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इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - 1. प्रबंधन का अर्थ अपवाद द्वारा 2. अपवाद द्वारा प्रबंधन का लाभ 3. सीमाएँ 4. प्रणाली।
अपवाद द्वारा प्रबंधन का अर्थ:
यह पहचान और संचार की एक प्रणाली है जो प्रबंधक को संकेत देती है कि उसका ध्यान कब और कहाँ चाहिए। इस प्रणाली का मुख्य उद्देश्य प्रबंधक को निर्णय और कार्रवाई के लिए कॉल करने वाली समस्याओं की पहचान करने और अलग करने में सक्षम बनाना है, और कम महत्वपूर्ण समस्याओं पर कम ध्यान देना या अनदेखा करना या उन पर ध्यान देना है जो उनके अधीनस्थों द्वारा बेहतर ढंग से नियंत्रित किए जाते हैं।
इस प्रणाली के तहत प्रबंधक को सभी तत्वों को शामिल करने के लिए केवल संघनित, संक्षेप और अपरिवर्तनीय तुलनात्मक रिपोर्ट प्राप्त करनी चाहिए, और उनके पास विशेष रूप से अच्छे और विशेष रूप से खराब अपवाद दोनों के लिए पिछले औसत या मानकों को इंगित करना चाहिए।
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इससे उसे कुछ ही मिनटों में प्रगति का पूरा दृश्य मिल जाता है। इस प्रकार एक व्यवस्थित तरीके से अनुभव का उपयोग करके (अर्थात, पिछले प्राप्तियों का ज्ञान होने), मौजूदा रिकॉर्ड और प्रदर्शन के मानकों के संदर्भ में एक सावधानीपूर्वक विश्लेषण किया जाता है।
अपवाद द्वारा प्रबंधन के लाभ:
1. यह समय बचाता है। प्रबंधक एक विशेष समय पर वास्तविक समस्याओं में भाग लेता है।
2. केंद्रित प्रयास संभव हैं, क्योंकि यह प्रणाली प्रबंधक को यह तय करने में सक्षम बनाती है कि उसे कब और कहां ध्यान देना चाहिए। यह संकट और महत्वपूर्ण समस्याओं की पहचान करता है।
3. कम निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, जो प्रबंधक को विस्तार में जाने में सक्षम बनाता है।
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4. यह नियंत्रण की अवधि बढ़ाने और प्रबंधक के लिए गतिविधियों को बढ़ाने में सक्षम बनाता है।
5. पिछले रुझानों, इतिहास और उपलब्ध आंकड़ों का उपयोग पूरी तरह से किया जा सकता है।
6. यह प्रबंधन को अच्छे अवसरों के साथ-साथ कठिनाइयों के बारे में बताता है।
7. वर्तमान स्थिति को पहचानने के लिए गुणात्मक और मात्रात्मक यार्डस्टिक्स प्रदान किए जाते हैं।
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8. यह प्रबंधन को ओवर मैनेज करने से रोकता है।
अपवाद द्वारा प्रबंधन की सीमाएं:
अपवाद द्वारा प्रबंधन सभी प्रबंधन समस्याओं का समाधान नहीं है; इसकी अपनी सीमाएँ भी हैं।
उनमें से कुछ हैं:
1. इसके लिए एक व्यापक अवलोकन और रिपोर्टिंग प्रणाली की आवश्यकता है।
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2. यह कागज के काम को बढ़ाता है।
3. जब तक समस्या गंभीर नहीं हो जाती तब तक सिस्टम चुप है।
4. कुछ महत्वपूर्ण कारक, जैसे मानव व्यवहार, को मापना मुश्किल है।
अपवाद द्वारा प्रबंधन की प्रणाली:
अपवाद द्वारा प्रबंधन की प्रणाली निम्नलिखित चरणों में विकसित की जा सकती है:
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मैं चरण: माप चरण:
इस चरण में, परिचालन की स्थिति के तथ्यों को एकत्र किया जाता है और मूल्यांकन किया जाता है, अर्थात, संगठन के लक्ष्यों में योगदान करने वाले प्रयासों जैसे इसकी पूरी रेंज के प्रदर्शन का उपयोग; माल, सेवाओं और मुनाफे का उत्पादन करने के लिए उपयोग किए जा रहे वित्तीय संसाधनों की प्रभावशीलता, धन प्रवाह, प्रभावशीलता; मशीनों के उपयोग और क्षमता और उत्पादकता के लिए तैयार उत्पादों के प्रसंस्करण और भंडारण के माध्यम से इसकी खरीद से सामग्री और इसकी अर्थव्यवस्था की उपलब्धता।
इन सभी कारकों के बारे में जानकारी मात्रात्मक माप के माध्यम से उपयोग की जाती है जैसे समय मानकों, बैलेंस शीट डेटा, इन्वेंट्री डेटा, तैयार उत्पादों के निरीक्षण परिणाम, बिक्री के लिए इन्वेंट्री संचय, वर्तमान संपत्ति, उपकरण उपयोग डेटा।
द्वितीय चरण: प्रोजेक्शन चरण:
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इस चरण में, उन मापों का विश्लेषण किया जाता है जो भविष्य के दृष्टिकोण या अपेक्षाओं के लिए संगठन के उद्देश्यों के लिए सार्थक होते हैं। अतीत और वर्तमान डेटा को सांख्यिकीय अवधारणा जैसे प्रायिकता, मानक विचलन, आत्मविश्वास, सहसंबंध, नमूना आकार, महत्व आदि का उपयोग करके अनुमानित किया जाता है।
पूर्वानुमान के अनुसार अपेक्षित परिवर्तनों के संभावित प्रभाव का परीक्षण करें। तब अनुमानों को 'लक्ष्य' तय करने के लिए पूर्वानुमान द्वारा संशोधित किया जाता है। इस स्तर पर पूरी योजना को मौजूदा नीतियों और प्रक्रियाओं, संगठन संरचना, मौजूदा कर्मचारियों और उपकरणों की पर्याप्तता और क्षमता के कोण से अच्छी तरह से देखा जाता है। जरूरत पड़ने पर जरूरी बदलाव किए जाते हैं।
तृतीय चरण: चयन चरण:
इस चरण में, उन महत्वपूर्ण और किफायती उपलब्ध उपायों का चयन किया जाता है, जो इसके उद्देश्यों की दिशा में प्रगति का संकेत देंगे। इस प्रकार मापदंड का चयन किया जाता है, जिसे प्रबंधन पूर्वानुमानित उद्देश्यों के लिए प्रगति या प्रदर्शन का पालन करने के लिए उपयोग करना चाहेगा।
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चतुर्थ चरण: अवलोकन चरण:
इस चरण में, प्रदर्शन की वर्तमान स्थिति को समय-समय पर देखा जाता है और मापा जाता है। सिस्टम विश्वसनीय, स्वचालित और पर्याप्त होना चाहिए। अवलोकनों के पर्याप्त साधन न तो बहुत कम और न ही बहुत अधिक होने चाहिए, और वांछित आवृत्ति पर केवल आवश्यक जानकारी प्राप्त की जाती है।
वी चरण: तुलना चरण:
इस चरण में, अपवाद की पहचान करने, कारणों का विश्लेषण करने और अपवादों पर ध्यान देने की आवश्यकता वाले अपवादों के बारे में उचित प्राधिकारी को कार्रवाई की आवश्यकता के लिए वास्तविक और अपेक्षित प्रदर्शन और प्रगति के बीच तुलना की जाती है।
छठी चरण: लड़ाई चरण:
यह वह चरण है, जहां प्रदर्शन को वांछित स्तर पर लाने या बदलती परिस्थितियों को प्रतिबिंबित करने के लिए प्रत्याशाओं में समायोजित करने या बेहतर प्रदर्शन या अवसर का पूरा लाभ उठाने के उद्देश्य से निर्णय लिए जाते हैं।
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इस प्रकार प्रबंधन द्वारा प्रबंधन प्रबंधन की समस्याओं से निपटने के व्यवस्थित दृष्टिकोण के रूप में समझौता करता है और प्रबंधक को नियमित कार्यों की मांगों से मुक्त करता है, जो उसे "संगठन की समग्र दक्षता में सुधार" करने के लिए निर्देशित रचनात्मक प्रयासों के लिए अधिक समय समर्पित करने में सक्षम बनाता है। यह समय और गुणात्मक निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी भी आसानी से उपलब्ध कराता है, जिसके लिए बहुत समय की आवश्यकता होती है।