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यह लेख संचार को प्रभावी बनाने के लिए प्रेषक और सूचना के रिसीवर द्वारा आवश्यक चार महत्वपूर्ण कौशल पर प्रकाश डालता है। कौशल हैं: 1. मौखिक कौशल 2. गैर-मौखिक कौशल 3. सुनने का कौशल 4. प्रतिक्रिया कौशल।
1. मौखिक कौशल:
ये कौशल किसी व्यक्ति के (प्रेषक या रिसीवर के) शब्दावली, बोलने, पढ़ने और लिखने में प्रवाह के ज्ञान से संबंधित हैं। जब कोई संदेश लिखित या मौखिक रूप से भेजा जाता है, तो प्रेषक को यह सुनिश्चित करना होगा कि संदेश को समझने के लिए रिसीवर के पास मौखिक कौशल है।
प्रेषक साहित्य में डॉक्टरेट की डिग्री धारण कर सकता है जबकि रिसीवर एक साधारण स्नातक हो सकता है। प्रेषक को भाषा का उपयोग करना चाहिए जिसे रिसीवर समझ और व्याख्या कर सकता है।
2. गैर-मौखिक कौशल:
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ये कौशल चेहरे के भाव के माध्यम से संदेश की समझ से संबंधित हैं। एक प्रेषक जो रिसीवर के चेहरे के भाव और रिसीवर को समझकर संदेशों को सांकेतिक शब्दों में बदलना कर सकता है, जो प्रेषक के चेहरे के भावों को समझकर संदेश को डिकोड कर सकता है, संदेश पर बेहतर कार्य कर सकता है, जो इन कौशल के अधिकारी नहीं हैं।
3. सुनने का कौशल:
सुनना सुनने से अलग है। सुनना अधिक विशिष्ट है। हम आम तौर पर सब कुछ नहीं सुनते हैं जो हम सुनते हैं। हम जो सुनते हैं उसका लगभग 75% बिना सुने ही चला जाता है। सुनना रिसीवर द्वारा संदेश के उचित डिकोडिंग को संदर्भित करता है ताकि प्रेषक और रिसीवर को संदेश के बारे में समान धारणा हो। जूडिथ आर। गॉर्डन सक्रिय श्रवण को परिभाषित करता है "वह प्रक्रिया जिसमें एक श्रोता सक्रिय रूप से तथ्यों और वक्ता द्वारा व्यक्त की जा रही भावनाओं को समझने के प्रयास में भाग लेता है।"
सुनने में शामिल हैं:
(ए) संदेश में भाग लेने:
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रिसीवर को शारीरिक और मानसिक रूप से सतर्क होना चाहिए और प्रेषक द्वारा प्रेषित संदेश पर ध्यान देना चाहिए।
(बी) संदेश का पालन करें:
श्रोता को अनावश्यक प्रश्न पूछे बिना संदेश की व्याख्या करनी चाहिए ताकि प्रेषक को रिसीवर के साथ संवाद करने के लिए प्रोत्साहित किया जाए।
(ग) संदेश को वापस दर्शाते हुए:
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प्राप्तकर्ता को प्रेषित संदेश की सटीकता की जांच करने के लिए प्रेषक को जवाब देना चाहिए और प्रेषक यह भी सत्यापित कर सकता है कि रिसीवर द्वारा उसके संदेश की सही व्याख्या की गई है। दर्शाते हुए विश्वास को दर्शाया गया है कि प्रेषक और रिसीवर ने संदेश को इसके सही अर्थ में समझा है।
4. प्रतिक्रिया कौशल:
प्रेषक और रिसीवर दोनों को प्रेषित संदेश पर एक दूसरे से प्रतिक्रिया प्राप्त करनी चाहिए। प्रेषक को रिसीवर को निर्देश देना चाहिए कि रिसीवर निर्देशों को कितनी अच्छी तरह लागू कर रहा है। उसे रिसीवर से फीडबैक भी प्राप्त करना चाहिए कि प्रेषक कितना अच्छा संदेश प्रेषित कर रहा है।
यदि प्रेषक प्रतिक्रिया के लिए सकारात्मक प्रतिक्रिया करता है, तो वह रिसीवर से सकारात्मक और नकारात्मक दोनों प्रतिक्रिया प्राप्त करेगा, अन्यथा उसे केवल सकारात्मक प्रतिक्रिया मिलेगी। प्रतिक्रिया कौशल संदेश की दक्षता बढ़ाते हैं।