संगठन चार्ट और मैनुअल

संगठन चार्ट का अर्थ:

संगठन चार्ट संगठनात्मक संबंधों के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण उपकरण है। संगठन चार्ट एक आरेखीय रूप है, जो प्रमुख कार्यों और उनके संबंधित संबंधों, औपचारिक प्राधिकरण के चैनलों और प्रत्येक प्रबंधक के रिश्तेदार प्राधिकरण को दर्शाता है जो प्रत्येक संबंधित फ़ंक्शन का प्रभारी है।

जॉर्ज आर। टेरी एक संगठन चार्ट को परिभाषित करता है "आरेखीय रूप, जो एक संगठन के महत्वपूर्ण पहलुओं को दर्शाता है जिसमें प्रमुख कार्य और उनके संबंधित संबंध, पर्यवेक्षण के चैनल और प्रत्येक कर्मचारी के रिश्तेदार प्राधिकरण जो प्रत्येक संबंधित कार्यों के प्रभारी हैं।"

मैकफारलैंड इसका वर्णन करता है, "कार्यकारी इरादे के साथ औपचारिक संगठन संबंध दिखाने वाले रिकॉर्ड का एक प्रकार प्रबल होना चाहिए।"

संगठन चार्ट केवल औपचारिक संबंधों को दर्शाता है; अनौपचारिक रिश्ते ज्यादातर क्षणभंगुर और लचीले होते हैं, इसलिए उन्हें चार्ट पर चित्रित नहीं किया जाता है। यह एक निश्चित समय पर औपचारिक संबंधों को दर्शाता है।

संगठन चार्ट को दो में विभाजित किया जा सकता है:

(i) मास्टर चार्ट,

(ii) अनुपूरक चार्ट।

मास्टर चार्ट संपूर्ण औपचारिक संगठन संरचना को दर्शाता है जबकि पूरक चार्ट रिश्तों, प्राधिकरण और विभाग के निर्धारित क्षेत्र के भीतर कर्तव्यों या संगठन के प्रमुख घटक के विवरण दिखाते हैं।

चार्ट के प्रकार:

संगठन चार्ट को संगठन चार्ट तैयार करने के आधार पर निम्नलिखित तीन प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

1. वर्टिकल चार्ट या टॉप-डाउन चार्ट।

2. क्षैतिज चार्ट या बाएं से दाएं चार्ट।

3. परिपत्र चार्ट।

1. कार्यक्षेत्र चार्ट:

यह ऊपर से नीचे तक कमान की पिरामिड लाइनों के रूप में संगठन के स्तर का प्रतिनिधित्व करता है। इस चार्ट में उच्चतम स्थिति को शीर्ष स्तर पर दिखाया गया है और सबसे निचले स्थान को निचले स्तर पर दिखाया गया है। इस तरह का चार्ट चित्र 6.9 में दिया गया है।

चार्ट से पता चलता है कि प्रबंध निदेशक विपणन प्रबंधक को नियंत्रित करता है जो कार्यात्मक प्रमुखों में से एक है। इसी तरह विपणन प्रबंधक बिक्री प्रबंधक को नियंत्रित करता है, विपणन फ़ंक्शन के एक विशेष तत्व का प्रदर्शन करता है। यह प्रक्रिया तब तक चलती है जब तक हम सेल्समैन के स्तर पर नहीं पहुंच जाते हैं, जिन्हें वास्तव में ऑपरेशन स्तर पर प्रदर्शन किए गए विपणन कार्य मिलते हैं।

2. क्षैतिज चार्ट:

यह संगठन का स्तर बाएं से दाएं प्रस्तुत करता है। कमांड की लाइनें क्षैतिज रूप से आगे बढ़ती हैं। यह चित्र 6.10 में दिखाए गए अनुसार बाएं से दाएं तक के निम्नतम स्तर को पढ़ने के लिए उच्चतम दिखाता है।

यह बहुत आम नहीं है, हालांकि यह निम्नलिखित लाभ प्रदान करता है:

मैं। यह बाएं से दाएं जाने की सामान्य पढ़ने की आदत का अनुसरण करता है।

ii। विभिन्न संगठन स्तरों को स्पष्ट रूप से विज़ुअलाइज़ करता है।

iii। औपचारिक प्राधिकरण और जिम्मेदारी के प्रवाह की समझ को सरल करता है।

iv। औपचारिक प्राधिकारी की पंक्तियों की सापेक्ष लंबाई दर्शाता है।

3. परिपत्र चार्ट:

एक संगठन के विभिन्न पदों या कार्यों को परिपत्र रूप में दिखाया जा सकता है। एक संकेंद्रित या वृत्ताकार चार्ट संकेंद्रित वृत्तों के केंद्र में शीर्ष स्थान दर्शाता है। रिश्तेदार समान महत्व की स्थितियां केंद्र से एक ही दूरी पर स्थित हैं, यानी एक ही संकेंद्रित सर्कल पर।

फ़ंक्शंस या पदों के विभिन्न ब्लॉकों में शामिल होने वाली लाइनें औपचारिक प्राधिकरण के चैनलों को दर्शाती हैं। इसकी मुख्य कमजोरी यह है कि यह अक्सर भ्रामक होता है।

एक्रोनिम का अर्थ संगठनात्मक मैनुअल:

संगठन चार्ट में सभी विवरण शामिल नहीं हो सकते हैं, जो संगठन को समझने के लिए अक्सर वांछनीय और आवश्यक होता है। लेकिन एक संगठन मैनुअल सप्लीमेंट देता है और संगठन चार्ट द्वारा दिखाई गई जानकारी को अतिरिक्त विवरण प्रदान करता है।

संगठन नियमावली एक छोटी पुस्तक है जिसमें संगठनात्मक उद्देश्य, प्राधिकरण और विभिन्न पदों और विधियों और प्रक्रियाओं की जिम्मेदारी के बारे में जानकारी है। मैनुअल को संगठन के लिए या उसके पूरे हिस्से के रूप में तैयार किया जा सकता है।

संगठन नियमावली में संगठनात्मक उद्देश्यों और नीतियों, प्रमुख पदों के नौकरी विवरण, संगठनात्मक प्रक्रियाओं, विधियों और नियमों जैसी जानकारी होती है।

इस प्रकार मैनुअल को निम्नलिखित चार प्रकार के मैनुअल में वर्गीकृत किया गया है:

1. नीति नियमावली

2. ऑपरेशन मैनुअल।

3. संगठन मैनुअल।

4. नियम और नियम पुस्तिका।

संगठन चार्ट और मैनुअल के लाभ:

1. प्रबंधन उपकरण:

संगठन चार्ट और मैनुअल संगठन संरचना, पदों और प्राधिकरण के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं। इसलिए, एक संगठन चार्ट और मैनुअल को प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण उपकरण माना जाता है।

2. अतिव्यापी और दोहराव से बचाव:

संगठन का चार्ट और नियमावली संगठन में नौकरियों और पदों की आवश्यकताओं के सावधानीपूर्वक विश्लेषण के बाद तैयार की जाती है और इस तरह, यह सुनिश्चित करती है कि सभी गतिविधियाँ विभिन्न पदों द्वारा ठीक से कवर की गई हैं और वे बहुत आसानी से संगठनात्मक कमजोरी को सामने लाएंगे। इसलिए वे प्राधिकरण और जिम्मेदारी के अतिव्यापीकरण और काम के दोहराव से बचने में मदद करते हैं।

3. संगठनात्मक संघर्ष का समाधान:

संगठन चार्ट और मैनुअल स्पष्ट रूप से पदों, प्राधिकरण संबंधों और प्रक्रियाओं को दिखाते हैं। इसलिए, वे संगठनात्मक संघर्ष को हल करने के लिए तैयार संदर्भ प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए: प्रचार।

4. प्रशिक्षण मार्गदर्शिकाएँ:

संगठन चार्ट और मैनुअल संगठन में कर्मचारी के अपेक्षित काम को विकसित करते हैं। इसलिए, उन्हें ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण के उपकरण के रूप में उपयोग किया जा सकता है।

5. बाहरी लोगों का संदर्भ:

चूंकि संगठनात्मक मैनुअल और चार्ट स्पष्ट रूप से स्थिति, प्राधिकरण और जिम्मेदारी का संकेत देते हैं, बाहरी लोग जो संगठन के लिए अजनबी हैं, वे बहुत आसानी से जान सकते हैं कि उन्हें किसके साथ किसी विशेष कार्य के लिए बातचीत करनी है।

चार्ट और मैनुअल के नुकसान:

चार्ट और मैनुअल की निम्नलिखित सीमाएँ नीचे दी गई हैं:

1. कठोरता:

संगठन चार्ट और मैनुअल संगठनात्मक कामकाज में कठोरता प्रदान करते हैं। संगठन में कई बदलाव होते हैं जबकि चार्ट और मैनुअल लिखित रूप में होते हैं। बदलावों का समावेश इसलिए समय लेता है। इसके अलावा, लिखित दस्तावेज़ लोगों को परिवर्तन लाने के लिए काम करते हैं। न्यूमैन ने लंबे समय तक देखा "मुद्रित शब्दों की पवित्रता अनम्यता और अधिक कठिनाई की ओर है।"

2. आंशिक दृश्य:

संगठन चार्ट और मैनुअल कुल संगठन की सीमित तस्वीर और उसके कामकाज का प्रतिनिधित्व करते हैं। वे केवल आधिकारिक रिश्ते और प्रक्रियाएं दिखाते हैं। प्रबंधकों को संगठन में सदस्यों के व्यवहार को नियंत्रित करने के लिए केवल औपचारिक लोगों के बजाय वास्तविक इंटरैक्शन पैटर्न को जानना चाहिए।

बयाना डेल ने टिप्पणी की है, "चार्ट उन रिश्तों को दिखाते हैं जो अस्तित्व में हैं लेकिन जो तथ्य नहीं हो सकते हैं।"

3. अनुचित विवरण:

संगठन चार्ट में केवल उन रिपोर्टिंग संबंधों को दर्शाया गया है जो रिपोर्ट करते हैं कि किसके लिए है। प्राधिकरण और जिम्मेदारी का सटीक परिमाण चार्ट द्वारा नहीं दिखाया गया है। इसलिए, संगठन चार्ट विशेष रूप से प्राधिकरण का अनुचित विवरण प्रदान करता है।

4. मनोवैज्ञानिक समस्याएं:

संगठन चार्ट संगठन में व्यक्तियों के बीच मनोवैज्ञानिक समस्याएं पैदा कर सकता है। क्योंकि चार्ट लोगों को श्रेष्ठ या अधीनस्थ पदों पर रखता है। तो श्रेष्ठता या हीनता की भावना विकसित हो सकती है जो टीम भावना के खिलाफ काम कर सकती है। निचले स्तर के लोग इस बात के लिए तैयार नहीं हो सकते कि कोई संगठन चार्ट बनाए रखे।