प्रबंधन का विस्तार | संगठन

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - १। नैरो स्पैन बनाम वाइड स्पैन 2। ग्रिकुनस फॉर्मूला 3। ऑपरेटिव स्पैन बनाम कार्यकारी स्पैन 4। लंबा बनाम फ्लैट संगठन 5। इष्टतम 6। स्पैन 7 के भिन्न होने के संगठनात्मक स्तरों पर प्रभाव। एक स्पाइडर 8 का उपयोग करने के कारण। एक संकीर्ण स्पैन और अन्य विवरण का उपयोग करने के कारण।

सामग्री:

1. नैरो स्पैन बनाम वाइड स्पैन
2. ग्रिकुनस फॉर्मूला
3. ऑपरेटिव स्पैन बनाम कार्यकारी स्पैन
4. लंबा बनाम फ्लैट संगठन
5. इष्टतम स्पैन
6. व्यंग्य के आयोजन के संगठनात्मक स्तरों पर प्रभाव
7. एक स्पाइडर स्पैन का उपयोग करने के कारण
8. एक संकीर्ण स्पैन का उपयोग करने के कारण

1. नैरो स्पैन बनाम वाइड स्पैन:

प्रबंधन का इष्टतम समय क्या होना चाहिए? क्या यह अपेक्षाकृत संकीर्ण होना चाहिए (प्रति प्रबंधक कुछ अधीनस्थों के साथ) या अपेक्षाकृत विस्तृत (कई अधीनस्थों)? अधीनस्थों की इष्टतम संख्या क्या है जो एक प्रबंधक के साथ सौदा हो सकता है?

(1) आम तौर पर स्वीकृत नियम यह है कि अधीनस्थों की नौकरी जितनी जटिल होगी, प्रबंधक की अधीनताओं की संख्या उतनी ही कम होनी चाहिए।

(२) दूसरा नियम यह है कि अधीनस्थों का कार्य जितना अधिक नियमित होगा, अधीनस्थों की संख्या उतनी ही बड़ी होगी जो प्रभावी रूप से निर्देशित और नियंत्रित की जा सकती हैं। जब इन दो नियमों को लागू किया जाता है, तो यह हमेशा पाया जाता है कि संगठनों में अपने शीर्ष पर संकीर्ण स्पैन होते हैं और निचले स्तरों पर व्यापक स्पैन होते हैं।

संगठन के पदानुक्रम में एक जितना अधिक होगा, उतना ही कम उसके अधीनस्थ होंगे। किसी भी मामले में, अधीनस्थों की संख्या की एक सीमा है जो प्रबंधक प्रभावी ढंग से देखरेख कर सकता है।

2. ग्रिकुनस फॉर्मूला:

बहुत पहले, एक फ्रांसीसी सलाहकार एवी ग्रेइकुनस ने प्रबंधन की अवधि के साथ संबंधित समस्याओं को निर्धारित करने का प्रयास किया था। उन्होंने देखा कि एक प्रबंधक को अधीनस्थों के साथ तीन प्रकार की बातचीत करनी होती है: प्रत्यक्ष (प्रत्येक अधीनस्थ के साथ प्रबंधक का एक-से-एक संबंध), और समूह (अधीनस्थों के समूहों के बीच)।

एक प्रबंधक और अधीनस्थों के बीच सभी प्रकार के संभावित इंटरैक्शन की संख्या निम्नलिखित सूत्र का उपयोग करके निर्धारित की जा सकती है:

जहां, आर = अधीनस्थों के बीच और एन = अधीनस्थों की संख्या के बीच कुल बातचीत।

यदि किसी प्रबंधक के पास 2 अधीनस्थ हैं, तो 6 संभावित इंटरैक्शन मौजूद हैं। यदि अधीनस्थों की संख्या 3 तक बढ़ जाती है, तो संभावित इंटरैक्शन की संख्या 18 है; 5 अधीनस्थों के साथ 100 संभव बातचीत कर रहे हैं।

Graicunas का फॉर्मूला N के लिए कोई प्रिस्क्रिप्शन नहीं देता है। लेकिन यह प्रदर्शित करता है कि जब अधिक से अधिक अधीनस्थ होते हैं तो रिश्ते कितने जटिल हो सकते हैं। यहां ध्यान देने वाली बात यह है कि जैसे-जैसे प्रबंधन की अवधि बढ़ती है, प्रत्येक अतिरिक्त अधीनस्थ पिछले एक की तुलना में अधिक जटिलता जोड़ता है। उदाहरण के लिए, 9 से 10 तक अधीनस्थों की संख्या बढ़ाना 3 से 4 की संख्या बढ़ाने से पूरी तरह से अलग है।

अंजीर में। 9.8 हम प्रबंधन के संकीर्ण और व्यापक विस्तार का वर्णन करते हैं। फैक्ट्री प्रोडक्शन सुपरवाइजर के लिए 15 या उससे अधिक अधीनस्थों का होना काफी संभव है। इसका कारण यह है कि अधीनस्थ जो अच्छी तरह से निर्देश और दिनचर्या का पालन करने के लिए प्रशिक्षित होते हैं, वे एक बार अपने कार्यों में महारत हासिल कर लेते हैं, न कि अपने पर्यवेक्षक के समय और ऊर्जा की अधिक माँग करते हैं।

उन्हें पता होगा कि उन्हें क्या हासिल करना है और अपने प्रदर्शन मानकों को पूरा करने के लिए इसे कैसे पूरा करना है।

इसके विपरीत, 3 या 4 से अधिक अधीनस्थों के साथ कॉर्पोरेट उपाध्यक्ष का शायद ही कोई उदाहरण हो। इसका कारण यह है कि मध्यम और ऊपरी प्रबंधन कर्मचारी बहुत कम नियमित काम करते हैं। इन नौकरियों में आमतौर पर सरलता और रचनात्मकता की आवश्यकता होती है और उनके कार्य प्रकृति में गैर-दोहराए जाते हैं।

चूंकि समस्याएं अधिक जटिल हैं, इसलिए समाधान भी मुश्किल है। इन स्तरों पर प्रबंधकों को योजना बनाने और अपने प्रयासों को ठीक से व्यवस्थित करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होती है। जब वे सहायता और दिशा के लिए अपने मालिकों से संपर्क करते हैं, तो बॉस को आवश्यक सहायता के लिए निविदा उपलब्ध कराने के लिए समय की आवश्यकता होती है।

यह बताता है कि, सामान्य तौर पर, एक संगठन के पदानुक्रम में उच्च क्यों जाता है, संकरा नियंत्रण का काल होगा। आक्षेप भी सच है: निचला एक पदानुक्रम में जाता है, एक प्रबंधक के पास जितने अधिक अधीनस्थ होंगे।

3. ऑपरेटिव स्पैन बनाम कार्यकारी स्पैन:

राल्फ सी। डेविस, हालांकि, दो प्रकार के स्पैन का वर्णन करते हैं: निचले स्तर के प्रबंधकों के लिए एक ऑपरेटिव स्पैन और मध्य और शीर्ष प्रबंधकों के लिए एक कार्यकारी स्पैन। उन्होंने सुझाव दिया कि जबकि ऑपरेटिव स्पैन 30 अधीनस्थों के पास जा सकता है, कार्यकारी स्पैन न्यूनतम 3 और अधिकतम 9 अधीनस्थों तक सीमित होना चाहिए (प्रबंधक की नौकरी की प्रकृति, कंपनी की विकास दर और इसी तरह के कारकों के आधार पर)।

लिंडेल एफ। उर्विक ने सुझाव दिया कि एक कार्यकारी अवधि 6 से अधिक अधीनस्थों से अधिक नहीं होनी चाहिए।

पीएफ ड्रकर ने पहली बार माना है कि प्रबंधन की अवधि संगठनों को संरचित करने में एक महत्वपूर्ण कारक है और एक इष्टतम अवधि के लिए कोई कठोर-और-तेज़ नियम नहीं है। हालांकि, आगे बढ़ने से पहले, हम प्रबंधन की अवधि से संबंधित दो महत्वपूर्ण सवालों के जवाब दे सकते हैं।

(१) किसी संगठन की समग्र संरचना को प्रबंधन का समय कैसे प्रभावित करता है? तथा

(२) सबसे महत्वपूर्ण चर क्या हैं जो किसी विशेष स्थिति में प्रबंधन के उचित अंतराल को प्रभावित करते हैं।

4. लंबा वर्सस फ्लैट संगठन:

आइए हम 36 ऑपरेटिंग कर्मचारियों और 6. के प्रबंधन की अधिकतम अवधि वाले एक संगठन के बारे में सोचते हैं। जैसा कि अंजीर में दिखाया गया है। 9.9, परिणाम 6 निचले स्तर के प्रबंधकों के साथ एक अपेक्षाकृत लंबा संगठन है, 2 मध्य प्रबंधक निचले समन्वय करते हैं। -लेवल मैनेजर, और एक एकल शीर्ष प्रबंधन। नियंत्रण की एक व्यापक अवधि के साथ, हालांकि, छवि 9.9 में दिखाया गया संगठन अधिक लचीला हो जाता है।

यहां, 18 की अवधि है, जिसमें 2 प्रबंधक समान 36 कर्मचारियों की निगरानी करते हैं और राष्ट्रपति को रिपोर्ट करते हैं। व्यापक अवधि प्रबंधकीय पदों के स्तर को समाप्त करती है और एक अपेक्षाकृत 'सपाट' संगठन संरचना लाती है।

फायदे और नुकसान:

अनुसंधान ने संकेत दिया है कि अपेक्षाकृत सपाट संगठन संरचना कर्मचारी मनोबल और उत्पादकता के उच्च स्तर की ओर ले जाती है। इसके अलावा, एक लंबा ढांचा अधिक महंगा है (इसमें बड़ी संख्या में शामिल प्रबंधकों के कारण) और इससे रचनाकारों को अधिक संचार समस्या होती है (उन लोगों की बढ़ती संख्या के कारण जिन्हें ऊर्ध्वाधर जानकारी से गुजरना पड़ता है)।

दूसरी ओर, एक फ्लैट संगठन में प्रबंधन की एक विस्तृत अवधि के परिणामस्वरूप प्रबंधक को अधिक प्रशासनिक जिम्मेदारी मिल सकती है (क्योंकि कम प्रबंधक हैं) और अधिक पर्यवेक्षी जिम्मेदारी (क्योंकि प्रत्येक प्रबंधक के लिए अधिक अधीनस्थ रिपोर्टिंग हैं)। जब और जब ये अतिरिक्त ज़िम्मेदारियाँ बन जाती हैं, तो फ्लैट संगठन को नुकसान हो सकता है।

बस कितने अधीनस्थों को प्रबंधक होना चाहिए यह कारकों के एक मेजबान पर निर्भर करता है और इसे एक विशिष्ट प्रबंधक या नौकरी को ध्यान में रखते हुए निर्धारित किया जाना चाहिए।

यहां प्रासंगिक मुद्दे निम्नलिखित हैं:

ए। संगठन इस प्रबंधक को नियंत्रित करने के लिए कितना कह रहा है?

ख। कार्यों को कैसे विभाजित किया जाना है?

सी। संसाधन क्या हैं - पुरुष, धन और समय - उपलब्ध?

यदि किसी प्रबंधक की देखरेख के लिए बहुत से अधीनस्थ हैं, तो उसकी (उसके) अधीनस्थों को तुरंत उससे आवश्यक सहायता प्राप्त करने में असमर्थता से निराशा होगी। आवश्यकता पड़ने पर अपने मालिक तक पहुंच न होने के कारण वे उदास भी रहेंगे। समय और अन्य संसाधनों का अपव्यय हो सकता है। इसके अलावा योजनाएं, निर्णय और कार्य उचित नियंत्रण या सुरक्षा उपायों के बिना विलंबित या किए जा सकते हैं।

इसके विपरीत, यदि किसी प्रबंधक के पास पर्यवेक्षण के लिए बहुत कम लोग हैं, तो वही अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं। प्रबंधक के अधीनस्थ या तो अधिनियमित हो सकते हैं या उनकी निगरानी कर सकते हैं और निराश और असंतुष्ट हो सकते हैं।

5. इष्टतम अवधि:

इस प्रकार, प्रबंधन की इष्टतम अवधि कई चर पर निर्भर करती है जैसे संगठन का आकार, प्रौद्योगिकी, विशेषज्ञता और गतिविधियों की दिनचर्या।

सामान्य तौर पर, इष्टतम अवधि पर्यवेक्षक पर निर्भर करती है "बोझ" - अधिक से अधिक बोझ, छोटे अवधि, कम बोझ, अधिक से अधिक अवधि है।

इस संदर्भ में हम ध्यान दें कि कोई भी दो प्रबंधक अपने कौशल, योग्यता या क्षमता में समान नहीं हैं। इस प्रकार एक सक्षम प्रबंधक 6 लोगों को प्रभावी ढंग से देखरेख कर सकता है, उसी नौकरी में एक और प्रबंधक 2 लोगों को ठीक से प्रबंधित करने में सक्षम नहीं हो सकता है। लेकिन इस अंतर का एक हिस्सा इस तथ्य के कारण है कि उनके अधीनस्थों की क्षमता और अनुभव के स्तर भी भिन्न होंगे।

इस प्रकार नियंत्रण के क्षेत्र बनाते समय प्रबंधकों और उनके अधीनस्थों की योग्यता पर विचार करना महत्वपूर्ण है।

जैसा कि प्लंकेट और अटनर ने ठीक ही कहा:

“जितना अधिक सक्षम और अनुभवी उप-निर्देशक हैं, उतना ही बड़ा है अधीनस्थों की संख्या को एक सक्षम प्रबंधक द्वारा प्रभावी रूप से पर्यवेक्षण किया जा सकता है। प्रशिक्षण और acclimate के लिए जितना कम समय चाहिए, उतना ही उत्पादन उत्पादन के लिए समर्पित होना चाहिए। सामान्य तौर पर, कर्मियों के अनुभव और योग्यता में वृद्धि के साथ स्पैन को चौड़ा किया जा सकता है - इस प्रकार प्रशिक्षण और विकास की निरंतर आवश्यकता है। "

एक अंतिम कारक जो एक प्रबंधक के नियंत्रण की अवधि को प्रभावित कर सकता है, वह है निर्णय लेने में केंद्रीयकरण या विकेंद्रीकरण की ओर कंपनी का दर्शन। 

6. व्यंग्य के आयोजन के संगठनात्मक स्तरों पर प्रभाव:

यह इस स्तर पर ध्यान दिया जा सकता है कि प्रबंधन के विस्तार से संगठन संरचना प्रभावित होती है। यह बिंदु इससे पहले Fig.9.5 में चित्रित किया गया है। उदाहरण ए में, प्रबंधक के पास 128 अधीनस्थों की एक बहुत विस्तृत अवधि है। लेकिन, व्यवहार में, एक व्यक्ति के लिए अतिरिक्त प्रबंधकीय सहायता के बिना इतने बड़े समूह का प्रबंधन करना लगभग असंभव होगा।

अब हम ऐसी स्थिति पर विचार कर सकते हैं, जहां केवल चार की अवधि को कम करना तय किया गया है। उपाध्यक्ष के चार नए पद सृजित किए गए हैं और प्रबंधकों को पदों को भरने के लिए चुना गया है जैसा कि उदाहरण बी में दिखाया गया है। अब संगठन में कुल 5 प्रबंधक हैं। इसलिए राष्ट्रपति की अवधि केवल चार तक ही सीमित है और प्रत्येक उपाध्यक्ष की संख्या अब 32 है।

अंत में, अध्यक्ष प्रत्येक उपराष्ट्रपति की अवधि को 32 से घटाकर 4 करने का निर्णय करता है, जैसा कि उदाहरण सी में दिखाया गया है। यह 16 नए विभाग प्रमुख पदों को बनाने और पदों को भरने के लिए एक ही संख्या में प्रबंधकों का चयन करके प्राप्त किया जाता है। अब प्रत्येक विभागीय प्रमुख का कार्यकाल 8 है।

यदि हम उपरोक्त उदाहरणों का बारीकी से पालन करते हैं तो हमें पता चलता है कि एक अलग पैटर्न उभर रहा है: जैसे-जैसे प्रबंधन की अवधि कम होती गई, आवश्यक प्रबंधकीय पदों का प्रतिशत बढ़ता गया, साथ ही साथ पदानुक्रमित स्तरों की संख्या भी बढ़ती गई।

इस प्रकार कर्मचारियों की बढ़ती संख्या वाले संगठनों को तीन वैकल्पिक विकल्पों के साथ छोड़ दिया जाता है:

1. प्रबंधकीय विस्तार में वृद्धि।

2. पदानुक्रम का स्तर बढ़ाना।

3. कुछ संयोजन में दोनों प्रबंधकीय विस्तार और पदानुक्रम का स्तर बढ़ाना।

7. एक स्पाइडर स्पैन का उपयोग करने के कारण:

व्यापक स्पैन का उपयोग करने के तीन मूल कारण हैं। सबसे पहले, पदानुक्रमित स्तर संगठन के ऊपर से नीचे तक प्रसारित जानकारी की समयबद्धता को कम करते हैं। दूसरे, जितने बड़े स्तर पर सूचनाएँ गुजरती हैं, विकृति की संभावना उतनी ही अधिक होती है। अंत में, स्तरों को जोड़ना महंगा है कि इसके लिए अतिरिक्त प्रबंधकीय मुआवजे की आवश्यकता होती है।

चूंकि प्रबंधक के संसाधनों के अक्षम उपयोग के कारण बहुत कम अवधि होती है, इसलिए संगठन स्तरों को जोड़ने के लिए जल्दबाजी में कोई निर्णय नहीं लेते हैं। बल्कि, वे ऊपर दिए गए कारणों के लिए व्यापक स्पैन और कम स्तर रखना पसंद करते हैं।

बेशक, संगठनात्मक विकास के कुछ चरण में तेजी से बड़े प्रबंधकीय अवधि के तनाव अंततः प्रबंधकीय अक्षमता का कारण बनते हैं और अतिरिक्त पदानुक्रमित स्तरों के लिए एक कदम की आवश्यकता होती है।

8. एक संकीर्ण स्पैन का उपयोग करने के कारण:

अगर प्रबंधन की अवधि बहुत व्यापक है, तो उत्पादक संगठनों को उनके संगठन को सफल बनाने के लिए बहुत कुछ नहीं छोड़ा जाएगा।

समान संगठनों में प्रबंधकों (पर्यवेक्षकों) को बनाए रखते हुए निचले स्तर पर कार्य बल को कम करने से एक संकीर्ण अवधि का परिणाम होता है।

यदि प्रबंधन की अवधि बहुत व्यापक है, तो एक प्रबंधक के पास व्यक्तिगत अधीनस्थों पर व्यक्तिगत ध्यान देने का कोई अवसर नहीं है। ऐसी स्थिति में अधीनस्थों को अपने पर्यवेक्षकों के साथ निकट संपर्क रखने की संभावना नहीं होती है जो हमेशा अपनी गतिविधियों के क्षेत्र में व्यस्त रहते हैं।

इससे अधीनस्थों को असुरक्षित महसूस हो सकता है। इसके विपरीत, यदि प्रबंधक व्यक्तिगत दृष्टिकोण बनाए रखने के लिए अधीनस्थों के साथ बातचीत करने में बहुत अधिक समय व्यतीत करता है, तो उसे योजना बनाने का बहुत कम अवसर मिलेगा।

9. विभिन्न स्तरों पर विभिन्न स्पैन का उपयोग करना:

पूरे संगठन में स्पान समान नहीं होना चाहिए। इसके बजाय, अवधि व्यापक रूप से भिन्न हो सकती है। एक सामान्य नियम के रूप में, संगठन के नीचे से ऊपर की ओर एक चाल के रूप में, स्पैन धीरे-धीरे संकीर्ण और संकीर्ण हो जाता है। अनुभवजन्य अध्ययनों से पता चला है कि अधिकांश प्रतिनिधि संगठनों में मुख्य कार्यकारी अधिकारी को रिपोर्ट करने वाले 5 से 12 अधिकारियों की अवधि का पता चलता है।

पहली पंक्ति पर्यवेक्षी स्तर के रूप में, स्पैन बहुत व्यापक हैं, आमतौर पर 30-40 अधीनस्थों से अधिक होता है जब काम नियमित, दोहराव, अकुशल, मानकीकृत और मैनुअल होता है।

स्पैन, स्तर और कर्मचारी संतुष्टि:

कर्मचारी संतुष्टि पर पदानुक्रमित स्तरों के प्रभाव का हमारा अध्ययन कम से कम दो महत्वपूर्ण बिंदुओं का खुलासा करता है:

1. निचले स्तर के कर्मचारियों की तुलना में उच्च स्तर या संगठनों के कर्मचारी अधिक संतुष्ट हैं।

2. फ्लैट, संगठनात्मक संरचनाओं में ऊंचे स्तर के प्रबंधकों, खड़ी संगठनात्मक संरचनाओं (चित्र। 9.4 देखें) से अधिक संतुष्ट हैं। इसके विपरीत, समतल संगठनात्मक संरचनाओं में निचले स्तर के प्रबंधक लम्बे लोगों में निचले स्तर के प्रबंधकों की तुलना में अधिक संतुष्ट होते हैं।

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10. उपयुक्त स्पैन को प्रभावित करने वाले कारक:

विशेष स्थिति के लिए प्रबंधन की उचित अवधि निर्धारित करने के लिए कोई जादू सूत्र नहीं है। लेकिन लॉकहीड से एक समूह द्वारा विकसित आकस्मिक दृष्टिकोण का दावा है कि स्पैन आकार विशेष स्थिति के आधार पर भिन्न होता है।

इस दृष्टिकोण के अनुसार निम्नलिखित कारक प्रबंधन की अवधि को प्रभावित करते हैं:

1. कार्यों की समानता: कार्य समूह द्वारा किए गए कार्यों की समानता की डिग्री जितनी अधिक होती है, उतनी बड़ी अवधि।

2. भौगोलिक निकटता: एक कार्य समूह के भौतिक स्थान के करीब, बड़ा स्पैन।

3. कार्यों की जटिलता: अधीनस्थों द्वारा किए गए कार्य कार्यों को जितना सरल और अधिक दोहराए जाते हैं, उतनी बड़ी अवधि।

4. प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण की डिग्री की आवश्यकता: प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण की आवश्यक डिग्री जितनी कम हो, उतनी बड़ी अवधि।

5. पर्यवेक्षी सह-समन्वय की डिग्री आवश्यक: सह-समन्वय की डिग्री जितनी कम हो, उतनी बड़ी अवधि।

6. प्रबंधक की योजना की आवश्यकता: योजना की मात्रा जितनी कम हो, उतनी बड़ी अवधि।

7. पर्यवेक्षक को संगठनात्मक सहायता उपलब्ध: पर्यवेक्षक को ब्रेनिंग, भर्ती और गुणवत्ता निरीक्षण जैसे कार्यों में जितनी अधिक सहायता मिलती है, उतनी बड़ी अवधि होती है।

निष्कर्ष:

कुछ संगठनात्मक सेटिंग्स में, अन्य कारकों के प्रबंधन के इष्टतम अवधि को प्रभावित करने की संभावना है। इसके अलावा, प्रत्येक कारक का सापेक्ष महत्व अलग-अलग सेटिंग्स में भिन्न होता है। प्रबंधक के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह प्रत्येक कारक या कारकों के सेट के सापेक्ष वजन का आकलन करे, जब यह निर्णय लिया जाए कि प्रबंधन की अधिकतम अवधि उसके (उसके) अद्वितीय स्थिति के लिए क्या है।