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समूहों को निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:
I. औपचारिक और अनौपचारिक समूह,
द्वितीय। प्राथमिक और माध्यमिक समूह और
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तृतीय। छोटा और बड़ा समूह।
टाइप # 1. औपचारिक और अनौपचारिक समूह:
औपचारिक समूह:
औपचारिक समूह संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए विशिष्ट कार्यों को करने के लिए जानबूझकर बनाए गए हैं। इन समूहों ने सदस्यों के व्यवहार को नियंत्रित करने के लिए प्राधिकरण-जिम्मेदारी संबंधों, संचार चैनलों, नियमों और विनियमों को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया है।
समितियां, कार्य बल और कार्य दल औपचारिक समूहों के विभिन्न रूप हैं। औपचारिक समूह हो सकते हैं:
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(ए) स्थायी औपचारिक समूह [कमांड समूह और स्थायी समितियां]
(बी) अस्थायी औपचारिक समूह [कार्य बल और परियोजना समूह]
(ए) स्थायी औपचारिक समूहों को औपचारिक रूप से संगठन चार्ट पर दर्शाया जाता है। उन्हें कमांड समूहों के रूप में भी जाना जाता है और प्रबंधकों और उनके अधीनस्थों से मिलकर बनता है। एक कार्यात्मक या उत्पाद विभाग कमांड समूहों के रूप हैं।
(ख) विशिष्ट समस्याओं से निपटने के लिए अस्थायी औपचारिक समूह बनाए जाते हैं। समस्या हल होने के बाद वे घुल जाते हैं। कार्य समूह, परियोजना समूह या तदर्थ समितियाँ अस्थायी औपचारिक समूहों के रूप हैं। बदलते परिवेश में प्रतिक्रिया देने के लिए और विभिन्न कमांड समूहों के लोगों को शामिल करने के लिए ये समूह अक्सर संगठनों द्वारा बनाए जाते हैं।
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समितियों के प्रकार:
औपचारिक समूहों का प्रतिनिधित्व करने वाली विभिन्न प्रकार की समितियों पर नीचे चर्चा की गई है:
(ए) लाइन और स्टाफ समितियां:
लाइन और स्टाफ समितियों का आधार प्राधिकरण है। एक समिति जिसके पास अधीनस्थों द्वारा लागू किए जाने वाले निर्णय लेने का अधिकार होता है, एक लाइन समिति और एक समिति होती है जो निर्णय नहीं लेती है बल्कि केवल वरिष्ठों और सलाहकारों की सहायता करती है और उन्हें एक कर्मचारी समिति बनाती है। यह प्रबंधकीय कार्यों को प्रभावी ढंग से करने के लिए लाइन प्रबंधकों को सक्षम बनाता है। अपने वरिष्ठों के लिए कर्मचारी समिति का अधिकार प्रकृति में सलाहकार है।
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(ख) तदर्थ और स्थायी समिति:
तदर्थ और स्थायी समितियों के गठन का आधार समय सीमा है। समितियाँ जो एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए बनाई जाती हैं और उद्देश्य प्राप्त होने के बाद भंग हो जाती हैं, तदर्थ या अस्थायी समितियाँ होती हैं। उदाहरण के लिए, कंपनी एक नया उत्पाद लॉन्च करना और बाजार सर्वेक्षण करना चाहती है।
इस प्रयोजन के लिए एक समिति बनाई जा सकती है जो सर्वेक्षण पूरा होने तक कार्य करेगी। एक बार किया गया और लॉन्च किया गया उत्पाद, समिति भंग हो गई। एक समिति जो लंबे समय तक चलती है वह स्थायी या स्थायी समिति होती है। ये समितियां मुख्य कार्यकारी अधिकारियों को सलाहकार कार्य प्रदान करती हैं।
(सी) औपचारिक और अनौपचारिक समितियाँ:
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औपचारिक और अनौपचारिक समितियों का आधार संगठन चार्ट पर उनकी स्थिति है। नियत कर्तव्यों, शक्ति और प्राधिकरण के साथ औपचारिक प्रक्रियाओं के अनुसार गठित समितियों को औपचारिक समितियों के रूप में जाना जाता है। वे औपचारिक रूप से संगठन के चार्ट पर दर्शाए गए हैं और स्थायी समितियां हैं।
(घ) बहुवचन कार्यकारी समिति और सलाहकार समिति:
एक समिति जिसे नियंत्रण के माध्यम से नियोजन के प्रबंधकीय कार्यों को करने का अधिकार है, निर्णय लेने के लिए और कार्यान्वयन के लिए आदेश एक बहुवचन कार्यकारी समिति है। इस समिति का सबसे आम उदाहरण निदेशक मंडल है जो अपने कार्यान्वयन के लिए महत्वपूर्ण प्रबंधकीय निर्णय और आदेश लेता है। सलाहकार समिति निर्णय नहीं लेती है बल्कि केवल सलाहकार या सिफारिशी कार्य करती है।
अनौपचारिक समूह:
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अर्थ:
ये समूह प्रबंधकों द्वारा नहीं बनाए गए हैं, लेकिन औपचारिक समूहों के सदस्यों के बीच सहज संपर्क से विकसित होते हैं। वे समूह के लक्ष्यों को बढ़ावा देने के लिए चुनाव द्वारा बनाए जाते हैं। सदस्य समूह लक्ष्यों के लिए अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों को भी अपने अधीनस्थ करते हैं।
ये समूह औपचारिक संगठनात्मक उद्देश्यों का विरोध या समर्थन कर सकते हैं। ये अनौपचारिक समितियां हैं जो संगठन चार्ट पर नहीं दिखाई जाती हैं और लोगों के समूह की सामान्य सोच से बाहर निकलती हैं। वे प्रकृति में अस्थायी हैं और विशिष्ट आधिकारिक मामलों पर शीर्ष अधिकारियों की सहायता करते हैं।
अनौपचारिक समूहों के प्रकार:
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अनौपचारिक समूहों, जिन्हें 'ओवरले' भी कहा जाता है, को Pfiffner और Sherwood द्वारा पाँच श्रेणियों में वर्गीकृत किया गया है। य़े हैं:
(ए) सामाजिक ओवरले:
ये अनौपचारिक समूह श्रमिकों की सामाजिक आवश्यकताओं के कारण बनते हैं, अर्थात एक-दूसरे के साथ बातचीत करने की आवश्यकता होती है।
(ख) कार्यात्मक ओवरले:
एक विभाग के लोग अन्य विभागों के पर्यवेक्षकों की सहायता और सलाह चाहते हैं। उत्पादन विभाग के कार्यकर्ता अपनी समस्याओं (उत्पादन से संबंधित) को हल करने के लिए बिक्री विभाग के पर्यवेक्षकों के पास जा सकते हैं। अंतर-विभागीय इंटरैक्शन के माध्यम से गठित समूहों को कार्यात्मक ओवरले कहा जाता है।
(सी) निर्णय ओवरले:
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निर्णय लेने, विश्लेषण करने और जानकारी को स्कैन करने की क्षमता के कारण कुछ लोग निर्णय लेने में उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं। लोग अक्सर परामर्श के लिए विभिन्न विभागों से उनसे संपर्क करते हैं। यह निर्णय ओवरले बनाता है।
(घ) बिजली ओवरले:
सत्ता अधिकार से अलग है। जबकि अधिकार स्थिति का अधिकार है, शक्ति व्यक्ति का अधिकार है। प्रबंधक अनुभव, शिक्षा और धर्म, राजनीति, राष्ट्रीयता आदि जैसे कारकों के माध्यम से शक्ति प्राप्त कर सकते हैं। ऐसे कारकों के आधार पर लोगों के बीच बातचीत से बिजली ओवरले बनती है।
(ई) संचार ओवरले:
आम उपकरणों और मशीनों, मनोरंजक हॉल, कैंटीन, क्लब सुविधाओं आदि का उपयोग करने वाले लोग अनौपचारिक रूप से संवाद करते हैं और संचार ओवरले इस प्रकार बनते हैं।
अनौपचारिक समूहों के कार्य:
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निम्नलिखित अनौपचारिक समूहों के कार्य हैं:
(i) समूह मूल्यों और जीवन-शैली को बनाए रखें:
संगठन की औपचारिक संरचना के भीतर, अनौपचारिक समूह आम सामाजिक मूल्यों और व्यक्तियों की जीवन-शैली के आधार पर उत्पन्न होते हैं। हालाँकि, जैसे-जैसे ये समूह मजबूत होते जाते हैं, उनमें परिवर्तन का विरोध करने की प्रवृत्ति विकसित होती है।
(ii) सामाजिक संतुष्टि:
कार्य स्थल पर एक-दूसरे के साथ बातचीत, सामान्य विचार साझा करना, साथ बैठना और भोजन करना समूह के सदस्यों की सामाजिक आवश्यकताओं को पूरा करता है।
(iii) संचार प्रणाली:
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संचार की अनौपचारिक प्रणाली संचार के औपचारिक चैनल के साथ संचालित होती है और कुछ समय, औपचारिक संचार चैनल से भी तेज काम करती है। यह संदेशों को बहुत तेज गति से प्रसारित करने में सक्षम बनाता है, हालांकि औपचारिक संदेशों के साथ अफवाहें भी फैल सकती हैं।
(iv) सामाजिक नियंत्रण बनाए रखें:
अनौपचारिक समूह समूह के अंदर और बाहर के लोगों के व्यवहार को प्रभावित करते हैं। समूह के अंदर लोगों के व्यवहार को प्रभावित करना आंतरिक नियंत्रण कहलाता है और समूहों के बाहर के लोगों को बाहरी नियंत्रण कहा जाता है। एक विशेष प्रकार का व्यवहार या समूह के लिए स्वीकार्य पोशाक नहीं और तदनुसार निंदा की गई, आंतरिक नियंत्रण के रूप में कार्य करता है। उदाहरण के लिए, संगठन पश्चिमी पोशाक को स्वीकार नहीं करेगा जहां सभी महिलाएं साड़ी पहनती हैं और इस प्रकार, एक विशेष ड्रेस कोड आंतरिक नियंत्रण का साधन बन जाता है। इस समूह के बाहर बाहरी नियंत्रण का प्रयोग किया जाता है जैसे, ट्रेड यूनियन।
टाइप करें # 2। प्राथमिक और माध्यमिक समूह:
सामान्य हितों और लक्ष्यों को बढ़ावा देने के लिए प्राथमिक समूह बनाए जाते हैं। सदस्य सामान्य मूल्यों को साझा करते हैं और व्यवहार का निरीक्षण करते हैं जो इन मूल्यों को बढ़ावा देगा। ये समूह छोटे समूह हैं और काफी हद तक एक दूसरे के व्यवहार को प्रभावित करते हैं। दोस्ती और सामाजिक ज़रूरतें इन समूहों को बनाने का आधार हैं।
माध्यमिक समूह वे हैं जिनके सदस्य सक्रिय रूप से एक दूसरे के साथ बातचीत नहीं करते हैं। उनके बीच ढीले अंतर-व्यक्तिगत संबंध हैं और साझा करने के लिए कोई सामान्य लक्ष्य नहीं है। व्यावसायिक निकाय, व्यापारिक संगठन आदि माध्यमिक समूहों के सामान्य रूप हैं।
टाइप करें # 3। छोटे और बड़े समूह:
छोटे समूह कुछ सदस्यों के साथ बनते हैं। उनके सदस्यों का आपस में घनिष्ठ संपर्क है। बड़े समूहों में बड़ी संख्या में सदस्य होते हैं। सदस्यों की अंतर-व्यक्तिगत बातचीत कमजोर होती है और एक दूसरे के साथ सक्रिय रूप से संवाद या बातचीत नहीं करते हैं।
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अनौपचारिक समूहों का प्रबंधन:
अनौपचारिक समूह (या अनौपचारिक संगठन) औपचारिक संगठन संरचना का एक महत्वपूर्ण विस्तार है जो प्रबंधक टाल नहीं सकते। औपचारिक संगठनात्मक लक्ष्यों में बाधा के रूप में अनौपचारिक समूहों को देखने के बजाय, प्रबंधकों को इन समूहों को औपचारिक स्वीकृति देनी चाहिए। उन्हें औपचारिक संगठन संरचनाओं के सहायक के रूप में अनौपचारिक समूहों को देखना चाहिए।
कई संगठनात्मक समस्याएं जिन्हें आधिकारिक तौर पर हल नहीं किया जा सकता है, उन्हें अनौपचारिक समूहों द्वारा आसानी से हल किया जा सकता है यदि वे प्रबंधकों द्वारा औपचारिक रूप से स्वीकार किए जाते हैं। वे पूरे संगठन में उपयोगी सूचनाओं के प्रसारण में तेजी लाते हैं। वे प्रबंधकों को प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं कि लोग नीतियों और प्रक्रियाओं का जवाब कैसे देते हैं।
वे उन मामलों पर उपयोगी सुझाव देते हैं जिनसे वे आधिकारिक तौर पर नहीं निपट सकते। वे समूह के सदस्यों के बीच टीम भावना और सहयोग को भी बढ़ावा देते हैं ताकि प्रबंधकों को कर्मचारियों पर करीबी नियंत्रण और पर्यवेक्षण बनाए रखने की आवश्यकता न हो। अनौपचारिक समूह एक मजबूत समर्थन और औपचारिक संगठन संरचनाओं के पूरक हैं। इसलिए, प्रबंधकों को संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ समूह लक्ष्यों को मर्ज करने के लिए इन समूहों का प्रबंधन करना चाहिए।
इस उद्देश्य को प्राप्त करने में निम्नलिखित उपाय मदद करते हैं:
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1. प्रबंधकों को अनौपचारिक समूहों को औपचारिक संगठन संरचनाओं के समर्थन के स्तंभ के रूप में देखना चाहिए।
2. उन्हें अनौपचारिक समूहों को बलों के रूप में स्वीकार करना चाहिए जो उनकी आधिकारिक समस्याओं को हल कर सकते हैं।
3. वे इन समूहों का उपयोग इस बात पर त्वरित प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं कि लोग संगठनात्मक योजनाओं, नीतियों और प्रक्रियाओं का जवाब कैसे दे रहे हैं।
4. उन्हें कर्मचारियों को सूचित करना चाहिए कि वे अनौपचारिक समूहों के खिलाफ नहीं हैं। बल्कि, वे उन्हें औपचारिक समूहों के महत्वपूर्ण पूरक के रूप में देखते हैं।
5. उन्हें समूह निर्णय लेने की प्रक्रियाओं के माध्यम से आधिकारिक निर्णय लेने में समूह के सदस्यों को शामिल करना चाहिए।
6. उन्हें संगठनात्मक लक्ष्यों के साथ समूह लक्ष्यों को एकीकृत करना चाहिए और अंतर-समूह संघर्षों से बचना चाहिए।
7. उन्हें एक ऐसा वातावरण प्रदान करना चाहिए जहां अनौपचारिक समूहों के सदस्य अनौपचारिक लक्ष्यों को प्राप्त कर सकें और औपचारिक संगठन संरचना के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण भी विकसित कर सकें।
8. उन्हें अंतर-समूह प्रतियोगिता को बढ़ावा देने, समूह के सदस्यों के अंतर-व्यक्तिगत आकर्षण को बढ़ाने, समूह के लक्ष्यों पर समूह के सदस्यों के बीच आम सहमति विकसित करने आदि द्वारा समूह की वफादारी और सामंजस्य बढ़ाना चाहिए।