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इस लेख को पढ़ने के बाद आप शास्त्रीय और समकालीन संगठनात्मक स्वरूपों के बारे में जानेंगे।
शास्त्रीय संगठनात्मक प्रारूप:
ये प्रारूप संगठन को "निर्माण की एक प्रक्रिया के रूप में देखते हैं जिसमें बड़ी संख्या में छोटी कार्य इकाइयाँ नौकरियों, विभागों, प्रभागों और अंत में एक पूरे संस्थान में निर्मित होती हैं।" - कीथ डेविस
ये प्रारूप छोटी इकाइयों में समूह गतिविधियों और विभागों का निर्माण करते हैं। लोगों की नियुक्ति से पहले संगठन संरचनाओं की योजना बनाई जाती है। इन स्वरूपों में लोगों और उनकी सामाजिक आवश्यकताओं के बीच सहभागिता पर बहुत जोर नहीं दिया जाता है। शास्त्रीय स्वरूपों के लोकप्रिय रूप लाइन संगठन, लाइन और कर्मचारी संगठन और कार्यात्मक संगठन हैं।
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ये संगठनात्मक प्रारूप नीचे दिए गए हैं:
I. लाइन संगठन
लाइन संगठन में, निर्णय लेने की शक्ति शीर्ष प्रबंधकों के साथ निहित है। संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए उनके पास अंतिम जिम्मेदारी है। निर्णय वरिष्ठों द्वारा लिए जाते हैं और अधीनस्थों को सूचित किए जाते हैं, जो उन्हें अपने अधीनस्थों के लिए संवाद करते हैं। इस तरह, जानकारी एक पंक्ति में ऊपर से नीचे तक प्रवाहित होती है।
यह लाइन प्राधिकरण को जन्म देता है। लाइन अथॉरिटी को डायरेक्ट ऑपरेटिव अथॉरिटी के रूप में भी जाना जाता है; अधीनस्थों पर अधिकार का प्रयोग करना वरिष्ठों का अधिकार है। सैन्य संगठन लाइन अथॉरिटी का एक विशिष्ट उदाहरण है जहां एकल प्रमुख आदेश और आदेश जारी करता है। लाइन अथॉरिटी में प्रबंधकों को लाइन मैनेजर के रूप में जाना जाता है। वे अदिश श्रृंखला का सम्मान करते हैं। प्राधिकरण, आदेश, आदेश और निर्देश एक पंक्ति में ऊपर से नीचे की ओर बहते हैं और एक पंक्ति में नीचे से ऊपर तक जिम्मेदारी प्रवाहित होती है।
"किसी उद्यम में अंतिम प्रबंधन की स्थिति से लेकर प्रत्येक अधीनस्थ स्थिति तक प्राधिकरण की रेखा को साफ करना, स्पष्ट करना निर्णय लेने की जिम्मेदारी होगी और अधिक प्रभावी संगठन संचार होगा।"
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एक पंक्ति में प्राधिकरण का प्रवाह निम्नानुसार दर्शाया गया है:
लाइन प्रबंधन के तहत कवर की गई गतिविधियाँ संगठन की प्रकृति के साथ बदलती हैं। एक विनिर्माण कंपनी के लिए, उत्पादन, वित्त और बिक्री विभाग लाइन विभाग बनाते हैं, और खरीद, कार्मिक, आर एंड डी और कानूनी कार्य कर्मचारी विभागों का गठन करते हैं।
एक कानूनी कंसल्टेंसी फर्म या एक अनुसंधान और विकास संगठन में, कानूनी कार्य और लाइन विभागों से अनुसंधान एवं विकास विभाग। इसके अलावा, जबकि उत्पादन विभाग उत्पादन संगठन के लिए एक लाइन विभाग है, उत्पादन विभाग के लिए खरीद और लेखा विभाग फॉर्म लाइन विभाग हैं।
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एक निर्माण कंपनी के लिए लाइन संगठन चार्ट निम्नानुसार दिखाई देता है:
लाइन संगठन की विशेषताएं:
लाइन संगठन में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:
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1. लाइन का अधिकार:
प्राधिकरण ऊपर से नीचे की ओर लाइन में बहता है। प्रत्येक श्रेष्ठ का अधीनस्थों पर सीधा अधिकार होता है, जो अपने तत्काल अधीनस्थों पर अधिकार रखते हैं।
2. स्केलर चेन:
प्रत्येक श्रेष्ठ प्रतिनिधि अपने अधीनस्थ को काम सौंपता है और उसे उस कार्य को करने का अधिकार देता है। अधीनस्थ प्रतिनिधि कार्य को स्वीकार करता है और इसे अपने अधीनस्थों को सौंपता है। यह अदिश श्रृंखला बनाता है।
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3. संचार:
आदेश और आदेश ऊपर से नीचे की ओर बहते हैं और जिम्मेदारियां, सुझाव और शिकायतें नीचे से ऊपर की ओर प्रवाहित होती हैं। प्रत्येक श्रेष्ठ और अधीनस्थ संचार की औपचारिक श्रृंखला से जुड़े होते हैं।
4. जिम्मेदारी और जवाबदेही:
पदानुक्रम में प्रत्येक व्यक्ति ने स्पष्ट रूप से उसे सौंपे गए कार्य के लिए जिम्मेदारी और जवाबदेही को परिभाषित किया है। जवाबदेही और जिम्मेदारी एकात्मक है क्योंकि दो या दो से अधिक व्यक्तियों को एक ही कार्य के लिए संयुक्त रूप से जवाबदेह नहीं ठहराया जा सकता है। यह संरचना प्रत्येक स्थिति और स्थिति धारक के लिए कार्रवाई के क्षेत्र को सीमित करती है।
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5. स्वतंत्र रिश्ते:
एक ही स्तर पर विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों के लोग एक दूसरे से स्वतंत्र होते हैं। वे अपने विभाग के तत्काल वरिष्ठों को पदानुक्रम में रिपोर्ट करते हैं। सभी विभागीय प्रमुख अंततः विभागीय परिणामों के लिए जिम्मेदार होते हैं और अंत में संगठन के मुख्य कार्यकारी को रिपोर्ट करते हैं।
6. उपयुक्तता:
संगठन का यह रूप छोटे आकार के उपक्रमों के लिए उपयुक्त है। जैसे-जैसे संगठन आकार में बढ़ता है, इसके संचालन जटिल हो जाते हैं और लाइन प्रबंधकों की सहायता के लिए विशेषज्ञों को नियुक्त करना आवश्यक हो जाता है।
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मेरिट ऑफ लाइन ऑर्गनाइजेशन:
संगठन के इस रूप में निम्नलिखित गुण हैं:
1. सरल:
यह संगठन का एक सरल रूप है। हर व्यक्ति अपने बॉस और अधीनस्थों को जानता है। यह एक व्यक्ति के विवेक के क्षेत्र को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है। वह स्पष्ट रूप से अपनी जिम्मेदारियों और श्रेष्ठता को जानता है, जिसके लिए वह उनसे प्राप्त आदेशों और निर्देशों के बारे में जवाबदेह है।
2. उद्देश्यों की प्राप्ति:
चूंकि संरचना प्रदर्शन किए जाने वाले कार्यों पर केंद्रित है, इसलिए उद्देश्य कुशलता से प्राप्त किए जाते हैं। नौकरियां और रिश्ते बहुत कम या लोगों और सामाजिक बातचीत पर ध्यान केंद्रित करने के साथ कार्य उन्मुख हैं। आदेश, निर्देश, कार्य समूह, जिम्मेदारियां, जवाबदेही - सभी उद्देश्यों और उनकी इष्टतम उपलब्धि से संबंधित हैं।
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3. आर्थिक:
विशेष रूप से छोटे आकार के संगठनों के लिए, यह संरचना का एक किफायती रूप है क्योंकि स्टाफ विशेषज्ञ नियुक्त नहीं किए जाते हैं और हर कोई इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि वे संगठनात्मक उद्देश्यों के लिए कितना अच्छा योगदान दे सकते हैं।
4. गण:
स्पष्ट रूप से परिभाषित प्राधिकरण और जिम्मेदारी प्रत्येक व्यक्ति को अनुशासित और क्रमबद्ध तरीके से कार्य के अपने हिस्से को पूरा करने में सक्षम बनाता है। कमान और दिशा की एकता संगठन में अनुशासन को बढ़ावा देती है। तत्काल श्रेष्ठ का तत्काल अधीनस्थ पर नियंत्रण होता है जो संगठन में व्यवस्था / अनुशासन बनाए रखने में मदद करता है।
5. नियंत्रण:
प्रत्येक श्रेष्ठ अधीनस्थों के साथ सीधे संपर्क बनाए रखता है और इसलिए, अपनी गतिविधियों पर नियंत्रण रखता है। नियंत्रण एकल श्रेष्ठ द्वारा बनाए रखा जाता है।
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6. गति:
श्रेष्ठ और अधीनस्थ के बीच एक-से-एक रिश्ते के कारण काम तेजी से पूरा होता है। अधिकांश निर्णय वरिष्ठों द्वारा लिए जाते हैं। स्टाफ और विशेषज्ञ की सलाह आमतौर पर मांगी नहीं जाती है। इससे निर्णय लेने की प्रक्रिया कम समय लेने वाली हो जाती है।
7. स्पष्टता:
संगठन में व्यवस्था और अनुशासन बनाए रखने के लिए अधिकार, जिम्मेदारी और जवाबदेही का स्पष्ट विभाजन है। यह कार्य को प्रभावी ढंग से करने में सक्षम बनाता है।
8. प्रबंधकों का विकास:
चूंकि निर्णय कर्मचारियों के विशेषज्ञों की सहायता के बिना प्रबंधकों द्वारा किए जाते हैं, यह उनकी निर्णय लेने की क्षमताओं को बढ़ाता है और स्वतंत्र निर्णय लेने की उनकी क्षमता को विकसित करता है। प्रबंधक स्वयं समस्या-समाधान की स्थितियों पर चर्चा करते हैं और व्यावहारिक / इष्टतम निर्णयों पर पहुंचते हैं। इससे उनके विकास और उनके द्वारा प्रबंधित संगठन का विकास भी होता है।
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9. प्रभावी संचार:
संचार ऊपर और नीचे दोनों तरफ लाइन में बहता है। स्केलर श्रृंखला में लिंक पास-पास नहीं हैं। इससे सूचना निस्पंदन की संभावना कम हो जाती है और जानकारी प्रामाणिक रहती है। यह अफवाहों को फैलने से भी बचाता है और प्रभावी संचार में परिणाम देता है।
लाइन संगठन की सीमाएं:
संगठन के लाइन फॉर्म की सीमाएँ इस प्रकार हैं:
1. अनम्य:
वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच पदानुक्रमित संबंधों पर जोर दिया जाता है और बाहरी वातावरण के साथ संबंधों पर ध्यान नहीं दिया जाता है। यदि आवश्यक हो तो यह सामाजिक संपर्क और कर्मचारियों की विशेषज्ञ सहायता के संबंध में संगठन संरचना का एक अनम्य रूप है।
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2. सामाजिक मूल्यों की उपेक्षा करता है:
जोर केवल काम से संबंधित गतिविधियों पर है। लोगों के बीच (ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज) अनौपचारिक बातचीत इस दृष्टिकोण में उपेक्षित है। हर स्तर पर काम की प्रकृति को प्रभावित करने वाले सहकर्मी समूह के प्रभाव को इस संगठन के रूप में अनदेखा किया जाता है। हालांकि लाइन संगठन पदानुक्रमित संबंधों पर केंद्रित है, संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सामाजिक मूल्य औपचारिक संबंधों के पूरक हैं।
3. शीर्ष पर अधिकार की एकाग्रता:
चूंकि शीर्ष पर प्राधिकरण की एकाग्रता है, अगर शीर्ष प्रबंधक संगठनात्मक गतिविधियों का कुशलता से प्रबंधन नहीं करते हैं, तो वे व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने में सक्षम नहीं होंगे। उच्च अधिकारी भी उन आदेशों की आज्ञाकारिता की मांग करते हैं जो मुख्य रूप से एक तरफा डाउनवर्ड संचार के परिणामस्वरूप होते हैं।
अधीनस्थ रचनात्मक और प्रस्ताव सुझावों की पेशकश करने के लिए पहल खो देते हैं क्योंकि इसके लिए आवश्यक वातावरण गायब है। इस प्रकार, मातहत केवल उन्हें सौंपी गई गतिविधियों का प्रदर्शन करते हैं और काम के नए तरीके नहीं सीखते हैं।
4. विशेषज्ञ की सलाह का अभाव:
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संगठन के अंदर और बाहर के विशेषज्ञों की विशेष सेवाएं उपलब्ध नहीं हैं। शीर्ष प्रबंधक सभी निर्णय लेते हैं, चाहे वह रणनीतिक हो या परिचालन। यहां तक कि अगर कोई समस्या है, तो विशेषज्ञ की सलाह का सहारा लिए बिना, प्रबंधक उस स्थिति से निपटने के लिए सामूहिक निर्णय लेते हैं।
5. पल्ला झुकना:
चूंकि शीर्ष अधिकारी हर व्यावसायिक गतिविधि से निपटते हैं, इसलिए वे काम के साथ अति व्यस्त होते हैं। वे रणनीतिक मामलों पर उतना समय नहीं बिताते हैं, जितना उन्हें खर्च करना चाहिए। कभी-कभी, वे नियमित संगठनात्मक मामलों की देखभाल में इतने व्यस्त होते हैं कि वे महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते हैं। यह संगठनात्मक दक्षता को प्रभावित कर सकता है यदि संगठन आकार में बड़े हैं। इसीलिए, छोटे संगठनों के लिए लाइन संरचना उपयुक्त है।
6. प्रतिबद्धता का अभाव:
जब अधीनस्थ अपनी रचनात्मक और पहल क्षमताओं का उपयोग किए बिना शीर्ष प्रबंधकों के निर्देशों के अनुसार कड़ाई से काम करते हैं; वे काम करने के लिए गैर-प्रतिबद्ध हो सकते हैं। लोग आदेशों और निर्देशों के बजाय सौहार्द और पारस्परिकता के वातावरण में काम करना पसंद करते हैं।
7. समूह प्रयास के लिए प्रेरणा की कमी:
चूंकि लोग सौंपे गए कार्य के लिए व्यक्तिगत जवाबदेही रखते हैं, इसलिए वे समूह चर्चा और सहभागितापूर्ण निर्णय लेने में शामिल नहीं होते हैं। ध्यान केवल ऊर्ध्वाधर रिश्तों पर है न कि पार्श्व संबंधों पर। विभिन्न विभागों की गतिविधियों के बीच समन्वय को बढ़ावा देने के लिए पार्श्व या क्षैतिज संबंध महत्वपूर्ण हैं। इस प्रकार, लाइन संगठन क्षैतिज समन्वय की तुलना में ऊर्ध्वाधर समन्वय पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है।
8. विशेषज्ञता का अभाव:
चूंकि प्रबंधक कई प्रकार के कार्य करते हैं, इसलिए वे विशेष कार्य नहीं करते हैं। संबंधित या नहीं, सभी संगठनात्मक मामलों को शीर्ष प्रबंधकों द्वारा प्रबंधित किया जाता है। आधुनिक संगठन प्रतिस्पर्धी माहौल में काम करते हैं जहां विशेष गतिविधियां विकास और विविधीकरण की ओर ले जाती हैं। व्यावसायिक वातावरण विशिष्ट है। प्रत्येक संगठन, कार्यात्मक क्षेत्र और स्तर विशेष कार्य करता है। विशेषज्ञता के अभाव में, व्यावसायिक निर्णय उतने प्रभावी नहीं हो सकते, जितने वे अन्यथा हो सकते हैं।
9. समन्वय:
क्षैतिज संबंधों की अनुपस्थिति, खुले संचार और भागीदारी निर्णय लेने से संगठन के रूप में समन्वय मुश्किल हो जाता है।
उपयुक्तता:
संगठन का यह रूप छोटे पैमाने के संगठनों के लिए उपयुक्त है जहां काम की प्रकृति सरल है, स्तरों और अधीनस्थों की संख्या कम है, विशेष सेवाओं की आवश्यकता नहीं है, संचार लंबवत है, नियंत्रण प्रत्यक्ष है, प्रबंधक नियमित रूप से और रणनीतिक मामलों का स्वतंत्र रूप से प्रदर्शन करते हैं और इसलिए, नियंत्रण शीर्ष पर केंद्रीकृत किया जा सकता है।
द्वितीय। रेखा और कर्मचारी संगठन:
संगठन जिसमें लाइन और स्टाफ दोनों पद या प्राधिकरण हैं, लाइन और कर्मचारी संगठन कहलाते हैं। जबकि लाइन अथॉरिटी को डायरेक्ट अथॉरिटी की कवायद से काम पूरा हो जाता है, वहीं स्टाफ अथॉरिटी अपने काम को करने में लाइन पोजिशन की मदद करती है। इस प्रकार, लाइन प्राधिकरण सीधे काम करने से संबंधित है और कर्मचारी अप्रत्यक्ष रूप से इससे संबंधित है।
लाइन और स्टाफ के पद:
संगठनात्मक पदानुक्रम में स्थिति के आधार पर लाइन स्थिति का आनंद लिया जाता है और विशिष्ट समस्या क्षेत्रों से निपटने के लिए विशिष्ट ज्ञान और कौशल के आधार पर कर्मचारियों की स्थिति का आनंद लिया जाता है। लाइन प्रबंधक व्यक्तिगत और संगठनात्मक गतिविधियों के समन्वय के माध्यम से संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए जिम्मेदार है।
लोगों (संगठनों) के एक छोटे और सरल समूह में, एक व्यक्ति इस उद्देश्य को प्राप्त कर सकता है लेकिन बड़े संगठनों में, जटिलताएं और समस्याएं बढ़ जाती हैं और इसलिए, एक व्यक्ति अकेले लक्ष्यों को प्राप्त करने की जिम्मेदारी नहीं ले सकता है। वास्तव में, उसके पास सभी कार्यात्मक क्षेत्रों की समस्याओं को हल करने का कौशल भी नहीं है।
वह विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों से निपटने के लिए क्षमताओं और ज्ञान से विवश है। इसलिए, वह विशेषज्ञों की विशेषज्ञ सलाह लेना चाहता है। जो लोग लाइन प्रबंधकों को विशेष सहायता या सलाह प्रदान करते हैं उन्हें कर्मचारी कहा जाता है। स्टाफ पदों का प्राथमिक उद्देश्य लाइन पदों के लिए विशेष ज्ञान प्रदान करना है। जो व्यक्ति कर्मचारियों का पद धारण करता है, उसे 'कर्मचारी कार्यकारी' कहा जाता है।
लाइन प्रबंधक अधीनस्थों पर सीधे अधिकार का प्रयोग करते हैं और कर्मचारी प्राधिकरण प्रकृति में सहायक, सलाहकार या सहायक होते हैं जो लाइन प्रबंधकों को महत्वपूर्ण और रणनीतिक संगठनात्मक मामलों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, इसके अलावा लाइन गतिविधियों को आसानी से पूरा करता है।
हालांकि, स्टाफ विशेषज्ञों का उनके विभागों के लोगों पर अधिकार है। कर्मचारी लाइन प्रबंधकों की सिफारिश कर सकते हैं लेकिन वे लाइन प्रबंधकों पर अपनी सिफारिशें लागू नहीं कर सकते। कर्मचारी सेवाएं किसी विशेष स्थिति, विभाग या पूरे संगठन को प्रदान की जा सकती हैं।
लाइन और कर्मचारी प्राधिकरण के बीच अंतर निम्नानुसार हैं:
संगठन चार्ट में, लाइन प्राधिकरण को सरल लाइनों द्वारा दिखाया गया है और स्टाफ प्राधिकरण को टूटी लाइनों द्वारा दिखाया गया है:
लाइन और कर्मचारी संगठन की विशेषताएं:
लाइन और कर्मचारी संगठन में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:
1. लाइन प्राधिकरण प्रमुख संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करता है और स्टाफ प्राधिकरण इन लक्ष्यों को प्राप्त करने में लाइन प्राधिकरण की सहायता करता है। स्टाफ विशेषज्ञ निर्णय लेने का विशिष्ट कार्य करते हैं और विभिन्न प्रबंधकीय समस्याओं पर विशेषज्ञ सलाह प्रदान करते हैं।
2. कर्मचारियों को अपने क्षेत्रों में विशेष ज्ञान है और वे ऐसा करने के लिए आवश्यक महसूस होने पर प्रबंधकों को लाइन में लगाने की सिफारिश करते हैं।
3. जब तक शीर्ष प्रबंधकों द्वारा ऐसा करने का निर्देश नहीं दिया जाता है, तब तक लाइन प्रबंधक कर्मचारियों की सलाह को स्वीकार या नहीं कर सकते हैं। कर्मचारियों की सलाह केवल प्रकृति में सिफारिश है।
4. अधिकार-जिम्मेदारी संबंधों के माध्यम से रेखा और कर्मचारी औपचारिक रूप से एक-दूसरे से संबंधित नहीं हैं। लाइन मैनेजर कर्मचारियों की सलाह लेते हैं, जिसका वे पालन कर सकते हैं या नहीं। कर्मचारी उसी पर जोर नहीं दे सकते।
लाइन और कर्मचारी संगठन की योग्यता:
संगठन के इस रूप में निम्नलिखित गुण हैं:
1. कार्यभार में कमी:
लाइन के अधिकारियों को हर संगठनात्मक मामले से निपटने की आवश्यकता नहीं है। कर्मचारियों की सहायता के माध्यम से, वे महत्वपूर्ण और रणनीतिक मुद्दों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। लाइन और स्टाफ, एक ही संगठन का हिस्सा होने के नाते, यह समग्र संगठनात्मक दक्षता को बढ़ावा देता है।
2. समस्या का विश्लेषण:
यदि लाइन प्रबंधकों को समस्या को पूरी तरह से समझने में मदद की जरूरत है, तो स्टाफ विशेषज्ञ उनकी सहायता करते हैं। वे समस्या की पहचान करने में मदद करते हैं, वैकल्पिक समाधानों तक पहुंचने के लिए जानकारी इकट्ठा करते हैं और समस्या के सर्वोत्तम समाधान का चयन करते हैं। इस प्रकार, लाइन के अधिकारी विस्तृत समस्या-समाधान विश्लेषण को करने से मुक्त हो जाते हैं।
कर्मचारी प्रबंधक समस्या के बहुआयामी दृष्टिकोण लेते हैं और इसे न केवल समस्या क्षेत्र बल्कि समग्र रूप से संगठन से संबंधित करते हैं। उसी समय, यह निर्णय लेने की क्षमता और लाइन प्रबंधकों के विश्लेषणात्मक कौशल को विकसित करता है क्योंकि वे समस्या-सुलझाने की स्थिति से निपटने वाले कर्मचारियों के विशेषज्ञों का निरीक्षण करते हैं।
3. त्वरित और बेहतर निर्णय:
चूँकि सभी संगठनात्मक निर्णय केवल लाइन प्रबंधकों द्वारा (शारीरिक और मानसिक सीमाओं के कारण) नहीं लिए जा सकते हैं, स्टाफ विशेषज्ञ जब भी आवश्यक हो उन्हें कुशल और विशेष सलाह प्रदान करके त्वरित और बेहतर निर्णय लेने में मदद करते हैं। स्टाफ के कर्मचारी विशेषज्ञता के अपने क्षेत्र के विशेषज्ञ हैं और समस्या और निर्णय के लिए पर्याप्त विचार और विचार देते हैं।
4. प्राधिकरण का आरक्षण:
हालांकि लाइन प्रबंधकों को स्टाफ प्रबंधकों से विशेषज्ञ सहायता मिल सकती है, लेकिन वे उन निर्णयों को अपने अधीनस्थों के माध्यम से कार्यान्वित करते हैं। इस प्रकार, प्राधिकरण को लाइन प्रबंधकों द्वारा बनाए रखा जाता है, हालांकि जब भी आवश्यक हो, स्टाफ विशेषज्ञों से सहायता ली जाती है।
5. कर्मचारियों की क्षमता में वृद्धि:
नई और जटिल समस्याओं से निपटने के लिए सुझाव देने से कर्मचारी विशेषज्ञों का विकास होता है। स्टाफ कर्मी अपने अनुशासन पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो उस क्षेत्र में विकास के अवसरों को बढ़ावा देता है और उनकी दक्षता बढ़ाता है। बढ़ी हुई क्षमता व्यक्तिगत विकास के लिए संभावनाएं प्रदान करती है जो संगठनात्मक विकास के लिए अनुकूल है।
6. विशेषज्ञता:
दोनों लाइन और कर्मचारी विशेष गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करते हैं और इस प्रकार, संगठनात्मक विकास के लिए नए विचारों को उत्पन्न करने के लिए रचनात्मक सोच को बढ़ावा देते हैं। जबकि लाइन अधिकारी अपने विभागों और संगठनात्मक लक्ष्यों के संचालन में सीधे योगदान करते हैं, स्टाफ विशेषज्ञ अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में लाइन अधिकारियों की मदद करते हैं।
लाइन और कर्मचारी संगठन की सीमाएं:
लाइन और कर्मचारी संगठन निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त हैं:
1. जटिलता:
रेखा और कर्मचारियों के रिश्ते स्पष्ट नहीं हैं। लाइन और कर्मचारी प्राधिकरण के बीच सीमांकन की कोई स्पष्ट रेखा नहीं है। उनके विवेक का क्षेत्र बहुत अच्छी तरह से परिभाषित नहीं है। वे अक्सर एक दूसरे के संचालन के क्षेत्र का अतिक्रमण करते हैं, इससे संगठन में भ्रम पैदा होता है।
2. लाइन और स्टाफ संघर्ष:
हालांकि कर्मचारी एक सलाहकार निकाय है जो लाइन प्रबंधकों को अपने काम को कुशलतापूर्वक करने में सहायता करता है, लेकिन दोनों के बीच संघर्ष हो सकता है कि दृष्टिकोण में अंतर के कारण लाइन और कर्मचारियों को संगठनात्मक समस्याओं की ओर है। कभी-कभी, व्यक्तिगत संघर्षों के परिणामस्वरूप संगठनात्मक संघर्ष भी होते हैं, जिसके परिणामस्वरूप संगठनात्मक अक्षमता होती है।
3. समन्वय:
लाइन और स्टाफ प्रबंधकों के कर्तव्यों में स्पष्टता का अभाव और उनके बीच संघर्ष, लाइन और कर्मचारियों की गतिविधियों के बीच समन्वय की समस्याएं पैदा करता है। यह संगठनात्मक लक्ष्यों की प्रभावी प्राप्ति को प्रभावित करता है।
4. उपयुक्तता:
कर्मचारियों के अधिकारियों की नियुक्ति महंगा है। इसलिए, संगठन का यह रूप छोटे आकार की फर्मों के लिए अनुपयुक्त है।
5. कुंठा:
'स्टाफ विशेषज्ञ' केवल एक सिफारिश निकाय है जिसकी सलाह लाइन के अधिकारी स्वीकार कर सकते हैं या नहीं भी। यह कर्मचारियों के विशेषज्ञों के लिए निराशा का स्रोत बन सकता है।
6. केंद्रीकरण:
चूंकि अंतिम निर्णय लेने वाले प्राधिकरण लाइन प्रबंधकों के साथ निहित होते हैं, इसलिए संगठन अधिक केंद्रीकृत होते हैं। यह निचले स्तर के प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों की रचनात्मकता को प्रतिबंधित करता है।
उपयुक्तता:
संगठन का यह रूप महंगा है और इस प्रकार, बड़े पैमाने पर संगठनों के लिए उपयुक्त है जहां जटिल और विशेष गतिविधियों के लिए विशेषज्ञों की विशेषज्ञ सलाह की आवश्यकता होती है। यह अपने विभागों के लोगों पर लाइन प्राधिकरण का उल्लंघन किए बिना लाइन प्रबंधकों को विशेष सलाह प्रदान करता है। इसकी सफलता, हालांकि, लाइन और स्टाफ विशेषज्ञों के बीच अंतर-व्यक्तिगत संबंधों और सामंजस्य पर निर्भर करती है। लाइन और स्टाफ विशेषज्ञों को एक दूसरे के साथ समन्वय और सहयोग करना चाहिए।
तृतीय। कार्यात्मक संगठन:
संगठन संरचना का यह रूप उभरता है क्योंकि संगठन आकार में बढ़ता है। नए विभाग जोड़े जाते हैं और विभागीय गतिविधियाँ विशिष्ट हो जाती हैं। विशेषज्ञता उप-विभाग बनाती है और यह शीर्ष प्रबंधकों के लिए सभी विभागों की गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए संभव नहीं रह जाता है। प्रबंधक अपने कार्यों में विशेष हो जाते हैं और पूरे संगठन के लिए अपने विभागीय कार्यों से संबंधित गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
मानव संसाधन प्रबंधक सही समय और स्थान पर सही व्यक्तियों की नियुक्ति सुनिश्चित करता है, उनकी मजदूरी संरचना का निर्धारण करता है, उनकी शिकायतों को हल करता है, नियम छोड़ता है, आदि क्या वह केवल मानव संसाधन विभाग के लोगों के लिए ही करता है? वह न केवल मानव संसाधन विभाग बल्कि उत्पादन, वित्त और विपणन विभागों के लिए भी कर्मियों से संबंधित गतिविधियों की देखभाल करता है।
वित्त विभाग, सभी विभागों की वित्तीय प्राप्तियों / संवितरणों, अधिशेष / कमी की देखभाल करता है। वित्त प्रबंधक के पास वित्त से संबंधित मामलों के संबंध में पूरे संगठन के लोगों पर अधिकार है और कर्मचारी प्रबंधक स्टाफिंग से संबंधित मामलों के संबंध में आदेश जारी कर सकते हैं। कार्यात्मक अधिकार "एक व्यक्ति के अलावा अन्य विभाग में आदेश देने का अधिकार" है।
कार्यात्मक अधिकार "वह अधिकार है जो किसी व्यक्ति या विभाग को निर्दिष्ट प्रक्रियाओं, प्रथाओं, नीतियों, या अन्य विभागों में व्यक्तियों द्वारा की गई गतिविधियों से संबंधित अन्य मामलों को नियंत्रित करने के लिए दिया जाता है"। अन्य विभागों के लोगों पर अधिकार का प्रयोग न केवल लाइन प्रबंधकों द्वारा किया जाता है, बल्कि अन्य विभागों के प्रबंधकों द्वारा भी किया जाता है।
एक व्यक्ति, इस प्रकार, दो या अधिक कार्यात्मक प्रमुखों से आदेश प्राप्त करता है और कमांड की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है। कार्यात्मक प्रबंधकों का उपयोग करने वाले प्राधिकरण को कार्यात्मक प्राधिकरण के रूप में जाना जाता है और इस संगठन को कार्यात्मक संगठन कहा जाता है। विभागीय प्रबंधकों (लाइन प्रबंधकों) और कर्मचारियों के विशेषज्ञों द्वारा कार्यात्मक प्राधिकरण का उपयोग किया जा सकता है। इस प्रकार, यह लाइन और स्टाफ दोनों विभागों में प्रयोग किया जा सकता है।
विभागीय प्रबंधक:
वित्त प्रबंधक सभी विभागों से वित्तीय रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए कह सकते हैं।
स्टाफ विशेषज्ञ:
लेखांकन या आर एंड डी प्रबंधकों के पास कार्यात्मक क्षेत्रों पर लाइन प्राधिकरण नहीं है लेकिन लाइन संगठन के कुशल कामकाज को सुनिश्चित करने के लिए कार्यात्मक प्राधिकरण हैं।
संगठन चार्ट पर कार्यात्मक प्राधिकरण:
कार्यात्मक प्राधिकरण का उपयोग लाइन संगठनों और लाइन और कर्मचारी संगठनों दोनों में किया जा सकता है। (यह आंकड़ा वित्त विभाग द्वारा प्रयोग किए जाने वाले कार्यात्मक प्राधिकरण को दर्शाता है। इसी तरह के प्राधिकरण का उपयोग अन्य विभागों द्वारा भी किया जा सकता है)।
उपभोक्ता वस्तुओं के प्रबंधक को न केवल महाप्रबंधक, उत्पादन (लाइन प्रबंधक) से बल्कि विपणन, वित्त और कार्मिक (कार्यात्मक प्रबंधक) के महाप्रबंधकों से भी आदेश प्राप्त होते हैं।
यह आंकड़ा विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों में अनुसंधान एवं विकास प्रबंधक (स्टाफ विशेषज्ञ) द्वारा प्रयोग किए जाने वाले कार्यात्मक प्राधिकरण को दर्शाता है। लेखा प्रबंधक द्वारा भी इसी तरह के अधिकार का प्रयोग किया जा सकता है।
कार्यात्मक संगठन की विशेषताएं: कार्यात्मक संगठन निम्नलिखित विशेषताओं की विशेषता है:
1. संगठन को कार्यात्मक विभागों में विभाजित किया गया है।
2. कार्यात्मक प्रबंधकों का विशिष्ट ज्ञान सभी कार्यात्मक विभागों द्वारा साझा किया जाता है।
3. संगठन कमांड की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन करता है क्योंकि एक व्यक्ति को दो या अधिक मालिकों से आदेश मिलते हैं।
कार्यात्मक संगठन के गुण:
संगठन संरचना के इस रूप में निम्नलिखित गुण हैं:
1. विशेषज्ञता:
प्रत्येक कार्यात्मक प्रमुख के पास अपने कार्यात्मक क्षेत्र के संबंध में पूरे संगठन की गतिविधियों पर अधिकार होता है। वित्त प्रबंधक सभी कार्यात्मक क्षेत्रों की वित्तीय गतिविधियों को नियंत्रित करता है। वह अपने कार्य क्षेत्र में माहिर हैं, अपने कार्य कौशल को बढ़ावा देते हैं और अधीनस्थों को बेहतर प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करते हैं।
2. आर्थिक:
एक विभाग, कर्मियों का कहना है, सभी कार्यात्मक विभागों की स्टाफ की जरूरतों की देखभाल करता है। सभी विभाग अपनी वित्तीय जरूरतों को वित्त विभाग द्वारा संतुष्ट करते हैं। यह लागत को कम करता है क्योंकि यदि प्रत्येक विभाग अपनी कार्यात्मक जरूरतों को व्यक्तिगत रूप से देखता है, तो यह प्रशासनिक लागतों में वृद्धि करेगा। यह संसाधनों के दोहराव से बचता है क्योंकि वे निर्णय लेने वाले बिंदु पर केंद्रीकृत होते हैं।
3. कार्यात्मक सिर का बोझ कम करता है:
प्रत्येक क्रियाशील मुखिया केवल अपने विभाग की गतिविधियों को देखता है। यह उन्हें अन्य कार्यात्मक क्षेत्रों की गतिविधियों (उनके विभागों के प्रबंधन के संबंध में) से राहत देता है। उदाहरण के लिए, कार्यात्मक संगठन की अनुपस्थिति में, कार्मिक गतिविधियों के अतिरिक्त, कार्मिक प्रबंधक को अपने विभाग की वित्तीय, लेखा, अनुसंधान और अन्य गतिविधियों की देखभाल करनी होगी, जो उस पर एक अतिरिक्त बोझ होगा। इस प्रकार, संगठन संरचना का यह रूप संगठनों में स्पष्टता को बढ़ावा देता है क्योंकि हर कोई उसकी भूमिका के बारे में स्पष्ट है।
4. समन्वय:
प्रत्येक कार्यात्मक प्रबंधक सभी विभागों के लिए अपने कार्यात्मक क्षेत्र से संबंधित गतिविधियों को देखता है और संगठन के काम को एक पूरे के रूप में समन्वयित करता है। गतिविधियों के एक सेट से संबंधित कार्य एक प्रबंधक के पूर्ण नियंत्रण में है। सभी निर्णय, संदर्भ और निर्देश संदर्भ के बिंदु से आते हैं और जरूरी नहीं कि लाइन मैनेजर हों। संगठन का कुल दृष्टिकोण, इस प्रकार, आंशिक दृश्य के बजाय फोकस है।
5. संचालन की एकरूपता:
कार्यात्मक प्राधिकरण के माध्यम से सभी विभागों के काम में एकरूपता है। कमांड और संचार प्रक्रियाओं की लाइन के बारे में पूरी स्पष्टता है।
6. नियंत्रण:
समन्वय और एकरूपता सभी कार्यात्मक क्षेत्रों की गतिविधियों का प्रभावी नियंत्रण सुनिश्चित करते हैं। कार्यात्मक प्रमुख अपनी विशेषज्ञता के क्षेत्रों से संबंधित गतिविधियों के लिए नियंत्रण की प्रभावी तकनीकों को अपनाते हैं।
कार्यात्मक संगठन की सीमाएं:
संगठन का यह रूप निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त है:
1. आदेश की एकता का उल्लंघन:
कार्यात्मक संगठन में कमांड की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है क्योंकि एक अधीनस्थ एक से अधिक बॉस के प्रति जवाबदेह होता है। अधीनस्थों को एक से अधिक बॉस के निर्देशों को पूरा करना मुश्किल लगता है।
2. समन्वय:
जब कार्यात्मक प्रमुख अपने विभागीय उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों का समन्वय एक समस्या बन जाता है। विभागीय या कार्यात्मक उद्देश्यों पर ध्यान पूरी तरह से संगठनात्मक उद्देश्यों में योगदान नहीं कर सकता है। इससे लक्ष्य विस्थापन हो सकता है। प्रत्येक कार्यात्मक प्रबंधक अपने क्षेत्र से संबंधित संसाधनों पर किफायत करने की कोशिश करता है।
धन के उपयोग पर चुस्त नियंत्रण अच्छा है लेकिन यह वित्त विभाग का एकमात्र उद्देश्य नहीं हो सकता है। सभी विभागों की वित्तीय आवश्यकताओं की देखभाल करना, उनकी आवश्यकता के आधार पर सभी विभागों को कम या ज्यादा धन उपलब्ध कराना या फिर से आवंटन करना, एक बड़े आकार के संगठन के लिए संभव नहीं है।
3. जवाबदेही:
उत्पाद के प्रदर्शन (अच्छे या बुरे) के लिए कोई भी विभागीय प्रमुख पूरी तरह से जवाबदेह नहीं है। प्रत्येक कार्यात्मक सिर आंशिक रूप से उत्पाद (विशेषज्ञता के अपने क्षेत्र से संबंधित) में योगदान देता है और इसकी सफलता या विफलता के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है। इस प्रकार, विभिन्न विभागों के प्रदर्शन को मापना मुश्किल हो जाता है। अंतिम जवाबदेही शीर्ष प्रबंधकों की है, जो लंबे समय तक रणनीतिक मामलों से लेकर लघु-संचालन परिचालन निर्णयों तक विचलन कर सकते हैं।
4. रिश्तों की जटिलता:
एक कार्यात्मक संगठन में, निर्णय लेने वाले और उन्हें लागू करने वाले व्यक्तियों के बीच व्यापक अंतर होता है। कमांड की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है और संचार की प्रक्रिया धीमी हो जाती है। कार्यात्मक विभाग के लिए अपने विभाग से संबंधित गतिविधियों को नियंत्रित करना मुश्किल हो जाता है। यह वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच संबंधों को जटिल बनाता है।
5. केंद्रीकरण:
संगठन के बढ़ते आकार और वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच की खाई को चौड़ा करने के साथ, कार्यात्मक संगठन केंद्रीयकृत हो जाता है, जहां निचले स्तर के लोग हर बार शीर्ष पदों पर जाते हैं, जहां वे अपनी समस्याओं को हल करना चाहते हैं।
6. विलंबित निर्णय:
चूंकि हर निर्णय ऊपर से बहता है, इसलिए निर्णय लेने की प्रक्रिया में देरी हो रही है। विभिन्न कार्यात्मक प्रमुख समस्या को देखते हैं और अपने क्षेत्र से संबंधित समाधानों पर टिप्पणी करते हैं।
7. अनम्य:
कार्यात्मक संगठन को एक अनम्य संरचना बनाने के लिए सीमाएं होती हैं। जिन स्तरों पर फैसले लागू किए जाते हैं, वहां बदलाव नहीं किए जा सकते। यह ऑपरेटिव स्तर पर प्रबंधकों की रचनात्मकता और नवीनता को बाधित करता है।
कार्यात्मक संगठन संरचना छोटे आकार की फर्मों के लिए उपयुक्त है, जिनके पास संगठनात्मक पदानुक्रम में सीमित स्तर हैं। यह उन संगठनों के लिए भी उपयुक्त है जिनके पास एक उत्पाद या समान उत्पादों के साथ उत्पाद लाइन है। यह विविध कार्यों वाले संगठनों के लिए उपयुक्त नहीं है। नए उत्पाद या गतिविधियाँ मौजूदा लोगों से संबंधित नहीं हो सकती हैं और उन्हें पूरी तरह से अलग निर्णय लेने के कौशल या एक नई कार्यात्मक संरचना की आवश्यकता हो सकती है।
यह कार्यात्मक प्रमुखों और अत्यधिक स्थितियों में, अंतर-विभागीय संघर्षों पर हावी हो सकता है। यह संगठनात्मक विकास के लिए अनुकूल नहीं है। यह, इस प्रकार, संगठन का एक उपयुक्त रूप है यदि संगठनों में एक या इसी तरह के उत्पादों का उत्पादन किया जाता है।
आधुनिक या समकालीन संगठनात्मक प्रारूप:
कार्य, विशेषज्ञता और विभाग के संगठन सहायता प्रभाग के शास्त्रीय प्रारूप। वे लोगों के बीच क्षैतिज संबंधों के महत्व को अनदेखा करते हैं। अंतर-संबंध और सामाजिक मूल्य कार्य संबंधों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है जिसे संगठन संरचना को तैयार करते समय अनदेखा नहीं किया जा सकता है।
जबकि संगठन संरचना का मूल डिजाइन शास्त्रीय प्रारूप से आता है, आधुनिक प्रारूप अधिक लचीली और पर्यावरण के अनुकूल संरचना पर जोर देते हैं। समकालीन संगठनात्मक स्वरूपों के लोकप्रिय रूप परियोजना संगठन, मैट्रिक्स संगठन, समिति संगठन और नेटवर्किंग संगठन हैं।
ये संगठनात्मक प्रारूप नीचे दिए गए हैं:
I. परियोजना संगठन:
अपने आकार, कार्य बल, संसाधनों, पर्यावरण के साथ बातचीत में वृद्धि के परिणामस्वरूप व्यावसायिक जटिलताओं में वृद्धि के साथ, प्रबंधकों ने अपने विभागीय सदस्यों पर ऊर्ध्वाधर अधिकार का प्रयोग करने वाले विभागीय प्रमुखों के साथ व्यावसायिक कार्यों का समन्वय करना मुश्किल पाया। पर्यावरण में लगातार बदलाव हो रहे थे और संगठनों को खुले सिस्टम में नई गतिविधियों को जोड़कर और अवांछित लोगों को हटाकर उनकी गतिविधियों को फिर से पूरा करना पड़ा।
विभिन्न कार्यात्मक विभागों के लोगों को समूहीकृत करने की आवश्यकता है जो परियोजना के आधार पर विभिन्न व्यावसायिक गतिविधियों का प्रबंधन कर सकते हैं, अर्थात्, 01 and परियोजनाओं का प्रदर्शन करना जो आवश्यक हैं और अवांछित परियोजनाओं को छोड़ना है। इसके लिए आवश्यक संगठनों को परियोजना संगठनों के रूप में तैयार किया जाना चाहिए।
परियोजना संगठन को समय, धन और गुणवत्ता के निर्दिष्ट अवरोधों के भीतर विशिष्ट परियोजनाओं को पूरा करने के लिए संरचित किया जाता है। एक पुल, बांध या फ्लाई-ओवर का निर्माण परियोजना संगठनों के रूप में किया जाता है। एक बार उद्देश्य बन जाने के बाद, कार्य बल को इकट्ठा किया जाता है और समूह के सदस्यों की गतिविधियों पर परियोजना प्रबंधक को अधिकार देकर प्राधिकरण-जिम्मेदारी संरचना तैयार की जाती है।
प्रोजेक्ट मैनेजर एक कार्यात्मक विभाग का प्रमुख हो सकता है। उत्पादन विभाग के महाप्रबंधक, उदाहरण के लिए, एक परियोजना के लिए परियोजना प्रबंधक भी हो सकते हैं। समूह के सदस्यों की जिम्मेदारी संगठन की संरचना के साथ बदलती है, कुछ परियोजना के पूरा होने तक संलग्न रहते हैं, जबकि अन्य संगठन को छोड़ देते हैं और इसमें शामिल होते हैं। संगठन के इस रूप की ख़ासियत यह है कि एक बार परियोजना समाप्त हो जाने के बाद, संगठन को भंग कर दिया जाता है और समूह के सदस्य अन्य परियोजनाओं पर नौकरी की तलाश करते हैं।
परियोजना संगठन में नौकरी के शीर्षक और औपचारिक विभाग नहीं होते हैं, जहां कर्मचारी परियोजना के पूरा होने के बाद वापस लौटते हैं। वे अन्य परियोजनाओं पर अपने कौशल, क्षमताओं और अनुभव का उपयोग करते हैं। सभी गतिविधियाँ परियोजना आधारित हैं। प्रोजेक्ट टीमों को फॉर्म, डिसबैंड और फॉर्म को फिर से काम की आवश्यकता होती है। यह संगठन का एक लचीला रूप है क्योंकि कोई विभागीयकरण या संगठनात्मक पदानुक्रम नहीं है। प्रबंधक मालिक नहीं हैं; वे सूत्रधार, संरक्षक और कोच हैं।
रिचर्ड एम। होडगेट्स एक परियोजना संगठन को परिभाषित करते हैं, "समय, लागत और / या गुणवत्ता मानकों के भीतर एक विशिष्ट और जटिल उपक्रम को पूरा करने के लिए सबसे अच्छी उपलब्ध प्रतिभा का एकत्रीकरण, जिसके बाद टीम के समापन पर उपक्रम का समापन होता है।"
जॉन एम। स्टीवर्ट के अनुसार, एक परियोजना टीम होनी चाहिए:
1. एक विशिष्ट लक्ष्य के संदर्भ में निश्चित,
2. मौजूदा संगठन के लिए अद्वितीय और अपरिचित,
3. गतिविधियों की अन्योन्याश्रयता के संबंध में जटिल,
4. संभावित लाभ या हानि के संबंध में महत्वपूर्ण, और
5. अस्थायी संगठन की आवश्यकता के संबंध में।
परियोजना संगठन के गुण:
परियोजना संगठन के निम्नलिखित गुण हैं:
1. ध्यान का ध्यान:
प्रोजेक्ट मैनेजर केवल एक प्रोजेक्ट पर ध्यान केंद्रित करता है। यह परियोजना के सफल समापन को सुनिश्चित करता है।
2. प्रभावी नियंत्रण:
परियोजना प्रबंधक अपने समूह के सदस्यों की जिम्मेदारियाँ देता है और प्रतिक्रिया और नियंत्रण की सुविधा देता है।
3. आदेश की एकता:
यह कमांड की एकता का सम्मान करता है क्योंकि समूह के सदस्यों को केवल प्रोजेक्ट मैनेजर से निर्देश मिलते हैं।
4. तेजी से निर्णय:
इस संरचना में संगठनात्मक पदानुक्रम नहीं है। कमांड की श्रृंखला से जुड़े कोई वरिष्ठ और अधीनस्थ नहीं हैं। इससे निर्णय लेने की प्रक्रिया में तेजी आती है।
5. लचीली संरचना:
यह एक लचीली संरचना है जो कार्य की आवश्यकता के अनुसार बनती और घुलती है। यह परियोजना पर काम करने वाले लोगों के विशेष ज्ञान और कौशल का उपयोग करता है। संचार पार्श्व संबंधों के माध्यम से होता है और परियोजना पर काम करने वाले लोगों की रचनात्मकता और नवीन क्षमताओं को प्रोत्साहित करता है। ज्ञान और संसाधनों का उपयोग उन परियोजनाओं पर किया जाता है जहां उनकी आवश्यकता होती है। इस प्रकार, संसाधनों का इष्टतम उपयोग होता है।
6. पर्यावरण के अनुकूल:
संगठन की संरचना पर्यावरणीय मांगों में परिवर्तन करती है क्योंकि इसमें स्थायी संरचना नहीं होती है।
परियोजना संगठन की सीमाएँ:
परियोजना संगठन की निम्नलिखित सीमाएँ हैं:
1. नौकरी की सुरक्षा:
जो लोग कार्यात्मक क्षेत्रों से परियोजना में शामिल होते हैं, वे अपनी नौकरी को बरकरार रखते हैं, लेकिन जो लोग संगठन के बाहर से जुड़ते हैं, वे परियोजना पूरा होने के बाद अपनी नौकरी खो देते हैं। इस प्रकार, परियोजना के सदस्यों के लिए नौकरी की असुरक्षा है।
2. रिश्तों की जटिलता:
परियोजना प्रबंधक और समूह के सदस्यों का उनकी अन्योन्याश्रय संबंध के साथ अच्छी तरह से परिभाषित संबंध नहीं है। इसलिए, संचार प्रक्रिया तुलनात्मक रूप से धीमी है। जैसा कि परियोजना संरचना अस्थायी है, लोग विशिष्ट विभागों के साथ खुद की पहचान नहीं कर सकते हैं। एक दूसरे के प्रति उनकी भूमिका और जिम्मेदारियां स्पष्ट नहीं हैं। एक-दूसरे के प्रति प्रतिबद्धता और निष्ठा का अभाव है।
3. छोटे आकार के संगठन:
छोटे संगठनों के परियोजना प्रबंधकों का समूह के सदस्यों पर औपचारिक अधिकार नहीं होता है। हालांकि, उनके पास परियोजना को पूरा करने की जिम्मेदारी है। इस प्रकार, यदि कार्य का वातावरण सहायक और सौहार्दपूर्ण न हो तो प्राधिकरण गैप (कम्यूनिटी अथॉरिटी के बिना जिम्मेदारी) हानिकारक हो सकता है। वे समूह के सदस्यों को काम करने के लिए अनुनय और बातचीत जैसे व्यक्तिगत कौशल का उपयोग करते हैं। एक व्यक्ति जिसके पास अनौपचारिक नेतृत्व के गुण नहीं हैं, वह एक सफल परियोजना प्रबंधक नहीं हो सकता है।
द्वितीय। मैट्रिक्स संगठन:
मैट्रिक्स संगठन एक हाइब्रिड संरचना है, जो कार्यात्मक और शुद्ध परियोजना संरचना का एक संयोजन है। परियोजना के समूह के सदस्य भी अपने कार्यात्मक प्रमुखों के प्रति जवाबदेह हैं। कर्मचारियों को परियोजना के पूरा होने तक कार्यात्मक प्रमुखों द्वारा परियोजना को सौंपा जाता है।
इस प्रकार, कर्मचारी संगठन संरचना के इस रूप में दोहरी जवाबदेही रखते हैं:
1. वे कमांड की ऊर्ध्वाधर श्रृंखला में कार्यात्मक प्रमुखों के प्रति जवाबदेह हैं। कार्यात्मक सिर उनकी लाइन श्रेष्ठ है।
2. वे परियोजना प्रबंधक के प्रति जवाबदेह हैं जो उन पर परियोजना प्राधिकरण का प्रयोग करते हैं। यह जवाबदेही मैट्रिक्स संगठन चार्ट में क्षैतिज रेखाओं द्वारा दिखाई जाती है।
प्रत्येक कर्मचारी दो प्रबंधकों को रिपोर्ट करता है; एक, स्थायी प्रबंधक जिसके साथ वह लाइन रिलेशनशिप में है और दूसरा, प्रोजेक्ट मैनेजर जिसके साथ वह क्षैतिज संबंध में है। इस प्रकार के संगठन संरचना में कमांड की एकता के मूल सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है। इसे 'मल्टीपल कमांड सिस्टम' भी कहा जाता है।
यह "एक संगठन संरचना है जो प्राधिकरण, प्रदर्शन, जिम्मेदारी, मूल्यांकन और नियंत्रण के दोहरे चैनल स्थापित करता है।"
बार्टोल और मार्टिन के अनुसार, "एक मैट्रिक्स संरचना एक प्रकार का विभागीयकरण है जो एक श्रेणीबद्ध कार्यात्मक संरचना पर विभाजन की रिपोर्टिंग संबंधों के एक क्षैतिज सेट को सुपरपोज करता है"।
"यह एक संगठनात्मक संरचना है जो विभिन्न कार्यात्मक विभागों के विशेषज्ञों को परियोजना प्रबंधकों द्वारा नेतृत्व की जाने वाली एक या अधिक परियोजनाओं पर काम करने के लिए प्रदान करती है।"
परियोजना पूरी होने के बाद, कर्मचारी अपने कार्यात्मक विभागों को वापस रिपोर्ट करते हैं या उनके कार्यात्मक प्रमुखों द्वारा किसी अन्य परियोजना को सौंपा जाता है।
"सिद्धांत रूप में, मैट्रिक्स एक संघर्ष समाधान प्रणाली है जिसके माध्यम से रणनीतिक और संचालन प्राथमिकताओं पर बातचीत की जाती है (एक नए उत्पाद या परियोजना के लिए रणनीतिक आवश्यकता; विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों की नियमित परिचालन आवश्यकताएं), शक्ति साझा की जाती है, और संसाधनों को आंतरिक रूप से आवंटित किया जाता है। एक पूरे के रूप में इकाई के लिए सबसे अच्छा आधार क्या है। ”
मैट्रिक्स संगठन संरचना का विकास:
मैट्रिक्स संगठन चार चरणों में विकसित होता है:
1. पारंपरिक संरचना:
यह संरचना कमांड की एकता के सिद्धांत का सम्मान करती है, अर्थात, संगठनात्मक पदानुक्रम में कमान ऊपर से नीचे तक चलती है।
2. अस्थायी ओवरले:
परियोजना को कुछ विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अस्थायी अवधि के लिए लिया जाता है और इसलिए, परियोजना प्रबंधकों के नेतृत्व में कार्यात्मक संरचनाओं में पदों का निर्माण किया जाता है।
3. स्थायी ओवरले:
परियोजना प्रबंधक स्थायी आधार पर संचालित होता है। उदाहरण के लिए, विज्ञापन अभियान शुरू करने की परियोजना विज्ञापन प्रबंधक के लिए चल रही परियोजना हो सकती है।
4. परिपक्व मैट्रिक्स:
कार्यात्मक प्रबंधक और परियोजना प्रबंधक के पास कर्मचारियों के बराबर अधिकार हैं। दो प्रबंधकों को एक साथ मैट्रिक्स मालिकों के रूप में भी जाना जाता है।
मैट्रिक्स दिखा रहा संगठन चार्ट संगठन:
संगठन का मैट्रिक्स रूप संगठन चार्ट पर निम्नानुसार दिखाई देता है:
मैट्रिक्स संगठन की योग्यता:
मैट्रिक्स संगठन में निम्नलिखित गुण हैं:
1. विकेंद्रीकरण:
सभी निर्णय कार्यात्मक प्रबंधकों या परियोजना प्रबंधकों द्वारा लिए जाते हैं। जहाँ समस्या उत्पन्न होती है वहाँ निर्णय लिया जाता है। शीर्ष प्रबंधन पर्यावरणीय आवश्यकताओं के अनुकूल रणनीतिक मुद्दों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है।
2. बहु-अनुशासनात्मक सहयोग:
विभिन्न विभागों के लोग एक साथ काम करते हैं, एक-दूसरे की जिम्मेदारियों को समझते हैं और एक-दूसरे के साथ सहयोग करते हैं। यह उत्पादन के लिए अनुकूल कार्य वातावरण बनाता है।
3. समन्वय:
चूंकि विभिन्न विभागों के लोग परियोजना प्रबंधक के तहत एक टीम के रूप में काम करते हैं, इसलिए परियोजना के उद्देश्य के लिए समन्वित प्रयास है।
4. प्रेरणा:
लोग अनौपचारिक रूप से एक दूसरे के साथ संवाद करते हैं और परियोजना के पूरा होने तक काम करते हैं। कर्मचारियों को रैंक के अनुसार नहीं रखा गया है क्योंकि उन्हें पारंपरिक संगठनात्मक पदानुक्रम में रखा गया है। एक कर्मचारी, उदाहरण के लिए, जो संगठन के पारंपरिक रूप में पदानुक्रम में 9 वें स्थान पर है, उसे अपने ज्ञान के अनुसार परियोजना के डिजाइन में नंबर दो या तीन पर रखा जा सकता है। इससे कर्मचारियों का मनोबल बढ़ता है।
5. नियंत्रण:
चूंकि प्रोजेक्ट मैनेजर एकल प्रोजेक्ट पर ध्यान केंद्रित करता है, इसलिए प्रोजेक्ट गतिविधियों पर बेहतर नियोजन और नियंत्रण होता है। वह स्थिति के अधिकार के बजाय योग्यता और ज्ञान के अधिकार का प्रयोग करता है। यह परियोजना प्रबंधक और टीम के सदस्यों को परियोजना में अधिकतम योगदान देने की क्षमता विकसित करता है।
6. संसाधनों का कुशल उपयोग:
कार्यात्मक और परियोजना प्रबंधकों द्वारा साझा किए जाने के बाद से संसाधनों का इष्टतम उपयोग होता है। प्रत्येक परियोजना प्रबंधक एक एकल परियोजना पर ध्यान केंद्रित करता है और मात्रा और गुणवत्ता की कमी के भीतर परियोजना की समय सीमा को पूरा करने के लिए संसाधनों का उपयोग करता है।
मैट्रिक्स संगठन की सीमाएँ:
संगठन का यह रूप निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त है:
1. दोहरी जवाबदेही:
चूंकि प्रत्येक कर्मचारी कार्यात्मक प्रबंधक और परियोजना प्रबंधक के प्रति जवाबदेह होता है, इसलिए कमांड की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है। इससे संगठन में भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है।
2. अंतर-व्यक्तिगत संबंधों पर ध्यान दें:
एक परियोजना पर एक साथ काम करना परियोजना के कुशल और समय पर पूरा होने की लागत पर कर्मचारियों के व्यक्तिगत संबंधों को बढ़ावा दे सकता है। औपचारिक संबंधों के साथ-साथ अनौपचारिक संबंध अत्यधिक विकसित होने पर संगठनात्मक संबंध जटिल हो जाते हैं।
3. समन्वय की समस्या:
दोनों ऊर्ध्वाधर (लाइन मैनेजर) और क्षैतिज (प्रोजेक्ट मैनेजर) समन्वय आमतौर पर एक साथ प्राप्त नहीं किए जा सकते हैं। परियोजना और कार्यात्मक प्रबंधकों को नियमित रूप से संवाद करना पड़ता है, कर्मचारियों पर काम की मांगों का समन्वय करना और प्रभावी ढंग से काम करने के लिए संघर्षों को हल करना है।
4. अंतर-परियोजना संघर्ष:
यदि संगठन में कई परियोजनाएं शुरू की जाती हैं, तो प्रत्येक परियोजना प्रबंधक विभिन्न कार्यात्मक विभागों से संसाधनों का अधिकतम हिस्सा लेने का प्रयास करेगा। यह परियोजना प्रबंधकों और विभिन्न परियोजनाओं के सदस्यों के बीच संघर्ष पैदा कर सकता है क्योंकि वे संगठनात्मक संसाधनों का अधिकतम हिस्सा चाहते हैं।
5. कार्यात्मक प्रबंधकों और परियोजना प्रबंधकों के बीच संघर्ष:
न केवल परियोजना प्रबंधक, यहां तक कि कार्यात्मक प्रबंधक सीमित संगठनात्मक संसाधनों के लिए प्रतिस्पर्धा करते हैं। इससे सत्ता संघर्ष हो सकता है। प्रबंधक संसाधनों का अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए अपनी शक्ति को अधिकतम करने का प्रयास करते हैं। शीर्ष प्रबंधक लोगों के बीच बिजली के संघर्ष को कम करने के लिए हस्तक्षेप करते हैं क्योंकि इसका परिणाम प्रति-उत्पादक गतिविधियों में हो सकता है।
मैट्रिक्स संगठन संरचना बड़े आकार के उपक्रमों के लिए उपयुक्त है जो कई छोटी परियोजनाओं को अंजाम देते हैं। विभिन्न विनिर्माण गतिविधियाँ जैसे एयरोस्पेस, रसायन, इलेक्ट्रॉनिक्स आदि; बैंकिंग, बीमा, रिटेलिंग इत्यादि जैसी सेवा गतिविधियाँ और पेशेवर गतिविधियाँ जैसे विज्ञापन कॉपी या अभियान, लेखांकन आदि को तैयार करना एक मैट्रिक्स संगठन में किया जा सकता है।
मैट्रिक्स संरचना के कार्यान्वयन से सीमाओं को कम किया जा सकता है। मैट्रिक्स संरचना के लाभ परियोजना के उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करके इसकी लागतों को आगे बढ़ाते हैं; कार्यात्मक प्रबंधकों, परियोजना प्रबंधकों और समूह सदस्यों के अधिकारियों और जिम्मेदारियों; विचलन की जाँच करने के लिए मानक स्थापित करना और कुशल श्रमिकों के लिए पुरस्कार की एक प्रणाली को नियोजित करना।
शुद्ध परियोजना संगठन और मैट्रिक्स संगठन:
निम्न तालिका शुद्ध परियोजना संगठन संरचना और मैट्रिक्स संगठन संरचना के बीच अंतर के बिंदुओं पर प्रकाश डालती है:
तृतीय। समिति संगठन:
वन प्लस वन इलेवन बनाता है, ’या टू हेड्स एक से बेहतर हैं’ यह समितियों को बनाने का आधार है। चूंकि शीर्ष प्रबंधक हर समस्या से निपट नहीं सकते हैं, इसलिए समितियां बनाई जाती हैं, जो विभिन्न विभागों के लोगों से मिलकर बनती हैं, जो सामूहिक रूप से उन समस्याओं के समाधान पर पहुंचती हैं जिन्हें इसके लिए लाया गया है। समिति सदस्यों का एक समूह है, जिनके साथ कुछ मामला प्रतिबद्ध है। यह केवल उन मामलों पर चर्चा करता है, जो इसे अधिकार क्षेत्र के कड़ाई से परिभाषित क्षेत्र के भीतर विचार-विमर्श के लिए लाया गया है। यह उन मामलों पर निर्णय नहीं ले सकता, जिन्हें इसके लिए अग्रेषित नहीं किया गया है।
समिति "व्यक्तियों का एक समूह है, जिन्हें एक समूह के रूप में, कुछ मामला प्रतिबद्ध है।" समितियाँ सभी प्रकार के संगठनों में बनाई जाती हैं, चाहे व्यवसाय या गैर-व्यवसाय, जैसे सरकार, स्कूल, कॉलेज, बैंक, वित्तीय संस्थान आदि समितियाँ संगठन के किसी भी स्तर पर बनाई जा सकती हैं और इसके सदस्य किसी भी कार्यात्मक क्षेत्र से आ सकते हैं। एक व्यक्ति एक ही समय में एक से अधिक समिति का सदस्य भी हो सकता है।
जे के अनुसार। प्रेस्ली और एस। कीन, सही उद्देश्य के लिए सही ढंग से आयोजित समिति की बैठकों में अधिक प्रेरणा, बेहतर समस्या को हल करने और आउटपुट में वृद्धि हो सकती है। समितियां समूह के सदस्यों से परामर्श करने के बाद विशिष्ट स्थितियों से निपटने के लिए नियम बनाती हैं, जो मौखिक रूप से, लिखित रूप में या हाथों के प्रदर्शन से व्यक्त करते हैं; उदाहरण के लिए, कमेटी के फ्रेम कंपनी के नियमों को छोड़ देते हैं। समितियों की अध्यक्षता समितियों के अध्यक्ष करते हैं जिन्हें संयोजक या अध्यक्ष के रूप में जाना जाता है। प्रत्येक समिति के सदस्य के पास एक मत होता है कि उसे सौंपे गए मामलों पर निर्णय लेना है।
समिति:
1. इस मामले को अंतिम निर्णय दे सकता है, या
2. निर्णय लेने या करने की सिफारिश नहीं कर सकते हैं लेकिन केवल मामले पर विचार-विमर्श करें और निर्णय लेने की जानकारी प्रबंधकों को भेजें।
समितियों के प्रकार: विभिन्न प्रकार की समितियाँ इस प्रकार हैं:
1. लाइन और स्टाफ समितियां:
लाइन और स्टाफ समितियों के गठन का आधार प्राधिकरण है। एक समिति जिसके पास अधीनस्थों द्वारा लागू किए जाने वाले निर्णय लेने का अधिकार होता है, एक लाइन समिति और एक समिति होती है जो निर्णय नहीं लेती है बल्कि केवल वरिष्ठों और सलाहकारों की सहायता करती है और उन्हें एक कर्मचारी समिति बनाती है। यह प्रबंधकीय कार्यों को प्रभावी ढंग से करने के लिए लाइन प्रबंधकों को सक्षम बनाता है। अपने वरिष्ठों के लिए कर्मचारी समिति का अधिकार संबंध प्रकृति में सलाहकार है।
2. तदर्थ और स्थायी समिति:
तदर्थ और स्थायी समितियों के गठन का आधार समय सीमा है। एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए गठित समितियाँ जो उद्देश्य प्राप्त होने के बाद भंग हो जाती हैं, तदर्थ या अस्थायी समितियाँ होती हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी एक नया उत्पाद लॉन्च करना चाहती है और एक समिति गठित करती है जो बाजार सर्वेक्षण का संचालन करती है जो सर्वेक्षण पूरा होने तक कार्य करेगा, तो एक तदर्थ समिति होगी। एक बार जब सर्वेक्षण किया जाता है और उत्पाद लॉन्च किया जाता है, तो समिति भंग हो जाती है। एक समिति जो लंबे समय तक चलती है वह स्थायी या स्थायी समिति होती है। ये समितियां मुख्य कार्यकारी अधिकारियों को सलाहकार कार्य प्रदान करती हैं।
3. औपचारिक और अनौपचारिक समितियाँ:
औपचारिक और अनौपचारिक समितियों के गठन का आधार संगठन चार्ट पर उनकी स्थिति है। संगठन की औपचारिक प्रक्रियाओं के अनुसार गठित समितियों को औपचारिक समितियों के रूप में जाना जाता है। उन्हें उन कर्तव्यों के निर्वहन के लिए कर्तव्य, शक्ति और अधिकार दिए गए हैं।
वे औपचारिक रूप से संगठन के चार्ट पर दर्शाए गए हैं और स्थायी समितियां हैं। समितियां जो संगठन चार्ट पर नहीं दिखाई जाती हैं और लोगों के एक समूह की सामान्य सोच से बाहर हैं, अनौपचारिक समितियां हैं। वे प्रकृति में अस्थायी हैं और विशिष्ट आधिकारिक मामलों पर शीर्ष अधिकारियों की सहायता करते हैं।
4. बहुवचन कार्यकारी समिति और सलाहकार समिति:
नियंत्रण के माध्यम से नियोजन के प्रबंधकीय कार्यों को अंजाम देने के लिए, उनके कार्यान्वयन के लिए निर्णय लेने और आदेश देने के लिए सशक्त समिति एक बहुवचन कार्यकारी समिति है। निदेशक मंडल महत्वपूर्ण प्रबंधकीय निर्णय लेता है और उनके कार्यान्वयन के आदेश बहुवचन कार्यकारी समिति का प्रतिनिधित्व करते हैं। सलाहकार समिति निर्णय नहीं लेती है बल्कि केवल सलाहकार या सिफारिशी कार्य करती है।
चतुर्थ। नेटवर्किंग संगठन:
नेटवर्क संगठन एक संरचनात्मक व्यवस्था है जो देश या दुनिया भर में सहायक कंपनियों को जोड़ने के लिए एक नेटवर्क व्यवस्था पर भरोसा करते हुए फ़ंक्शन, उत्पाद और भौगोलिक डिजाइन के तत्वों को जोड़ती है। यह संगठनात्मक प्रारूप कंपनियों को स्थानीय स्तर पर ग्राहकों की मांग के साथ-साथ वैश्विक स्तर पर अर्थव्यवस्थाओं का लाभ उठाने में मदद करता है।
यह संरचना दुनिया भर में फैली एक कंपनी की सहायक कंपनियों को जोड़ती है। कुछ सहायक विनिर्माण में विशेषज्ञ हैं जबकि अन्य बिक्री में। हालांकि, सभी को मुख्यालय से जोड़ा गया है। कुछ को मुख्यालय द्वारा बारीकी से नियंत्रित किया जाता है, जबकि अन्य अधिक स्वायत्त होते हैं। इस प्रकार, संरचना, भौगोलिक, कार्यात्मक और उत्पाद तत्वों का एक संयोजन है।
यह "स्वतंत्र कंपनियों - आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, यहां तक कि पूर्व प्रतिद्वंद्वियों का एक अस्थायी नेटवर्क है - कौशल, लागत और एक-दूसरे के बाजारों तक पहुंच साझा करने के लिए सूचना प्रौद्योगिकी द्वारा जुड़ा हुआ है। इसका न तो केंद्रीय कार्यालय होगा और न ही संगठन चार्ट। इसमें कोई पदानुक्रम नहीं होगा, कोई ऊर्ध्वाधर एकीकरण नहीं होगा। ”
एक नेटवर्किंग संगठन में, फर्म आपूर्तिकर्ताओं, वितरकों और अन्य व्यावसायिक ऑपरेटरों के साथ संबंध विकसित करता है जो अपने व्यवसाय में दक्षता हासिल करने के लिए अपने क्षेत्रों (उप-इकाइयों) में विशेषज्ञ होते हैं। ये उप-इकाइयां बाजार के करीब हैं और इसलिए, स्थानीय बाजार के संबंध में बेहतर ग्राहक अपील है। यह विशेषज्ञता उनके द्वारा मूल संगठन को हस्तांतरित की जाती है।
मुख्य फर्म उप-इकाइयों को अपने संचालन को आउटसोर्स करती है और अपने मुख्य उद्देश्यों में समन्वय बनाए रखने के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से उनके साथ जुड़ी रहती है। उप-इकाइयाँ पर्यावरणीय परिस्थितियों के अनुसार बदलती रहती हैं। नई इकाइयां जुड़ती हैं और पुराने लोग प्रमुख संगठन छोड़ देते हैं क्योंकि वे लाभदायक होते हैं।
इस प्रकार, यह फर्मों का एक अस्थायी नेटवर्क है। यह मूल फर्म के जोखिम को भी कम करता है क्योंकि उनके कुछ संचालन अन्य अन्योन्याश्रित फर्मों के साथ अनुबंधित हैं। इन उप-फर्मों के पास अपने संचालन के लिए संसाधनों के आवंटन पर नियंत्रण है, हालांकि, कुछ फैसले मूल फर्म के साथ केंद्रीकृत रहते हैं।
चूंकि इलेक्ट्रॉनिक नेटवर्क समन्वय की लागत को कम करते हैं, इसलिए संगठन प्रक्रियाओं का समन्वय करने के लिए उन्हें अधिक बार उपयोग करते हैं और इस प्रकार, अधिक आभासी हो जाते हैं। इलेक्ट्रॉनिक नेटवर्क का उपयोग कंपनियों के लिए आउटसोर्सिंग की सुविधा देता है और परिणामस्वरूप, वे अधिक आभासी हो जाते हैं। कंपनियां अपनी सेवाओं को अन्य कंपनियों को आउटसोर्स कर सकती हैं जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रधान कार्यालय से जुड़ी हैं।
एक साधारण नेटवर्क संगठन संरचना इस प्रकार दिखाई देती है:
इस संरचना में ऐसी इकाइयाँ हैं जो विभिन्न क्षेत्रों में फैले उत्पाद, कार्यात्मक और भौगोलिक सूचनाओं का समन्वय करती हैं। इन इकाइयों को नोड के रूप में दर्शाया गया है। इसी समय, प्रत्येक उत्पाद लाइन इकाई या भौगोलिक इकाई में स्वतंत्र संरचना होती है जो इसके संचालन के लिए सबसे उपयुक्त है।
'वर्चुअल ऑर्गनाइजेशन' शब्द का इस्तेमाल कंपनियों के नेटवर्क का वर्णन करने के लिए किया जाता है। आभासी संगठनों में, ई-मेल और नई सूचना और संचार तकनीकों की अन्य सेवाओं के माध्यम से, पारस्परिक और सामूहिक संबंधों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से मध्यस्थता दी जा रही है। यह फर्मों के बीच एक अस्थायी नेटवर्क है जो एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए काम करता है।
इसे सीमा-कम संगठन के रूप में भी जाना जाता है, अर्थात्, ऐसा संगठन जिसका डिज़ाइन पूर्व-निर्धारित संरचना द्वारा डिज़ाइन किए गए ऊर्ध्वाधर, क्षैतिज या बाहरी सीमाओं द्वारा परिभाषित नहीं है। यह संरचना ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज सीमाओं को समाप्त करती है और कंपनी और उसके ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के बीच बाहरी बाधाओं को तोड़ती है।
अधिकांश कंपनियों को लगता है कि वे आज के गतिशील वातावरण में सफलतापूर्वक काम कर सकती हैं ताकि वे लचीले और असंरचित रह सकें। वे एक कठोर, पूर्वनिर्धारित संरचना नहीं करना चाहते हैं। वे कमान की श्रृंखला को खत्म करना चाहते हैं और विशेष इकाइयों की सशक्त टीमों के साथ विभागों को बदलना चाहते हैं।
ऊर्ध्वाधर सीमाएं कर्मचारियों को संगठनात्मक स्तर और पदानुक्रम में अलग करती हैं। उन्हें क्रॉस-पदानुक्रमित टीमों और सहभागी निर्णय लेने के माध्यम से हटाया जा सकता है। यह संगठन संरचना को समतल कर देगा। काम की विशेषज्ञता और विभाग द्वारा क्षैतिज सीमाएं बनाई जाती हैं।
उन्हें क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों के माध्यम से हटाया जा सकता है और कार्यात्मक विभागों के बजाय कार्य प्रक्रियाओं के आसपास गतिविधियों का आयोजन किया जा सकता है। बाहरी सीमाएँ संगठन को उसके ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य हितधारकों से अलग करती हैं। इन्हें आपूर्तिकर्ताओं या मूल्य-श्रृंखला प्रबंधन ग्राहक-संगठन लिंकेज के साथ रणनीतिक गठजोड़ का उपयोग करके हटाया जा सकता है।
मूल्य श्रृंखला संगठनात्मक कार्य गतिविधियों की पूरी श्रृंखला है जो कच्चे माल के प्रसंस्करण और अंत उपयोगकर्ताओं के हाथों में तैयार उत्पाद के साथ समाप्त होने वाले प्रत्येक कदम पर मूल्य जोड़ते हैं। मूल्य श्रृंखला प्रबंधन एकीकृत गतिविधियों के पूरे अनुक्रम के प्रबंधन की प्रक्रिया है और संपूर्ण मूल्य श्रृंखला के साथ उत्पाद प्रवाह के बारे में जानकारी है।
नेटवर्क के दृष्टिकोण का बहुत विचार यह है कि इकाइयों के बीच संबंध या इंटरैक्शन बिल्डिंग ब्लॉक हैं जो नेटवर्क को बनाए और परिभाषित करते हैं।
आमतौर पर, संसाधनों के आदान-प्रदान से बातचीत का परिणाम होता है, या तो सामग्री या सूचना, जैसे कि सामान, पैसा, सूचना, सेवाएं, सामाजिक या भावनात्मक समर्थन, विश्वास, प्रभाव आदि। किसके साथ बंधे हैं, किसके लिए अंतर्निहित नेटवर्क की संरचना को प्रकट करते हैं: वे दिखाएँ कि संसाधनों के बीच संसाधन कैसे प्रवाहित होते हैं और नेटवर्क में इकाइयाँ कैसे परस्पर जुड़ी होती हैं।
साहित्य में एक आभासी संगठन की परिभाषा बदलती है, और इसका कोई समान अर्थ नहीं है। "आभासी आयोजन डिग्री की बात है।"
लॉडन एंड लॉडन के अनुसार, आभासी संगठन "पारंपरिक संगठनात्मक सीमाओं या भौतिक स्थान द्वारा सीमित किए बिना उत्पादों और सेवाओं को बनाने और वितरित करने के लिए लोगों, परिसंपत्तियों और विचारों को जोड़ने वाले नेटवर्क का उपयोग करने वाला संगठन है"।
एक फर्म दो मुख्य कारणों के लिए आभासी जाना चुन सकती है:
1. विशेष निर्माताओं से वस्तुओं और सेवाओं को प्राप्त करके दक्षता को बढ़ावा देना।
2. सूचना प्रौद्योगिकी का उपयोग करने के लिए जो लेनदेन लागत को कम करेगा।
जिस हद तक कोई कंपनी वर्चुअलाइज करती है, वह इस बात पर निर्भर करता है कि पारंपरिक संगठनात्मक सीमाओं से परे इसकी महत्वपूर्ण विनिर्माण प्रक्रियाओं का क्या अनुपात होता है। नेटवर्क गतिकी का अध्ययन करने का एक तरीका सामाजिक नेटवर्क विश्लेषण (SNA) है। यह अपने नेटवर्क के भीतर लोगों के बीच संबंधों के पैटर्न की जांच करता है।
संबंधों को समूह व्यक्तियों के लिए उपयोग किया जाता है और उनके बीच सूचना विनिमय के उभरते हुए पैटर्न की खोज की जाती है। कंप्यूटर मध्यस्थ संचार (CMC) नेटवर्क विश्लेषण के लिए एक महत्वपूर्ण आयाम है। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक मेल का उपयोग संचार प्रक्रियाओं के संबंध में तेजी से किया जा रहा है, विशेष रूप से एक संगठनात्मक संदर्भ में।
नेटवर्क संरचना के घटक:
एक नेटवर्क संरचना में निम्नलिखित घटक होते हैं:
1. फैला हुआ उप-इकाइयाँ:
उप-इकाइयां दुनिया भर में स्थित हैं। वे माता-पिता संगठन को कम कारक लागत या उपभोक्ताओं के स्वाद या तकनीकी विकास के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं।
2. विशेष ऑपरेशन:
ये संचालन उप-इकाइयों द्वारा किए जाते हैं और एक विशेष उत्पाद लाइन या बाजार क्षेत्र पर ध्यान केंद्रित करते हैं। वे दुनिया भर में फैली विशेषज्ञ सेवाओं द्वारा किए जाते हैं।
3. अन्योन्याश्रित संबंध:
विशेष संचालन करने वाली उप-इकाइयां अन्योन्याश्रित हैं। उनके रिश्ते दुनिया भर में फैले विशेष उप-इकाइयों (सहायक) के बीच सूचना और संसाधनों को साझा करने में मदद करते हैं। उदाहरण के लिए, पर्यटन उद्योग में, विभिन्न इकाइयों के बीच मजबूत नेटवर्किंग है जो घरेलू और अंतर्राष्ट्रीय दोनों स्तरों पर टिकट बुकिंग, होटल आवास, परिवहन के लिए परिवहन, दृष्टि-दर्शन के लिए परिवहन, हवाई अड्डा स्थानान्तरण आदि की व्यवस्था करती है। यद्यपि ग्राहक अपनी बुकिंग को प्रमुख पर्यटन संगठन के साथ रखता है, लेकिन इसके आगे विभिन्न इकाइयों के साथ टाई अप है जो पर्यटन को एक पूर्ण पैकेज बनाते हैं।
कई कंप्यूटर और ऑटोमोबाइल कंपनियों ने विभिन्न इकाइयों के साथ गठबंधन किया है जो इसे विभिन्न घटकों की आपूर्ति करते हैं। एक या अधिक व्यावसायिक संचालन (लेखा, वित्त, अनुसंधान, डिजाइन, उत्पादन योजना और नियंत्रण, वितरण आदि) के लिए गठजोड़ किया जा सकता है और इन सभी कार्यों के लिए जरूरी नहीं है।
नेटवर्क संगठन संरचना का आरेखीय प्रतिनिधित्व:
यह संगठन संरचना जटिल है और उप-इकाइयों के बदलते स्थानों के साथ बदलता है।
हालाँकि, एक विशिष्ट नेटवर्क संरचना इस प्रकार दिखाई देती है:
इस नेटवर्क संरचना से पता चलता है कि एक भारतीय कंपनी के कई देशों में फैले हुए ऑपरेशन हैं और विभिन्न देशों में फैली उप-इकाइयों के माध्यम से एकल / एकाधिक उत्पादों का उत्पादन होता है। इनमें से कुछ इकाइयाँ भारत में मुख्यालय द्वारा नियंत्रित हैं जबकि अन्य में स्वतंत्र प्रबंधन है।
एनवी फिलिप्स की नेटवर्क संरचना - एक विशिष्ट उदाहरण:
इस नेटवर्क से पता चलता है कि एनवी फिलिप्स के 60 देशों में फैले ऑपरेशन हैं और लाइट बल्ब से लेकर रक्षा प्रणाली तक विविध उत्पाद तैयार करते हैं। कंपनी की प्रत्येक उत्पाद लाइन में अलग-अलग इकाइयों की संख्या के साथ आठ उत्पाद विभाजन हैं।
