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इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - १। अर्थ प्रतिनिधि २। प्रतिनिधि ३ की विशेषताएँ। क्या प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए 4. प्रक्रिया 5. प्रपत्र 6. तत्व 7. महत्व 8. सिद्धांत।
मीनिंग ऑफ डेलिगेशन:
प्रत्यायोजन का अर्थ है अनुदान देना या सम्मानित करना। यह संगठन की दक्षता बढ़ाने के लिए विभिन्न स्तरों पर गतिविधियों के समन्वय में मदद करता है। यह प्रबंधकों को महत्वपूर्ण संगठनात्मक मामलों पर ध्यान केंद्रित करने और अधीनस्थों को नियमित मामलों को पारित करने में मदद करता है।
यदि सभी संगठनात्मक गतिविधियां, रणनीतिक और दिनचर्या, एक व्यक्ति द्वारा प्रबंधित की जा सकती हैं, तो विभिन्न कार्यात्मक विभागों के साथ औपचारिक संगठन संरचना की आवश्यकता, विभिन्न कौशल वाले लोगों के साथ, विभिन्न गतिविधियों को अंजाम देना नहीं होगा।
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चूंकि एक व्यक्ति के लिए शारीरिक और मानसिक सीमाओं के कारण सभी कार्यात्मक क्षेत्रों के संबंध में सभी गतिविधियां करना संभव नहीं है, इसलिए यह आवश्यक हो जाता है कि वह अपने कार्य भार का हिस्सा अधीनस्थों को सौंपे और कार्य सौंपे जाने का अधिकार देता है।
किसी भी प्रकार का कार्य अधीनस्थों को नहीं सौंपा जा सकता है। प्रबंधकों को उन कार्यों को तय करना होगा जो अधीनस्थों द्वारा किए जा सकते हैं और जिन्हें केवल उनके द्वारा किया जाना है। इस प्रकार, पूरे कार्यभार को इकाइयों में विभाजित किया गया है, एक भाग को अधीनस्थों को सौंपा गया है ताकि वे सौंपे गए कार्य को पूरा कर सकें। स्केलर श्रृंखला के नीचे के लोगों को कार्य और असाइनमेंट के विभाजन की इस अवधारणा को प्रतिनिधिमंडल कहा जाता है। "प्रत्यायोजन एक प्रक्रिया है जिसे प्रबंधक अधीनस्थों को काम बांटने में उपयोग करता है।"
प्रबंधन दूसरों के माध्यम से चीजों को प्राप्त करने की कला है और प्रबंधकों को अन्य चीजें मिल सकती हैं यदि वे उन्हें अधिकार के साथ जिम्मेदारी सौंपते हैं। प्रतिनिधिमंडल एक महत्वपूर्ण कौशल है जो प्रबंधक को अपने संगठन को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करता है। "कितनी अच्छी तरह एक प्रबंधक प्रतिनिधि निर्धारित करता है कि वह कितनी अच्छी तरह से प्रबंधित कर सकता है।"
प्रतिनिधिमंडल प्रबंधकों के बोझ से राहत देता है और संगठन में स्वस्थ वातावरण बनाता है। कंपनियां अपने कौशल का आकलन करके प्रबंधकों की क्षमताओं की पहचान करती हैं कि वे कितनी प्रभावी रूप से प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में संलग्न हैं।
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“एक व्यक्ति केवल एक जनशक्ति है। एकल-हाथ, वह एक दिन में केवल इतना ही पूरा कर सकता है। जिस तरह से वह अधिक हासिल कर सकता है वह प्रतिनिधिमंडल के माध्यम से अपने भार को विभाजित करने और दूसरों के साथ अपनी जिम्मेदारियों को साझा करने के माध्यम से है। ”
प्रत्यायोजन "अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक जिम्मेदारी और अधिकार दोनों के साथ दूसरों के लिए प्रबंधक के काम के हिस्से का काम है।"
"प्रत्यायोजन वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा एक प्रबंधक अधीनस्थों को कार्य और अधिकार प्रदान करता है जो उन नौकरियों के लिए जिम्मेदारी स्वीकार करते हैं।"
प्रत्यायोजन की विशेषताएं:
प्रतिनिधिमंडल में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:
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1. प्रत्यायोजन एक प्रक्रिया है:
प्रबंधक चरणों के क्रमबद्ध क्रम में कार्यों को सौंपते हैं।
2. अविरत प्रक्रिया:
प्रतिनिधिमंडल एक सतत प्रक्रिया है। प्रबंधक अधीनस्थों को कार्य सौंपते रहते हैं और संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपने वरिष्ठों द्वारा उन्हें सौंपते हैं।
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3. एक कला: विज्ञान नहीं:
प्रतिनिधिमंडल का मतलब यह नहीं है कि अधीनस्थ उन कार्यों को अच्छी तरह से करेंगे। असाइन किए गए कार्य और उनके वास्तविक प्रदर्शन के बीच कोई कारण और प्रभाव संबंध नहीं है। इस प्रकार, प्रत्यायोजन विज्ञान नहीं है। यह इस बात की कला है कि प्रबंधक अधीनस्थों को कितनी अच्छी तरह और क्या दर्शाता है।
4. प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल और जवाबदेही नहीं:
प्रबंधक उस कार्य को करने के लिए केवल कार्य और अधिकार सौंप सकते हैं। अधीनस्थों को सौंपे गए कार्य के भाग के लिए प्रतिनिधिमंडल अपने वरिष्ठों के प्रति जवाबदेही के प्रबंधकों को अनुपस्थित नहीं करता है। वे अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों के लिए जवाबदेह बने रहते हैं और अपने प्रदर्शन के लिए अपने वरिष्ठों के प्रति जवाबदेह होते हैं। इस प्रकार, जिम्मेदारी (कार्य) और प्राधिकरण को प्रत्यायोजित किया जा सकता है लेकिन जवाबदेही को नहीं।
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5. आवश्यक गतिविधि:
प्रबंधक प्रतिनिधि से बच नहीं सकते। वे सभी कार्य स्वयं नहीं कर सकते। उन्हें डेलिगेशन की कला सीखनी होगी, यानी डेलिगेट कैसे करना है और डेलिगेट क्या करना है। कॉरपोरेट के प्रदर्शन से अंदाजा लगाया जाता है कि प्रतिनिधि की प्रक्रिया द्वारा प्रबंधकों को कितना अच्छा काम मिलता है। प्रत्यायोजन कोई विकल्प नहीं है। यह एक आवश्यकता है।
6. अलग - अलग रूप:
प्रत्यायोजन अलग-अलग रूप ले सकता है। यह नीचे, ऊपर या पार्श्व हो सकता है।
क्या प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए:
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प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया के दौरान प्रबंधक बहुत सावधानी बरतते हैं। यदि नियमित नौकरी उनके द्वारा बनाए रखी जाती है और महत्वपूर्ण मामलों को सौंप दिया जाता है, तो प्रतिनिधिमंडल की पूरी प्रक्रिया अप्रभावी हो जाती है। प्रबंधक उस प्राधिकरण और जिम्मेदारी को निर्धारित करता है जिसे उसके द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए और जिसे प्रतिनिधि बनाया जाना चाहिए।
जिस प्राधिकरण और जिम्मेदारी को वह अपने प्रदर्शन के लिए बरकरार रखता है, उसे आरक्षित जिम्मेदारी कहा जाता है। लुइस ए एलन के अनुसार "एक प्रबंधक प्रभावी रूप से जिम्मेदारी और अधिकार नहीं दे सकता है कि वह गतिविधियों की योजना, आयोजन, समन्वय, प्रेरणा और नियंत्रण करने और उसे रिपोर्ट करने वाले पदों के लिए अंतिम निर्णय लेने और बनाने के लिए जिम्मेदारी और अधिकार प्रदान करे।"
योजना बनाना; एकल उपयोग या एकाधिक उपयोग, रणनीतिक योजनाएं, नीतियां, प्रक्रिया नियम आदि को प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है। ये गतिविधियाँ संगठन के लिए सर्वोच्च महत्व की हैं और प्रबंधक उन्हें अधीनस्थों को नहीं सौंप सकते हैं। ये नींव हैं जो संगठन को अर्थ और पदार्थ प्रदान करते हैं। हालांकि प्रतिनिधि नहीं हैं, प्रबंधक योजनाओं को तैयार करने में अन्य लाइन और कर्मचारियों के प्रबंधकों की मदद ले सकते हैं।
आयोजन करते समय संगठन संरचना के ढांचे को विभिन्न स्तरों पर विभिन्न व्यक्तियों के बीच अच्छी तरह से परिभाषित प्राधिकरण-जिम्मेदारी संबंधों के साथ निर्धारित करता है, संगठन को संरचना प्रदान करने के लिए आधार, चाहे कार्यात्मक या मंडल या मैट्रिक्स, प्रबंधकों की एकमात्र जिम्मेदारी है और अधीनस्थों को नहीं सौंपी जा सकती ।
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जिस तरह के लोगों को भर्ती किया जाना है, चुना गया है, प्रशिक्षित किया गया है, विभिन्न नौकरियों पर रखा गया है, जिस तरह की नेतृत्व शैली अपनाई जानी है, प्रेरक कारकों के रूप में इस्तेमाल किए जाने वाले इनाम या जबरदस्ती के उपाय महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णय हैं जिन्हें प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है। इस प्रकार, प्रबंधन के महत्वपूर्ण क्षेत्र हैं जहाँ प्रतिनिधिमंडल प्रभावी नहीं होगा। फिर ऐसे कौन से क्षेत्र हैं जहाँ प्रतिनिधिमंडल प्रभावी होगा?
संगठन की योजनाओं और उद्देश्यों के संदर्भ में, प्रबंधन, प्रबंधन, स्टाफ, निर्देशन और नियंत्रण के महत्वपूर्ण प्रबंधकीय कार्यों का प्रबंधन प्रबंधकों द्वारा स्वयं किया जाता है और उत्पादन, वित्त, कर्मियों और विपणन के प्रत्येक कार्यात्मक क्षेत्र के संबंध में नियमित गतिविधियां अधीनस्थों को सौंपी जाती हैं। , अर्थात्, निचले स्तर के प्रबंधकों को सौंपी गई जिम्मेदारी विशिष्ट कार्यात्मक क्षेत्र में नियमित नौकरियों के संबंध में होनी चाहिए।
उदाहरण के लिए, वित्त विभाग में, फंड जुटाने के स्रोत, पूंजी संरचना को डिजाइन करना, इष्टतम ऋण-इक्विटी अनुपात का निर्धारण, निश्चित और वर्तमान परिसंपत्तियों के बीच धन का अपॉइंटमेंट शीर्ष प्रबंधकों द्वारा निर्धारित किया जाता है।
एक बार निर्णय लेने के बाद, आवेदन स्वीकार करना, अतिरिक्त धनराशि वापस करना और शेयर प्रमाणपत्र जारी करना निचले स्तर के प्रबंधकों (यदि धन शेयरों के मुद्दे के माध्यम से उठाया जाता है) को सौंपा जा सकता है। एक नए उत्पाद को लॉन्च करना, एक बाजार सर्वेक्षण की योजना बनाना, शीर्ष प्रबंधकों द्वारा व्यवहार्यता और परियोजना रिपोर्ट की जाती है, लेकिन वास्तव में व्यवहार्यता अध्ययन और बाजार सर्वेक्षण का संचालन निचले स्तर के प्रबंधकों को सौंपा जाता है।
एक बार प्रत्यायोजित की जाने वाली जिम्मेदारियों का निर्धारण कर दिया जाता है, उन जिम्मेदारियों को निभाने का अधिकार भी सौंप दिया जाता है। प्राधिकारी को जिम्मेदारियों के अनुरूप होना चाहिए ताकि अधीनस्थ अपने दायित्वों का प्रभावी ढंग से निर्वहन कर सकें। जो मामले शीर्ष प्रबंधकों के लिए नियमित प्रकृति के हैं वे अधीनस्थों के लिए महत्वपूर्ण हैं और उन्हें उन जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए अधिकार की आवश्यकता है।
डेलिगेटो की प्रक्रियाn:
प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
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1. लक्ष्य निर्धारित करें:
प्रबंधक उस स्थिति के लक्ष्य या उद्देश्य को स्थापित करता है, ताकि उस स्थिति का व्यक्ति जानता है कि उससे क्या अपेक्षित है। यदि बिक्री विभाग में प्रतिनिधिमंडल की शुरुआत की जानी है, तो उद्देश्य स्पष्ट किया जाना चाहिए, बिक्री संवर्धन या बिक्री प्रतिधारण।
सभी संगठनात्मक गतिविधियाँ लक्ष्य उन्मुख हैं। यदि हर स्थिति को अपनी जिम्मेदारी के बारे में पता है कि लक्ष्य के लिए क्या और कैसे काम करना है, तो प्रतिनिधिमंडल प्रभावी होगा। जब तक लक्ष्य स्पष्ट नहीं होंगे, तब तक इकाइयों / व्यक्तियों को यह नहीं पता होगा कि प्रत्यायोजित प्राधिकरण का उपयोग किस दिशा में किया जाना है।
2. ज़िम्मेदारी:
एक बार नौकरी की आवश्यकता को परिभाषित करने के बाद, सदस्यों की जिम्मेदारी उन्हें सौंपे गए कार्यों के संदर्भ में निर्धारित की जाती है। अपेक्षित परिणामों के संदर्भ में कार्य सौंपा जाना चाहिए ताकि कर्मचारी मापनीय मानकों की ओर काम करें। 'प्रति माह 10,000 इकाइयाँ बेचना' यह कहना बेहतर है कि 'जितना हो सके उतना बेचो'।
जब कर्मचारियों को पता होता है कि किन लक्ष्यों को पूरा करना है और किस कसौटी पर उनके प्रदर्शन को आंका जाएगा, तो वे अपने कर्तव्यों का बेहतर प्रदर्शन करेंगे। उत्तरदायित्व उन वरिष्ठों के साथ उनके संबंधों को भी परिभाषित करता है जिनके लिए वे जवाबदेह हैं और अधीनस्थ हैं जिन्हें वे निर्देश दे सकते हैं।
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3. प्राधिकरण:
काम सौंपा गया है, अधिकार दिया गया है ताकि मातहत उस नौकरी से संबंधित जिम्मेदारियों का कुशलता से निर्वहन कर सकें। प्राधिकरण अधीनस्थों के अधिकार को निर्धारित जिम्मेदारियों को पूरा करने के निर्देश देने के लिए परिभाषित करता है।
यह उन सीमाओं को परिभाषित करता है जिनके भीतर अधीनस्थ काम करेंगे - वे कार्य जो वे कर सकते हैं और वे प्रदर्शन नहीं कर सकते हैं। प्राधिकरण अधीनस्थों को संसाधनों को खर्च करने, संगठनात्मक प्रतिबद्धताओं को बनाने, उनकी इकाई के सदस्यों को आगे आदेश जारी करने आदि के कार्यों पर कार्रवाई करने की अनुमति देता है। प्राधिकरण को जिम्मेदारी के साथ सराहनीय होना चाहिए। अधिक जिम्मेदारी, अधिक अधिकार और इसके विपरीत।
4. प्रेरणा:
प्राधिकरण और जिम्मेदारियों को सौंपने से प्रबंधक का कर्तव्य समाप्त नहीं होता है। वह सुनिश्चित करता है कि अधीनस्थ स्वेच्छा से संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सौंपी गई नौकरी में योगदान दें। प्रबंधक उत्साह और उत्साह के साथ अपने काम करने के लिए अधीनस्थों को प्रेरित करते हैं। वे अधीनस्थों को प्रेरित करने के लिए वित्तीय और गैर-वित्तीय (भागीदारी निर्णय, मान्यता आदि) प्रोत्साहन का उपयोग करते हैं।
स्वीकृति और मान्यता की आवश्यकता महत्वपूर्ण प्रेरक हैं जो कर्मचारियों के मनोबल को बढ़ावा देने के लिए प्रतिनिधि कार्य करते हैं। "लोगों को प्रेरित करने में अन्य प्रोत्साहन के लिए मान्यता या अहंकार संतुष्टि की इच्छा केंद्रीय है।"
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5. प्रशिक्षण:
जिम्मेदारी के साथ अधिकार देने के बावजूद, अधीनस्थ प्रभावी ढंग से प्रत्यायोजित कार्यों को करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। प्रबंधक, इसलिए, दिए गए कार्यों पर अपने ज्ञान को बढ़ाने के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रम आयोजित करते हैं।
6. नियंत्रण:
प्रदर्शन के विशिष्ट मानकों को संचारित किया जाता है ताकि अधीनस्थों को मानकों के विरुद्ध उनके प्रदर्शन का आकलन करने, संगठन के लक्ष्यों के साथ उनकी गतिविधियों को नियंत्रित करने और समन्वय करने में सक्षम बनाया जा सके।
7. जवाबदेही:
प्रतिनिधिमंडल की प्रकृति और सीमा जो भी हो, प्रबंधक लगातार अधीनस्थों की गतिविधियों का निरीक्षण करते हैं, उनकी प्रगति की समीक्षा करते हैं और जब भी आवश्यक हो मार्गदर्शन प्रदान करते हैं। वे उन्हें सौंपे गए काम के लिए जवाबदेह हैं, लेकिन प्रत्येक कार्य को पूरा करने और समग्र संगठनात्मक कार्य के साथ इसके समन्वय के लिए अंततः अपने वरिष्ठों के प्रति जवाबदेह हैं।
प्रतिनिधिमंडल के रूप:
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प्रतिनिधिमंडल तीन रूप ले सकता है:
1. शीर्ष से नीचे प्रतिनिधिमंडल:
ऊपर वर्णित प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया जहां वरिष्ठ अधिकारियों के अधीनस्थों को काम सौंपने के लिए ऊपर से नीचे प्रतिनिधिमंडल है।
2. नीचे से ऊपर का प्रतिनिधिमंडल:
प्रतिनिधिमंडल का यह रूप अनौपचारिक समूहों के महत्व को पहचानता है। समूह के सदस्यों के आकर्षण का बल इतना मजबूत होता है कि यदि वह श्रेष्ठ या समूह के सदस्यों का पालन करने की बात करता है, तो वे बाद का चयन करते हैं। ऐसे मामलों में, प्रबंधकों को प्रत्यायोजित कार्यों को करने के लिए आदेश जारी करने में सावधानी बरतनी चाहिए।
वे समूह के सदस्यों के रूप में अधीनस्थों को प्रेरित करते हैं न कि व्यक्तिगत सदस्यों के रूप में। एलन के अनुसार, "इस हद तक कि प्रबंधक समूह के सदस्यों को आश्वस्त करता है कि उनकी ज़रूरतें, उनकी खुद की, और कंपनी के जो संयोग हैं, वह उन्हें निर्धारित मानकों के अनुसार उत्पादन करने के लिए प्रेरित कर सकता है।"
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3. पार्श्व प्रतिनिधिमंडल:
जब प्रबंधक पदानुक्रम में अधीनस्थों को कर्तव्यों को सौंपते हैं, तो अधीनस्थ अन्य इकाइयों में समान स्तर पर लोगों को अनौपचारिक रूप से कार्यों को सौंपते हैं। उदाहरण के लिए, यदि बिक्री विभाग का महाप्रबंधक बिक्री प्रबंधक से जनवरी महीने के लिए बिक्री और बिक्री कर्मियों के आंकड़े संकलित करने के लिए कहता है, तो बिक्री प्रबंधक वित्त प्रबंधक और कार्मिक प्रबंधक की सहायता लेगा।
इस प्रकार, बिक्री प्रबंधक को सौंपी गई जिम्मेदारी उसके द्वारा उसी स्तर पर काम करने वाले अन्य विभागों के प्रबंधकों के साथ साझा की जाती है। यह पार्श्व प्रतिनिधिमंडल का एक रूप है। सहकर्मी समूह एक साथ आते हैं और टीम के रूप में कार्य करते हैं।
प्रत्यायोजन के तत्व:
प्रतिनिधिमंडल के तीन महत्वपूर्ण तत्व हैं:
1. ज़िम्मेदारी:
जिम्मेदारी वह गतिविधि या कार्य है जो प्रबंधक द्वारा अधीनस्थों को सौंपा जाता है। हालांकि, प्रतिनिधि, कार्य के पूरा होने के लिए अंतिम जिम्मेदारी (जवाबदेही) प्रबंधक के साथ टिकी हुई है।
2. प्राधिकरण:
सौंपी गई जिम्मेदारी को पूरा करने के लिए, संसाधनों को आवंटित करने, लोगों को आदेश देने, दिशा-निर्देश जारी करने और निर्णय लेने के लिए प्राधिकरण की आवश्यकता है। इसलिए, प्राधिकरण अधीनस्थों को सौंप दिया जाता है ताकि उन्हें सौंपी गई जिम्मेदारी को पूरा करने में सक्षम बनाया जा सके।
3. जवाबदेही:
जब प्रबंधक अपने कार्य-भार का कुछ हिस्सा अधीनस्थों को सौंपते हैं, तो वे उस कार्य को पूरा करने के लिए उत्तरदायी होते हैं। इस प्रकार, जिम्मेदारी और अधिकार को प्रत्यायोजित किया जा सकता है, लेकिन जवाबदेही नहीं हो सकती।
प्रत्यायोजन का महत्व:
प्रत्यायोजन अपरिहार्य है। प्रबंधकों को प्रतिनिधिमंडल की कला में कुशल होना होगा।
इसके निम्नलिखित गुण हैं:
1. प्रबंधकों को राहत:
प्रत्यायोजन भार के प्रबंधकों को उनकी हर गतिविधि को पूरा करने के लिए राहत देता है। नियमित गतिविधियों को निचले स्तर पर लाकर, शीर्ष प्रबंधक महत्वपूर्ण नीतिगत मामलों पर ध्यान केंद्रित करते हैं। इससे संगठन की दक्षता बढ़ती है।
2. प्रबंधकों को विकसित करता है:
अधीनस्थों को अधिकार और जिम्मेदारी सौंपकर, प्रबंधक अपने वरिष्ठों से अधिक और जिम्मेदारियों को स्वीकार कर सकते हैं। नियमित नौकरियों को पदानुक्रम से कम करके, वे अधिक चुनौतीपूर्ण परियोजनाएं ले सकते हैं और सक्षम प्रबंधकों के रूप में अपने कौशल को बढ़ा सकते हैं।
3. अधीनस्थों का विकास करता है:
जब नियमित और अभिनव कार्यों को अधीनस्थों को सौंप दिया जाता है, तो प्रत्यायोजित कार्यों को करने में उनका कौशल बढ़ जाता है। उन्हें संभावित प्रबंधकों के रूप में विकसित करने के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रम आयोजित किए जा सकते हैं।
4. बेहतर निर्णय:
प्रतिनिधिमंडल के माध्यम से, नियमित मामलों से संबंधित निर्णय उन लोगों द्वारा लिए जाते हैं जो निर्णय लेने की स्थिति के सबसे करीब हैं। इससे निर्णयों की गुणवत्ता बढ़ती है।
5. तेज़ फैसले:
न केवल निर्णय प्रभावी होते हैं, वे भी तेज होते हैं क्योंकि अधीनस्थों को हर बार जब वे किसी समस्या का सामना करते हुए वरिष्ठों के पास गए बिना काम करने का अधिकार रखते हैं। उनके पास समस्याओं को स्वयं हल करने का अधिकार है।
6. विशेषज्ञता:
अधीनस्थों के कौशल, ज्ञान और क्षमता के अनुसार उप-इकाइयों और जिम्मेदारियों के प्रतिनिधिमंडल में कार्य का विभाजन नौकरी पर विशेषज्ञता और अधिक उत्पादन में परिणाम को बढ़ावा देता है। "प्रत्यायोजन प्रबंधक की जिम्मेदारियों को तोड़ने और उन्हें अपनी विशिष्ट क्षमता के आधार पर कई अधीनस्थ प्रबंधकों को सौंपने का एक तरीका प्रदान करता है।"
7. कार्य संतुष्टि:
जब अधीनस्थ प्रदर्शन के निर्धारित मानकों को प्राप्त करते हैं, तो यह उन्हें नौकरी से संतुष्टि प्रदान करता है और उन्हें बेहतर प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करता है।
8. अंतर-व्यक्तिगत संबंधों को बढ़ावा देता है:
प्रतिनिधिमंडल अधीनस्थों के साथ प्रबंधकों की सहभागिता बढ़ाता है और उनके बीच स्वस्थ संबंधों को बढ़ावा देता है।
प्रतिनिधिमंडल के फायदे एक प्रबंधक को खुद को गुणा करने में सक्षम बनाते हैं।
प्रत्यायोजन के सिद्धांत:
निम्नलिखित सिद्धांत प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया को प्रभावी बनाते हैं:
1. प्राधिकरण, जिम्मेदारी और जवाबदेही:
ये प्रतिनिधिमंडल के तत्व हैं जो इसे एक प्रभावी प्रक्रिया बनाते हैं।
2. अधिकार और जिम्मेदारी की समानता:
अधीनस्थों को जिम्मेदारी निभाने के लिए अधिकार की आवश्यकता होती है। प्राधिकरण प्रतिनिधियों को अपनी इकाई के सदस्यों को निर्देश देने में सक्षम बनाता है। अधिकार के बिना जिम्मेदारी और जिम्मेदारी के बिना प्राधिकरण का कोई मतलब नहीं है। चूंकि प्राधिकरण और जिम्मेदारी गणितीय रूप से एक दूसरे से संबंधित नहीं हैं, इसलिए प्राधिकरण जिम्मेदारी के बराबर नहीं हो सकता है। इसे जिम्मेदारी के अनुरूप होना चाहिए; न ज्यादा न कम।
3. स्केलर चेन:
प्रत्येक सदस्य को अपने वरिष्ठ अधिकारियों को जानने के लिए स्केलर श्रृंखला में अपनी स्थिति जाननी चाहिए, जिनके पास उन्हें सौंपने की शक्ति और अपने अधीनस्थों को सौंपने की शक्ति है। यदि प्रत्येक व्यक्ति पदानुक्रम में अपनी स्थिति जानता है तो जिम्मेदारी सौंपी जा सकती है। स्केलर-श्रृंखला बेहतर और अधीनस्थों के बीच प्रत्यक्ष अधिकार संबंध निर्धारित करती है। स्केलर चेन संबंधों में स्पष्टता तेजी से और प्रभावी निर्णयों को बढ़ावा देती है।
4. प्रतिनिधिमंडल की पूर्णता:
कुल कार्य के प्रत्येक भाग को (एक को छोड़कर, जो प्रबंधकों द्वारा आरक्षित है) को स्केलर श्रृंखला के नीचे सौंप दिया जाना चाहिए। यदि काम का कुछ हिस्सा प्रत्यायोजित नहीं किया जाता है, तो काम के संबंध में अंतराल उत्पन्न नहीं होंगे ताकि काम पूरा न हो और काम ठीक से पूरा न हो।
5. आदेश की एकता:
हर व्यक्ति का एक बॉस होना चाहिए, जिसे वह रिपोर्ट करे। यदि अधीनस्थों के पास एक से अधिक बॉस हैं, तो वे असाइन किए गए कार्य को करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यक्ति बॉस ए द्वारा उसे सौंपे गए कार्य को पूरा नहीं कर सकता है, तो वह कह सकता है कि वह बॉस बी और इसके विपरीत के निर्देशों को पूरा करने में व्यस्त था जबकि वास्तव में ऐसा नहीं हो सकता है।
इस प्रकार, वह सौंपे गए कार्यों को करने की जिम्मेदारी से बचता है। आदेश की एकता परिणामों के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी बनाती है और संगठनों में निर्देशों के टकराव से बचती है। इस बात को लेकर पूरी स्पष्टता है कि किसे और किसके आदेश पर चलना है।
6. जिम्मेदारी की पूर्णता:
यद्यपि कार्य को पूरा करने के लिए कार्य और अधिकार दिए गए हैं, फिर भी प्रतिनिधि अपने अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों के लिए अपने वरिष्ठों के प्रति जवाबदेह बना रहता है। यदि जिला प्रबंधक विक्रय लक्ष्य को प्राप्त नहीं कर सकता है, तो शाखा प्रबंधक (प्रतिनिधि) बिक्री विभाग के महाप्रबंधक के प्रति उत्तरदायी रहता है।
प्रतिनिधिमंडल का अर्थ यह नहीं है कि वरिष्ठ अधिकारी अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों की जिम्मेदारी से मुक्त हो जाते हैं। यदि अधीनस्थ अच्छा प्रदर्शन नहीं करते हैं, तो प्रतिनिधि को यह सुनिश्चित करना होगा कि वे कार्य को जानते हैं और यह करेंगे। अंतिम जिम्मेदारी का मतलब है जवाबदेही। जबकि जिम्मेदारी सौंपी जा सकती है, जवाबदेही नहीं सौंपी जा सकती।
7. परिणामों द्वारा प्रतिनिधिमंडल:
प्रबंधकों को प्रतिनिधिमंडल के उद्देश्य को निर्धारित करना चाहिए, अर्थात वे अपने अधीनस्थों को क्या करना चाहते हैं और फिर उन्हें अधिकार के साथ कार्यों को सौंपना चाहते हैं। यदि उत्पादन प्रबंधक उत्तरी शाखा का उत्पादन बढ़ाना चाहता है, तो उसे इस कार्य को अपने शाखा प्रबंधक, उत्तरी क्षेत्र को सौंपना चाहिए।
शाखा प्रबंधक कार्यों को पूरा करेगा जब चीजें उसके पास स्पष्ट होंगी। यदि इस तरह के आदेशों को पूरा करने का अधिकार अधीनस्थों के पास है, तो 'बिक्री बढ़ाएँ' जैसे प्रभावी आदेश प्रभावी नहीं हैं। प्रतिनिधिमंडल से क्या अपेक्षित है, कब, कब आदि को स्पष्ट रूप से नियोजित किया जाना चाहिए और प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए अधीनस्थों को सूचित किया जाना चाहिए। अधीनस्थों को अपने कार्यों से अपेक्षित परिणामों को जानना चाहिए।
8. परिभाषित सीमाओं के भीतर प्रतिनिधि:
प्रबंधक वे नहीं सौंप सकते जो वे स्वयं करने के लिए अधिकृत नहीं हैं। उदाहरण के लिए, यदि प्रबंधक के पास शीर्ष प्रबंधकों की मंजूरी के बिना वित्तीय बाजार से धन जुटाने का अधिकार नहीं है, तो वह इस कार्य को अधीनस्थों को नहीं सौंप सकता है। केवल उन कार्यों को जो प्रबंधक स्वयं करने के लिए अधिकृत हैं, उन्हें आगे भी प्रतिनिधि किया जा सकता है।
कभी-कभी, निर्णय दो या अधिक प्रबंधकों द्वारा एक साथ किए जाते हैं। इसे विखंडित प्राधिकरण कहा जाता है। इसका मतलब अंतर-विभागीय बातचीत के माध्यम से निर्णय लेने का अधिकार है। एक एकल प्रबंधक निर्णय लेने के लिए अधिकृत नहीं है।
उत्पाद डिजाइन में नवाचार उत्पादन विभाग और आर एंड डी विभागों का संयुक्त निर्णय है। दोनों प्रबंधकों की प्राधिकरण क्षमता के भीतर निर्णय उनकी इकाइयों के सदस्यों को सौंपे जा सकते हैं और जो वे नहीं ले सकते हैं वे पदानुक्रम में रिपोर्ट किए गए हैं।