समितियाँ: अर्थ, सुविधाएँ और लाभ

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - 1. समितियों का अर्थ 2. समितियों की विशेषताएं 3. लाभ 4. नुकसान 5. उपाय।

समितियों का अर्थ:

व्यक्तियों का एक समूह जब संयुक्त रूप से निर्णय लेता है, तो प्रक्रिया को समूह निर्णय लेने के रूप में कहा जाता है। समूह को बोर्ड, आयोग, टास्क फोर्स, टीम या समिति के रूप में जाना जाता है। समूह को अधिक लोकप्रिय रूप से समिति के रूप में जाना जाता है।

समितियों का गठन या तो एक स्थायी या स्थायी समिति के रूप में किया जाता है, जो संगठन संरचना द्वारा प्रत्यायित अधिकारियों से होती है और उन्हें सौंपे गए प्राधिकार के माध्यम से निर्णय लेने के लिए सक्षम होती है, या एक अनौपचारिक समूह (विशेष समिति, प्रबंधक द्वारा गठित की जाती है, जो उसे निर्णय लेने में सहायता प्रदान करती है दूसरी श्रेणी में, समिति प्रबंधक को अपनी सिफारिशें प्रस्तुत करती है।

समूह निर्णय लेने या समूहों में समस्या हल करने की विधि दो परिस्थितियों में उपयोगी है; पहली बात जब किसी व्यक्तिगत निर्णय के लिए समस्याएं बहुत बड़ी होती हैं, या दूसरी बात जब वे किसी व्यवसाय के भीतर कई विभागों की चिंता करते हैं।

कुछ समितियाँ प्रबंधकीय कार्य करती हैं, जबकि अन्य नहीं करती हैं। कुछ निर्णय लेते हैं, जबकि अन्य अनुशंसाएँ करते हैं, जिन्हें स्वीकार किया जा सकता है या नहीं। सिफारिशें या निर्णय किए बिना, जानकारी एकत्र करने के लिए कुछ समितियों का गठन किया जाता है।

ऐसी समितियों के कुछ उदाहरण शिकायत निवारण समिति, नीति समिति, चयन समिति, योजना समिति, गुणवत्ता सुधार समिति आदि हैं।

समिति संचालन की सफलता के लिए मुख्य विशेषताएं:

1. समितियों के अधिकार और जिम्मेदारी को स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।

2. समिति में 5 से 15 के बीच सदस्य शामिल होने चाहिए।

3. सदस्यों का चयन सावधानी से किया जाना चाहिए।

4. विषय को सावधानी से चुना जाना चाहिए। एजेंडा और प्रासंगिक जानकारी पहले से परिचालित होनी चाहिए।

5. समिति के अध्यक्ष-व्यक्ति को बहुत सावधानी से चुना जाना चाहिए क्योंकि यह वह है जो बैठक की टोन सेट करता है, विचारों को एकीकृत करता है, और चर्चा को इसके दायरे से बाहर जाने से रोकता है।

6. मिनटों को समय पर दर्ज और प्रसारित किया जाना चाहिए।

समितियों के लाभ:

1. चूँकि हम जानते हैं कि "दो सिर एक से बेहतर हैं" समिति का निर्णय, विचार-विमर्श के बाद एकल व्यक्ति के निर्णय से बेहतर है।

2. समिति सभी सदस्यों के विचार-विमर्श के बाद विचारों का निर्माण करती है।

3. चूंकि यह विभिन्न क्षेत्रों के सदस्यों को शामिल करके बनाया गया है, समिति नए विचारों की समस्याओं और विकास को स्पष्ट करने में मदद करती है।

4. एकल व्यक्ति की तुलना में प्राधिकरण के दुरुपयोग की संभावना बहुत कम है।

5. इच्छुक समूहों के प्रतिनिधित्व से न केवल निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार होता है, बल्कि उन्हें लागू करना आसान होता है।

6. विभिन्न विभागों या इकाइयों के बीच गतिविधियों के समन्वय के लिए समितियाँ बहुत उपयोगी हैं।

7. ये सूचना प्रसारित करने और साझा करने में बहुत सहायक हैं, जो सौहार्दपूर्ण वातावरण बनाए रखने में मदद करता है।

8. इच्छुक समूहों की भागीदारी प्रेरणा में मदद करती है।

समितियों का नुकसान:

1. इसमें अधिक समय की आवश्यकता होती है और यह अधिक महंगा होता है।

2. जिम्मेदारियों को लाइन प्रबंधकों द्वारा महसूस नहीं किया जाता है।

3. लंबे समय तक अनिर्णय की स्थिति बनी रहती है।

समितियों को प्रभावी बनाने के उपाय:

(i) समिति के पास स्पष्ट रूप से निर्धारित लक्ष्य होने चाहिए।

(ii) समिति का अधिकार निर्दिष्ट होना चाहिए।

(iii) समिति इष्टतम आकार की होनी चाहिए।

(iv) समिति के नेता को चुना जाना चाहिए ताकि बैठकों को प्रभावी ढंग से चलाया जा सके।

(v) बैठक से पहले सदस्यों को एजेंडा और सहायक सामग्री वितरित की जानी चाहिए।

(vi) नेता और सदस्यों के दिशानिर्देश और भूमिकाएँ स्पष्ट रूप से परिभाषित की जानी चाहिए।