एक संगठन में संचार के विभिन्न आयामों पर नोट्स

यह लेख संचार के चार मुख्य आयामों पर प्रकाश डालता है। आयाम हैं: 1. नीचे संचार 2. ऊपर की ओर संचार 3. क्षैतिज या पार्श्व संचार 4. विकर्ण या क्रॉस-वार संचार।

आयाम # 1. नीचे की ओर संचार:

डाउनवर्ड संचार से तात्पर्य संगठनात्मक पदानुक्रम के उच्च से निचले स्तर तक जानकारी के प्रवाह से है। विभिन्न स्तरों के माध्यम से सूचना सबसे अधिक अधिकार से नीचे-सबसे व्यक्तियों (श्रमिकों) तक प्रवाहित होती है। जानकारी का यह प्रवाह आमतौर पर प्रबल होता है जहां प्रबंधन की निरंकुश शैली प्रमुख है।

सूचना की सामग्री:

निम्न जानकारी आम तौर पर नीचे की दिशा में बहती है:

1. नौकरी कैसे करें

2. उन नौकरियों को करने के लिए तर्क।

3. संगठन की नीतियां और व्यवहार।

4. कर्मचारियों का प्रदर्शन स्तर।

5. मिशन की भावना विकसित करने की आवश्यकता।

नीचे की ओर संचार के प्रपत्र:

अधोमुखी संचार मौखिक या लिखित हो सकता है। भाषण, टेलीफोन, आमने-सामने बातचीत या बैठकों के माध्यम से मौखिक संचार किया जाता है। लिखित संचार पत्र, हैंडबुक, पैम्फलेट, पोस्टर, बुलेटिन, वार्षिक रिपोर्ट, नीति विवरण, नोटिस, परिपत्र आदि के माध्यम से किया जाता है। नीचे दिए गए संचार के लिखित रूप का उपयोग तब किया जाता है जब गोपनीय मामले की रिपोर्ट की जानी चाहिए।

नीचे की ओर संचार के गुण:

नीचे की ओर संचार में निम्नलिखित गुण हैं:

1. यह संगठनात्मक योजनाओं और नीतियों के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

2. यह कर्मचारियों को संगठनात्मक लक्ष्यों के औचित्य के बारे में सूचित करता है और वे अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों के साथ इन लक्ष्यों को समन्वित करने में कैसे योगदान दे सकते हैं।

3. यह कर्मचारियों को अपने विवेक के क्षेत्र को जानने में सुविधा प्रदान करता है। वे जानते हैं कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है और उन बाधाओं के भीतर प्रदर्शन करते हैं।

4. यह बेहतर प्रदर्शन करने के लिए कर्मचारियों की नौकरी की संतुष्टि और मनोबल बढ़ाता है।

नीचे की ओर संचार की सीमाएँ:

नीचे की ओर संचार की निम्नलिखित सीमाएँ हैं:

1. सूचना विकृति:

बड़े आकार के संगठनों में, सूचना कई स्तरों से बहती है। जब तक यह पदानुक्रम में सबसे कम इकाई तक पहुंचता है, तब तक प्राप्त संदेश जो भेजा जाता है, उससे भिन्न हो सकता है। संदेश को विभिन्न स्तरों पर दिखाया गया है।

2. सूचना अंतराल:

पारगमन में मौखिक जानकारी अक्सर खो जाती है जानकारी के Fart को कुछ स्तर पर बनाए रखा जाता है और किसी अन्य स्तर पर कुछ अज्ञात जानकारी से भर जाता है। संदेश धारणा के अनुसार एन्कोड और डिकोड किए जाते हैं। शोधकर्ताओं ने दिखाया है कि कुछ मामलों में, लगभग अस्सी फीसदी तक की जानकारी रास्ते में ही खत्म हो जाती है।

3. बहुत समय लगेगा:

यदि संगठनात्मक पदानुक्रम के कई स्तर हैं, तो सूचना को संबंधित व्यक्ति तक पहुंचने में लंबा समय लगता है। कभी-कभी, कार्रवाई होने के बाद जानकारी पहुंचती है।

4. अपूर्ण संचरण:

कभी-कभी, प्रबंधक जानकारी का हिस्सा रोकते हैं और अधूरी जानकारी को प्रसारित करते हैं ताकि अधीनस्थ आवश्यक जानकारी के लिए उन पर निर्भर रहें। कर्मचारी अपूर्ण जानकारी के साथ कार्यों को प्रभावी ढंग से नहीं कर सकते हैं। यह श्रेष्ठ-अधीनस्थ संबंधों को प्रभावित कर सकता है। ये सीमाएं नीचे की ओर संचार के महत्व को कम नहीं करती हैं। निचले से उच्च स्तर तक की जानकारी की उचित प्रतिक्रिया, नीचे संचार की सीमाओं को पार कर सकती है।

आयाम # 2। अपवर्ड कम्युनिकेशन:

निचले-स्तरों से उच्च-स्तर तक की जानकारी का प्रवाह ऊर्ध्व संचार के रूप में जाना जाता है। कर्मचारी उर्ध्व संचार के माध्यम से निर्देशों और निर्देशों का जवाब देते हैं। संचार का यह प्रवाह उपयुक्त है जहां प्रबंधन की लोकतांत्रिक या सहभागी शैली प्रचलित है।

अधीनस्थों की कार्य-संबंधी समस्याओं, सुझावों, विचारों, विचारों, उनके वरिष्ठों और सहकर्मियों के बारे में भावनाओं आदि जैसे मामले ऊपर की ओर संचार के माध्यम से प्रवाहित होते हैं।

सूचना की सामग्री:

निम्नलिखित जानकारी आम तौर पर ऊपर की दिशा में बहती है:

1. अधीनस्थों के कार्यों, उपलब्धियों, प्रगति और भविष्य की योजनाओं के बारे में रिपोर्ट।

2. अधीनस्थों की कार्य समस्याएं जिन्हें वरिष्ठों की सहायता की आवश्यकता है।

3. किसी भी इकाई या संगठन के कामकाज में सुधार के लिए अधीनस्थों द्वारा पेश किए गए विचार या सुझाव।

4. अपने काम, काम के माहौल और सहकर्मियों के बारे में अधीनस्थों की धारणा। उर्ध्व संचार का रूप

मीडिया के माध्यम से सुझाव, अपील, बैठकें, शिकायत प्रक्रिया, ओपन डोर पॉलिसी (अधीनस्थ कुछ पदानुक्रमित स्तरों से सीधे गुजरने वाले शीर्ष अधिकारियों से संपर्क कर सकते हैं), शिकायत प्रणाली, प्रश्नावली, समूह बैठक आदि जैसे माध्यमों के माध्यम से ऊपर संचार हो सकता है

उर्ध्व संचार का गुण:

ऊपर की ओर संचार में निम्नलिखित गुण हैं:

1. यह निम्न स्तरों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने में मदद करता है जो नियंत्रण कार्य को सुविधाजनक बनाता है।

2. यह लक्ष्यों और योजनाओं के प्रति कर्मचारियों के दृष्टिकोण को जानने में मदद करता है। यह योजनाओं के प्रभावी कार्यान्वयन की सुविधा प्रदान करता है।

3. इससे मनोबल बढ़ता है और काम करने की प्रेरणा मिलती है। जब कर्मचारी अपनी शिकायतों को जानते हैं, तो विचारों और सुझावों को शीर्ष प्रबंधकों द्वारा माना जाता है, वे अपने काम के लिए नैतिक रूप से प्रतिबद्ध महसूस करते हैं।

4. यह रचनात्मक विचारों और सुझावों के साथ प्रबंधकों को प्रदान करता है जिनके बारे में उन्होंने नहीं सोचा होगा।

5. यह बेहतर अधीनस्थ संबंधों को मजबूत करता है और सामंजस्यपूर्ण औद्योगिक संबंध बनाता है।

6. यह बदलने के लिए प्रतिरोध को खत्म कर देता है क्योंकि कर्मचारी अपने डर और आशंकाओं को ऊपर की तरफ पेश कर सकते हैं।

उर्ध्व संचार की सीमाएँ:

अपवर्ड संचार निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त है:

1. निस्पंदन:

जैसा कि नीचे की ओर संचार में होता है, जब यह ऊपर की ओर बहती है तो सूचना का पर्याप्त भाग फ़िल्टर हो जाता है। ऊपर की ओर संचार में, प्रत्येक अधीनस्थ स्तर जानकारी के उस हिस्से को फ़िल्टर करता है जो वरिष्ठों को प्रतिकूल तस्वीर पेश कर सकता है।

2. समय लेने वाली:

देरी से प्रसारण में आदेश परिणाम की आधिकारिक श्रृंखला में बहुत अधिक स्तर।

1. आशंकाएँ और आशंकाएँ:

अधीनस्थ हमेशा मामलों को रिपोर्ट नहीं करते हैं जिस तरह से वे चाहते हैं। जब वे जानते हैं कि जानकारी वह नहीं है जो बॉस सुनना चाहते हैं, तो वे इसे प्रसारित नहीं कर सकते हैं। वे इसे ऊपर की ओर प्रसारित करने से पहले सूचना को विकृत या संपादित भी कर सकते हैं। इस प्रकार, पास की गई जानकारी वह नहीं है जो सत्य है लेकिन श्रेष्ठ क्या सुनना चाहता है।

2. वरिष्ठों का दृष्टिकोण:

कभी-कभी, वरिष्ठ जूनियर्स की बात नहीं मानते हैं। निचले स्तरों द्वारा कहा जाने वाला अधिकांश शीर्ष स्तरों पर अनसुना हो जाता है। इस तरह के मामलों में उर्ध्व संचार का बहुत उद्देश्य पराजित हो जाता है।

3. कम प्रभावशीलता:

जब कर्मचारी स्केलर श्रृंखला में कुछ लिंक पास करके सीधे शीर्ष प्रबंधकों से संपर्क करते हैं, तो यह सूचनाओं को छानने से बचता है लेकिन जो लोग पार हो जाते हैं वे परेशान महसूस कर सकते हैं। यह श्रेष्ठ-अधीनस्थ रिश्तों को तनाव देता है और आगे संचरण की प्रभावशीलता को बाधित करता है।

उर्ध्व संचार संचार का एक प्रभावी आयाम है। प्रबंधकों को बातचीत के ऊपर के प्रवाह में सुधार करना चाहिए। सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, उन्हें कर्मचारियों को सुनना चाहिए। अगला, उन्हें उस प्रकार की जानकारी निर्दिष्ट करनी चाहिए जो ऊपर की ओर प्रवाहित होनी चाहिए। हर मामले की सूचना शीर्ष प्रबंधकों को नहीं दी जानी चाहिए।

केवल महत्वपूर्ण जानकारी जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता है और कार्रवाई ऊपर की ओर होनी चाहिए। संचार के अनौपचारिक चैनल ऊर्ध्व संचार की दक्षता को बढ़ा सकते हैं। सुझाव योजनाओं, शिकायत प्रक्रियाओं, आवधिक रिपोर्ट, समितियों, खुली दरवाजा नीति आदि का उपयोग भी इस संबंध में सहायक है।

आयाम # 3। क्षैतिज या पार्श्व संचार:

समान स्तर पर लोगों के बीच जानकारी का प्रवाह क्षैतिज संचार के रूप में जाना जाता है। यह सहकर्मी समूहों के बीच बातचीत है। इसमें समान स्तर के लोगों के साथ संचार शामिल है। अधिकांश सामान्य क्षैतिज संचार कार्यात्मक प्रमुखों के बीच होता है। विपणन प्रबंधक और उत्पादन प्रबंधक उत्पादन शेड्यूल के साथ मांग को समन्वय करने के लिए एक दूसरे के साथ बातचीत करते हैं।

उत्पादन प्रबंधक के लिए विपणन प्रबंधक:

"श्री। एक्स, हमारे उत्पाद की बढ़ती मांग है। मुझे उम्मीद है कि आप समय पर अतिरिक्त इकाइयों का उत्पादन कर सकते हैं। ”

उत्पादन प्रबंधक:

"चिंता न करें, मैंने अपने विभाग के लोगों से बात की है। मैं आपकी आवश्यकता का प्रबंधन कर सकता हूं। आप अपनी आवश्यकता को तीन दिन पहले ही बता दें। हालांकि, मुझे अतिरिक्त इन्वेंट्री खरीदने के लिए अतिरिक्त धनराशि की आवश्यकता है। मैं वित्त प्रबंधक से बात करूंगा। ”

वित्त प्रबंधक:

"जब भी आपको उनकी आवश्यकता हो आप मुझे धन उपलब्ध करा सकते हैं।"

उत्पादन, विपणन और वित्त प्रबंधकों के बीच यह संचार क्षैतिज संचार का एक रूप है। यह अन्योन्याश्रित गतिविधियों के समन्वय की सुविधा प्रदान करता है और संगठन के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करता है।

इसके बीच होता है:

1. किसी विशेष कार्य समूह के सदस्य।

2. विभिन्न कार्य समूहों के सदस्य।

3. एक ही स्तर पर संचालित विभिन्न विभागों के सदस्य।

4. लाइन और स्टाफ के सदस्य।

यह कमांड की आधिकारिक श्रृंखला का पालन नहीं करता है, लेकिन इसके पार कट जाता है।

क्षैतिज संचार के उद्देश्य:

क्षैतिज संचार निम्नलिखित उद्देश्यों को पूरा करता है:

1. यह विभिन्न विभागों के कार्य असाइनमेंट का समन्वय करता है।

2. यह संगठनात्मक योजनाओं और नीतियों के बारे में जानकारी साझा करने में मदद करता है।

3. यह संगठनात्मक समस्याओं को हल करने में मदद करता है।

4. यह सभी संगठनात्मक सदस्यों के बीच समझ विकसित करता है।

5. यह कर्मचारियों के बीच सांस्कृतिक और व्यवहारिक कारकों के कारण उत्पन्न मतभेदों को सुलझाता है, बातचीत करता है और मध्यस्थता करता है।

6. यह विभिन्न इकाइयों के लोगों के बीच पारस्परिक समर्थन विकसित करता है।

क्षैतिज संचार के रूप:

क्षैतिज संचार मौखिक और लिखित हो सकता है। मौखिक संचार एक ही स्तर के लोगों के बीच होता है - जब वे दोपहर के भोजन के दौरान मिलते हैं, कार्यालय के घंटों के बाद, बैठकों और सम्मेलनों या टेलीफोन पर लिखित संवाद रिपोर्ट, बुलेटिन, बोर्ड, पत्र, ज्ञापन, रिपोर्ट आदि के माध्यम से होते हैं।

क्षैतिज संचार के गुण:

क्षैतिज संचार में निम्नलिखित गुण होते हैं:

1. यह समान पदों पर काम करने वाले लोगों को सौंपी गई गतिविधियों की समीक्षा करने में मदद करता है।

2. यह काम के प्रवाह को गति देता है।

3. यह अपने स्तर पर सदस्यों के बीच समस्या-समाधान की सुविधा प्रदान करता है और कार्य को एकीकृत करता है।

4. यह विभिन्न विभागों के लोगों में विश्वास और विश्वास विकसित करता है।

5. यह कर्मचारियों को नौकरी से संतुष्टि प्रदान करता है और प्रदर्शन में सुधार करने के लिए उनका मनोबल बढ़ाता है।

6. यह कार्य स्थल पर समस्याओं को हल करने के बोझ के शीर्ष प्रबंधकों को राहत देता है, अगर कार्यकर्ता उन्हें अपने दम पर हल कर सकते हैं। इस प्रकार, यह उत्पत्ति के स्थान पर इंटरडैप्डेरल और इंट्रापेपडेलल अंतर को सुलझाता है।

7. यह लोगों की आम समस्याओं को हल करता है और टीम वर्क बनाता है।

क्षैतिज संचार की सीमाएं:

क्षैतिज संचार निम्न सीमाओं से ग्रस्त है:

1. व्यक्तिगत पक्षपात:

कार्य समूहों के सदस्यों के बीच व्यक्तिगत पसंद और नापसंद जानकारी के मुक्त प्रवाह में बाधा डाल सकती है।

2. विशेषज्ञता:

आधुनिक युग में, कार्यात्मक प्रमुख अपने विभागों का प्रबंधन करने के लिए अत्यधिक विशिष्ट होते हैं और उन्हें अन्य कार्यात्मक क्षेत्रों का पूरा ज्ञान नहीं होता है। यह क्षैतिज स्तर पर संचार को बाधित करता है। उदाहरण के लिए, विपणन प्रबंधक फंड्स, वित्तीय प्रबंधन और पूंजीकरण के स्रोतों और उपयोग के बारे में ज्यादा नहीं जान सकता है। वह वित्त प्रबंधक के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम नहीं होगा।

3. धारणा और दृष्टिकोण:

कार्यकुशल प्रमुखों की धारणाओं और दृष्टिकोणों में अंतर क्षैतिज संचार में प्रति-उत्पादक हो सकता है। विभिन्न कोणों से कार्यात्मक प्रबंधक एक ही समस्या को देख सकते हैं। यदि कंपनी के सीईओ लागत में कटौती के लिए कार्यात्मक प्रमुखों को निर्देश देते हैं, तो वित्त प्रबंधक विपणन प्रबंधक को बिक्री लागत में कटौती करना चाह सकता है, जबकि विपणन प्रबंधक उत्पादन प्रबंधक को उत्पादन लागत में कटौती करना चाह सकता है। अंतर-विभागीय संघर्ष उत्पन्न हो सकते हैं और उद्देश्य प्राप्त नहीं होगा।

उनके बीच स्वस्थ संचार को बढ़ावा देने के लिए विभिन्न कार्य समूहों के प्रमुखों और सदस्यों का समर्थन करके इन समस्याओं को दूर किया जाना चाहिए। जबकि वरिष्ठ लोग सूचनाओं को संगठनों में क्षैतिज रूप से प्रवाहित करने की अनुमति देते हैं, उन्हें यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि अधीनस्थ अपने अधिकार की सीमाओं का उल्लंघन न करें। अधीनस्थों को वरिष्ठों को सहकर्मी समूहों के बीच होने वाली बातचीत से अवगत कराना चाहिए।

आयाम # 4। विकर्ण या क्रॉस-वार संचार:

विभिन्न स्तरों पर विभिन्न विभागों के लोगों के बीच जानकारी का प्रवाह विकर्ण संचार के रूप में जाना जाता है। जब क्षेत्रीय बिक्री प्रबंधक वित्त या उत्पादन विभाग के श्रमिकों से बात करता है, तो विकर्ण संचार के बारे में कहा जाता है। जो लोग आम तौर पर संपर्क में नहीं होते हैं, वे विकर्ण संचार के माध्यम से एक दूसरे के करीब आते हैं।

विकर्ण संचार के रूप:

विकर्ण संचार मौखिक और लिखित हो सकता है। मौखिक संचार बैठकों, सम्मेलनों, परियोजना टीमों आदि में होता है, और लिखित संचार पत्रिकाओं, बुलेटिन बोर्ड, नोटिस, परिपत्र आदि के माध्यम से होता है।

विकर्ण संचार के गुण:

विकर्ण संचार में निम्नलिखित गुण होते हैं:

1. यह कार्य की दक्षता और गति को बढ़ाता है। औपचारिक श्रृंखला के माध्यम से लोग सीधे एक-दूसरे से बात कर सकते हैं।

2. यह मनोबल बढ़ाता है और काम करने के लिए प्रतिबद्धता करता है क्योंकि कर्मचारी सीधे प्रबंधकों से बात कर सकते हैं।

3. यह विभिन्न विभागों की गतिविधियों का समन्वय करता है क्योंकि लोग एक दूसरे के साथ बातचीत कर सकते हैं।

4. यह कर्मचारियों को नौकरी से संतुष्टि प्रदान करता है।

विकर्ण संचार की सीमाएं:

विकर्ण संचार निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त है:

1. आदेश की श्रृंखला का उल्लंघन:

सूचना सभी स्तरों और सभी विभागों में कटौती। कमांड की श्रृंखला का पूर्ण उल्लंघन है।

2. व्यवहार संबंधी समस्याएं:

जब बिक्री विभाग के प्रबंधक उत्पादन विभाग के श्रमिकों के साथ सीधे बात करते हैं, तो उत्पादन प्रबंधक नाराज महसूस कर सकता है। यह उसके विभाग के श्रमिकों के साथ संबंध को प्रभावित कर सकता है। विकर्ण संचार संगठनात्मक गतिविधियों की दक्षता को बढ़ाता है क्योंकि हर जानकारी को संचार की ऊर्ध्वाधर रेखाओं के माध्यम से पारित नहीं किया जा सकता है।

सौहार्दपूर्ण संबंधों को सुनिश्चित करके विकर्ण संचार का सर्वोत्तम उपयोग किया जा सकता है। अधीनस्थों को लाइन के वरिष्ठों को अन्य विभागों के लोगों के साथ बातचीत के बारे में सूचित रखना चाहिए।