विज्ञापन:
यह लेख संगठन के नौ महत्वपूर्ण सिद्धांतों पर प्रकाश डालता है। सिद्धांत इस प्रकार हैं: 1. उद्देश्यों पर विचार 2. संगठन के मूल घटकों के संबंध 3. उत्तरदायित्व और अधिकार 4. नियंत्रण के 5. विभाजन और कार्य समूह (समन्वय सहित) 6. प्रभावी प्रतिनिधि 7. संचार 8. रेखा और कर्मचारी कार्य 9. संतुलन, स्थिरता और लचीलापन।
सिद्धांत # 1. उद्देश्यों पर विचार:
चूंकि उद्यम के उद्देश्यों का संगठन संरचना पर एक महत्वपूर्ण असर है, केवल उन उद्देश्यों को लिया जाना चाहिए और पूरा किया जाना चाहिए जिनके लिए संगठन में वास्तविक आवश्यकता है जैसे, उत्पादकता बढ़ाने, उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार आदि के उपाय किए जा सकते हैं।
सिद्धांत # 2. संगठन के मूल घटकों का संबंध:
ऊपर दिए गए चरण- I में तय किए गए उद्देश्य निर्धारित किए गए कार्य को निर्धारित करते हैं और कार्य का प्रकार कार्मिक और भौतिक सुविधाओं के चयन को निर्धारित करता है।
सिद्धांत # 3. जिम्मेदारी और प्राधिकरण:
उत्तरदायित्व का अर्थ है जवाबदेही। यह उसके मालिक को उसके द्वारा दिए गए कार्य करने के लिए एक अधीनस्थ के दायित्व के रूप में माना जा सकता है। अधिकार का अर्थ है अधिकार (आज्ञा देना) और कार्य करने की शक्ति। चूँकि संगठन में शीर्ष व्यक्ति प्रत्येक को और हर चीज को अकेले नहीं कर सकते हैं, इसलिए जिम्मेदारी और अधिकार की एक निश्चित श्रृंखला प्रत्येक कर्मचारी को शीर्ष अधिकारी से प्रदान की जाती है, जो निश्चित रूप से बीच में कई स्तरों या परतों के माध्यम से होती है। जहां तक संभव हो एक व्यक्ति को केवल एक श्रेष्ठ से सीधे आदेश लेना चाहिए और उसे पता होना चाहिए कि वह किसके प्रति जवाबदेह है।
संचार और नियंत्रण के तैयार प्रवाह को सुविधाजनक बनाने के लिए जिम्मेदारी की रेखाओं को बहुत स्पष्ट किया जाना चाहिए। प्राधिकरण कार्य करने के लिए एक अधीनस्थ बनाने के लिए श्रेष्ठ को सशक्त बनाता है। शीर्ष स्तर से नीचे की ओर संगठन के प्रत्येक व्यक्ति के पास अधीनस्थों से सहयोग प्राप्त करने के लिए कुछ अधिकार होते हैं। ओवरलैपिंग क्रियाओं, कृत्यों का चूक आदि से बचने के लिए संगठन की संरचना में प्राधिकरण की लाइनें बहुत स्पष्ट रूप से स्थापित होनी चाहिए।
यदि संगठन के लक्ष्यों को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से प्राप्त किया जाना है तो प्राधिकरण और जिम्मेदारी को एक साथ चलना होगा। जब भी किसी कर्मचारी को किसी विशेष कार्य को पूरा करने के लिए जिम्मेदार बनाया जाता है, तो उसे कार्य को पूरा करने के प्रयासों को नियंत्रित करने और निर्देशित करने के लिए उचित अधिकार भी दिया जाना चाहिए। जब किसी कर्मचारी को नौकरी लेने के लिए अधिकृत किया जाता है, तो उसे उसके प्रदर्शन के लिए भी जिम्मेदार ठहराया जाता है। जबकि अधिकार और कार्य करने का अधिकार प्रतिनिधि को दिया जा सकता है, जिम्मेदारी नहीं हो सकती।
अपने अधीनस्थों के कृत्यों के लिए बॉस की जिम्मेदारी निरपेक्ष है। मुख्य कार्यकारी को अभी भी अपने अधीनस्थों द्वारा बनाए गए उत्पादों की खराब गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार माना जाता है। चूंकि प्रत्येक कार्रवाई में निर्णय में जोखिम का एक तत्व शामिल होता है, इसलिए कार्रवाई का सबसे अच्छा तरीका यह होगा कि एक निर्णय उन सभी के निर्णय के पूलिंग से प्राप्त किया जाना चाहिए (जैसे, मुख्य कार्यकारी और स्टाफ विशेषज्ञों की एक टीम) जो प्राधिकरण में साझा करते हैं और सवाल में स्थिति के लिए जिम्मेदारी। संगठन संरचना के प्रत्येक व्यक्ति को अपने अधिकार और जिम्मेदारी की सीमाओं को समझना चाहिए, अर्थात, उसे पता होना चाहिए कि उसकी जिम्मेदारी और अधिकार कहाँ से शुरू और रुकते हैं।
सिद्धांत # 4। नियंत्रण की अवधि:
विज्ञापन:
(i) प्रबंधन का नियंत्रण या अवधि एक अधीनस्थ की संख्या को संदर्भित करता है जो किसी कार्यकारी को रिपोर्ट करता है या अधीनस्थों की संख्या जो एक कार्यकारी सीधे निरीक्षण कर सकता है।
(ii) कार्यपालिका के पास मार्गदर्शन के लिए अधिक अधीनस्थ नहीं होने चाहिए, जिनकी अपेक्षा वह सेवा करने के लिए अपेक्षित हो; इसलिये:
(ए) कार्यकारी के पास उसकी गतिविधियों के लिए सीमित समय उपलब्ध है, और
(b) उसके पास उपलब्ध ऊर्जा सीमित है।
विज्ञापन:
(iii) व्यावसायिक उद्यम की शर्तों के आधार पर, नियंत्रण की अवधि 2 से 20 तक भिन्न हो सकती है।
कुछ लेखकों ने निष्कर्ष निकाला है कि आदर्श अवधि चार और आठ के बीच है; लेकिन यह देखने में काफी सामान्य है कि एक फ़ोरमैन की रिपोर्टिंग करने वाले बारह या उससे अधिक कार्यकर्ता हैं।
(iv) यदि स्पान छोटा है, तो एक कार्यपालिका देखरेख के लिए प्रवृत्त हो सकती है और अपने अधीनस्थों को चम्मच खिलाने का काम भी कर सकती है। दूसरी ओर, यदि स्पैन बड़ा है, तो कार्यकारी अपने अधीनस्थों की कुशलता से देखरेख करने में सक्षम नहीं हो सकता है और वे यह सोचना शुरू कर सकते हैं कि वे नियंत्रण के बिंदु से बहुत दूर हैं और लापरवाह हो सकते हैं या उन्हें लग सकता है कि वे अवैयक्तिक और अवैयक्तिक हैं। संगठन मशीनरी का हिस्सा।
(v) नियंत्रण की अवधि निम्नलिखित कारणों से बदलती और निर्भर करती है:
विज्ञापन:
ए। प्रशिक्षित और अनुभवी अधीनस्थों को कम दिशा की आवश्यकता होती है और इसलिए उनमें से एक बड़ी संख्या एक कार्यकारी के तहत काम कर सकती है।
ख। श्रमिकों के लिए नियंत्रण का क्षेत्र बड़ा हो सकता है, सभी एक ही मेज पर विशेष और एक ही काम कर रहे हैं या एक-दूसरे के बहुत करीब हैं। उदाहरण के लिए, व्यापक स्पैन असेंबली लाइन काम या नियमित लिपिक नौकरियों के लिए उपयुक्त हैं।
सी। रखरखाव और आर एंड डी विभागों और अन्य विभागों के लिए जिन्हें कई नीतिगत निर्णय लेने और दूसरों के काम के साथ समन्वय की आवश्यकता होती है, नियंत्रण का एक छोटा सा समय आदर्श है।
घ। नियंत्रण की एक छोटी सी अवधि भी आदर्श है जब कई कर्मचारी अलग-अलग क्षेत्रों में काम कर रहे हैं, विभिन्न प्रकार के काम कर रहे हैं और उन्हें निकट पर्यवेक्षण और नियंत्रण की आवश्यकता है।
विज्ञापन:
इ। काम की जटिल प्रकृति नियंत्रण की एक छोटी सी अवधि की मांग करती है।
च। नौकरी की समान प्रकृति के लिए भी नियंत्रण का विस्तार कार्यपालिका से कार्यकारी में भिन्न होता है और यह मार्गदर्शन और कार्य करने की उसकी क्षमता पर निर्भर करता है।
जी। यदि संगठन और इसकी नियंत्रण प्रणाली कुशल हो और संचार अच्छा हो तो नियंत्रण की व्यापक अवधि को नियोजित किया जा सकता है।
एच। एक कार्यकारी को व्यक्तिगत सहायक प्रदान करके नियंत्रण के विस्तार को चौड़ा किया जा सकता है; क्योंकि एक अच्छा पीए नियंत्रण की एक विस्तृत अवधि के साथ जुड़े नियमित कार्य-भार की एक अच्छी मात्रा की भरपाई कर सकता है।
विज्ञापन:
मैं। नियंत्रण का विस्तार एक कार्यकारी के लिए निश्चित रूप से छोटा है जो अपने अधीनस्थों की प्रत्येक कार्रवाई की जाँच करने की सीमा तक जाता है।
जे। नियंत्रण की एक व्यापक अवधि को एक ऐसे संगठन में नियोजित किया जा सकता है जिसमें कर्मचारियों के मन में कोई भ्रम नहीं होने के साथ स्पष्ट और निश्चित उद्देश्य, नीतियां और योजनाएं हैं; और यदि प्रत्येक कर्मचारी अपनी नौकरी (कार्य), कर्तव्यों, जिम्मेदारी और अधिकार के बारे में जानता है।
क। एक व्यापक अवधि और नियंत्रण [ऊपर (संदर्भ) ऊपर] की कुछ कमजोरियों के अलावा, इसका एक फायदा यह भी है (लेकिन हमेशा नहीं); चूँकि कार्यकारिणी व्यक्तिगत रूप से अपने सभी अधीनस्थों के कार्यों का पर्यवेक्षण करने में असमर्थ है, इसलिए उसे अपने अधीनस्थों को अधिकार सौंपने होंगे, जो बदले में अपनी नौकरी को बेहतर ढंग से सीखने के लिए बाध्य होंगे और इसलिए उपलब्धि, जिम्मेदारी और उच्च मनोबल की भावना प्राप्त करेंगे।
सिद्धांत # 5। विभाजन और कार्य समूह (समन्वय सहित):
(ए) विभाजन:
विज्ञापन:
विभाजन एक व्यापक परिप्रेक्ष्य प्रदान करता है, कर्मियों की ओर से जिम्मेदारी का एक बड़ा अर्थ और मुनाफे पर अधिक स्पष्ट कटौती है। प्रत्येक प्रभाग के प्रमुख को स्थानीय जरूरतों को पूरा करने और अपनाने की स्वतंत्रता है।
(बी) समूहीकरण:
विभाग अर्थात विशेषज्ञता और समन्वय के लिए समूहन की प्रक्रिया आवश्यक है।
(ग) विशेषज्ञता:
उत्पाद, प्रक्रिया, श्रम आदि के संदर्भ में विशेषज्ञता हो सकती है। गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में परिचितता और दक्षता प्राप्त करने के लिए विशेषज्ञता आवश्यक है। एक विशेष व्यक्ति अपनी नौकरी को अच्छी तरह से समझता है और काम या उत्पाद आदि को सुधारने और आगे करने के लिए बेहतर स्थिति में है।
(d) समन्वय:
विज्ञापन:
समन्वय का मतलब है एक संगठन के खंडों को एक सुसंगत पूरे में इस तरह से बुनना कि सभी भाग सबसे कुशल स्तर पर संचालित हों और अधिकतम लाभ उत्पन्न करें। विशेष भागों को एक साथ रखने के लिए और बहुत कम लोगों की तुलना में एक उपयुक्त बड़ी टीम के लिए समन्वय आवश्यक है। समन्वय एक चिंता में काम कर रहे कर्मचारियों के उद्देश्यों और प्रयासों को एकीकृत करता है।
समन्वय के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है:
1. अधिकारियों और अधीनस्थों दोनों का सहयोग।
2. अच्छे मानवीय संबंध।
3. संगठन के लक्ष्यों या उद्देश्यों की समझ (संगठन में सभी के लिए सामान्य)।
4. संचार, अर्थात, संगठन के लिए काम करने वाले लोगों के बीच संचार के प्रभावी साधन।
विज्ञापन:
एक संगठन समन्वय प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित उपकरणों का उपयोग करता है:
(i) संगठन चार्ट:
एक संगठन चार्ट संगठनात्मक संबंधों को समझने में मदद करता है। एक संगठन चार्ट विभागों में प्रमुख गतिविधियों के समूह और इन विभागों के बीच प्राधिकरण और जिम्मेदारी की मुख्य लाइनों को दर्शाता है।
(ii) संगठन नियमावली:
जबकि एक संगठन चार्ट केवल नौकरी के शीर्षक और एक दूसरे के लिए उनके रिश्ते को दिखाता है, संगठन मैनुअल विभिन्न चार्ट के विभिन्न पदों के लिए सभी कर्तव्यों और जिम्मेदारियों की रूपरेखा देता है।
संगठन मैनुअल:
विज्ञापन:
(ए) हर किसी को स्पष्ट करता है कि वह क्या करना है और उसका अधिकार क्या है;
(बी) कर्तव्यों और जिम्मेदारी के अतिव्यापी को खत्म करता है, और
(c) नए कर्मियों को प्रशिक्षित करने में मूल्यवान है।
एक संगठन नियमावली एक संगठन में विभिन्न पदों के बारे में जानकारी लिखी जाती है और आम तौर पर पुनरीक्षण की सुविधा के लिए इसे ढीले पत्तों के रूप में रखा जाता है जो बहुत आवश्यक है यदि (संगठन) मैनुअल को उपयोगी और उद्देश्यपूर्ण रहना है।
(iii) मानक अभ्यास निर्देश:
ए। वे वर्णन करते हैं कि संगठन में विभिन्न कार्यों का प्रदर्शन कैसे किया जाता है।
विज्ञापन:
ख। विभिन्न कार्यों और संचालन के उदाहरण आपूर्तिकर्ताओं से सामग्री प्राप्त करना, अवकाश वेतन, अपेक्षित आपूर्ति आदि की गणना करना है।
सिद्धांत # 6. प्रभावी प्रतिनिधि:
प्रभावी प्रतिनिधिमंडल को तब कहा जाता है जब एक कार्यकारी स्वयं इकाई के लिए सभी सोच रखने के बजाय, अपने अधीनस्थों को किसी भी कार्य से गुजरता है, जिस पर वे स्वयं निर्णय ले सकते हैं और इसे कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से निष्पादित कर सकते हैं। ऐसा करने से, कार्यपालिका अपने अधीनस्थों को सोचने और विकास करने का मौका देती है और साथ ही प्रबंधकीय जिम्मेदारियों से निपटने के लिए खुद को स्वतंत्र रखती है जैसे कि विशेष समस्याओं को संभालना, समन्वय, योजना सुधार आदि।
सिद्धांत # 7। संचार:
संचार एक लिंकिंग प्रक्रिया के रूप में कार्य करता है जिसके द्वारा संगठन के कुछ हिस्सों को एक साथ बांधा जाता है। संचार का मतलब है कि संगठन के भीतर और बाहर के ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, आदि को निर्देश और सूचना प्रेषित करना, अर्थात, उन सभी को जो प्रभावित हैं। चूंकि, किसी भी संगठन में कर्मचारियों के पास शिक्षा और क्षमता के विभिन्न स्तर होते हैं, एक अप्रभावी और अनुचित संचार से भय, अविश्वास, भ्रम और यहां तक कि हमले हो सकते हैं। यदि संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सभी कर्मचारियों को पता है कि क्या करना है, तो अच्छा संचार आवश्यक है।
बेहतर परिणामों के लिए, यह एक नि: शुल्क दो-तरफ़ा संचार होना चाहिए। न केवल कार्यपालिका को अधीनस्थों को जानकारी देनी चाहिए, प्रतिक्रिया होनी चाहिए, अर्थात, उत्तर उन लोगों से भी आने चाहिए, जिन्हें निर्देश दिए गए हैं। नियंत्रण की एक संकीर्ण अवधि संचार में सुधार करती है, निर्णय को सही ढंग से लागू करने में मदद करती है, और कार्यकारी अपने निर्णयों के प्रभावों की स्पष्ट तस्वीर की कल्पना कर सकता है।
संचार के प्रकार:
(i) नीचे की ओर संचार अर्थात, शीर्ष कार्यकारी से नीचे के ग्रेड कर्मचारी के लिए निर्देशों और सूचनाओं का संचरण।
विज्ञापन:
(ii) सबसे ऊपर के कर्मचारियों से लेकर शीर्ष कार्यकारी तक फीडबैक, अभिविन्यास, शिकायतों, सुधारों के सुझाव आदि का संचार।
(iii) क्षैतिज संचार अर्थात, संगठन में समान स्तर के व्यक्तियों के बीच सूचना का प्रसारण।
(iv) अनौपचारिक संचार या अफवाहें जो किसी भी संगठन में अपरिहार्य हैं, कभी-कभी, सही हो सकती हैं लेकिन वे विकृत तस्वीर पेश करती हैं। इस तरह के अनौपचारिक संचार के हानिकारक प्रभावों को प्रभावी आधिकारिक संचार द्वारा कम से कम किया जा सकता है।
सिद्धांत # 8। लाइन और स्टाफ कार्य:
एक संगठन की सभी गतिविधियों को दो मुख्य श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है:
(ए) प्राथमिक गतिविधियों, और
(b) सहायक गतिविधियाँ।
उदाहरण के लिए, सेना में, इन्फैंट्री और आर्टिलरी प्राथमिक गतिविधि करते हैं, यानी, लड़ते हुए, जबकि कोर ऑफ ईएमई, एएमसी (आर्मी मेडिकल कोर), एएससी (आर्मी सप्लाई कोर) आदि विभिन्न सहायक गतिविधियाँ करते हैं।
प्राथमिक गतिविधियाँ या लाइन फ़ंक्शंस वे हैं जो किसी संगठन के उद्देश्यों में सीधे और vitally योगदान करते हैं। एक व्यावसायिक संगठन में लाइन कार्यों के उदाहरण उत्पादन, बिक्री आदि हैं।
सहायक गतिविधियाँ या स्टाफ फ़ंक्शंस वे हैं जो लाइन की सहायता करते हैं या लाइन फ़ंक्शंस के सहायक होते हैं। एक व्यावसायिक संगठन में कर्मचारियों के कार्यों के उदाहरण लेखा, प्रशासन, कार्मिक, रखरखाव, आदि हैं।
संगठनात्मक योजना में लाइन और स्टाफ कार्यों की अवधारणा बहुत मूल्यवान है।
सिद्धांत # 9। संतुलन, स्थिरता और लचीलापन:
(ए) शेष राशि:
किसी संगठन की सभी इकाइयाँ संतुलित होनी चाहिए (अर्थात, संगठन की समग्र सफलता के लिए उसके अनुपात के अनुसार विकसित)। इस तरह के संतुलन (विभिन्न इकाइयों या विभागों के बीच) की अनुपस्थिति में, संगठन के लक्ष्यों को आर्थिक और प्रभावी रूप से प्राप्त नहीं किया जा सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि खरीद विभाग अविकसित है (यानी, उसके पास अन्य विभागों की तुलना में न तो पर्याप्त कर्मचारी हैं, न ही संसाधन हैं, न ही प्राधिकरण हैं,), यह उस फर्म को गंभीरता से बाधा देगा जो उत्पादन में बहुत मजबूत और आधुनिक हो सकती है और बिक्री।
(बी) स्थिरता:
संगठनात्मक स्थिरता से तात्पर्य है अपने कार्यों को करने में संगठन की प्रभावशीलता को गंभीर नुकसान के बिना प्रमुख कर्मियों के नुकसान का सामना करने की क्षमता (यदि वे किसी अन्य चिंता में शामिल होने के लिए छोड़ दें)। सकारात्मक कार्यकारी प्रशिक्षण और विकास कार्यक्रमों के साथ जनशक्ति आवश्यकताओं के संबंध में एक लंबी दूरी की योजना कार्यक्रम संगठनात्मक स्थिरता को जोड़ देगा।
(ग) लचीलापन:
संगठनात्मक लचीलापन कार्य असाइनमेंट, कर्मियों और सुविधाओं को काम की मात्रा में अस्थायी परिवर्तनों को समायोजित करने की क्षमता को निर्दिष्ट करता है। लचीलापन किसी भी गंभीर झटके का अनुभव करने के बिना (और पहले) झुकने और मिश्रण करने की क्षमता है।