स्टाफ और लाइन प्रबंधक

इस लेख को पढ़ने के बाद आप पंक्ति प्रबंधकों को सहायता प्रदान करने वाले कर्मचारियों के महत्व और प्रकारों के बारे में जानेंगे।

स्टाफ का महत्व:

छोटे संगठनों में कर्मचारी विशेषज्ञों की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि लाइन प्रबंधक आवश्यक कार्य (सामान्य और विशेष) अपने दम पर कर सकते हैं। सबसे अधिक, वे बाहरी विशेषज्ञों का मार्गदर्शन ले सकते हैं। जैसे-जैसे संगठन आकार में बढ़ते हैं, लाइन प्रबंधक शारीरिक और मानसिक रूप से सभी संगठनात्मक मामलों का प्रबंधन करने के लिए बोझ महसूस करते हैं। उन्हें कार्मिक, लेखा, आरएंडडी आदि क्षेत्रों में विशेषज्ञों के निरंतर मार्गदर्शन और सलाह की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, स्टाफ विशेषज्ञों को अपने कार्यों का प्रभावी ढंग से निर्वहन करने के लिए लाइन प्रबंधकों की सहायता के लिए नियुक्त किया जाता है।

स्टाफ विशेषज्ञ लाइन प्रबंधकों को निम्नलिखित सेवाएं प्रदान करते हैं:

1. वे महत्वपूर्ण संगठनात्मक मामलों पर लाइन प्रबंधकों को सिफारिशें करते हैं और इस प्रकार, लाइन प्रबंधकों द्वारा लिए गए निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार करते हैं। वे अंतराल भरते हैं जहां लाइन प्रबंधक निर्णय लेने में अक्षम महसूस करते हैं। इस प्रकार, कर्मचारी प्रबंधक, लाइन प्रबंधकों के कौशल के पूरक हैं।

2. लाइन प्रबंधकों के कार्य भार को साझा करके, वे उन्हें महत्वपूर्ण और रणनीतिक संगठनात्मक मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाते हैं।

3. अपने विशेष क्षेत्रों में विशेषज्ञ होने के नाते, स्टाफ प्रबंधक लाइन प्रबंधकों को रचनात्मक और नवीन विचार प्रदान करते हैं।

4. लाइन प्रबंधकों को सलाहकार सेवाएं प्रदान करके, वे लाइन विभागों द्वारा की जाने वाली गतिविधियों की एकरूपता सुनिश्चित करते हैं।

स्टाफ के प्रकार:

निम्न प्रकार के कर्मचारी लाइन प्रबंधकों को सहायता प्रदान कर सकते हैं:

1. निजी कर्मचारी:

किसी विभाग या किसी व्यक्ति से जुड़े कर्मचारियों को व्यक्तिगत कर्मचारी कहा जाता है। यह प्रबंधक को नियमित गतिविधियों को करने में मदद करता है जैसे कि बड़ी मात्रा में मेल या दस्तावेजों का प्रबंधन, तकनीकी मुद्दों में सहायता करना, बैठकों के लिए कार्यक्रम निर्धारित करना, लोगों के साथ नियुक्तियों को ठीक करना आदि। इस प्रकार, विशेष रूप से जहां आंतरिक मामलों, निजी कर्मचारियों पर बोझ होता है। उसे बहुत मदद की।

2. सामान्य कर्मचारी:

सामान्य कर्मचारियों की अवधारणा सैन्य संगठनों से निकली है। सामान्य कर्मचारी ऐसे लोगों का एक समूह होता है जो मुख्य संगठनात्मक गतिविधियों की योजना बनाते हैं, जैसे योजना, आयोजन, दस्तावेज तैयार करना, समितियों का गठन करना आदि।

सामान्य कर्मचारी को संगठन के ढांचे को समझने के लिए संगठन में विभिन्न क्षेत्रों और स्तरों पर घुमाया जाता है। वे विभिन्न विभागों के प्रबंधकों को गतिविधियों को पूरा करने में मदद करने के लिए मदद कर सकते हैं जो सभी लाइन विभागों के लिए आम हैं जैसे रिपोर्ट बनाना, कार्यक्रम तय करना, बजट का प्रबंधन करना आदि।

3. विशिष्ट स्टाफ:

हालांकि निजी कर्मचारी अपनी सक्षमता और कौशल के क्षेत्र में कर्तव्यों का निर्वहन करने में लाइन प्रबंधकों की सहायता करते हैं, विशेष स्टाफ उन क्षेत्रों में लाइन प्रबंधकों को सेवाएं प्रदान करता है जहां लाइन प्रबंधकों के पास विशेष कौशल और क्षमता नहीं है। इसलिए, प्राधिकरण को ऐसी सेवाओं को चलाने के लिए कर्मचारियों को सौंप दिया जाता है। कर्मचारियों को उनके द्वारा सौंपी गई सेवाओं के लिए जवाबदेह है।

व्यक्तिगत और विशिष्ट कर्मचारियों के बीच अंतर इस प्रकार हैं:

निजी कर्मचारी:

1. यह एक व्यक्ति या विभिन्न गतिविधियों को अंजाम देने वाले विभाग की सहायता करता है।

2. इस तरह की गतिविधियों के लिए लाइन मैनेजर जिम्मेदार होता है।

3. लाइन प्रबंधकों को इस तरह की गतिविधियों को करने के लिए आवश्यक ज्ञान होता है।

4. कर्मचारियों के पास ऐसी गतिविधियों को करने का अधिकार नहीं है।

विशिष्ट स्टाफ:

1. यह पूरे संगठन को विशेषज्ञता और विशेषज्ञता के अपने क्षेत्र में सेवाएं प्रदान करता है।

2. ऐसी गतिविधियों की जिम्मेदारी कर्मचारियों के साथ निहित है।

3. लाइन प्रबंधकों के पास विशेष कौशल नहीं है।

4. ऐसी गतिविधियों का निर्वहन करने का अधिकार कर्मचारियों को दिया जाता है।

विशिष्ट कर्मचारी निम्न प्रकार के हो सकते हैं:

(1) सलाहकार कर्मचारी:

सलाहकार की भूमिका में, संगठनात्मक समस्याओं को हल करने के लिए कर्मचारी कर्मचारी अपनी पेशेवर विशेषज्ञता का उपयोग करते हैं। स्टाफ कर्मी, वास्तव में, आंतरिक सलाहकार हैं जिनका लाइन कर्मियों के साथ संबंध पेशेवर और ग्राहक के समान है। सलाहकार कर्मचारी योजना बनाते हैं, सलाह देते हैं और सुझाव देते हैं जो लाइन प्रबंधकों द्वारा स्वीकार या नहीं किया जा सकता है। सुझावों को लाइन प्रबंधकों द्वारा भी संशोधित किया जा सकता है। इस प्रकार, सलाहकार कर्मचारी लाइन प्राधिकरण को प्रतिबंधित नहीं करते हैं।

कर्मचारियों को उनके द्वारा सौंपे गए मामलों पर लाइन प्रबंधकों से सलाह लेने के बाद योजना तैयार करता है। लाइन प्रबंधकों को विश्वास में लेने के बाद की गई योजना, सलाह या सुझाव अनुमोदन की उचित संभावनाएं हैं। बोनस की घोषणा करने के लिए लाइन प्रबंधकों को सुविधा देने वाले संगठन के लिए बोनस योजना बनाना एक सलाहकार कार्य है। साक्षात्कार के लिए प्रोजेक्ट और प्रारूप तैयार करना सलाहकार कर्मचारियों के अन्य कार्य हैं।

जब कर्मचारी पूरे संगठन के लिए बोनस योजना बनाता है, हालांकि लाइन प्रबंधक इस योजना को स्वीकार करने के लिए बाध्य नहीं हैं, तो स्टाफ प्रबंधकों को प्रस्ताव के लिए अपनी स्वीकृति प्राप्त करने के लिए लाइन प्रबंधकों के विश्वास का निर्माण करना चाहिए।

हालांकि लाइन प्रबंधक कर्मचारियों के सुझावों को स्वीकार करने के लिए बाध्य नहीं हैं, वे आम तौर पर इसके लिए सहमत होंगे:

1. कर्मचारी को उस विषय पर विशेषज्ञ और विशिष्ट ज्ञान है, जो लाइन में नहीं है।

2. कर्मचारी लाइन मैनेजरों के लिए उच्च पद पर आसीन हो सकते हैं और इसलिए, उन्हें सही सुझाव देने के योग्य माना जाता है।

3. सलाह संगठन के लिए फायदेमंद लगती है।

(2) सेवा के कर्मचारी:

सेवा कर्मचारी संगठन के प्रशासन को सुविधाजनक बनाने के लिए लाइन प्रबंधकों को सेवाएं प्रदान करता है। यह सेवाएं (और सलाह नहीं) प्रदान करता है जो आवश्यक रूप से लाइन प्रबंधकों द्वारा किया जाता है। इस प्रकार, लाइन प्रबंधकों का अधिकार सेवा कर्मचारियों द्वारा इन सेवाओं तक ले जाने के लिए प्रतिबंधित हो जाता है। उदाहरण के लिए, स्टेशनरी खरीदने, संपत्ति के रखरखाव, संपत्ति आदि की प्रक्रिया शुरू करना सेवा कर्मचारियों का कार्य है।

सेवा कर्मचारी सहायक सेवाएं करते हैं जो अन्य विभागों के काम करने की सुविधा प्रदान करते हैं और उनकी दक्षता में सुधार करते हैं। सेवा कर्मचारी यह सुनिश्चित करता है कि लाइन प्रबंधक उनके निर्णय की पुष्टि करें। सेवा की भूमिका में कर्मचारी कर्मचारी ऐसी सेवाएँ प्रदान करते हैं जो संगठन में बिखरे हुए कई व्यक्तियों द्वारा एकल केंद्रीकृत कर्मचारी समूह द्वारा प्रभावी रूप से प्रदान की जा सकती हैं।

(3) नियंत्रण कर्मचारी:

संगठनात्मक योजनाओं की प्रभावशीलता के मूल्यांकन के लिए स्टाफ कर्मियों को एक तंत्र स्थापित करने में मदद मिलती है। नियंत्रण कर्मचारी देखता है कि वास्तविक प्रदर्शन नियोजित प्रदर्शन के अनुरूप है या नहीं। नियंत्रण कर्मचारी उस सीमा के अधिकार को भी नियंत्रित करते हैं, जिस तक नियंत्रण कर्मचारियों द्वारा कार्य को नियंत्रित किया जाता है। नियंत्रण कर्मचारी मानक प्रदर्शन के प्रदर्शन को तेज करने के लिए तेज, सुचारू और बेहतर अनुरूपता सुनिश्चित करता है।

उत्पादन विभाग में, उदाहरण के लिए, गुणवत्ता नियंत्रण को एक अलग कर्मचारी इकाई को सौंपा जा सकता है जो माल के निरीक्षण के लिए जिम्मेदार है। इससे माल की गुणवत्ता बढ़ जाती है और निरीक्षण की लागत भी कम हो जाती है। इसी तरह, ऑडिट स्टाफ सुनिश्चित करता है कि खाते कानूनी नियमों और विनियमों के अनुरूप हों। नियंत्रण कर्मचारी अपने कार्यों में विशिष्ट है और इसलिए, लाइन विभागों के संचालन को नियंत्रित करने का अधिकार है।

(4) कार्यात्मक कर्मचारी:

लाइन मैनेजर या स्टाफ की सहायता करने वाला लाइन मैनेजर किसी अन्य विभाग के लाइन या स्टाफ मैनेजर को अधिकार देता है ताकि मूल लाइन / स्टाफ मैनेजर अपने कार्यात्मक क्षेत्र की गतिविधियों को कर सकें। यह कार्यात्मक प्रकार के संगठन के समान है। इस हद तक कि अधिकार अन्य विभागों को सौंप दिया जाता है, लाइन प्रबंधकों का अधिकार प्रतिबंधित है।

उदाहरण के लिए, एक कंपनी का बिक्री विभाग बिक्री के संबंध में वित्तीय और लेखा मामलों को देखने के लिए वित्त विभाग (लाइन विभाग) और लेखा विभाग (स्टाफ विभाग) को प्राधिकारी को सौंपता है। इन गतिविधियों को वित्त और लेखा विभागों द्वारा किया जाता है, बिक्री विभाग का अधिकार प्रतिबंधित है।

हालाँकि लाइन और स्टाफ मैनेजर द्वारा की गई गतिविधियाँ एक-दूसरे से भिन्न होती हैं, सीमांकन की रेखा इतनी महीन होती है कि वे एक-दूसरे के संचालन के क्षेत्र को ओवरलैप कर देती हैं। लाइन प्रबंधकों का अधीनस्थों पर औपचारिक अधिकार होता है और वे उन्हें काम करने के लिए राजी या मना सकते हैं।

हालांकि यह शक्ति स्टाफ प्रबंधकों के लिए उपलब्ध नहीं है, यह अक्सर उनके द्वारा प्रयोग किया जाता है। कर्मचारियों द्वारा प्रदान किया गया सलाहकार समारोह लाइन प्रबंधकों के दायरे में नहीं है, फिर भी वे आवश्यक होने पर संगठनात्मक सदस्यों को सलाह प्रदान करते हैं। कुछ लेखक, जैसे गेराल्ड जी। फिश और विवान नोसिटर भी लाइन और स्टाफ के पदों के बीच अंतर नहीं करते हैं।