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इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - 1. संगठन संरचना की अवधारणा 2. संगठन संरचना की आवश्यकता 3. डिजाइन।
संगठन संरचना की अवधारणा:
कोई भी संगठन लोगों के बिना काम नहीं कर सकता है। संगठन संरचना का सीधा मतलब है कि संगठन के लिए काम करने वाले लोगों की व्यवस्थित व्यवस्था, ताकि पूर्व-निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके। संगठन संरचना पदों (व्यक्तियों) की स्थापना और पदों के बीच संबंधों से संबंधित है। संरचना विभिन्न पदों के बीच अधिकार और जिम्मेदारी संबंधों के लिए एक उपयुक्त ढांचा प्रदान करती है। संगठन संरचना आम तौर पर एक संगठन चार्ट पर दिखाई जाती है।
संरचना के दो आयाम हैं, क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर। क्षैतिज आयाम बुनियादी विभाग को परिभाषित करता है। विभाग उद्यम के विभिन्न भागों में विभाजन की प्रक्रिया है अर्थात छोटे, लचीले प्रशासनिक इकाइयाँ। संरचना के ऊर्ध्वाधर पहलू वरिष्ठ अधिकारियों और अधीनस्थों के एक पदानुक्रम के निर्माण से संबंधित हैं, जो एक प्रबंधकीय संरचना की स्थापना के लिए अग्रणी है।
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एक साथ लिया गया, क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर पहलुओं ने संगठन की औपचारिक संरचना निर्धारित की (छवि 3.1)। संगठन में अनौपचारिक संरचना भी होती है जो लोगों की गतिविधियों और अंतःक्रियाओं से सहज रूप से उत्पन्न होती है।
संगठन संरचना की आवश्यकता:
1. संगठन संरचना को विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रबंधन द्वारा डिज़ाइन किया गया है।
2. संगठन संरचना जिम्मेदारी विभाग, अनुभागवार या व्यक्तिगत आधार पर तय करने में सुविधा प्रदान करती है। यह समय पर काम पूरा करने के लिए आवश्यक है।
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3. यह प्राधिकरण की स्थापना के लिए आवश्यक है। यह किसी के अधिकार को भी स्पष्ट करता है।
4. यह समन्वय के वांछित स्तर को प्राप्त करने में मदद करता है।
5. यह काम के विभाजन को बढ़ावा देता है और विशेषज्ञता की ओर जाता है।
6. चूंकि संगठन संरचना स्पष्ट रूप से प्राधिकरण और जिम्मेदारी को परिभाषित करती है, इसलिए यह भ्रम, दोहराव, अपव्यय और अक्षमताओं से बचा जाता है।
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7. संगठन संरचना सूचना और निर्णय लेने के प्रवाह को एक स्तर से दूसरे स्तर तक सुगम बनाती है।
8. संगठन संरचना संगठन के भीतर के पदों और इकाइयों को परिभाषित करती है।
संगठन संरचना का डिजाइन:
किसी संगठन की संरचना को डिजाइन करने में, दो मुख्य विचार हैं:
1. भेदभाव:
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विभेदन का अर्थ है विभिन्न विभागों में प्रबंधकों के बीच संज्ञानात्मक और भावनात्मक झुकाव में अंतर और इन विभागों की औपचारिक संरचना में अंतर।
2. एकीकरण:
एकीकरण, उस सहयोग की स्थिति की गुणवत्ता को दर्शाता है जो प्रयास की एकता को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। विभिन्न विभाग पूरी प्रणाली का अभिन्न अंग हैं।
एक विभाग की डिजाइन संरचना दूसरे से भिन्न हो सकती है, क्योंकि प्रत्येक विभाग एक अलग तरीके से पर्यावरण के साथ बातचीत कर रहा है।
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वातावरण दो प्रकार के होते हैं:
(मैं) अंदर का वातावरण:
अपने कर्मचारियों, प्रबंधकों, काम करने की स्थिति और संस्कृति सहित संगठन के भीतर सब कुछ।
(Ii) बाहरी वातावरण:
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संगठन के बाहर का वातावरण, उदाहरण के लिए कच्चे माल और ऊर्जा के आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, प्रतियोगी, सरकारी एजेंसियां आदि। संगठनात्मक डिजाइन का समग्र उद्देश्य विभिन्न विभागों में मौजूद गतिविधियों और प्राधिकरण की भूमिकाओं और संबंधों का एकीकरण होना चाहिए।
संगठन डिजाइन में शामिल कदम:
इसमें शामिल प्रक्रियात्मक चरण हैं:
(i) संगठन के उद्देश्यों और लक्ष्यों को समझना और व्यवसाय की प्रकृति को आगे बढ़ाया जाना।
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(ii) संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्यों का निर्धारण करना।
(iii) संबंधित कार्य जैसे, इन्वेंटरी कंट्रोल, प्रोडक्शन कंट्रोल और क्वालिटी कंट्रोल, को एक साथ समूहीकृत किया जा सकता है।
(iv) सभी कार्यों की जाँच करें और उन कार्यों को लेने के लिए भरे जाने वाले विभिन्न पदों की रूपरेखा तैयार करें।
(v) प्रत्येक पद के लिए नौकरी विवरण, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को तैयार करें।
(vi) उपयुक्त व्यक्तियों को व्यापक प्रशिक्षण देने के बाद मौजूदा कर्मियों को अपग्रेड करके या बाहर से उपयुक्त व्यक्तियों की भर्ती करके सभी पदों को भरें।