नियंत्रण की अवधि: महत्व, सिद्धांत और कारक

इस लेख को पढ़ने के बाद आप Span of Control: - 1 के बारे में जानेंगे। नियंत्रण या पर्यवेक्षण 2 के स्पैन का महत्व। नियंत्रण की अवधि का सिद्धांत 3। निर्धारण करने वाले कारक।

नियंत्रण या पर्यवेक्षण के स्पैन का महत्व:

कितने अधीनस्थ सीधे प्रबंधक की देखरेख या नियंत्रण कर सकते हैं?

नियंत्रण या पर्यवेक्षण की अवधि या सीमा क्या होनी चाहिए यह एक विवादास्पद समस्या है।

हमें अपने नियंत्रण की अवधि को प्रभावित करने वाले मनुष्य पर कुछ सीमाओं को पहचानना होगा:

(१) उसकी गतिविधियों के लिए उसके निपटान में सीमित समय है। समय एक मूल्यवान लेकिन एक दुर्लभ संसाधन है।

(२) उसके पास उपलब्ध ऊर्जा सीमित है और उसे अपनी ऊर्जा के पूरक होने के लिए दूसरों पर निर्भर होना चाहिए जब उसका कार्यभार काफी बढ़ जाता है।

(३) वह एक समय में सीमित विषयों या समस्याओं पर ही ध्यान दे सकता है।

मनुष्य की क्षमता पर ये तीन सीमाएँ:

(1) नियंत्रण की अवधि की अवधारणा का समर्थन करें और

(2) यह भी इंगित करता है कि नियंत्रण का इष्टतम काल व्यक्तियों के बीच भिन्न होता है और यह कई प्रकार के स्थितिजन्य कारकों पर निर्भर करता है, जैसे अच्छे संचार उपकरणों की उपस्थिति, विकेंद्रीकरण की डिग्री, नियंत्रण प्रथाओं, प्रबंधन का प्रकार, पर्यवेक्षण की प्रकृति और इतने पर पर।

भौतिक स्थिति, संचार की गुणवत्ता, उदाहरण के लिए, नियंत्रण की अवधि को बदल सकती है, अर्थात, लोगों की संख्या जो सीधे नियंत्रित और पर्यवेक्षण कर सकते हैं।

नियंत्रण सिद्धांत की अवधि के अस्तित्व के बारे में कोई विवाद नहीं है। बेशक, हम नियंत्रण की अवधि की एक सार्वभौमिक और सटीक सीमा निर्धारित नहीं कर सकते, कहते हैं, एक कार्यकारी द्वारा 6 से 8 व्यक्तियों को नियंत्रित किया जाता है, विशेष रूप से उच्च स्तर पर।

यह स्पष्ट है कि एक अकेला कार्यकारी बहुत से अधीनस्थों की प्रभावी रूप से देखरेख नहीं कर सकता है। प्रतिनिधिमंडल और नियंत्रण की अवधि के बीच घनिष्ठ संबंध है। यदि नियंत्रण की अवधि को पार कर लिया जाता है, तो हमारे पास अपर्याप्त पर्यवेक्षण और नियंत्रण है।

यदि सीमा समाप्त नहीं हुई है - उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक आठ अधीनस्थों को नियंत्रित कर सकता है लेकिन केवल चार अधीनस्थों को नियंत्रित कर रहा है - हमारे पास बहुत अधिक नियंत्रण है, प्रबंधन के स्तर की संख्या में वृद्धि होगी और संगठन के पदानुक्रम में कई स्तर ऊपर की ओर कठिनाई पैदा करेंगे। नीचे की ओर संचार।

इसी तरह, यदि अधीनस्थों की संख्या बहुत कम है, तो कार्यकारी निष्क्रिय हो जाएगा और उसकी सेवाओं को कम करके आंका जाएगा। नियंत्रण और प्रतिनिधिमंडल की अवधि का सबसे पुराना संदर्भ जेथ्रो द्वारा मूसा को दी गई सलाह में पाया गया है कि उसे स्थापित करना चाहिए "हजारों के शासक और सैकड़ों के शासक, और अर्द्धशतक के शासक, और दसियों के शासक।"

नियंत्रण की अवधि का सिद्धांत:

अधीनस्थ पदों की संख्या (एक संगठन चार्ट में) एक बेहतर स्थिति के लिए सीधे (जवाबदेह) रिपोर्टिंग (यानी, बॉस), वह संख्या होनी चाहिए जिसे इष्टतम माना जाता है और जो संतुलित होती है:

(1) आवश्यक अधीनस्थ गतिविधियाँ,

(२) श्रेष्ठ व्यक्ति के व्यक्तित्व, ऊर्जा, ज्ञान और ध्यान का विस्तार

(3) संचार, और

(4) प्रबंधन या संगठन के अतिरिक्त स्तरों से जुड़ी व्यय संबंधी समस्याएं।

आधुनिक प्रबंधन विशेषज्ञ नियंत्रण की अवधि के सामान्य चरित्र में विश्वास करते हैं और वे बताते हैं कि नियंत्रण की वास्तविक अवधि कठोर और सार्वभौमिक नहीं हो सकती है।

यह इस आधार पर निर्धारित किया जाएगा:

(1) संगठन संरचना के अगले निचले स्तर पर महत्वपूर्ण गतिविधियों की संख्या,

(२) श्रेष्ठ के साथ-साथ अधीनस्थों के व्यक्तिगत गुण (जैसे, बुद्धिमत्ता, अनुभव) और

(3) संगठन संरचना के स्तरों के भीतर और उसके बीच संचार का विकास।

नियंत्रण की उचित अवधि एक व्यवहारिक और स्थितिजन्य प्रश्न है। यह इसके साथ बदलता रहता है:

(1) बॉस और उसके अधीनस्थों दोनों की योग्यता: (यदि दोनों सक्षम हैं, तो बड़ी अवधि संभव है);

(2) प्रबंधन पदानुक्रम (उच्च स्थान, कम अवधि) में श्रेष्ठ का सापेक्ष स्थान;

(3) संभावित प्रतिद्वंद्वी के डर (कम प्रतिनिधिमंडल के कारण कम अवधि);

(४) अपने अधीनस्थों में श्रेष्ठ का विश्वास (अधिक प्रतिनिधिमंडल के कारण उच्च अवधि);

(5) टीम वर्क की डिग्री वर्तमान (न्यूनतम संघर्ष समस्या के कारण उच्च अवधि);

(६) कार्य की प्रकृति या प्रकार (अत्यधिक गतिशील और अस्थिर गतिविधियों के कारण सीमित अवधि); तथा

(7) संचार की आवश्यकता (सीमित अवधि के लिए संचार की आवश्यकता अक्सर होती है और इसमें शामिल होती है)।

नियंत्रण का समय निर्धारण करने वाले कारक:

दो चर सीधे नियंत्रण की अवधि पर सीमा को प्रभावित करते हैं:

(1) अपने कार्य का प्रबंधन करने के लिए उच्च कार्यकारी की क्षमता।

(२) अधीनस्थ अधिकारियों की क्षमता। इन दो बुनियादी कारकों के अलावा, कई अन्य कारक हैं जो वास्तविक इष्टतम नियंत्रण अवधि निर्धारित कर सकते हैं।

1. संगठन और प्रबंधन का प्रकार:

सभी स्तरों पर स्पष्ट और व्यापक योजनाएँ और नीतियाँ प्रबंधक के व्यक्तिगत निर्णय लेने की मात्रा को कम करती हैं। इसलिए, नियंत्रण और पर्यवेक्षण की उनकी अवधि आसानी से बढ़ सकती है। योजना की स्पष्टता और जिम्मेदारी और स्थायी योजनाओं (नीतियों, प्रक्रियाओं और नियमों) के उपयोग से निर्णय लेने की समस्याएं कम हो जाती हैं।

क्लियर-कट और सटीक प्राधिकरण-जिम्मेदारी, नियोजित प्रदर्शन मानकों, संचालन प्रक्रियाओं, मानक विधियों, अच्छे बजट आदि, कुछ ऐसे निर्णय हैं जो प्रबंधक द्वारा किए जाने वाले निर्णयों की संख्या को कम करने के लिए हैं। इसलिए, नियंत्रण की अवधि बढ़ जाएगी।

2. कार्य की प्रकृति और महत्व:

यदि काम नियमित है, अत्यधिक मानकीकृत और समान है, तो हम स्थायी योजनाएं स्थापित कर सकते हैं क्योंकि समस्याएं एक निर्धारित पैटर्न का पालन करती हैं। कुछ आपातकालीन या जटिल निर्णयों की आवश्यकता होती है। हमने आमतौर पर निर्णय लिए हैं।

इसलिए, नियंत्रण की अवधि बढ़ सकती है। समस्याओं की विविधता और जटिलता, अस्थिरता और बदलते काम, निर्णय लेने में उच्च अनिश्चितता और जोखिम आमतौर पर बड़े संगठनों के शीर्ष प्रबंधन स्तर पर पाए जाते हैं। इसलिए, प्रबंधन के उच्च स्तर पर हमारे पास नियंत्रण की सीमित अवधि है।

3. स्टाफ की मदद की सुविधा:

यदि किसी प्रबंधक को अपने आरक्षित जिम्मेदारियों (योजना, आयोजन, प्रेरणा, आदि) को करने में कर्मचारियों की मदद मिलती है, तो वह अधिक कार्य भार वहन कर सकता है और नियंत्रण का एक बड़ा समय हो सकता है। पर्याप्त विशिष्ट स्टाफ और व्यक्तिगत स्टाफ सेवाओं के साथ, उच्च स्तर पर भी एक प्रबंधक कई अधीनस्थों को संभाल सकता है।

बेशक, यह माना जाता है कि एक प्रबंधक कुशल है और कई अधीनस्थों को अपने अधिकार सौंपने में सक्षम है। आपसी विश्वास और आत्मविश्वास के आधार पर योग्य कर्मचारी मदद और बेहतर अधीनस्थ कार्य संबंध दोनों को नियंत्रण की अवधि को चौड़ा करने के लिए आवश्यक हैं।

यदि बॉस के पास त्वरित समझ और लोगों के साथ चलने की क्षमता है, यानी नेतृत्व के गुण हैं, तो वह बड़ी संख्या में अधीनस्थों को नियंत्रित कर सकता है। लेकिन अगर बॉस हिचकिचाता है, चातुर्यहीन है और उसमें नेतृत्व के गुण नहीं हैं, तो उसके पास सीमित अवधि का नियंत्रण होगा।

4. अधीनस्थों की क्षमता और क्षमता:

सर्वश्रेष्ठ कर्मचारियों की सहायता और प्रतिनिधि की क्षमता के अलावा, हमें बॉस की विस्तृत निगरानी के बिना कार्य प्रदर्शन के लिए जिम्मेदारी और कंधे की जवाबदेही लेने के लिए सक्षम और योग्य लाइन अधीनस्थों की आवश्यकता होती है।

यदि अधीनस्थों को आत्मविश्वास और आत्म-नियंत्रण वाले प्रशिक्षित, विकसित और अनुभवी पुरुष हैं, तो उन्हें बॉस के न्यूनतम पर्यवेक्षण या ध्यान की आवश्यकता होगी। इस प्रकार, लाइन अधीनस्थों की गुणवत्ता एक सीमित कारक के रूप में नियंत्रण की अवधि को प्रभावित कर सकती है।

5. व्यवहार में नियंत्रण के नियंत्रण को नियंत्रित करने वाले अन्य कारक हैं:

पर्यवेक्षण, विकेंद्रीकरण की डिग्री और प्रतिनिधिमंडल (उच्च डिग्री, अधिक से अधिक अवधि) और नियंत्रण प्रथाओं के लिए उपलब्ध समय। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत अवलोकन के तहत, हमारे पास सीमित अवधि है और लिखित प्रगति रिपोर्ट की एक प्रणाली के तहत, हमारे पास व्यापक नियंत्रण अवधि है।