर गतिविधियों को समूहित करता है। इस प्रकार का विभाग उपयुक्त है जहाँ ग्राहकों के समूह अच्छी तरह से परिभाषित हैं। प्रत्येक विभाग ग्राहकों के एक विशेष समूह की सेवा करने में माहिर है। प्रत्येक समूह की जरूरतों पर विशेष ध्यान दिया जाता है।
उदाहरण:
एक बड़ी ऑटोमोबाइल सर्विसिंग इकाई अपने विभागों को निम्नलिखित तरीके से व्यवस्थित कर सकती है:
भारी वाहन सर्विसिंग डिवीजन, कार सर्विसिंग डिवीजन। टू व्हीलर सर्विसिंग डिवीजन। शैक्षणिक संस्थान विभिन्न छात्रों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए दिन के पाठ्यक्रम, शाम के पाठ्यक्रम और पत्राचार पाठ्यक्रम प्रदान करके इसका पालन करते हैं। एक जरूरतमंद संगठन में पुरुषों, महिलाओं और बच्चों के लिए अलग विभाग हो सकते हैं।
इस प्रकार के विभाग के लाभ हैं:
(ए) विशेष स्टाफ द्वारा ग्राहक उन्मुख ध्यान को बढ़ावा देता है और ग्राहक संतुष्टि पर ध्यान केंद्रित करके ग्राहक गुना विकसित करता है।
(b) विशेषज्ञता का लाभ मिलता है।
इस विभाग के नुकसान हैं:
(ए) इस आधार पर आयोजित विभागों और अन्य आधारों पर उन लोगों के बीच समन्वय हासिल करना मुश्किल है।
(b) सुविधाओं और मानव शक्ति के उपयोग के लिए संभावनाएँ हैं।
(c) ग्राहक विभागों के कर्मचारियों को दिया गया महत्व कर्मचारियों के बीच संघर्ष उत्पन्न कर सकता है।
(d) यह गतिविधियों और भारी कार्य भार के दोहराव का कारण बन सकता है।
टर्म पेपर # 4। विभाग के लिए विचार किए जाने वाले कारक:
प्रबंधन को विभाग चुनने में बहुत सावधानी बरतनी है। संगठनात्मक उद्देश्यों की प्रभावी और कुशल उपलब्धि को सुविधाजनक बनाने के लिए विभाग के पैटर्न के सापेक्ष गुण और अवगुण तय करने पर विचार किया जाना है।
विभाग के उपयुक्त आधार का चयन करते समय निम्नलिखित कारकों पर विचार किया जाना चाहिए:
(ए) विशेषज्ञता:
यह संगठन के लिए अर्थव्यवस्थाओं के बारे में लाता है। विभाग को इस तरह से गतिविधियों के समूहन में परिणत करना होता है जिससे विशेषज्ञता प्राप्त होती है। इससे विकासशील कर्मियों को विशेषज्ञ के रूप में जाना जाता है। ओवर स्पेशलाइजेशन से बचना है।
(बी) समन्वय:
यह एक महत्वपूर्ण कारक माना जाता है। विभाग को अधिकतम परिणाम प्राप्त करना चाहिए और प्रत्येक गतिविधि दूसरों के लिए सकारात्मक तरीके से योगदान करना है। विभाग के आधार को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि एक ही कार्यकारी के तहत एक साथ जुड़े संचालन को बारीकी से रखा जाए।
(ग) नियंत्रण:
इसलिए विभाग को इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए जिससे विभागीय गतिविधियों पर नियंत्रण आसान हो सके। नियंत्रण इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि प्रदर्शन वांछित दिशा में है या नहीं। यह गतिविधियों के समूहन की प्रभावशीलता को मापता है। तो एक संगठन की गतिविधियों को इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि उन पर उचित नियंत्रण सुनिश्चित किया जा सके।
(d) अर्थव्यवस्था:
प्रबंधक को विभाग बनाने और संगठन में इसके योगदान की लागत के बीच एक संतुलन बनाए रखना है। आम तौर पर विभागों का योगदान इसकी लागत से अधिक होना चाहिए। एक नए विभाग के निर्माण के लिए अतिरिक्त कर्मियों, अंतरिक्ष और उपकरणों की आवश्यकता होती है। इसके अलावा यह संगठन में नई बातचीत पैदा करता है जिसके परिणामस्वरूप प्रबंधकों के अधिक समय की खपत होती है जो उनके लिए अधिक कीमती है। एक संगठन में विभागों की पद्धति और संख्या को अधिकतम संभव अर्थव्यवस्था प्राप्त करने के लिए तय किया जाना चाहिए।
(ई) स्थानीय स्थितियां:
नया विभाग बनाते समय स्थानीय परिस्थितियों पर पर्याप्त विचार किया जाना चाहिए। क्षेत्रीय आवश्यकताएं भिन्न हो सकती हैं और विभागों को स्थानीय आवश्यकताओं को पूरा करना है और साथ ही संगठन को उपलब्ध भौतिक और मानव संसाधनों का अधिकतम उपयोग करना चाहिए।
(च) मानव विचार:
विभागों का प्रदर्शन मानव कारक के प्रदर्शन पर निर्भर करता है। इस बिंदु पर विचार करने के लिए कर्मियों की उपलब्धता, उनकी आकांक्षाओं और मूल्य प्रणालियों, अनौपचारिक कार्य समूहों और संगठनात्मक संरचना के विभिन्न रूपों के प्रति लोगों के दृष्टिकोण की उपलब्धता पर विचार किया जाता है। यह मानव कारक के असंतोष की या तो संतुष्टि का प्रमुख स्रोत है। हमेशा कार्यबल पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए क्योंकि यह संगठन में अधिक योगदान देता है।
(छ) प्रमुख क्षेत्रों की सराहना:
सभी गतिविधियाँ सभी गतिविधियों के संगठनात्मक उद्देश्यों की सफलता में योगदान करती हैं, जिन्हें कुछ महत्वपूर्ण माना जाता है और उन्हें नए विभाग बनाने में अधिक ध्यान दिया जाना चाहिए।
(ज) न्यूनतम संघर्ष:
विभागों के बीच किसी भी टकराव और टकराव से बचने के लिए प्रत्येक विभाग के संचालन के क्षेत्र को अच्छी तरह से परिभाषित किया जाना है।
तो उपरोक्त सूचीबद्ध कारकों को एक संगठन में नए विभागों को बड़ा या छोटा बनाते समय विचार किया जाना चाहिए। विभाग का कोई भी पैटर्न जो उपरोक्त कारकों को अधिकतम करने के लिए संतुष्ट करता है, उसे विभाग का सही विकल्प माना जाता है।