संगठन की योजना प्रक्रिया पर नोट्स: 9 चरण

यह लेख एक संगठन की योजना प्रक्रिया में शामिल नौ मुख्य चरणों पर प्रकाश डालता है। चरण हैं: 1. योजना की आवश्यकता 2. लक्ष्यों की पहचान 3. वर्तमान स्थिति का विश्लेषण 4. योजना की बाधाओं को पहचानें 5. प्लानिंग परिसर विकसित करें 6. एक्शन के वैकल्पिक पाठ्यक्रम विकसित करना 7. कार्रवाई के पाठ्यक्रम का मूल्यांकन करें 8. एक्शन कोर्स का चयन करें 9. प्रतिक्रिया।

चरण # 1. योजना की आवश्यकता:

प्रबंधकों को योजना बनाने के लिए पहले कदम के रूप में योजना बनाने की आवश्यकता का एहसास होता है। जरूरत नियोजन के लिए जलवायु निर्धारित करती है। आवश्यकता को पर्यावरण विश्लेषण के माध्यम से पहचाना जा सकता है जहां संगठन अपनी ताकत और कमजोरियों को पर्यावरण के अवसरों और खतरों की पहचान करता है।

यदि पर्यावरण अवसर प्रदान करता है (उदाहरण के लिए, एक नए उत्पाद की मांग) या धमकी (एक समान उत्पाद के साथ प्रतिस्पर्धी का प्रवेश), तो संगठन को अपनी ताकत के अनुसार स्थितियों से निपटना पड़ता है या अपनी कमजोरियों को ताकत में परिवर्तित करना होता है।

उदाहरण के लिए, यदि कंपनी की बिक्री कम हो रही है, तो बिक्री विभाग में नियोजन की आवश्यकता उत्पन्न होती है। संगठनात्मक संसाधनों की पहचान की जाती है और निर्दिष्ट क्षेत्र को आवंटित किया जाता है। नियोजन के लिए एक संरचनात्मक व्यवस्था एक अच्छी तरह से डिजाइन संचार प्रणाली, निर्णय लेने वाले केंद्रों आदि के साथ की गई है।

चरण # 2. लक्ष्यों की पहचान:

आवश्यकता निर्धारित होने के बाद, योजनाकारों की पहचान होती है कि वे योजना के माध्यम से क्या हासिल करना चाहते हैं। यदि, उदाहरण के लिए, कंपनी की खराब पदोन्नति नीतियों के कारण बिक्री घट रही है, तो योजना का लक्ष्य विज्ञापन और प्रचार प्रबंधन है।

लक्ष्यों की स्पष्ट पहचान संसाधनों के इष्टतम आवंटन और योजनाओं के प्रभावी कार्यान्वयन में मदद करती है। उद्देश्यों को संगठन के लिए, पूरे विभाग के लिए और प्रत्येक विभाग के विभिन्न स्तरों के लिए तैयार किया जाना चाहिए।

यह संगठन में उद्देश्यों का एक पदानुक्रम बनाता है। उद्देश्यों को सभी संगठनात्मक सदस्यों को स्पष्ट रूप से सूचित किया जाना चाहिए ताकि योजनाओं को प्रभावी ढंग से लागू किया जा सके। यदि उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से पहचाना जाता है, तो प्रबंधक प्रभावी रूप से विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों में दुर्लभ संगठनात्मक संसाधनों को आवंटित करने में सक्षम होंगे।

चरण # 3. वर्तमान स्थिति का विश्लेषण:

क्या हासिल करना है, इसके बारे में स्पष्ट होने के नाते, योजनाकारों को पता होना चाहिए कि लक्ष्य हासिल करने के लिए वे कितने सुसज्जित हैं। वे संगठन की वर्तमान संसाधन स्थिति (भौतिक, वित्तीय, सूचना, मानव आदि) और उसके आंतरिक और बाहरी वातावरण का विश्लेषण करते हैं। आंतरिक वातावरण अपनी ताकत और कमजोरियों का प्रतिनिधित्व करता है और बाहरी वातावरण अवसरों और खतरों की पहचान करता है।

आर्थिक, राजनीतिक, कानूनी, तकनीकी बलों के बारे में जानकारी बाहरी वातावरण के माध्यम से प्रदान की जाती है। बाहरी वातावरण का मूल्यांकन संगठन को उद्यम के आंतरिक कामकाज के लिए योजना और रणनीति तैयार करने में सक्षम बनाता है। यदि संगठन अपने आंतरिक और बाहरी वातावरण के बारे में अच्छी तरह से सूचित है तो योजना बनाना प्रभावी है।

आंतरिक वातावरण (विभागों और उनकी उप-इकाइयों) के बारे में जानकारी पिछले रिकॉर्ड, सांख्यिकीय डेटा और वित्तीय विवरणों से एकत्र की जा सकती है। बाहरी वातावरण (प्रतियोगियों, ग्राहकों, सरकार) के बारे में जानकारी वित्तीय पत्रिकाओं, आर्थिक सर्वेक्षण, आरबीआई बुलेटिन, अनुसंधान रिपोर्ट आदि के माध्यम से एकत्र की जा सकती है।

चरण # 4. योजना की बाधाओं को पहचानें:

यदि सदस्य (जो योजना बनाते हैं और जो कार्यान्वित होते हैं) योजना बनाना प्रभावी नहीं हो सकते हैं, तो वे लक्ष्य निर्धारित करने के लिए तैयार नहीं हैं, नियोजन कौशल की कमी है और परिवर्तन को स्वीकार करने के लिए तैयार नहीं हैं। प्रबंधक लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए बाधाओं की पहचान करते हैं।

यह उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करता है जिनमें मौजूदा उद्देश्यों को जारी रखा जा सकता है, संशोधित किया जा सकता है या छोड़ दिया जा सकता है और जिन क्षेत्रों में नए उद्देश्यों को प्राप्त करने की योजना बनाई जा सकती है। यह विकास के संभावित क्षेत्रों का फायदा उठाने और गैर-लाभकारी क्षेत्रों से वापस लेने में मदद करता है।

चरण # 5. योजना का विकास करना:

नियोजन प्रक्रिया भविष्य के अनुमानों पर आधारित होती है क्योंकि भविष्य में लक्ष्य प्राप्त करने के लिए योजनाएं बनाई जाती हैं। भविष्य के बाजारों, उपभोक्ता वरीयताओं, राजनीतिक और आर्थिक वातावरण के बारे में अनुमान योजना का परिसर है जिस पर व्यावसायिक योजनाएं विकसित की जाती हैं।

नियोजन की प्रक्रिया भविष्य की घटनाओं के अनुमानों पर आधारित है। यद्यपि अतीत वर्तमान में योजना बनाने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करता है, लेकिन भविष्य में लक्ष्य प्राप्त करने के लिए योजनाएं बनाई जाती हैं। भविष्य के बारे में पूर्वानुमान या अनुमान जो वर्तमान में नियोजन के लिए आधार प्रदान करते हैं उन्हें नियोजन परिसर के रूप में जाना जाता है।

चूंकि नियोजन परिसर पूर्वानुमान पर्यावरणीय कारकों को प्रभावित करता है जो सीधे संगठनात्मक योजनाओं को प्रभावित करते हैं, वे भविष्य के बारे में मान्यताओं के विभिन्न सेटों के तहत योजनाओं की विफलता की संभावना को कम करते हैं। भविष्य की योजनाएं योजनाओं को विचलित नहीं कर सकती हैं यदि योजना परिसर को तर्कसंगत रूप से विकसित किया जाता है। एक आधार यह है कि नई तकनीक लागत प्रभावी होगी और कम कीमतों और उच्च बिक्री के परिणामस्वरूप कंपनी उस तकनीक को अपनाने के लिए प्रोत्साहित करेगी। विभिन्न प्रकार के नियोजन परिसर हो सकते हैं।

चरण # 6. कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रम विकसित करना:

प्रबंधकों द्वारा प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्यों के स्पष्ट होने के बाद, वे उन्हें प्राप्त करने के तरीकों के बारे में सोचते हैं। उन्हें कार्रवाई की वैकल्पिक योजनाएं बनानी चाहिए क्योंकि चीजों को करने का कोई सबसे अच्छा तरीका नहीं हो सकता है। उद्देश्यों को प्राप्त करने के सभी संभावित विकल्पों पर प्रबंधकों द्वारा विचार किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक फर्म जो अपने संचालन को बढ़ाना चाहती है, उसे व्यापार की नई लाइनों में प्रवेश करने के लिए वैकल्पिक योजनाएं बनानी चाहिए, नए बाजारों में व्यापार की एक ही रेखा का विस्तार करना, मौजूदा ग्राहकों को छूट आदि प्रदान करके उन्हें पूरा करना चाहिए।

यद्यपि इस स्तर पर बड़ी संख्या में विकल्प उत्पन्न किए जा सकते हैं, प्रबंधक उन विकल्पों की संख्या को सीमित करने के लिए कुछ मानदंडों का उपयोग करते हैं जिन्हें उत्पन्न किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, व्यवसाय की एक नई पंक्ति में प्रवेश करने के लिए, प्रबंधक वैकल्पिक विकल्प विकसित कर सकते हैं, जहां नया व्यवसाय मौजूदा व्यवसाय के समान है, जैसे उपभोक्ता वस्तुओं को केवल पुरुषों या महिलाओं के लिए वस्त्र आदि जोड़ने के लिए, मानदंड आवश्यक पूंजी के लिए हो सकता है, के लिए। उदाहरण, रुपये की पूंजी आवश्यकता से अधिक कोई विकल्प नहीं। 75 लाख को स्वीकार किया जाना चाहिए।

चरण # 7. कार्रवाई के पाठ्यक्रम का मूल्यांकन:

जब कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रम विकसित किए जाते हैं, तो प्रबंधक सबसे उपयुक्त योजना का चयन करते हैं जो आंतरिक और बाहरी पर्यावरणीय परिस्थितियों को समायोजित करेगा और उपलब्ध संसाधनों के साथ प्राप्त किया जा सकता है।

कार्रवाई के प्रत्येक पाठ्यक्रम में लागत और लाभ हैं। प्रबंधकों को प्रत्येक विकल्प के साथ जुड़े जोखिम और वापसी के संदर्भ में लागत-लाभ विश्लेषण (लागत और राजस्व के बीच तुलना) करना चाहिए। जो विकल्प उच्च रिटर्न देता है, वह जोखिम भरा और विपरीत हो सकता है। निर्णय लेने की विभिन्न तकनीकें इस विश्लेषण को पूरा करने में मदद करती हैं। अधिकतम रिटर्न देने वाली योजना को प्रबंधकों द्वारा स्वीकार किया जाना चाहिए।

चरण # 8. एक्शन कोर्स चुनें:

जब कार्रवाई का सबसे अच्छा पाठ्यक्रम निर्धारित किया जाता है, तो इसे अंततः प्रबंधकों द्वारा चुना जाना चाहिए। प्रत्येक योजना को व्युत्पन्न योजनाओं के रूप में जानी जाने वाली उप-योजनाओं द्वारा समर्थित होना चाहिए। मार्केटिंग इंजीनियरिंग माल की मुख्य योजना भारी और हल्के इंजीनियरिंग सामानों के विपणन के लिए उप-योजनाओं द्वारा समर्थित हो सकती है। व्युत्पन्न योजनाएं मुख्य योजनाओं के प्रभावी कार्यान्वयन में मदद करती हैं।

उदाहरण के लिए एक उत्पादन योजना में क्रय, उत्पादन योजना और नियंत्रण, विनिर्माण आदि का प्रबंधन करने के लिए व्युत्पन्न योजनाएं हैं। कर्मियों की नियुक्ति, प्रशिक्षण, नियुक्ति और श्रमिकों की पदोन्नति की देखभाल करने के लिए व्युत्पन्न योजनाएं हो सकती हैं। योजना लचीली होनी चाहिए (जिसे स्थिति के अनुसार बदला जा सकता है), स्वीकार्य (संगठनात्मक सदस्यों को जिन्हें इसे लागू करना है) और प्रभावी लागत।

चरण # 9. प्रतिक्रिया:

प्रतिक्रिया का अर्थ है प्रतिक्रिया। जब योजनाओं का चयन और कार्यान्वयन किया जाता है, तो प्रबंधकों को इस बारे में जानकारी प्राप्त होती है कि वे कितने प्रभावी ढंग से कार्यान्वित होते हैं। यदि नियोजित प्रदर्शन के खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन में विचलन होते हैं, तो प्रबंधक इन विचलन को हटा देते हैं या नई योजना बनाते हैं। योजनाओं की निरंतर समीक्षा की जानी चाहिए क्योंकि वे जिस वातावरण में काम करते हैं वह बदलते, गतिशील कारकों का एक समूह है।

यदि इसका क्रियान्वयन प्रभावी है तो नियोजन पूर्ण है। यह बजटीय संसाधनों की कमी के भीतर लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए। योजना प्रक्रिया को संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति में उत्तोलन की अनुमति देनी चाहिए। स्वीकार्य सीमा से परे विचलन को हटा दिया जाना चाहिए। इसके लिए किसी भी चरण में परिवर्तन की आवश्यकता हो सकती है, कार्यान्वयन प्रक्रिया में परिवर्तन या पूरी तरह से पुन: नियोजन।