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यह लेख परियोजना के जीवन चक्र में शामिल पाँच मुख्य चरणों पर प्रकाश डालता है। चरण हैं: 1. परियोजना पहचान चरण 2. निरूपण चरण 3. विस्तृत परियोजना योजना चरण 4. परियोजना कार्यान्वयन चरण 5. परियोजना हाथ चरण।
चरण # 1. परियोजना पहचान:
परियोजना की पहचान करने के उद्देश्य से, विभिन्न विकल्पों का अध्ययन आवश्यक है। वैकल्पिक प्रस्तावों की खूबियों का आकलन करने के लिए, विभिन्न एजेंसियों के पास उपलब्ध डेटा का गहन अध्ययन किया जाता है। इन विकल्पों के किफायती पहलुओं पर भी विचार किया जाना चाहिए। स्थलाकृतिक मानचित्र, आधिकारिक रिकॉर्ड, भूवैज्ञानिक सर्वेक्षण आदि पर भी विचार किया जाता है।
चरण # 2. परियोजना निर्माण चरण:
परियोजना की पहचान के बाद अगला चरण परियोजना निर्माण चरण है। यह एक महत्वपूर्ण चरण है और यह तय करता है कि परियोजना को निष्पादित किया जाना चाहिए या नहीं।
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परियोजना, निर्माण दो चरणों में किया जाता है:
1. प्रारंभिक परियोजना अध्ययन
2. व्यवहार्यता अध्ययन।
चरण # 3. विस्तृत परियोजना योजना (परियोजना निष्पादन योजना) अर्थात, डीपीआर:
यह चरण व्यवहार्यता अध्ययन और कार्यान्वयन चरण के साथ भी ओवरलैप होता है।
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आम तौर पर, यह चरण निम्नलिखित के साथ काम करता है:
1. परियोजना के बुनियादी ढांचे और सेवाओं को सक्षम करना।
2. सिस्टम डिजाइन।
3. संगठन संरचना।
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4. प्रोजेक्ट शेड्यूल।
5. बजट।
6. सरकार की मंजूरी / अनुमोदन।
7. वित्त।
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8. सिस्टम और प्रक्रिया।
9. परियोजना प्रबंधक और उनकी टीम के प्रमुख सदस्यों की पहचान।
10. खरीद और अनुबंध के लिए सामान्य शर्तें।
11. साइट की तैयारी और जांच।
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12. निर्माण सामग्री और इसके स्रोत।
13. काम-संकुल।
इस योजना के साथ विचार परियोजना को सुचारू रूप से चलाने के लिए है।
परियोजना योजना के चार मूल उद्देश्य निम्नलिखित हैं:
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मैं। अनिश्चितता को खत्म करने या कम करने के लिए।
ii। ऑपरेशन की दक्षता में सुधार करने के लिए।
iii। उद्देश्यों की बेहतर समझ प्राप्त करना।
iv। कार्य की निगरानी और नियंत्रण के लिए एक आधार प्रदान करना।
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नियोजन चरण के दौरान निम्नलिखित आठ प्रमुख तत्वों को तैयार किया जाना चाहिए:
(i) उद्देश्य:
एक निश्चित समय के भीतर प्राप्त किया जाने वाला लक्ष्य।
(ii) कार्यक्रम:
उद्देश्यों को प्राप्त करने या उससे अधिक करने के लिए अपनाई जाने वाली रणनीति और प्रमुख कार्य।
(Iii) बजट:
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योजनाबद्ध व्यय वांछित उद्देश्यों को प्राप्त करने या उससे अधिक करने की आवश्यकता है।
(Iv) संगठन:
उद्देश्यों को प्राप्त करने या उससे अधिक करने के लिए आवश्यक समान कर्तव्यों के साथ संख्या और स्थिति का प्रकार।
(V) पूर्वानुमान,
(Vi) नीतियाँ,
(Vii) प्रक्रिया, और
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(ज) स्टैंडर्ड।
परियोजना योजना में आवश्यक कदम हैं:
(a) लक्ष्य को परिभाषित करें।
(b) उन गतिविधियों और कार्यों को पहचानें जो लक्ष्य हासिल करने के लिए पूरे होने चाहिए।
(c) गतिविधियों और कार्यों के बीच निर्भरता की पहचान करना।
चरण # 4. परियोजना कार्यान्वयन चरण:
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परियोजना कार्यान्वयन में शामिल हैं:
(ए) प्रबंधन योजना का विकास करना।
(बी) निर्माण और संचालन के लिए परियोजना का वास्तविक कार्यान्वयन, और
(c) परियोजना की निगरानी और नियंत्रण।
(ए) विकासशील प्रबंधन योजना:
व्यवहार्यता अध्ययन रिपोर्ट के अनुमोदन के बाद परियोजना के प्रायोजकों को संसाधनों को जुटाने, आवश्यकताओं के उचित स्तर तक विकसित करने और परियोजना कार्यान्वयन में उनके प्रभावी उपयोग के लिए पूर्व-शर्तों, प्रक्रियाओं, प्रणालियों और संगठन बनाने की आवश्यकता होती है।
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प्रारंभिक कार्यान्वयन योजनाएं विकसित की जाती हैं और गतिविधियों और कार्यों, नौकरी विवरण और बजट, कार्मिक भर्ती और प्रशिक्षण में अनुवादित की जाती हैं; यह विशिष्ट कार्यों की आवश्यकता के अनुरूप हो सकता है। सलाहकारों के संदर्भ की शर्तें, विशेषज्ञों को तैयार करने की आवश्यकता है। प्रबंधक और कर्मचारियों को भर्ती किया जाना चाहिए और उचित रूप से सौंपा जाना चाहिए।
परियोजना के निर्माण (कार्यान्वयन) को शुरू करने से पहले, पूर्व-निर्माण परियोजना की योजनाओं को अद्यतन किया जाना चाहिए, सूचना अंतराल को भरना होगा-, अलग-अलग अनुमानों को शेड्यूल, संसाधनों, कर्मियों, लागत आदि को प्रभावित करने वाले अधिक सटीक और सटीक, अधिकृत परिवर्तन किए जाने चाहिए। शामिल होना चाहिए।
प्रारंभिक आंतरिक प्रशासनिक प्रक्रियाएं, संगठनात्मक नीतियां, लेखा और वित्तीय प्रणाली, सूचना संग्रह और प्रसंस्करण प्रणाली, निगरानी और मूल्यांकन प्रक्रिया, उप-ठेकेदारों की देखरेख की व्यवस्था, सभी को निर्माण कार्य की वास्तविक शुरुआत से पहले योजना बनाने की आवश्यकता है।
यदि निर्माण योजना के दौरान प्रबंधन योजना को पहले से ठीक से तैयार नहीं किया जाता है, तो परियोजना एजेंसियों के बीच अंडर-परिभाषित या खंडित जिम्मेदारियों के रूप में निर्माण चरण के दौरान समस्याएं, समय पर कर्मियों के आवश्यक प्रकार प्राप्त करने में असमर्थता, धन में कमी, मशीनों को प्राप्त करने में कठिनाई और उपकरण, समन्वय की कमी, अनुचित कर्मचारी और संगठन संरचना और प्रक्रियाएं और अप्रभावी निगरानी और नियंत्रण प्रणाली, उत्पन्न हो सकती है।
परियोजना कार्यान्वयन के लिए प्रबंधन योजना को निम्नलिखित पाँच श्रेणियों में बांटा जा सकता है:
1. परियोजना सक्रियण,
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2. परियोजना कार्य को निर्दिष्ट और निर्धारित करना।
3. परियोजना संगठन का विकास करना
4. प्रोक्योरिंग प्रोजेक्ट संसाधन, और
5. परियोजना निगरानी और नियंत्रण प्रणाली की स्थापना। ये श्रेणियां क्रियान्वयन नियोजन गतिविधियों का एक क्रम बनाती हैं, जो परियोजना कार्य के वास्तविक निष्पादन से पहले होती हैं।
परियोजना स्वीकृत होने के बाद और विस्तृत परियोजना रिपोर्ट तैयार की जाती है, लेकिन वास्तविक निर्माण कार्य शुरू करने से पहले, संबंधित अनुबंध दस्तावेजों का एक सेट तैयार करना आवश्यक है, जिसमें मुख्य रूप से निम्नलिखित शामिल हैं:
1. नोटिस आमंत्रित निविदा।
2. ठेकेदार द्वारा प्रस्ताव फार्म भरा जाना।
3. सामान्य शर्तों के बारे में कि कैसे एक अनुबंध को प्रशासित किया जाना है और इसमें शामिल पक्षों के बीच संबंध है।
4. अनुबंधित संबंध के उन पहलुओं के बारे में विशेष शर्तें जो किसी दिए गए प्रोजेक्ट के लिए अजीब या अद्वितीय हैं।
5. योजनाएँ और चित्र।
6. विनिर्देशों।
7. विस्तृत मात्रा और लागत अनुमान।
8. बोली लगाने की क्षमता और अनुभव का मूल्यांकन करने के लिए पूर्व-योग्यता मानदंड।
संसाधन उपयोग:
परियोजना कार्यान्वयन के लिए विभिन्न प्रकार के संसाधनों के उपयोग की आवश्यकता होती है। ये जनशक्ति, संयंत्र और मशीनरी, धन, सामग्री हो सकते हैं। कभी-कभी उपलब्ध स्थान सीमित होता है और इसलिए संसाधन की कमी हो जाती है। ये संसाधन सीमित हैं और उनकी अर्थव्यवस्था बहुत आवश्यक है।
इसलिए, संसाधनों का प्रबंधन शीर्ष प्रबंधन का एक बहुत महत्वपूर्ण कार्य है। प्रत्येक संसाधन की खरीद में काफी खर्च होता है। इन संसाधनों का उपयोग करने के तरीकों से संकेत मिलता है कि परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए संगठन कितना सफलतापूर्वक चल रहा है।
परियोजना के प्रबंधन को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आवश्यक विभिन्न संसाधनों को सही मात्रा में, सही समय पर, सही तरीके से और सही स्थानों पर उपलब्ध कराया जाना चाहिए। सभी परियोजना संसाधनों को एकीकृत ढांचे में समन्वित करने की अक्षमता परियोजनाओं की एक आम समस्या है जो संसाधनों के अप्रभावी और अक्षम उपयोग की ओर ले जाती है और शेड्यूल स्लिपेज और लागत से अधिक रन का कारण बनती है।
किसी परियोजना की सफलता के लिए, संसाधन हर समय पर्याप्त होना चाहिए और यह भी कि वे किसी भी समय निष्क्रिय नहीं रहना चाहिए।
कार्यान्वयन से पहले तैयार किए गए प्रमुख परियोजना योजना दस्तावेज:
कार्यान्वयन से पहले निम्नलिखित दस्तावेजों को तैयार करने की आवश्यकता है:
1. परियोजना, संगठन चार्ट:
संगठनात्मक जिम्मेदारी, अधिकारियों और संबंधों, और रैखिक जिम्मेदारी चार्ट दिखा रहा है।
2. प्रतिबद्धताओं और समझौतों:
संबंधित विभागों और संगठन-औपचारिक और कानूनी दस्तावेजों के साथ।
3. प्रशासनिक प्रक्रिया मैनुअल।
4. कार्य विश्लेषण संरचना:
यह बुनियादी परियोजना घटकों की सूची देता है, जो आगे चलकर कार्यों और गतिविधियों में टूट जाते हैं।
5. PERT नेटवर्क (मास्टर शेड्यूल):
यह दिखाता है, चार्ट के रूप में, परियोजना के लिए किए जाने वाले विभिन्न कार्यकलाप और उनके अनुक्रम और अंतर-निर्भरता। इन नेटवर्क को विस्तृत नेटवर्क के रूप में विस्तृत किया जा सकता है।
6. माइलस्टोन बार चार्ट:
नेटवर्क शेड्यूल को बड़े पैमाने पर / महत्वपूर्ण घटनाओं को मील के पत्थर के रूप में दिखाते हुए बार स्केल में परिवर्तित किया जाता है।
7. संसाधन अनुसूची और योजनाएँ:
योजनाओं की प्रस्तुति का बार एह कला रूप परियोजना संसाधनों और निधियों के लिए और प्रगति को चित्रित करने के लिए भी इस्तेमाल किया जा सकता है। मैनुअल दिखा संसाधन खरीद प्रक्रिया।
8. रिपोर्टिंग प्रारूप:
परियोजना के भीतर प्रबंधन के विभिन्न स्तरों के लिए परियोजनाओं पर समय-समय पर प्रगति और प्रदर्शन की रिपोर्टिंग के लिए और सरकार और वित्त पोषण एजेंसियों के लिए भी प्रारूप तैयार करना आवश्यक होगा।
(b) निर्माण और संचालन के लिए परियोजना कार्यान्वयन:
परियोजना चक्र में अगला चरण इसके निर्माण और संचालन के लिए परियोजना का वास्तविक कार्यान्वयन है। उचित परियोजना कार्यान्वयन के लिए, नियोजन के अनुसार कार्रवाई पर जोर दिया जाना चाहिए।
इस उद्देश्य के लिए, नवीनतम प्रबंधन सिद्धांतों, उपकरणों और तकनीकों का पालन करते हुए, संगठन को एक तर्कसंगत और वैज्ञानिक तरीके से प्रबंधित करने के लिए संगठन की स्थापना और ध्वनि परियोजना प्रबंधन प्रणाली स्थापित की जानी चाहिए। बड़े अंतरराष्ट्रीय या विश्व बैंक की सहायता प्राप्त परियोजनाओं के लिए, कुछ समय के सलाहकार भी नियुक्त किए जाते हैं।
परियोजना के कार्यान्वयन चरण के दौरान, समय और लागत कार्यक्रम के अनुसार परियोजना के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए निरंतर निगरानी की आवश्यकता होती है। प्रभावी निगरानी के लिए संचार प्रणाली की अच्छी गति और विश्वसनीयता होना और भरोसेमंद सूचना प्रणाली स्थापित करना आवश्यक है।
बुनियादी ढांचे का विकास:
सही समय पर पर्याप्त अवस्थापना सुविधाओं की अनुपलब्धता दूसरों के बीच समय और लागत से अधिक होने का कारण है, जैसे भूमि अधिग्रहण में देरी, निर्माण और कमीशन के लिए पानी और बिजली की अनुपलब्धता।
बुनियादी सुविधाओं में परिवहन व्यवस्था (रेलवे साइडिंग, सड़क आदि) और संचार प्रणाली शामिल हैं। इस तरह की सावधानीपूर्वक योजना यथार्थवादी समयबद्धन एकीकृत और समन्वित कार्यान्वयन और समन्वित कार्यान्वयन और वैज्ञानिक और निगरानी सुविधाओं का नियंत्रण नियोजित समय और लागत के भीतर परियोजना के सफल निर्माण के लिए आवश्यक है।
(c) परियोजना निगरानी और नियंत्रण:
निगरानी परियोजना कार्यान्वयन में महत्वपूर्ण चरणों के बारे में प्रबंधन को समय पर जानकारी और प्रतिक्रिया प्रदान करती है। परियोजना की प्रगति पर समय-समय पर प्रतिक्रिया परियोजना की उपलब्धि को जानने के लिए प्रबंधन की मदद करती है और परियोजना के उचित कार्यान्वयन के लिए उचित कदम उठाने के लिए लक्ष्यों के साथ इसकी तुलना करती है। इसलिए, निगरानी उन क्षेत्रों की पहचान करने के लिए की जाती है जहां योजना के अनुसार उचित कार्यान्वयन सुनिश्चित करने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई की आवश्यकता होती है।
परियोजना कार्यान्वयन अनुसूची पर कड़ी निगरानी रखने के लिए, PERT नेटवर्क के माध्यम से गहन निगरानी की जाती है। समय पर सुधारात्मक उपायों के लिए, तेजी से और सार्थक डेटा संग्रह, इसके विश्लेषण और प्रसार की आवश्यकता है। फास्ट डेटा संग्रह के उद्देश्य के लिए, नवीनतम तकनीकों जैसे, कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली, इंटरकॉम, वायरलेस-सेट, वॉकी-टॉकी को अपनाया जाता है।
ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग:
ट्रैकिंग उम्मीदों के खिलाफ परियोजना की वास्तविक प्रगति को निर्धारित करता है, यानी शेड्यूल के खिलाफ प्रदर्शन का मूल्यांकन करता है।
दस्तावेज़ीकरण और रिपोर्टिंग में योजना के चरणों में अनुमानित आंकड़ों को तैयार करना और सारांशित करना शामिल है क्योंकि एक परियोजना को निष्पादित करता है और जब एक पूरी परियोजना / वर्तमान प्रगति का विश्लेषण करता है ताकि भविष्य की परियोजनाओं / वर्तमान परियोजना की गतिविधियों की योजना के बारे में जानकारी प्रदान की जा सके।
परियोजना कार्यान्वयन और संचालन चरण:
परियोजना चक्र में अगला चरण इसके निर्माण और संचालन के लिए परियोजना का वास्तविक कार्यान्वयन है। उचित परियोजना कार्यान्वयन के लिए, नियोजन के अनुसार कार्रवाई पर जोर दिया जाना चाहिए। इस उद्देश्य के लिए, नवीनतम प्रबंधन सिद्धांतों, उपकरणों और तकनीकों का अनुसरण करते हुए, संगठन को स्थापित करने और ध्वनि परियोजना प्रबंधन प्रणाली स्थापित की जानी चाहिए ताकि तर्कसंगत और वैज्ञानिक तरीके से परियोजनाओं का प्रबंधन किया जा सके।
परियोजना के कार्यान्वयन चरण के दौरान, समय और लागत कार्यक्रम के अनुसार परियोजना के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए निरंतर निगरानी की आवश्यकता होती है। प्रभावी निगरानी के लिए संचार प्रणाली की अच्छी गति और विश्वसनीयता होना और भरोसेमंद सूचना प्रणाली स्थापित करना आवश्यक है।
एक औद्योगिक परियोजना के लिए परियोजना कार्यान्वयन चरण में निम्नलिखित गतिविधियां शामिल हैं:
1. उपकरण और मशीनरी के लिए विनिर्देशों की तैयारी।
2. उपकरण और मशीनरी का आदेश देना।
3. ठेकेदारों को निर्माण कार्य का पुरस्कार।
4. निर्माण चित्र जारी करना।
5. सिविल कार्यों का निर्माण, और उपकरण नींव।
6. उपकरण और मशीनरी का निर्माण
7. विद्युत उप-स्टेशन और अन्य विद्युत कार्य।
8. पाइपिंग, इंस्ट्रूमेंटेशन आदि।
9. जाँच और परीक्षण रन; तथा
10. प्लांट का चालू होना।
ऑपरेशन चरण:
प्रोजेक्ट शुरू होने के बाद ऑपरेशन का चरण शुरू होता है। ऑपरेशन चरण में मशीनरी और उपकरणों के सुचारू और निर्बाध संचालन के साथ ही उत्पादकता के उपयुक्त मानदंडों को विकसित करने, गुणवत्ता विनिर्देशों को बनाए रखने और संतोषजनक उत्पादन प्रगति के बारे में चिंतित हैं।
प्रोजेक्ट मूल्यांकन:
परियोजनाओं का मूल्यांकन किया जाता है और उनके निष्पादन का ऑडिट उनकी पहचान, तैयारी और मूल्यांकन में बाद की परियोजनाओं के लिए अनुभव प्राप्त करने के विचार से किया जाता है। यह पूर्व-पोस्ट मूल्यांकन भविष्य के कार्यों के लिए अनुभव प्रदान करने में बहुत उपयोगी है, क्योंकि निष्पादन प्रक्रिया के दौरान, उस समय सामना की जा रही समस्याओं की ओर अधिक ध्यान दिया जाता है।
परियोजना के अंतिम चरण में, नियमित परियोजना कर्मचारी अंत में परियोजना पर एक पूर्ण रिपोर्ट तैयार करते हैं, जो अपने आप में आत्म-मूल्यांकन-मुक्त, फ्रैंक और महत्वपूर्ण में एक अभ्यास है। इस रिपोर्ट की आम तौर पर सार्वजनिक परियोजनाओं में अन्य एजेंसी द्वारा समीक्षा की जाती है और इसे "परियोजना के पूर्व पोस्ट ऑडिट" या "पोस्ट-पोस्ट मूल्यांकन" के रूप में कहा जाता है।
ये मूल्यांकन और पूर्ण रिपोर्ट दोनों ही वास्तविक लागत और परिचालन लागत और अपेक्षित लाभों के बारे में अद्यतन जानकारी के आधार पर वापसी की आर्थिक दर का अनुमान लगाते हैं। यह मूल्यांकन प्रणाली बहुत उपयोगी जानकारी प्रदान करती है, पूरक और पूरक है जो परियोजना को पूरा करने वाली रिपोर्टों द्वारा प्रदान की जाती है।
मूल्यांकन का विचार यह है कि, पिछली गलतियों को दोहराया नहीं जाता है और परियोजना के प्रदर्शन में सुधार, लागत में कमी और कार्यान्वयन में देरी के लिए नए दृष्टिकोण, नीतियों और प्रक्रियाओं को अपनाया जाता है।
सार्वजनिक परियोजनाओं का मूल्यांकन लाभ या लागत विश्लेषण की दर पर आधारित है बजाय रिटर्न की दर या लाभ की सीमा के होने की उम्मीद है। सार्वजनिक परियोजनाएँ वे परियोजनाएँ होती हैं, जिन्हें सरकार द्वारा जनता के लाभ के लिए लिया जाता है, जैसे कि सार्वजनिक सुरक्षा, सेवा, स्वास्थ्य, शिक्षा, रक्षा, जल आपूर्ति, सड़क, सिंचाई इत्यादि। इन परियोजनाओं को सरकारी खजाने के माध्यम से वित्तपोषित किया जाता है, और आम तौर पर परिमाण में बड़े और उद्देश्य में कई हैं।
चूंकि ऐसी परियोजनाओं के लिए कोई वित्तीय प्रभावशीलता उपाय उपलब्ध नहीं है, इसलिए उनका मूल्यांकन मुश्किल है। कुछ लाभों को धन मूल्य में परिवर्तित नहीं किया जा सकता है, और आमतौर पर वे करों का भुगतान नहीं करते हैं, इसलिए उनके आर्थिक मूल्यांकन के मानदंड निजी परियोजनाओं से अलग हैं। ऐसे मामलों में, सामान्य अभ्यास परियोजनाओं के लाभों और लागतों की पहचान करना है, और फिर लाभ लागत अनुपात को आर्थिक प्रभावशीलता का साधन मानते हैं।
चरण # 5. प्रोजेक्ट हैंड-ओवर चरण:
इस चरण में, दस्तावेज, फाइलें, संचालन और रखरखाव मैनुअल को सूचीबद्ध किया गया और परियोजना के मालिक को सौंप दिया गया। प्रदर्शन के संबंध में संविदात्मक दायित्वों की पूर्ति के लिए किए गए किसी भी परिवर्तन को परियोजना के मालिक की संतुष्टि के लिए पूरा करना होगा। प्रोजेक्ट खाते बंद हो गए हैं, इस चरण के दौरान एकत्र की गई सामग्री, बकाया भुगतान और बकाया राशि एकत्र की गई।