संगठन: अर्थ, प्रक्रिया और सिद्धांत

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - १। संगठन 2 का अर्थ। आयोजन की प्रक्रिया ३। सिद्धांत 4. महत्व।

संगठन का अर्थ:

संगठन शब्द का उपयोग और हमारे दैनिक जीवन में व्यापक रूप से समझा जाता है। प्रबंध कार्य में प्रबंध कार्य महत्वपूर्ण है। यह प्राथमिक तंत्र है जिसके साथ प्रबंधक ऐसी योजनाओं को सक्रिय करते हैं।

"आयोजन" संसाधनों को इकट्ठा करने का कार्य है, संगठनात्मक योजनाओं को पूरा करने के लिए ऐसे संसाधनों और संरचित कार्यों के लिए व्यवस्थित उपयोग करता है। इसमें यह निर्धारित किया जाता है कि कौन से कार्य करने हैं, कैसे कार्यों को समूहीकृत करना है, इन कार्यों को करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा और कौन इन कार्यों के बारे में निर्णय करेगा।

मनोवैज्ञानिक, समाजशास्त्री, प्रबंधन सिद्धांतकारों के साथ-साथ चिकित्सकों द्वारा संगठन को कई तरीकों से परिभाषित किया गया है। लगभग पैंसठ साल पहले जाने-माने प्रबंधन व्यवसायी चेस्टर बरनार्ड द्वारा सुझाए गए संगठन की एक परिभाषा अभी भी संगठन और प्रबंधन सिद्धांतकारों के बीच लोकप्रिय है।

उनके अनुसार, एक संगठन "दो या दो से अधिक व्यक्तियों की गतिविधियों या प्रयासों को जानबूझकर समन्वय करने की प्रणाली" है।

दूसरे शब्दों में, एक औपचारिक संगठन एक सहकारी प्रणाली है जिसमें लोग एक साथ इकट्ठा होते हैं और औपचारिक रूप से एक सामान्य उद्देश्य के लिए अपने प्रयासों को संयोजित करने के लिए सहमत होते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि इसमें मुख्य तत्व बल्कि सरलीकृत परिभाषा है "जागरूक समन्वय" और यह औपचारिक योजना, श्रम विभाजन, नेतृत्व और इतने पर की एक डिग्री का तात्पर्य है।

राल्फ सी। पेरिस ने लोगों के संदर्भ में संगठन को परिभाषित किया है, जबकि ओलिवर शेल्डन ने इसे गतिविधियों के संदर्भ में परिभाषित किया है।

डेविस के अनुसार, "संगठन लोगों का एक समूह है, जो सामान्य अंत की उपलब्धि के लिए नेतृत्व की दिशा में सहयोग कर रहे हैं"।

शेल्डन के अनुसार "संगठन उस कार्य के संयोजन की प्रक्रिया है जिसे व्यक्तियों या समूहों को इसके निष्पादन के लिए आवश्यक सुविधाओं के साथ प्रदर्शन करना पड़ता है, ताकि जो कर्तव्यों का पालन किया जाता है, वे उपलब्ध प्रयासों के प्रभावी व्यवस्थित, सकारात्मक और समन्वित अनुप्रयोग के लिए सर्वोत्तम चैनल प्रदान करें"।

टेरी परिभाषित "संगठन व्यक्तियों के बीच प्रभावी व्यवहार संबंधों की स्थापना है, ताकि वे कुशलतापूर्वक एक साथ काम कर सकें और कुछ लक्ष्य या उद्देश्य प्राप्त करने के उद्देश्य से दिए गए पर्यावरणीय परिस्थितियों में चयनित कार्यों को करने में कर्मियों को संतुष्टि प्राप्त कर सकें।"

Koontz और O'Donnell, के रूप में परिभाषित संगठन "संरचनात्मक संबंध जिसके द्वारा एक उद्यम एक साथ बंधे हैं और वह ढांचा जिसमें व्यक्तिगत प्रयास समन्वित हैं।"

उर्विक इसे "उन गतिविधियों को विभाजित करना है जो किसी भी उद्देश्य के लिए आवश्यक हैं और उन्हें उन समूहों में व्यवस्थित करना है जो व्यक्ति को सौंपे जाते हैं।"

इन परिभाषा के आधार पर संगठन को अपने सदस्यों के बीच कार्य, प्राधिकरण और जिम्मेदारी के विभाजन और उनकी गतिविधियों के समन्वय द्वारा कुछ उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक तंत्र के रूप में माना जाता है। यह संरचनात्मक ढांचा है जिसके भीतर विभिन्न प्रयासों को समन्वित किया जाता है और एक दूसरे से संबंधित होता है।

आयोजन की प्रक्रिया:

आयोजन की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण हैं:

1. उद्देश्यों का निर्धारण।

2. गतिविधियों का निर्धारण।

3. समूह गतिविधियों।

4. कर्तव्य सौंपना।

5. रिश्तों का विकास करना।

1. उद्देश्यों का निर्धारण:

संगठनात्मक प्रक्रिया में पहला कदम संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करना है। अतः स्पष्ट शब्दों में बताना आवश्यक है कि उद्देश्य क्या हैं।

2. गतिविधियों का निर्धारण:

प्रबंधक दूसरे पड़ाव में उद्देश्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों को तैयार करते हैं और उनका विश्लेषण करते हैं। विशिष्ट गतिविधियां हो सकती हैं, जो कि संगठन के प्रकार के व्यवसाय के लिए अद्वितीय हैं। उदाहरण: रेस्तरां में, दो प्रमुख गतिविधियां या कार्य भोजन पकाने और ग्राहकों की सेवा करने के लिए हैं।

3. ग्रुपिंग गतिविधियाँ:

एक बार कार्य निर्धारित हो जाने के बाद, इन कार्यों को प्रबंधनीय कार्य इकाइयों में वर्गीकृत किया जाना चाहिए। यह आमतौर पर गतिविधियों की समानता के आधार पर किया जाता है। कार्यों की प्रमुख श्रेणियों को संचालन और पर्यवेक्षण की सुविधा के लिए छोटी इकाइयों में विभाजित किया जा सकता है।

उदाहरण:

कॉकटेल ऑर्डर लेने, खाने के ऑर्डर के लिए और रेस्तरां में ग्राहकों की सेवा के क्षेत्र में तालिकाओं को साफ करने के लिए अलग-अलग व्यक्ति हो सकते हैं।

4. कर्तव्य सौंपना:

प्रबंधनीय इकाइयों में विभिन्न गतिविधियों को समूहीकृत करने के बाद, उपयुक्त व्यक्तियों को प्रत्येक समूह की गतिविधियों के लिए कर्तव्य या जिम्मेदारी सौंपी जाती है।

उदाहरण के लिए:

खरीद प्रबंधक को माल की खरीद से संबंधित कर्तव्यों को सौंपा जाता है, माल की बिक्री से संबंधित बिक्री प्रबंधक।

5. संबंध विकसित करना:

कर्मचारियों के बीच संबंधों को परिभाषित करना आवश्यक है, जब दो या दो से अधिक लोग एक साथ काम करते हैं। यहां, हर किसी को स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि कौन उसका श्रेष्ठ है, जिससे उसे आदेश लेना है और वह किसके प्रति जवाबदेह होगा। यह जिम्मेदारी और अधिकार के प्रतिनिधिमंडल को सुविधाजनक बनाने के द्वारा उद्यम के सुचारू रूप से काम करने में मदद करेगा।

संगठन के सिद्धांत:

संगठन के निम्नलिखित महत्वपूर्ण सिद्धांत नीचे दिए गए हैं:

1. प्राधिकरण की लाइनें स्पष्ट रूप से निर्धारित होनी चाहिए और संगठन के ऊपर से नीचे तक चलना चाहिए:

इस सिद्धांत को स्केलर सिद्धांत के रूप में जाना जाता है और प्राधिकरण की पंक्ति को कमांड की श्रृंखला के रूप में जाना जाता है। प्रमुख निर्णय किए जाते हैं और नीतियों को शीर्ष प्रबंधन स्तर पर तैयार किया जाता है और वे श्रमिकों को विभिन्न प्रबंधन स्तरों के माध्यम से फ़िल्टर करते हैं। अधिकार की रेखा स्पष्ट रूप से स्थापित की जानी चाहिए ताकि इस श्रृंखला में प्रत्येक व्यक्ति अपने अधिकार और उसकी सीमाओं को जान सके।

2. संगठन के प्रत्येक व्यक्ति को केवल एक बॉस को रिपोर्ट करना चाहिए:

इसे known कमांड की एकता ’के सिद्धांत के रूप में जाना जाता है और प्रत्येक व्यक्ति जानता है कि वह किसे रिपोर्ट करता है और किसे रिपोर्ट करता है। यह प्रक्रिया अस्पष्टता और भ्रम को समाप्त करती है, जिसके परिणामस्वरूप एक व्यक्ति को एक से अधिक श्रेष्ठों को रिपोर्ट करना पड़ता है।

3. प्रत्येक पर्यवेक्षक की जिम्मेदारी और प्राधिकरण स्पष्ट रूप से और लिखित रूप में स्थापित किया जाना चाहिए:

यह पर्यवेक्षक की सटीक भूमिका को उसके अधिकार की सीमा के रूप में स्पष्ट करेगा। स्पष्ट रूप से परिभाषित प्राधिकरण और जिम्मेदारी के साथ पर्यवेक्षक के लिए समस्याओं का पता लगाना और उन्हें संभालना और आवश्यक होने पर त्वरित निर्णय लेना आसान होगा।

4. उच्च प्रबंधक अपने अधीनस्थों के कार्य के लिए जिम्मेदार हैं:

प्रबंधक या पर्यवेक्षक अपने अधीनस्थों के कृत्यों से खुद को अलग नहीं कर सकता है। इसलिए, उसे अपने अधीनस्थों के कृत्यों के लिए जवाबदेह होना चाहिए।

5. प्राधिकरण और उत्तरदायित्व को यथावत संभव के रूप में श्रेणीबद्ध रेखा से नीचे के रूप में प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए:

यह निर्णय लेने की शक्ति को वास्तविक संचालन के पास रखेगा। यह शीर्ष प्रबंधन को रणनीतिक योजना और समग्र नीति निर्माण में समर्पित करने के लिए अधिक खाली समय देगा। यह विशेष रूप से बड़े जटिल संगठनों में आवश्यक है। इस सिद्धांत के रूप में जाना जाता है "शक्ति का विकेंद्रीकरण" केंद्रीकृत शक्ति के खिलाफ जहां सभी निर्णय शीर्ष पर किए जाते हैं।

6. प्राधिकरण के स्तरों की संख्या यथासंभव कम होनी चाहिए:

इससे संचार आसान और स्पष्ट होगा और निर्णय तेजी से होगा। कमांड की एक लंबी श्रृंखला आम तौर पर "चारों ओर चलती है", क्योंकि जिम्मेदारियां स्पष्ट रूप से सौंपी नहीं जाती हैं और इसलिए अस्पष्ट हो जाती हैं। गिलमोर के अनुसार, अधिकांश संगठनों को अध्यक्ष के स्तर सहित पर्यवेक्षण के छह से अधिक स्तरों की आवश्यकता नहीं होती है।

7. विशेषज्ञता के सिद्धांत को जहां कहीं भी संभव हो लागू किया जाना चाहिए:

कार्य का सटीक विभाजन विशेषज्ञता की सुविधा देता है। जहां भी संभव हो, प्रत्येक व्यक्ति को एक ही कार्य सौंपा जाना चाहिए। यह नियम व्यक्तियों के साथ-साथ विभागों पर भी लागू होता है। विशेष परिचालन से दक्षता और गुणवत्ता को बढ़ावा मिलेगा। हालांकि, विशेषज्ञता के प्रत्येक क्षेत्र को सभी विभागों की सभी गतिविधियों के समन्वय के माध्यम से कुल एकीकृत प्रणाली से संबंधित होना चाहिए।

8. लाइन फ़ंक्शन और स्टाफ फ़ंक्शन अलग होना चाहिए:

लाइन फ़ंक्शंस वे हैं जो सीधे संचालन के साथ शामिल होते हैं जिसके परिणामस्वरूप कंपनी के उद्देश्यों की प्राप्ति होती है। स्टाफ फ़ंक्शन लाइन फ़ंक्शन के लिए सहायक हैं और सहायता और सलाह प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए कानूनी जनसंपर्क और प्रचार कार्य सभी कर्मचारी कार्य हैं। लाइन मैनेजरों और स्टाफ मैनेजरों की गतिविधियों को समन्वित किया जाना चाहिए ताकि तालमेल परिणाम प्राप्त हो सके।

9. नियंत्रण की अवधि उचित और अच्छी तरह से स्थापित होनी चाहिए:

The "नियंत्रण की अवधि" उन पदों की संख्या निर्धारित करता है जो किसी एकल कार्यकारी द्वारा समन्वित किए जा सकते हैं। नियंत्रण की अवधि संकीर्ण हो सकती है जहां अपेक्षाकृत कम व्यक्ति होते हैं जो एक ही प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं या यह व्यापक हो सकता है जहां कई व्यक्ति एक ही प्रबंधक की देखरेख में हैं।

हालांकि, नियंत्रण की ऐसी अवधि अधीनस्थ पदों की समानता या असमानता पर निर्भर करती है और यह निर्भर करती है कि ये पद कैसे हैं। यह स्थिति जितनी अधिक निर्भर है, उतना ही कठिन समन्वय है। ऐसे इंटरलॉकिंग पदों पर, किसी एक कार्यकारी के तहत पांच या छह से अधिक अधीनस्थों के काम करने की सलाह दी जाती है।

10. संगठन सरल और लचीला होना चाहिए:

यह सरल होना चाहिए क्योंकि इसे प्रबंधित करना आसान है और यह लचीला होना चाहिए क्योंकि यह जल्दी से बदलती परिस्थितियों के अनुकूल हो सकता है। यह ऐसा होना चाहिए कि समय की मांग के अनुसार इसे आसानी से बढ़ाया या घटाया जा सके। इसके अलावा, सादगी संचार को बहुत आसान, तेज और सटीक बनाएगी, जो सफल संगठनों के लिए आवश्यक है।

संगठन का महत्व / लाभ:

एक प्रभावी और सफल संगठन के लिए संगठन की आवश्यकता होती है।

इस प्रकार आयोजन के महत्व निम्नलिखित हैं।

1. उद्देश्यों की प्राप्ति:

एक अच्छा संगठन सभी गतिविधियों के उचित समन्वय के माध्यम से उद्देश्यों की प्राप्ति की सुविधा प्रदान करता है।

2. टकराव को कम करें:

अधिकार क्षेत्र से अधिक व्यक्तियों के बीच संघर्ष को न्यूनतम रखा जाता है क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति को कार्य करने के लिए एक विशेष कार्य सौंपा जाता है; उस काम को करने की जिम्मेदारी पूरी तरह उसके साथ रहती है। इसलिए, अन्योन्याश्रयता न्यूनतम हो जाती है।

3. प्रभावी प्रशासन:

यह भ्रम और दोहराव से बचाएगा और देरी और अक्षमता को खत्म करेगा। यह काम के प्रवाह में सभी बाधाओं को दूर करेगा और त्वरित और सही निर्णय लेने की सुविधा प्रदान करेगा, जो कुशल काम करने में मदद करता है।

4. अतिव्यापी और दोहराव का उन्मूलन:

एक अच्छा संगठन काम के अतिव्यापी और दोहराव को समाप्त करता है। चूंकि एक अच्छा संगठन यह मांग करता है कि कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से सौंपा गया है, इसलिए काम का दोहराव समाप्त हो गया है।

5. विकास और विविधता को सुगम बनाता है:

ध्वनि संगठन कुशल प्रबंधन के माध्यम से उद्यम के विकास और विस्तार में मदद करता है।

6. इससे "रन अराउंड" की संभावना कम हो जाती है:

The "के आस पास घूमना" तब होता है जब हमें नहीं पता होता है कि किसके लिए जिम्मेदार है और हमें कुछ काम करने के लिए गलत लोगों को भेजा जाता है। हालांकि, एक सुव्यवस्थित कंपनी में जहां जिम्मेदारियां स्पष्ट रूप से स्थापित की जाती हैं, ऐसा नहीं होता है।

7. आसान संचार:

संगठन संरचना संगठनात्मक सदस्यों के साथ-साथ संगठन और उसके वातावरण के बीच संचार के लिए मार्ग प्रदान करती है। चूंकि संगठनात्मक चार्ट में संचार की लाइनें और प्राधिकरण का प्रवाह काफी स्पष्ट है, इसलिए अंतर संचार स्पष्ट और आसान दोनों है। तो यह अस्पष्टता को समाप्त करता है।

8. यह प्रचार में मदद करता है:

संगठन चार्ट यह दर्शाता है कि प्रत्येक व्यक्ति, किस स्तर तक पहुँच गया है और चूंकि प्रत्येक नौकरी योग्यता और कर्तव्यों के संदर्भ में अच्छी तरह से वर्णित है, यह आसानी से प्रचार चरण की पहचान कर सकता है।

9. रचनात्मकता को प्रोत्साहित करें:

जिम्मेदारी, काम की मान्यता, अच्छी तरह से काम के परिभाषित क्षेत्र, एक अच्छे संगठन में स्पष्ट-कट हैं। इसलिए, यह संसाधनशीलता, पहल और नवाचार और रचनात्मकता की भावना को प्रोत्साहित करता है।

10. यह मजदूरी और वेतन प्रशासन में सहायता करता है:

एक उचित और समान मजदूरी और वेतन अनुसूची इस आधार पर आधारित है कि समान आवश्यकताओं वाली नौकरियों के समान लाभ होने चाहिए। यदि इन्हें स्पष्ट रूप से स्थापित किया गया है और प्रत्येक प्रकार की नौकरी के लिए वार्षिक वेतन वृद्धि या रहने की लागत को ठीक से समझा जाता है, तो मुआवजा प्रशासन नीतियों को लागू करना आसान होता है।

11. संगठनात्मक संसाधनों का इष्टतम उपयोग:

संगठन संरचना उन बिंदुओं पर अपने आवंटन को सुनिश्चित करके संगठनात्मक संसाधनों का इष्टतम उपयोग करने की कोशिश करती है जहां इनकी आवश्यकता होती है। जबकि संगठनात्मक विकास और वैधता के लिए संगठनात्मक संसाधनों के उपयोग में दक्षता आवश्यक है, संगठनात्मक विकास और वैधता के लिए संसाधनों का इष्टतम आवंटन आवश्यक है, विभिन्न संगठनात्मक इकाइयों के लिए संसाधनों का इष्टतम आवंटन भी उतना ही महत्वपूर्ण है।

एक अच्छा संगठन मानव कौशल के इष्टतम उपयोग की ओर जाता है और काम का आधा हिस्सा पूरा हो जाता है जब कर्मचारियों को पता होता है कि उन्हें क्या करना है और उन्हें यह कैसे करना है। यह सुचारू संचालन और सुचारू प्रवाह में मदद करता है और इस प्रकार अड़चनें और बेकार मशीनों से बचा जाता है।

एक अच्छे संगठन को सही काम के लिए सही व्यक्ति की आवश्यकता होती है और यह मानव संसाधनों के दुरुपयोग से बचता है जिसके परिणामस्वरूप कर्मचारी प्रयासों का इष्टतम उपयोग होता है।

12. शीर्ष प्रबंधन के कार्यभार में कमी:

चूंकि, कर्मचारियों को आवश्यक जिम्मेदारियों के साथ कार्यों को साझा किया जाता है, इसलिए शीर्ष प्रबंधन का कार्यभार कम हो जाएगा। यह प्रभावी प्रबंधन और अच्छी नीति निर्माण के लिए शीर्ष प्रबंधन की अनुमति देता है।

13. सहकारिता में वृद्धि और गर्व की भावना:

एक कर्मचारी को अपनी जिम्मेदारी और अपने अधिकार के क्षेत्र में पर्याप्त स्वतंत्रता है। चूंकि प्राधिकरण और उस प्राधिकरण के व्यायाम की सीमा ज्ञात है, इसलिए यह कर्मचारियों में स्वतंत्रता की भावना विकसित करता है जो बदले में मनोबल बढ़ाने वाला तत्व है।