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यह लेख विभाग के आठ महत्वपूर्ण कारकों पर प्रकाश डालता है जो प्रबंधन की अवधि को प्रभावित करते हैं। कारक हैं: 1. क्षमता 2. शारीरिक फैलाव 3. गैर पर्यवेक्षी कार्य 4. आवश्यक सहभागिता 5. मानकीकृत प्रक्रियाएँ 6. कार्य की समानता 7. नई समस्याओं की आवृत्ति 8. प्राथमिकताएँ।
कारक # 1. क्षमता:
प्राइमा संकाय, अधिक सक्षम प्रबंधक और उसके (उसके) अधीनस्थ, प्रबंधन की अवधि व्यापक है। यदि एक प्रबंधक सक्षम और अच्छी तरह से प्रशिक्षित है, तो वह (वह) अधिक अधीनस्थों की देखरेख कर सकता है। एक तरह से, यदि अधीनस्थ भी सक्षम और प्रशिक्षित हैं, तो उन्हें पर्यवेक्षण और नियंत्रण की आवश्यकता होती है।
कारक # 2. शारीरिक फैलाव:
अधिक व्यापक रूप से अधीनस्थ बिखरे हुए हैं, संकरी अवधि होनी चाहिए। यदि कोई संगठन स्थान विभाग का उपयोग करता है, तो बिक्री प्रबंधक देश के एक बड़े हिस्से में बिखरे हुए हो सकते हैं। एक क्षेत्र बिक्री प्रबंधक या एक क्षेत्रीय प्रबंधक अपने सभी (उसके) समय बिता सकता है अगर यात्रा व्यापक थी। एक संकीर्ण अवधि इस समस्या को हल करती है। इसके विपरीत, यदि सभी अधीनस्थ एक स्थान पर हैं, तो अवधि कुछ व्यापक हो सकती है।
कारक # 3. गैर पर्यवेक्षी कार्य:
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सामान्य तौर पर, किसी संगठन के निचले स्तर के प्रबंधक अपने अधीनस्थों की निगरानी में अपना या अपना सारा समय व्यतीत करते हैं। अन्य प्रबंधक कागजी काम करने, दाखिल करने और अन्य प्रबंधकीय कार्यों में संलग्न होने में काफी समय खर्च करते हैं। एक प्रबंधक को जितने अधिक निरर्थक कर्तव्यों का पालन करना चाहिए होता है, संकीर्ण (उसकी) अवधि होनी चाहिए।
कारक # 4. आवश्यक सहभागिता:
कुछ नौकरियों के लिए पर्यवेक्षण और अधीनस्थों के बीच बहुत अधिक सहभागिता की आवश्यकता होती है; अन्य नौकरियों के लिए कम आवश्यकता होती है। एक सामान्य नियम के रूप में, जितनी अधिक बातचीत की आवश्यकता होती है, एक प्रबंधन की अवधि उतनी ही संकीर्ण होनी चाहिए।
कारक # 5. मानकीकृत प्रक्रियाएँ:
उन कार्य स्थितियों में जहां मानक प्रक्रियाओं का काफी व्यापक सेट है, अपेक्षाकृत व्यापक अवधि संभव है। एक मानक प्रक्रिया का पालन करके अधिकांश कठिनाइयों को संभालना संभव है। यदि केवल कुछ मानक प्रक्रियाएं मौजूद हैं, हालांकि, पर्यवेक्षक को आम तौर पर दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों की देखरेख (पर्यवेक्षण) में एक बड़ी भूमिका निभानी होती है और एक संकीर्ण अवधि को अधिक उपयुक्त पा सकते हैं।
कारक # 6. कार्य की समानता:
यदि पर्यवेक्षण की जाने वाली अधिकांश नौकरियां समान हैं, तो पर्यवेक्षक के लिए व्यापक अवधि को संभालना काफी संभव है। जब प्रत्येक कर्मचारी एक अलग कार्य कर रहा होता है, तो पर्यवेक्षक के समय का प्रमुख भाग व्यक्तिगत पर्यवेक्षण पर खर्च किया जाता है।
कारक # 7. नई समस्याओं की आवृत्ति:
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यदि पर्यवेक्षी सहायता की आवश्यकता वाली नई समस्याएं बहुत बार उत्पन्न होती हैं तो एक संकीर्ण अवधि उपयुक्त हो सकती है। यदि नई समस्याएं अपेक्षाकृत समान हैं, तो एक व्यापक अवधि स्थापित करना वांछनीय है।
कारक # 8. प्राथमिकताएं:
पर्यवेक्षक और अधीनस्थ दोनों की प्राथमिकताओं से इष्टतम अवधि भी प्रभावित होती है। यदि पर्यवेक्षक अपने (उसके) अधीनस्थों की बारीकी से निगरानी करना पसंद करता है या अधीनस्थों को निकट पर्यवेक्षण पसंद करते हैं, तो एक संकीर्ण अवधि के लिए बुलाया जा सकता है।
कुछ आम अपने कर्मचारियों की निगरानी में सक्रिय रूप से कम समय बिताना पसंद करते हैं, और कई कर्मचारी अपनी नौकरी में अधिक आत्म-निर्देशित होना पसंद करते हैं। ऐसी स्थितियों में, एक व्यापक अवधि संभव हो सकती है।
प्रबंधन की अवधि को प्रभावित करने वाले मुख्य कारक तालिका 9.3 में सूचीबद्ध हैं। बेशक, ऐसे कारकों का महत्व संगठन और समय-समय पर भिन्न होता है।
