संगठन नियमावली: अर्थ, प्रकार और गुण

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - १। संगठन नियमावली 2 का अर्थ। संगठन नियमावली के प्रकार 3. सामग्री 4. योग्यता 5. सीमाएँ।

मीनिंग ऑफ ऑर्गनाइजेशन मैनुअल:

'मैनुअल ’का अर्थ है हाथ से लिखी जाने वाली पुस्तक। संगठन नियमावली एक आवरण है जिसे हार्ड कवर में रखा गया है, जिसमें नीतियों, संचालन, नियमों और विनियमों, उद्देश्यों, प्रक्रियाओं, विभागीय विवरण आदि के बारे में जानकारी वाले ढीले-ढाले रूप हैं।

यह सभी संगठनात्मक सदस्यों के लिए एक उपयोगी मार्गदर्शिका है क्योंकि यह इस बात का विवरण देता है कि प्रत्येक प्रबंधक द्वारा किस हद तक अधिकार का प्रयोग किया जाता है और नौकरी की सामग्री और नौकरी की जिम्मेदारियों के संदर्भ में विभिन्न नौकरियों का विस्तृत विश्लेषण किया जाता है।

यह संगठन चार्ट का पूरक है। जबकि संगठन चार्ट संगठन संरचना का अवलोकन देता है, संगठन मैनुअल संगठन संरचना का विस्तार से वर्णन करता है। इस प्रकार, एक मैनुअल इस दायरे में व्यापक है और इसमें संगठन चार्ट भी शामिल है। यह प्रबंधकों के लिए एक संपूर्ण कंपनी के रूप में कल्पना करने और समग्र संगठनात्मक जिम्मेदारियों के संदर्भ में उनकी जिम्मेदारियों को देखने के लिए एक उपयोगी उपकरण है।

विभिन्न प्रबंधकीय पदों की जिम्मेदारियों को स्थिति मार्गदर्शकों के माध्यम से समझाया गया है। "एक स्थिति गाइड प्रत्येक स्थिति के लिए जिम्मेदारी, अधिकार और संबंधों को परिभाषित करने का एक साधन है।"

"यह स्थिति के मूल कार्य को बताता है, जिसके लिए प्रमुख अंतिम परिणाम क्षेत्र हैं जिसके लिए प्रबंधक जिम्मेदार है, और रिपोर्टिंग रिश्ते शामिल हैं।"

मैनुअल को हर कार्यात्मक प्रमुख और उसके कर्मचारियों द्वारा संदर्भ के लिए तैयार रखा जाता है ताकि उन्हें निर्णय लेने के लिए जानकारी प्राप्त करने के लिए अपने वरिष्ठों से संपर्क न करना पड़े।

संगठन नियमावली के प्रकार:

मैनुअल निम्न प्रकार के हो सकते हैं:

1. नीति नियमावली:

नीति एक सामान्य दिशानिर्देश है जो प्रबंधकीय कार्रवाई को सुविधाजनक बनाती है। नीति नियमावली संचालन के क्षेत्र को परिभाषित करती है जिसके भीतर प्रबंधकीय निर्णय लिए जाते हैं जब भी प्रबंधकों को समान समस्याओं का सामना करना पड़ता है। यह विशिष्ट संगठनात्मक समस्याओं से निपटने के लिए शीर्ष प्रबंधन के इरादों को प्रस्तुत करता है।

2. नियम और कानून मैनुअल:

नियम उन निर्देशों का समूह हैं जिनका सभी संगठनात्मक सदस्यों द्वारा एकीकृत दिशा में काम करने के लिए पालन किया जाना चाहिए। नियम और नियम पुस्तिका, कर्मचारियों के लिए अनुपस्थिति, चिकित्सा सुविधाओं, आवास सुविधाओं आदि जैसी गतिविधियों के संबंध में नियमों की जानकारी देती है।

3. संगठन मैनुअल:

यह काम के विभाजन, विभागों के निर्माण और संगठनात्मक पदानुक्रम में प्रत्येक स्थान पर प्राधिकरण के साथ जिम्मेदारी के वितरण के संदर्भ में संगठन की संरचना की व्याख्या करता है।

4. आपरेशन मैनुअल:

संचालन संगठनात्मक सदस्यों द्वारा की जाने वाली गतिविधियाँ हैं। संचालन मैनुअल संगठन के कार्यक्रमों, प्रक्रियाओं, विधियों और मानकों के बारे में जानकारी प्रदान करता है। यह विभिन्न कार्यों को सुचारू रूप से चलाने में सहायता करता है।

5. विभागीय अभ्यास मैनुअल:

नियमावली जो नीतियों, प्रक्रियाओं, नियमों आदि के संबंध में प्रत्येक विभाग की प्रथाओं को दर्शाती है, विभागीय अभ्यास पुस्तिकाओं के रूप में जानी जाती है।

संगठन नियमावली की सामग्री:

मैनुअल में निम्नलिखित जानकारी होती है:

1. उद्देश्य और नीतियां:

कंपनी के मुख्य और सहायक उद्देश्यों और नीतियों को स्पष्ट रूप से लक्षित निर्देशों में गतिविधियों की सुविधा के लिए संगठन मैनुअल में स्पष्ट किया गया है। मुख्य और सहायक उद्देश्यों पर ध्यान देना भी प्रबंधकों को मुख्य उद्देश्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है।

2. पारिभाषिक शब्दावली:

सदस्यों को प्राधिकरण, जवाबदेही, समन्वय, जिम्मेदारी, प्रतिनिधिमंडल, केंद्रीयकरण, विकेंद्रीकरण, योजनाओं, नीतियों, लाइन और कर्मचारियों और अन्य शर्तों, जैसे विभिन्न शब्दों को समझने में सक्षम करने के लिए, उनके घोषित नामकरण में, मैनुअल इन शर्तों को स्पष्ट रूप से परिभाषित और वर्णन करते हैं।

3. संगठन प्रक्रिया:

प्रक्रियाएं किसी भी गतिविधि से निपटने के तरीकों को परिभाषित करती हैं। उन्हें प्रबंधकों द्वारा समान रूप से पालन किया जाना चाहिए और इसलिए, संगठन मैनुअल में स्पष्ट रूप से चार्ट किया गया है। संगठन का स्थान, इसकी संरचना (डिवीजनों और विभागों के संदर्भ में), विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों की नीतियों, नियमों और विनियमों को मैन्युअल रूप से स्पष्ट किया गया है।

संगठन नियमावली के गुण:

संगठन नियमावली में निम्नलिखित गुण हैं:

1. वे संगठन की संरचना के बारे में व्यापक दृष्टिकोण प्रदान करते हैं।

2. वे प्रत्येक प्रबंधकीय स्थिति के अधिकार, जिम्मेदारी और रिपोर्टिंग संबंधों के दस्तावेजी सबूत (लिखित रूप में) प्रदान करते हैं।

3. वे प्रबंधकों को विवेक के क्षेत्र के भीतर अपनी क्षमता विकसित करने के लिए पहल प्रदान करते हैं।

4. वे गतिविधियों के अतिव्यापी से बचने में मदद करते हैं।

5. चूंकि वे प्रदर्शन किए जाने वाले कार्य के क्षेत्र को सीमित करते हैं, प्रबंधक उनकी जिम्मेदारियों को जान सकते हैं, उनकी क्षमताओं के साथ तुलना कर सकते हैं और उन्हें (यदि आवश्यकता हो) प्रशिक्षण और प्रेरण कार्यक्रमों के माध्यम से बढ़ा सकते हैं।

6. प्रत्येक सदस्य के कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करके, वे विभिन्न संगठनात्मक गतिविधियों को नियंत्रित करने के उपयोगी साधन प्रदान करते हैं।

7. वे प्रतिनिधिमंडल को सुविधाजनक बनाते हैं क्योंकि प्रबंधक आरक्षित प्राधिकरण के बीच अंतर कर सकते हैं और जिसे अधीनस्थों को सौंपा जा सकता है।

8. वे संगठन के मौजूदा ढांचे में नए कर्मचारियों के त्वरित निपटान में मदद करते हैं।

9. वे संगठनात्मक योजनाओं और नीतियों को स्पष्ट रूप से वर्तनी द्वारा त्वरित निर्णय लेने में सहायता करते हैं।

संगठन नियमावली की सीमाएँ:

संगठन मैनुअल निम्नलिखित सीमाओं से पीड़ित हैं:

1. जैसा कि मैनुअल सख्ती से कार्य क्षेत्र को परिभाषित करते हैं, वे प्रबंधकों को सौंपे गए क्षेत्रों के अलावा अन्य क्षेत्रों में विकास को सीमित करते हैं।

2. वे नवीन टीम में बाधा डालते हैं, क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति की संगठनात्मक गतिविधियों में योगदान स्पष्ट रूप से परिभाषित है।

3. चूंकि जिम्मेदारी के साथ ओवरएम्पासिस जवाबदेही के साथ जुड़ा हुआ है, प्रबंधक असाइनमेंट लेने से बचते हैं जिसके लिए वे आधिकारिक तौर पर जिम्मेदार नहीं हैं।

4. पैसे और समय के मामले में महंगा होने के नाते, वे केवल बड़े पैमाने पर उपक्रमों के लिए दस्तावेजों के उपयुक्त रूप हैं।