औपचारिक संगठन: अर्थ, सुविधाएँ और सीमाएँ

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - १। औपचारिक संगठन का अर्थ 2। औपचारिक संगठन की विशेषताएं 3. योग्यताएं 4. सीमाएँ।

औपचारिक संगठन का अर्थ:

औपचारिक संगठन प्राधिकरण और जिम्मेदारी की एक अच्छी तरह से परिभाषित संरचना है जो संगठन के सदस्यों के बीच प्राधिकरण और संबंधों के प्रतिनिधिमंडल को परिभाषित करता है। यह नीतियों, योजनाओं, प्रक्रियाओं, कार्यक्रम और कार्यक्रमों के पूर्व-निर्धारित सेट के साथ काम करता है। औपचारिक संगठन में अधिकांश निर्णय पूर्व-निर्धारित नीतियों पर आधारित होते हैं।

औपचारिक संगठन "अच्छी तरह से परिभाषित नौकरियों की एक प्रणाली है, जिनमें से प्रत्येक में प्राधिकरण, जिम्मेदारी और जवाबदेही का एक निश्चित माप होता है, पूरे सचेत रूप से उद्यम के लोगों को अपने उद्देश्यों को पूरा करने में सबसे प्रभावी ढंग से काम करने के लिए सक्षम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।"

यह औपचारिक अधिकार, जिम्मेदारी, नियम, नियम और संचार माध्यमों के साथ एक जानबूझकर बनाया गया ढांचा है। संगठनों को प्रभावी ढंग से कार्य करने के लिए कुछ हद तक औपचारिकता आवश्यक है; समय लेने वाले निर्णयों को लेने से बचने के लिए, परस्पर विरोधी स्थितियों को संभालने और अधीनस्थों की गतिविधियों पर नियंत्रण रखने के लिए।

औपचारिक संगठन की विशेषताएं:

औपचारिक संगठन में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

1. जानबूझकर बनाई गई संरचना:यह एक जानबूझकर बनाई गई संरचना है जो विभिन्न नौकरी पदों पर काम करने वाले लोगों के बीच आधिकारिक संबंधों को परिभाषित करती है।

2. नौकरी उन्मुख:

यह लोगों की तुलना में नौकरियों पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है। यह लोगों को रोजगार आवंटित करता है और औपचारिक संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए संबंधों की संरचना को परिभाषित करता है।

3. काम का विभाजन:

कार्य को छोटी इकाइयों में विभाजित किया जाता है और व्यक्तियों को उनके कौशल और क्षमताओं के आधार पर सौंपा जाता है। विशेषज्ञता में काम के परिणाम का विभाजन और संगठनात्मक उत्पादन बढ़ जाता है।

4. Departmentation:

विभाग संगठन संरचना का आधार है, अर्थात संगठन संरचना विभाग पर निर्भर करता है। विभागीकरण का तात्पर्य छोटी इकाइयों में कार्य विभाजन और गतिविधियों की समानता के आधार पर बड़ी इकाइयों (विभागों) में उनके पुन: समूहन से है। कार्यात्मक विभाग उत्पादन, वित्त, कर्मियों और विपणन विभागों में संगठन संरचना को विभाजित करता है। विभागीय विभागीय प्रमुखों की जिम्मेदारी तय करने में मदद करता है।

5. औपचारिक प्राधिकरण:

लोग संगठनात्मक पदानुक्रम में अपनी स्थिति के आधार पर अधिकार का प्रयोग करते हैं। प्राधिकरण स्थिति से जुड़ा हुआ है और इसके माध्यम से, स्थिति में रहने वाले व्यक्ति में। इसमें आदेश देने, प्रदर्शन करने, निर्णय लेने और संसाधन खर्च करने का अधिकार शामिल है।

6. शिष्ठ मंडल:

काम को आधिकारिक तौर पर ऊपर से निचले स्तर पर सौंपा गया है। कार्य भार को इकाइयों में विभाजित किया गया है, एक भाग को सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए प्राधिकरण के अधीनस्थों को सौंपा गया है। स्केलर श्रृंखला के नीचे के लोगों को काम के विभाजन और इसके कार्य की अवधारणा को प्रतिनिधिमंडल कहा जाता है।

"प्रत्यायोजन वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा एक प्रबंधक अधीनस्थों को कार्य और अधिकार प्रदान करता है जो उन नौकरियों के लिए जिम्मेदारी स्वीकार करते हैं।"

"प्रत्यायोजन एक प्रक्रिया है जिसे प्रबंधक अधीनस्थों को काम बांटने में उपयोग करता है।"

7. समन्वय:

प्रबंधक व्यक्तियों और इकाइयों की गतिविधियों को एक ठोस प्रयास में एकीकृत करते हैं ताकि विभाग और व्यक्ति एक समान लक्ष्य की ओर काम करें। प्रबंधक प्रत्येक विभाग को संगठनात्मक लक्ष्यों को संप्रेषित करके, विभागीय लक्ष्यों को निर्धारित करने और प्रत्येक विभाग के प्रदर्शन को दूसरों के साथ जोड़ने के द्वारा संगठन की गतिविधियों का समन्वय करते हैं ताकि सभी विभाग सामूहिक रूप से संगठनात्मक लक्ष्यों में योगदान दें। समन्वय "संगठन के विभिन्न विभागों की गतिविधियों को जोड़ने की प्रक्रिया है"।

8. आयोजन के सिद्धांत:

औपचारिक संगठन आयोजन के औपचारिक सिद्धांतों पर आधारित है, अर्थात्, उद्देश्यों की एकता, संगठनात्मक दक्षता, श्रम विभाजन, प्राधिकरण - जिम्मेदारी, प्रतिनिधिमंडल, अदिश श्रृंखला, नियंत्रण की अवधि, कमान की एकता, संतुलन, लचीलापन, निरंतरता, अपवाद, सरलता , विभाग, विकेंद्रीकरण, दिशा और सहयोग की एकता।

औपचारिक संगठन की योग्यता:

औपचारिक संगठन में निम्नलिखित गुण हैं:

1. यह उन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए लोगों के बीच संगठन और प्राधिकरण-जिम्मेदारी संबंधों के उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है।

2. इससे दुर्लभ संगठनात्मक संसाधनों का अधिकतम उपयोग होता है।

3. लोगों के बीच कार्य और संबंधों का विभाजन संगठन में संचार की प्रभावी प्रणाली विकसित करता है।

4. संगठनात्मक पदानुक्रम दो व्यक्तियों या दो विभागों के बीच गतिविधियों के अतिव्यापी होने से बचाता है। दो व्यक्तियों को एक ही कार्य नहीं सौंपा गया है।

5. कैरियर की उन्नति और प्रचार रास्ते संगठन की औपचारिक संरचना में स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं।

6. अनुपस्थिति और श्रम कारोबार की दर (जिस दर पर लोग जुड़ते हैं और संगठन छोड़ते हैं) की दर कम रहती है। (स्पष्ट उद्देश्यों, नीतियों, रणनीतियों आदि के कारण)।

7. औपचारिक संगठन संगठन में काम करने वाले व्यक्तियों के लक्ष्यों के साथ संगठन के औपचारिक लक्ष्यों को एकीकृत करता है। इस प्रकार, व्यक्तिगत, समूह और संगठनात्मक लक्ष्यों का संश्लेषण है।

औपचारिक संगठन की सीमाएँ:

हालांकि रिश्तों की औपचारिक संरचना संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करती है, यह निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त है:

1. पहल का नुकसान:

चूंकि औपचारिक नियमों और विनियमों पर बहुत अधिक जोर दिया जाता है, कार्यकर्ता संगठनात्मक कार्यों को करने के लिए अपने रचनात्मक और अभिनव कौशल का उपयोग नहीं करते हैं। नियमों के सख्त पालन के कारण पहल और नवीन क्षमताओं का नुकसान होता है।

2. असंतुष्ट सामाजिक आवश्यकताएं:

मनुष्य एक सामाजिक प्राणी है। उसे लोगों के साथ बातचीत करने और दूसरों के साथ काम करने और काम करने में अपनी भावनाओं को साझा करने की आवश्यकता है। औपचारिक रूप से डिज़ाइन किए गए संगठन संरचना में, सामाजिक ज़रूरतें असंतुष्ट रहती हैं क्योंकि लोग केवल एक दूसरे के साथ आधिकारिक मामलों पर चर्चा करने के लिए कमांड की औपचारिक श्रृंखला के माध्यम से एक दूसरे से संबंधित होते हैं। सामाजिक बातचीत को पूरी तरह से नजरअंदाज किया जाता है।