प्रबंधन में नियंत्रण: तरीके, तकनीक और प्रकार | फंक्शन | प्रबंध

प्रबंधन में नियंत्रण के तरीके और तकनीक। इस लेख के बारे में जानने में मदद मिलेगी:

1. प्रबंधन में नियंत्रण के तरीके
2. प्रबंधन में नियंत्रण की तकनीक
3. तकनीक पर नियंत्रण
4. नियंत्रण के आधुनिक तरीके
5. प्रबंधन में नियंत्रण विधियों के प्रकार
6. प्रबंधन में नियंत्रण विधियों के प्रकार
7. व्यवसाय में नियंत्रण के तरीके
8. प्रबंधन में उपकरण को नियंत्रित करना

प्रबंधन में नियंत्रण के तरीके और तकनीक

एक कुशल नियंत्रण प्रणाली के लिए आवश्यक है कि आप समय-समय पर निर्णय लें और प्रभावी कार्रवाई करें। 'सूचना' एक नियंत्रण प्रक्रिया में महत्वपूर्ण बिंदु है। चूंकि 'कार्रवाई करना', अधिक सटीक होने के लिए, 'समय पर कार्रवाई' करने के लिए सटीक और समय पर जानकारी की आवश्यकता होती है - जानकारी प्राप्त करने के लिए सभी नियंत्रण तकनीकों का विकास होता है।

उदाहरण के लिए- बजट अपेक्षित मानकों के बारे में जानकारी देता है, CPM और PERT एक परियोजना के पूरा होने के लिए समय मानक निर्धारित करते हैं, प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण संगठन के प्रदर्शन के बारे में विचार देता है, वित्तीय विवरण संगठन के मामलों की वित्तीय स्थिति के बारे में जानकारी देते हैं जो एक कार्य के रूप में काम करते हैं कुल प्रदर्शन का संकेतक, ऑडिट इस बात की जानकारी देता है कि प्रदर्शन किस हद तक किया गया है और वर्तमान प्रणालियों की प्रभावशीलता के बारे में है, और निश्चित रूप से सूचना संग्रह की बहुत बुनियादी आवश्यकता एक ध्वनि प्रबंधन सूचना प्रणाली की आवश्यकता है।

यहां, हमने एक नियंत्रित प्रक्रिया में आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कुछ उपकरणों पर चर्चा की है:

विधि # 1. प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण और अवलोकन:

यह नियंत्रित करने की उम्र की पुरानी तकनीक है जिसके तहत पर्यवेक्षक स्वयं कर्मचारियों को देखता है और प्रबंधन सूचना प्रणाली द्वारा उत्पन्न रिपोर्टों पर भरोसा करने के बजाय काम करता है। इस प्रक्रिया में वह श्रमिकों के सीधे संपर्क में आता है और पर्यवेक्षण के समय कई समस्याओं का समाधान हो जाता है।

इसके अलावा, मामलों की स्थिति के बारे में पहली बार अनुभव प्राप्त करने से डेटा के रूप में जानकारी को दर्शाने वाली अवैयक्तिक रिपोर्टों की तुलना में स्थिति की बेहतर समझ हो जाती है।

यदि संगठनात्मक स्थापना बड़ी और जटिल है, तो सभी गतिविधियों का प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण करना संभव नहीं होगा। हालांकि, इस तकनीक का उपयोग अभी भी व्यक्तिगत रूप से पर्यवेक्षण द्वारा किया जा सकता है ताकि सूचना रिपोर्टों की सटीकता का अंदाजा लगाया जा सके।

विधि # 2. बजट:

बजट शायद सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले नियंत्रण के तरीके हैं। जब बजट तैयार होता है, तो यह एक नियोजन उपकरण होता है क्योंकि यह दिशा देता है। ऑपरेटिंग बजट से माल और सेवाओं का संकेत मिलता है कि संगठन बजट अवधि में उपभोग करने की उम्मीद करता है; वे आम तौर पर भौतिक मात्रा (जैसे बैरल के तेल) और लागत आंकड़े दोनों को सूचीबद्ध करते हैं। वित्तीय बजट में विस्तार से बताया गया है कि संगठन उसी अवधि में पैसा खर्च करना चाहता है और वह धन कहां से आएगा।

इस तरह से बजट प्रबंधकों को मात्रात्मक मानकों के साथ प्रदान करते हैं जिनके खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन को मापना और तुलना करना है। मानक और वास्तविक प्रदर्शन के बीच विचलन को इंगित करके, वे नियंत्रण उपकरण बन जाते हैं। प्रबंधक इन विचलन का उपयोग करके सुधारात्मक कार्रवाई कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए- यदि आप अपने मासिक खर्चों को नियंत्रित करने के लिए एक व्यक्तिगत बजट का उपयोग करते हैं, तो आपको एक महीने का समय लग सकता है कि आपके विविध खर्च आपके बजट के मुकाबले अधिक थे। उस बिंदु पर, आपके विकल्पों में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं- किसी अन्य क्षेत्र में खर्च में कटौती, अतिरिक्त आय प्राप्त करने के लिए अतिरिक्त घंटे काम करना या अतिरिक्त पैसे के लिए घर पर कॉल करना।

बजटीय नियंत्रण प्रक्रिया के साथ निरंतर, बजट तैयार करने के बाद, बड़े संगठनों में नियंत्रक विभाग खर्चों पर रिकॉर्ड रखता है और समय-समय पर बजट, वास्तविक व्यय और अंतर (या संस्करण) दिखाते हुए रिपोर्ट तैयार करता है, क्योंकि उन्हें अक्सर कहा जाता है)।

छोटे संगठनों के लिए, यह फ़ंक्शन अक्सर मालिक-प्रबंधक, कार्यालय प्रबंधक, या बैंक या लेखा फर्म जैसे स्वतंत्र सेवा संगठन द्वारा नियंत्रित किया जाता है। रिपोर्ट तैयार होने के बाद, आम तौर पर इसे बजट द्वारा कवर किए गए विशेष क्षेत्र या कार्य के लिए जिम्मेदार लोगों को भेजा जाता है। यह इस बिंदु पर है कि यदि आवश्यक हो तो विभिन्नताओं का विश्लेषण और सुधारात्मक कार्रवाई की जानी चाहिए।

प्रभावी बजट नियंत्रण प्रणालियों में, प्रत्येक प्रबंधक अपने अधीनस्थों के साथ बैठक के दौरान भिन्नताओं की समीक्षा करता है और सुधारात्मक कार्यों का निर्धारण करता है। इस प्रक्रिया को संगठन के नीचे से ऊपर तक दोहराया जाता है। प्रबंधन के उच्च स्तर पर, लिखित रिपोर्टों की अक्सर आवश्यकता होती है जो कि भिन्नताओं के कारणों और सुधारात्मक कार्रवाइयों को रेखांकित करते हैं।

बेशक, यह पूरी तरह से संभव है कि बजट, जो वास्तव में केवल अपेक्षित परिणामों और आवश्यकताओं का पूर्वानुमान है, को संशोधित करने की आवश्यकता हो सकती है। आम तौर पर बड़े संगठनों के लिए एक बजट समीक्षा समिति (आम तौर पर संगठन के शीर्ष अधिकारियों से बना) बजट की समीक्षा और संशोधन के लिए नियमित रूप से मिलती है। अंतिम विश्लेषण में, बजट संस्करण पर तैयार, प्रशासन और सुधारात्मक कार्रवाई सफल रणनीति कार्यान्वयन में महत्वपूर्ण तत्व हैं।

विधि # 3. वित्तीय विवरण:

सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले वित्तीय विवरण बैलेंस शीट, लाभ और हानि खाते, नकदी प्रवाह विवरण और स्रोतों और धन के उपयोग के बयान हैं।

बैलेंस शीट, अपने सरलतम रूप में, अपनी संपत्ति, देनदारियों और शुद्ध मूल्य के संदर्भ में संगठन का वर्णन करता है। बैलेंस शीट का संदेश है - यह एक निश्चित समय पर संगठन की वित्तीय स्थिति है। लाभ और हानि विवरण (या आय विवरण) प्रत्येक माह या प्रत्येक तिमाही में नियमित रूप से तैयार किया जाता है जो संगठन के मूल्य और स्वास्थ्य के सबसे महत्वपूर्ण संकेतकों में से एक है।

यह कथन प्रत्येक राजस्व और लागत क्षेत्र को इंगित करता है। अपने लाभ और हानि विवरण को तैयार करना एक अच्छा विचार है, ताकि यह मौजूदा अवधि के लिए प्रत्येक आइटम को पिछले वर्ष की समान अवधि के लिए और वर्तमान वर्ष-दर-वर्ष के लिए दिखाए। पी एंड एल खाते में तुलनात्मक आंकड़े नियंत्रण के लिए बहुत उपयोगी उपकरण हैं।

नकदी प्रवाह और स्रोतों और धन के बयानों के उपयोग से पता चलता है कि वर्ष के दौरान नकदी या धन कहाँ से आया था (संचालन से, खातों को प्राप्य, और निवेश की बिक्री को कम करना, उदाहरण के लिए) और जहां उन्हें लागू किया गया था (उपकरण की खरीद, लाभांश का भुगतान, और) देय खातों को कम करना, उदाहरण के लिए)। उन्हें आय विवरणों में भ्रमित नहीं होना चाहिए; नकदी प्रवाह के बयान बताते हैं कि लाभ या हानि प्राप्त करने के बजाय नकद या धन का उपयोग कैसे किया गया।

वित्तीय विवरणों का उपयोग प्रबंधकों, हितधारकों और अन्य लोगों द्वारा संगठन के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए किया जाता है। कंपनी के भीतर, प्रबंधक अपने संगठन के वर्तमान वक्तव्यों की तुलना पहले के बयानों और प्रतिस्पर्धियों के साथ करेंगे।

कंपनी के बाहर के लोग संगठन की ताकत, कमजोरियों और क्षमता का पता लगाने के लिए बयानों का उपयोग करेंगे। हालांकि, किसी फर्म के मूल्यांकन के लिए कई प्रकार की महत्वपूर्ण जानकारी वित्तीय वक्तव्यों द्वारा प्रदान नहीं की जाती है, और इस प्रकार बयानों की उपयोगिता सीमित है।

विधि # 4. अनुपात विश्लेषण:

संगठनों के साथ-साथ व्यक्तियों के लिए, वित्तीय प्रदर्शन सापेक्ष है। एक संगठन का 10,00,000 रुपए का मुनाफा एक रेस्तरां के लिए बहुत अधिक हो सकता है लेकिन एक तेल कंपनी के लिए बहुत कम है। सार्थक होने के लिए एक वित्तीय विवरण पर "नीचे पंक्ति" के लिए, अंततः इसकी तुलना कुछ और के साथ की जानी चाहिए।

अनुपात विश्लेषण में, फर्म के वित्तीय वक्तव्यों या रिकॉर्ड्स के प्रमुख सारांश आंकड़े एक-दूसरे के प्रतिशत या अंश के रूप में रिपोर्ट किए जाते हैं। इस तरह के अनुपात वित्तीय प्रदर्शन या स्थिति का त्वरित आकलन प्रदान कर सकते हैं। आज, हालिया अतीत के विपरीत, प्रबंधकों द्वारा समय पर उपयोग के लिए फर्म के इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड से कंप्यूटर द्वारा अनुपात आसानी से और सस्ते में विकसित किए जाते हैं।

अनुपात विश्लेषण की तुलना दो तरीकों में से एक में की जा सकती है- (1) एक समय अवधि की तुलना में — वर्तमान अनुपात की तुलना में अतीत में एक ही संगठन के अनुपात (या भविष्य के प्रक्षेपण के साथ) की तुलना में; और (2) अन्य, समान संगठनों या एक पूरे के रूप में उद्योग के साथ तुलना।

पहले प्रकार की तुलना यह इंगित करेगी कि संगठन का प्रदर्शन या स्थिति कैसे बदल गई है; दूसरा प्रकार यह सुझाव देगा कि संगठन अपने प्रतिस्पर्धियों के सापेक्ष कितना अच्छा कर रहा है। अनुपात कैलोरी और कई प्रकार के अनुपात हैं। अनुपात - जो आमतौर पर संगठनों द्वारा उपयोग किए जाते हैं, वे लाभप्रदता, तरलता, गतिविधि और उत्तोलन हैं।

एक अनुपात, जो अलग से चर्चा करने लायक है, वह है रिटर्न ऑन इंवेस्टमेंट रेश्यो। निवेश पर वापसी की दर एक संगठन के वित्तीय प्रदर्शन का एक समग्र उपाय है। कुल निवेश से शुद्ध आय को विभाजित करके इसकी गणना की जाती है। आरओआई संगठन के समग्र प्रदर्शन का एक संकेतक है।

चूंकि एक व्यावसायिक संगठन मुख्य रूप से लाभ कमाने के लिए स्थापित किया गया है, आरओआई एक यार्डस्टिक है जिसके चारों ओर व्यावसायिक निर्णय लिए जाते हैं। मान लीजिए कि किसी संगठन का ROI एक विशेष वर्ष में 10% है, और इसे अपेक्षा से कम माना जाता है, तो यह कम ROI के कारणों का पता लगाने की कोशिश कर सकता है, या अपनी व्यावसायिक गतिविधियों को बदलने का विकल्प चुन सकता है, या कोई अन्य कार्रवाई कर सकता है क्योंकि यह उपयुक्त है।

विधि # 5. ब्रेक-सम एनालिसिस:

ब्रेक-इवन पॉइंट नो प्रॉफ़िट नो लॉस का बिंदु है। यही है, जब हम कहते हैं कि यदि कोई संगठन 1,00,000 यूनिट उत्पाद X बेचने में सक्षम है, तो वह भी टूट जाएगा; इसका मतलब है कि इस बिंदु से नीचे की किसी भी बिक्री से नुकसान होगा और इस बिंदु से ऊपर की कोई भी बिक्री लाभ लाएगी।

ब्रेक-ईवन विश्लेषण भी प्रबंधकों को विभिन्न बिक्री संस्करणों के लिए मोटा लाभ और हानि का अनुमान देता है। एक नियंत्रण उपकरण के रूप में, ब्रेक-ईवन विश्लेषण एक और पूर्वानुमान प्रदान करता है जिसके द्वारा कंपनी के प्रदर्शन का मूल्यांकन किया जाता है और भविष्य में प्रदर्शन में सुधार के लिए सामूहिक कार्रवाई के लिए एक आधार प्रदान करता है।

परिचालन उपकरण के रूप में विराम-विश्लेषण का एक गुण इसकी सादगी भी है। दुर्भाग्य से, सरल धारणाएं जिस पर ब्रेक-सम विश्लेषण आधारित है, परिणामों की सटीकता को प्रभावित कर सकती है।

विधि # 6. लेखापरीक्षा:

नियंत्रण का एक और अक्सर इस्तेमाल किया जाने वाला तरीका एक ऑडिट है। लेखा परीक्षा के कई महत्वपूर्ण उपयोग हैं, वित्तीय विवरणों की निष्पक्षता सुनिश्चित करने से लेकर प्रबंधन निर्णयों के लिए महत्वपूर्ण आधार प्रदान करने तक। हम दो प्रकार के ऑडिटिंग पर चर्चा करेंगे - बाहरी ऑडिटिंग और आंतरिक ऑडिटिंग।

मैं। बाहरी लेखा परीक्षा:

पारंपरिक बाहरी ऑडिट काफी हद तक एक सत्यापन प्रक्रिया है जिसमें संगठन के वित्तीय खातों और बयानों के स्वतंत्र मूल्यांकन शामिल हैं। आस्तियों और देनदारियों को सत्यापित किया जाता है, और वित्तीय रिपोर्ट को पूर्णता और सटीकता के लिए जांचा जाता है। बाहरी ऑडिट संगठन के भीतर धोखाधड़ी के खिलाफ एक बड़ी व्यवस्थित जाँच है।

संगठन के बाहर के लोगों के लिए, जैसे कि बैंकर और संभावित निवेशक, बाहरी ऑडिट प्रमुख आश्वासन देता है कि सार्वजनिक रूप से उपलब्ध वित्तीय विवरण सटीक हैं।

ii। आंतरिक लेखा परीक्षा:

आंतरिक लेखापरीक्षा के उद्देश्यों को उचित आश्वासन प्रदान करना है कि संगठन की परिसंपत्तियों को उचित रूप से संरक्षित किया जा रहा है और वित्तीय विवरणों की तैयारी के लिए वित्तीय रिकॉर्ड को विश्वसनीय और सटीक रूप से पर्याप्त रखा जा रहा है।

आंतरिक ऑडिट भी संगठन की परिचालन दक्षता को स्पष्ट करने में प्रबंधकों की सहायता करते हैं, और संगठन के नियंत्रण प्रणाली को संगठनात्मक उद्देश्यों को साकार करने की दिशा में पर्याप्त रूप से काम कर रहे हैं। आधुनिक समय में, आंतरिक लेखा परीक्षा ने विभिन्न रूपों जैसे प्रबंधन ऑडिट, सिस्टम ऑडिट, व्यवसाय प्रक्रिया की समीक्षा, आदि। इन सभी का उद्देश्य लागत नियंत्रण, अक्षमता नियंत्रण, अपव्यय को कम करना और प्रयास करना है।

विधि # 7. उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन:

ऑब्जेक्टिव्स (एमबीओ) द्वारा प्रबंधन एक और तरीका है जिसका उपयोग रणनीतिक योजना और नियंत्रण दोनों में किया जाता है। ऑब्जेक्टिव सेटिंग के दृष्टिकोण के आधार पर, MBO एक ऐसी प्रणाली है जिसके तहत संगठन के लिए उद्देश्यों को समग्र रूप से, संगठन के भीतर कार्यात्मक क्षेत्रों के लिए, कार्यात्मक क्षेत्रों में विभागों के लिए और अंततः प्रत्येक विभाग के भीतर व्यक्तियों के लिए स्थापित किया जाता है।

अपने सबसे बुनियादी रूप में MBO को निम्नलिखित तीन न्यूनतम आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

1. एक संगठन के भीतर व्यक्तियों के लिए उद्देश्य संयुक्त रूप से बेहतर और अधीनस्थ द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

2. व्यक्तियों को समय-समय पर मूल्यांकन किया जाता है और उनके प्रदर्शन पर प्रतिक्रिया प्राप्त होती है।

3. व्यक्तियों को मूल्यांकन और उद्देश्य प्राप्ति के आधार पर पुरस्कृत किया जाता है।

चरण 1 का उपयोग नियोजन उद्देश्यों के लिए किया जाता है। चरण 2 में नियंत्रण प्रक्रिया शामिल है। चरण 3 संगठनात्मक उद्देश्यों की सिद्धि की दिशा में अपने प्रयासों को निर्देशित करने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

विधि # 8. सीपीएम और पीईआरटी:

व्यापार की दुनिया में आम नारा है - समय पैसा है। और वास्तव में ऐसा है, क्योंकि लागत समय के साथ जुड़ी हुई है। किसी दिए गए प्रोजेक्ट की अवधि जितनी अधिक हो, उतने कारणों की लागत अधिक होती है जैसे कि कार्य टीम की लंबी अवधि के लिए भागीदारी, मुद्रा का मुद्रास्फीति प्रभाव, आदि।

कई उपयोगी चित्रमय और विश्लेषणात्मक तरीके विकसित किए गए हैं जो प्रक्रिया समय को नियंत्रित करने में उपकरण के रूप में काम कर सकते हैं। सबसे लोकप्रिय विधियाँ महत्वपूर्ण पथ विधि (CPM) और प्रोग्राम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक (PERT) हैं। ये नेटवर्क योजना और आरेख तकनीक हैं।

नेटवर्क रेखांकन सभी कार्यों को दिखाता है जो किसी दिए गए प्रोजेक्ट को निष्पादित करने के लिए किया जाना चाहिए। इसमें सभी गतिविधियाँ और परियोजनाएँ शामिल हैं और उनके अंतर्संबंधों को दर्शाता है। एक गतिविधि एक विशेष घटना को पूरा करने के लिए आवश्यक विशिष्ट कार्य है और आमतौर पर समय की खपत होती है।

एक घटना समय में एक बिंदु को दर्शाती है और घटना में अग्रणी सभी गतिविधियों को पूरा करने का संकेत देती है। अंतिम घटना जिसके साथ परियोजना खत्म होती है, उसे उद्देश्य घटना के रूप में जाना जाता है। नेटवर्क विभिन्न गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले अनुक्रम को दर्शाता है। जब तक निर्धारित पूर्ववर्ती घटना नहीं हुई है तब तक एक नई गतिविधि शुरू नहीं हो सकती।

यदि एक दूसरे से स्वतंत्र, दो या अधिक गतिविधियाँ एक साथ हो सकती हैं; यदि एक गतिविधि दूसरे (या कई अन्य) पर निर्भर करती है, तो यह तब तक शुरू नहीं हो सकती है जब तक कि यह जिन गतिविधियों पर निर्भर करता है वे सभी समाप्त नहीं हो जाते।

अलग-अलग रिश्तों के कारण, एक नेटवर्क अधिक या कम समानांतर रास्तों को दिखाता है, जिनमें से सबसे लंबा महत्वपूर्ण पथ है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि परियोजना को कम से कम समय में पूरा नहीं किया जा सकता है जो सबसे लंबे समय तक आवश्यक हो। यदि महत्वपूर्ण पथ पर किसी भी गतिविधि को मूल रूप से अनुमान से अधिक समय की आवश्यकता होती है, तो पूरे प्रोजेक्ट या कार्य के लिए पूरा होने का समय बढ़ जाता है। लेकिन यह महत्वपूर्ण पथ अज्ञात है जब तक कि प्रत्येक गतिविधि समय निर्धारित नहीं किया जाता है और नेटवर्क आरेख में प्रवेश किया जाता है।

CPM और PERT दोनों ही महत्वपूर्ण मार्ग स्थापित करते हैं। CPM और PERT के बीच प्रमुख अंतर गतिविधि समय का अनुमान है। CPM का उपयोग उन परियोजनाओं के लिए किया जाता है, जिनकी गतिविधि अवधि सही रूप से ज्ञात होती है और जिनके पूरा होने के समय में विचरण नगण्य होता है। दूसरी ओर, PERT का उपयोग तब किया जाता है जब गतिविधि अवधि अधिक अनिश्चित और परिवर्तनशील होती है।

परियोजना के वास्तविक निष्पादन के दौरान, प्रबंधन वास्तविक समय की तुलना, गतिविधि द्वारा गतिविधि, पूर्वानुमानित समय के साथ तुलना कर सकता है, इस प्रकार वास्तव में महत्वपूर्ण और विलंबित गतिविधियों के लिए समय की खपत में उपाय करता है।

विधि # 9. प्रबंधन सूचना प्रणाली:

प्रबंधकों को विभिन्न संगठनात्मक क्षेत्रों को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, वास्तविक प्रदर्शन को मापने के लिए, प्रबंधकों को इस बात की जानकारी चाहिए कि वास्तव में, जिम्मेदारी के क्षेत्र में क्या हो रहा है। इसके अलावा, उन्हें मानकों के वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करने में सक्षम होने के लिए मानकों के बारे में जानकारी चाहिए।

इसके अलावा, प्रबंधकों को इन तुलनाओं के भीतर भिन्नता की स्वीकार्य सीमा निर्धारित करने में मदद करने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। अंत में, वे वास्तविक और मानक के बीच महत्वपूर्ण विचलन नहीं हैं या नहीं तो कार्रवाई के उपयुक्त पाठ्यक्रम विकसित करने में मदद करने के लिए जानकारी पर भरोसा करते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, जानकारी नियंत्रण प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। लेकिन एक प्रबंधक को उसकी ज़रूरत की जानकारी कैसे मिलती है?

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) एक ऐसी प्रणाली है जो प्रबंधन को नियमित रूप से आवश्यक जानकारी प्रदान करती है - हालांकि प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) की कोई सर्वसम्मति से सहमति नहीं है, हम इसे जरूरत के साथ प्रबंधन प्रदान करने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली प्रणाली के रूप में परिभाषित करेंगे। एक नियमित आधार पर जानकारी। सिद्धांत रूप में, यह प्रणाली मैनुअल या कंप्यूटर आधारित हो सकती है, हालांकि हमारी वर्तमान सभी चर्चाएं, कंप्यूटर समर्थित अनुप्रयोगों पर केंद्रित हैं।

एमआईएस डिजाइनिंग:

जैसे एमआईएस की कोई सार्वभौमिक परिभाषा नहीं है, प्रबंधन सूचना प्रणाली को डिजाइन करने के लिए कोई सार्वभौमिक रूप से सहमत-दृष्टिकोण नहीं है।

हालाँकि, निम्नलिखित चरण MIS को एक साथ रखने में प्रमुख तत्वों का प्रतिनिधित्व करते हैं:

1. निर्णय प्रणाली का विश्लेषण करें:

पहला कदम उन सभी प्रबंधन निर्णयों की पहचान करना है जिनके लिए जानकारी की आवश्यकता है। यह संगठन के भीतर सभी कार्यों और पहले-स्तर के पर्यवेक्षक से मुख्य कार्यकारी अधिकारी तक हर प्रबंधन स्तर को शामिल करना चाहिए।

2. सूचना आवश्यकताओं का विश्लेषण करें:

एक बार जब निर्णय अलग-थलग हो जाते हैं, तो हमें इन निर्णयों को प्रभावी ढंग से करने के लिए आवश्यक सटीक जानकारी जानना आवश्यक है।

3. निर्णय अलग करें:

प्रत्येक कार्यात्मक क्षेत्र और प्रबंधक की आवश्यकताओं की पहचान करने के बाद, जिनके पास समान या बड़े पैमाने पर अतिव्यापी जानकारी की आवश्यकताएं हैं, उन्हें स्थित होना चाहिए। भले ही जरूरत अलग-अलग हो और संगठन के ऊपर, अतिरेक अक्सर होता है। बिक्री और उत्पादन अधिकारी दोनों, उदाहरण के लिए- किसी दिए गए उत्पाद की गुणवत्ता के स्तर पर प्रतिक्रिया डेटा चाहते हैं।

एक कार्यकारी, हालांकि, ग्राहकों की संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए प्रतिक्रिया चाहता है, जबकि दूसरा चाहता है कि यह उत्पादन प्रक्रियाओं में भिन्नता को नियंत्रित करे। इन अतिरेक की पहचान करके, प्रबंधन उन प्रणालियों का निर्माण कर सकता है जिनमें कम से कम दोहराव होता है और यह समूह एक ही प्रबंधन के तहत समान निर्णय लेते हैं।

4. डिजाइन सूचना प्रसंस्करण:

इस चरण में, आंतरिक तकनीकी विशेषज्ञों या बाहरी सलाहकारों का उपयोग सूचना एकत्र करने, भंडारण, संचारण और पुनः प्राप्त करने के लिए वास्तविक प्रणाली को विकसित करने के लिए किया जाता है।

हम कैसे मापें:

जानकारी के चार सामान्य स्रोत, अक्सर वास्तविक प्रदर्शन को मापने के लिए प्रबंधकों द्वारा उपयोग किए जाते हैं, व्यक्तिगत अवलोकन, सांख्यिकीय रिपोर्ट, मौखिक रिपोर्ट और लिखित रिपोर्ट हैं। प्रत्येक की विशेष ताकत और कमजोरियां हैं; हालाँकि, सूचना स्रोतों के संयोजन से इनपुट स्रोतों की संख्या और विश्वसनीय जानकारी प्राप्त करने की संभावना दोनों बढ़ जाती है।

नियंत्रण के तरीके (पारंपरिक और आधुनिक तरीके)

नियंत्रण के तरीकों को दो श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है, अर्थात्, पारंपरिक नियंत्रण विधियाँ और आधुनिक नियंत्रण विधियाँ।

1. पारंपरिक नियंत्रण तरीके:

पारंपरिक नियंत्रण विधियों को निम्नानुसार समझाया गया है:

(i) बजटीय नियंत्रण:

बजट भविष्य की जरूरतों का एक अनुमान है। यह वास्तविक प्रदर्शन का मूल्यांकन करने में मदद करता है। यह निश्चित भविष्य की अवधि के लिए तैयार किए गए खर्च और परिणामों का अनुमान है। एक बजट भविष्य की गतिविधियों की योजना और नियंत्रण का एक महत्वपूर्ण उपकरण है।

दूसरे शब्दों में, एक बजट एक निश्चित अवधि के लिए किसी उद्यम की कुछ या सभी गतिविधियों को कवर करते हुए, क्रमबद्ध आधार पर व्यवस्थित भविष्य की आवश्यकता का एक अनुमान है।

एक व्यापक अर्थ में, एक बजट एक निर्दिष्ट भविष्य की अवधि के लिए मात्रात्मक शब्दों में प्रत्याशित प्रवाह और अपेक्षित बहिर्वाह (कार्रवाई के किसी भी प्रस्तावित पाठ्यक्रम) का एक बयान का गठन करता है। इसे या तो वित्तीय या भौतिक शब्दों में व्यक्त किया जा सकता है जैसे मशीन घंटे, मैन घंटे, यूनिट या उत्पाद, या किसी अन्य संख्यात्मक रूप से औसत दर्जे की शर्तों में।

बजट बनाना बजट तैयार करने की प्रक्रिया है जबकि बजटीय नियंत्रण बजट के माध्यम से प्रबंधकीय नियंत्रण की एक युक्ति या तकनीक है।

इंग्लैंड और वेल्स के इंस्टीट्यूट ऑफ कॉस्ट एंड मैनेजमेंट अकाउंटेंट्स एक बजट को परिभाषित करते हैं, "एक अच्छा उद्देश्य प्राप्त करने के उद्देश्य से उस अवधि के दौरान धकेलने के लिए पॉलिसी की निर्धारित अवधि से पहले तैयार किया गया एक वित्तीय और / या मात्रात्मक विवरण"।

इंग्लैंड और वेल्स के इंस्टीट्यूट ऑफ कॉस्ट एंड मैनेजमेंट एकाउंटेंट्स ने बजटीय नियंत्रण को "नीति की आवश्यकताओं के लिए अधिकारियों की जिम्मेदारियों से संबंधित उद्देश्यों की स्थापना और बजटीय परिणामों के साथ वास्तविक की निरंतर तुलना के रूप में परिभाषित किया है, या तो व्यक्तिगत कार्रवाई द्वारा सुरक्षित करने के लिए।" उस नीति का उद्देश्य या उसके संशोधन के लिए एक आधार प्रदान करना ”।

बजट का उद्देश्य:

कुछ सामान्य सामान्य उद्देश्य जिनके लिए बजट का उपयोग किया जाता है, इस प्रकार हैं:

1. योजना के लिए एक संगठित प्रक्रिया विकसित करना:

बजट अनुमान एक निश्चित समयावधि की योजना है। बजट प्रबंधकों को अग्रिम में भविष्य के लिए अपनी गतिविधियों की योजना बनाने और बजटीय सीमा के भीतर प्राप्त करने का प्रयास करने के लिए मजबूर करता है। यह समयबद्ध वित्तीय योजना है। बजट में परिणामों की प्रत्याशा और उन्हें संख्यात्मक रूप से व्यक्त करना शामिल है।

2. समन्वय के साधन:

बजट का उपयोग किसी व्यवसाय के विभिन्न प्रभागों की गतिविधियों के समन्वय के लिए भी किया जाता है, जैसे उत्पादन बिक्री से निकटता से जुड़ा हुआ है। उद्यम के उत्पादन कार्यक्रम के बारे में जानने के बाद एक बिक्री बजट बहुत आसानी से तैयार किया जा सकता है। बजट की तैयारी भी गतिविधियों के समन्वय का उद्देश्य है। विभिन्न बजटों को मास्टर बजट में एकीकृत करने की प्रक्रिया भी समन्वय के महत्व पर प्रकाश डालती है।

3. नियंत्रण के लिए आधार:

बजट प्रबंधन, संख्यात्मक उद्देश्यों के लिए उद्देश्यों, लक्ष्यों और योजनाओं को निर्धारित करने के लिए प्रबंधन करता है और इस प्रकार स्थापित योजनाओं के अनुसार प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए एक साधन प्रदान करता है। बजट रिपोर्ट में विचलन का विश्लेषण किया जाता है और सुधारात्मक कार्यों का सुझाव भी दिया जाता है। इसलिए, बजट का उपयोग प्रबंधकीय नियंत्रण के लिए एक उपकरण के रूप में किया जाता है।

एक बजट के अन्य उद्देश्य:

1. लागत को नियंत्रित करने के लिए:

प्रत्येक विभाग के लिए अलग-अलग बजट प्रबंधन को उनमें से प्रत्येक के लिए अलग से लागत जानने में मदद करता है और इस प्रकार लागत पर प्रभावी नियंत्रण रखता है। इसलिए विभागीय प्रबंधक को लागत को नियंत्रित करने के लिए अतिरिक्त खर्च पर अंकुश लगाने की कोशिश करनी चाहिए।

2. उत्पादन के क्षेत्र में दक्षता बढ़ाने के लिए:

अलग उत्पादन बजट तैयार करने से उत्पादन की प्रगति और दक्षता निर्धारित करने में मदद मिलती है।

3. पूंजी की आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए:

बजट प्रक्रिया उद्यम की पूंजी आवश्यकताओं को निर्धारित करती है। यह विभिन्न बजटों में परिलक्षित उद्यम के सभी कार्यों के विभिन्न चरणों में वित्तीय प्रवाह की गणना के माध्यम से संभव है।

4. अनुसंधान और विकास को प्रोत्साहित करने के लिए:

बजटीय लक्ष्यों और योजनाओं के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना, और विचलन का पूरी तरह से विश्लेषण विशेष रूप से महत्वपूर्ण कारक हैं जो अनुसंधान और विकास के लिए एक ध्वनि आधार प्रदान करते हैं।

5. लागत रिकॉर्ड की उपयोगिता बढ़ाने के लिए:

बजट में लागत की जानकारी और रिकॉर्ड का काफी उपयोग होता है। इस प्रकार, बजटीय नियंत्रण लागत रिकॉर्ड और उनकी उपयोगिता बढ़ाने के लिए प्रासंगिकता देते हैं।

बजट के लाभ:

1. बजट संख्यात्मक दृष्टि से उद्देश्यों को निर्धारित करता है।

2. यह संगठनात्मक गतिविधियों को अधिक दक्षता, उत्पादकता और लाभप्रदता की ओर निर्देशित करता है।

3. बजटों से परे व्यय बिना पूर्व स्वीकृति के नहीं किया जाता है। इस प्रकार, व्यय होने से पहले जांच की जा सकती है।

4. यह प्रबंधन को संगठन की गतिविधियों के समग्र दृष्टिकोण के साथ प्रदान करता है।

5. यह संगठन को परिचालन और यथार्थवादी शब्दों में अपने उद्देश्यों और नीतियों को सरल बनाने में सक्षम बनाता है।

6. प्रबंधन अनुत्पादक गतिविधियों को समाप्त कर सकता है और बजट तैयार करके कचरे को कम कर सकता है।

7. यह विभागों और व्यक्तियों की दक्षता को मापने और सुधारात्मक कार्रवाई करने में शीर्ष प्रबंधन में मदद करता है।

8. यह अपवाद द्वारा नियंत्रण की सुविधा प्रदान करता है।

9. बजट "लाभ योजना" में भी बहुत उपयोगी है।

बजट के प्रकार:

निम्नलिखित महत्वपूर्ण प्रकार के बजट हैं:

1. मास्टर बजट:

मास्टर बजट एक सारांश बजट है जिसमें सभी कार्यात्मक बजट शामिल होते हैं और संगठन के लिए पूरी तरह तैयार होते हैं। इस बजट का उद्देश्य बजटीय कार्यक्रम में समग्र समन्वय को सुरक्षित करना है। मास्टर बजट को आम तौर पर दो भागों में विभाजित किया जाता है- एक पूर्वानुमान आय विवरण और एक पूर्वानुमान बैलेंस शीट।

2. लचीला बजट:

एक बजट जो ऑपरेशन के विभिन्न स्तरों के लिए एक समय में तैयार किया जाता है, एक लचीला बजट के रूप में जाना जाता है।

3. निश्चित बजट:

एक निश्चित बजट वह है जो किसी व्यावसायिक संगठन में गतिविधि के स्तर के बावजूद अपरिवर्तित रहता है।

4. कार्यात्मक बजट:

एक संगठन के कार्य उत्पादन, बिक्री, विपणन, वित्त कार्मिक प्रशासन, आदि हैं और ऐसे प्रत्येक कार्य के लिए एक स्वतंत्र बजट तैयार किया जाता है जिसे कार्यात्मक बजट कहा जाता है।

5. बिक्री और वितरण सहित बिक्री बजट बजट।

6. उत्पादन और विनिर्माण बजट।

7. खरीद बजट।

8. पूंजीगत व्यय बजट।

9. प्रशासन का खर्च बजट

10. अनुसंधान और विकास बजट।

11. नकदी बजट।

(ii) लागत नियंत्रण:

तकनीक जैसे:

1. लागत लेखांकन।

2. मानक लागत।

3. ब्रेक-सम प्वाइंट विश्लेषण।

1. लागत लेखांकन:

एक व्यावसायिक संगठन का मुनाफा उत्पादन की लागत पर बहुत अधिक निर्भर करता है। उत्पादन की लागत एक फर्म द्वारा अर्जित लाभ को निर्धारित करने में मदद करती है। प्रबंधन, उद्योग की प्रकृति को ध्यान में रखते हुए, प्रभावी लागत नियंत्रण और लागत में कमी के लिए लागत लेखांकन प्रक्रियाओं, विधियों और रिकॉर्डों को डिजाइन करता है।

लागत लेखांकन लागत के लिए लेखांकन की प्रक्रिया है। यह औपचारिक तंत्र है जिसके द्वारा उत्पादों या सेवाओं की लागत का पता लगाया जाता है और नियंत्रित किया जाता है।

2. मानक लागत:

मानक लागत आमतौर पर एक निर्माण कंपनी की प्रत्यक्ष सामग्री, प्रत्यक्ष श्रम और निर्माण उपरि की लागत से जुड़ी होती है। यह लागत लेखांकन की एक विधि है जो कुछ लागतों को रिकॉर्ड करने में मानक लागतों का उपयोग किया जाता है और वास्तविक लागतों की तुलना मानक लागतों से की जाती है ताकि यह पता लगाया जा सके कि मानक से भिन्नताओं के कारणों की मात्रा कितनी है।

विभिन्न वस्तुओं जैसे श्रम, कच्चे माल के प्रत्यक्ष व्यय, ओवरहेड्स की मानक लागत अग्रिम में निर्धारित की जाती है और वास्तविक लागत के साथ इसकी तुलना की जाती है। यदि दोनों में विचलन पाया जाता है, तो सुधारात्मक उपाय करके लागत को नियंत्रित किया जाता है।

3. ब्रेक-सम प्वाइंट विश्लेषण:

ब्रेक-ईवन विश्लेषण निश्चित लागत, परिवर्तनशील लागत, बिक्री की मात्रा, बिक्री मूल्य और बिक्री मिश्रण और मुनाफे पर उनके प्रभाव में परिवर्तन से संबंधित है। मूल रूप से, यह तीन अलग-अलग कारकों-लागत, बिक्री की मात्रा और लाभ का विश्लेषण है। दूसरे शब्दों में, बिक्री की मात्रा जिस पर कोई लाभ या हानि नहीं होती है, उसे ब्रेकवेन प्वाइंट के रूप में जाना जाता है।

ब्रेक-सम एनालिसिस का उपयोग प्रबंधक द्वारा निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए किया जाता है:

मैं। गतिविधि के विभिन्न स्तरों पर लाभ का निर्धारण करना।

ii। लाभ पर लागत में परिवर्तन के प्रभाव का पता लगाने के लिए

iii। वांछित लाभ का उत्पादन करने के लिए बिक्री की मात्रा का पता लगाने के लिए।

iv। किसी विशेष ब्रेक-ईवन बिंदु के लिए प्रति यूनिट विक्रय मूल्य का पता लगाना।

v। ब्रेक-सम-विश्लेषण की चित्रमय प्रस्तुति को ब्रेक इवन चार्ट भी कहा जाता है।

vi। ब्रेक यहां तक कि चार्ट ब्रेक-ईवन बिंदु को दर्शाता है अर्थात वह बिंदु जिस पर कोई लाभ नहीं हानि होती है।

(iii) वित्तीय अनुपात विश्लेषण:

सभी व्यावसायिक संगठन संगठन की वित्तीय स्थिति को प्रकट करने के लिए लाभ और हानि ए / सी और बैलेंस शीट तैयार करते हैं। वित्तीय अनुपात वित्तीय विवरणों में शामिल दो या अधिक चर या वस्तुओं के बीच स्थापित अनुपात को दर्शाता है। अनुपात विश्लेषण गणितीय संदर्भों में व्यक्त वित्तीय विवरणों के विभिन्न तत्वों के बीच का संबंध है।

पूर्व- सकल लाभ अनुपात, सकल लाभ और बिक्री के बीच के संबंध को व्यक्त करता है। यदि वर्ष 2012 के लिए फर्म का सकल लाभ रु .40,000 है और इसकी बिक्री रु। 2,00,000 है; तब सकल लाभ अनुपात की गणना निम्नानुसार की जाएगी -

यहां, 20% दर्शाता है कि बिक्री का सकल लाभ 20% है। अनुपात विश्लेषण तकनीक की सहायता से, फर्म अपनी लाभ की स्थिति, निवेश निर्णय आदि के बारे में जानने में सक्षम हो सकती है। यह एक फर्म की लाभप्रदता, तरलता, एकांतता को समझने में मदद करती है।

सबसे अधिक इस्तेमाल किया अनुपात हैं:

1. सकल लाभ अनुपात

2. शुद्ध लाभ अनुपात

3. तरलता अनुपात

4. वर्तमान अनुपात

5. ऋण इक्विटी अनुपात

प्रबंधन पूर्व निर्धारित मानक अनुपात के साथ गणना अनुपात से प्राप्त परिणामों की तुलना करता है और यदि मामले में विचलन पाया जाता है, तो विचलन के कारणों का पता लगाकर सुधारात्मक उपाय किए जाते हैं।

(iv) आंतरिक लेखापरीक्षा:

लेखा परीक्षा लेखा और अन्य दस्तावेजों की सावधानीपूर्वक परीक्षा है। आंतरिक लेखा परीक्षा एक कर्मचारी या आंतरिक लेखा परीक्षकों द्वारा लेखांकन, वित्तीय, और व्यवसाय के अन्य कार्यों के नियमित और स्वतंत्र मूल्यांकन का प्रतीक है।

दूसरे शब्दों में, यह कर्मचारियों द्वारा संचालित प्रबंधन के लिए ऑडिटिंग है, विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए नियुक्त किया गया है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि चिंता का काम सुचारू रूप से, कुशलतापूर्वक और आर्थिक रूप से चल रहा है।

आंतरिक लेखा परीक्षक भी योजनाओं और नीतियों और प्रबंधन के प्रदर्शन की जांच करते हैं, इंस्टीट्यूट ऑफ इंटरनल ऑडिटर्स, यूएसए के अनुसार, "आंतरिक ऑडिटिंग एक स्वतंत्र मूल्यांकन कार्य है जो संगठन के लिए एक सेवा के रूप में इसकी गतिविधियों की जांच और मूल्यांकन करने के लिए एक संगठन के भीतर स्थापित किया जाता है"।

(v) सांख्यिकीय नियंत्रण:

सांख्यिकीय डेटा और रिपोर्ट सबसे आम नियंत्रण उपकरण बन गए हैं। यह नियंत्रण तकनीक सांख्यिकी और नमूना विधि के विज्ञान पर टिकी हुई है। सांख्यिकीय डेटा का विश्लेषण किया जाता है जिसमें प्रतिशत, औसत, संभावना और प्रवृत्ति विश्लेषण का उपयोग किया जाता है। यह सूची नियंत्रण, उत्पादन नियंत्रण और गुणवत्ता नियंत्रण में उपयोगी साबित होता है। सांख्यिकीय नियंत्रण चार्ट एकत्रित आंकड़ों की मदद से तैयार किए जाते हैं।

यह ऑपरेशन के संबंधित क्षेत्रों में प्रवृत्ति और कमजोरियों को देखने में मदद करता है और आवश्यक उपचारात्मक चरणों का सुझाव दिया जाता है। चार्ट और आरेखों का उपयोग उत्पादन, बिक्री, खरीद और कर्मियों द्वारा किया जाता है और यहां तक कि अधिक बार कंपनियों के कार्यकारी प्रमुखों द्वारा सही जानकारी को चित्रित करने के लिए।

Ex- कुल बिक्री या सामग्रियों के उपयोग में वृद्धि या गिरावट, सामग्री की कीमत में बदलाव आदि को चार्ट, डायग्राम की मदद से आसानी से दिखाया जा सकता है।

2. गैर पारंपरिक / आधुनिक नियंत्रण के तरीके:

आधुनिक तरीके:

नियंत्रण के आधुनिक तरीके निम्नलिखित हैं:

(i) शून्य आधार बजट:

यह 1970 में संयुक्त राज्य अमेरिका में पीटर ए। फेयर द्वारा रखा गया बजट तैयार करने की एक विधि है। ZBB में प्रमुख तत्व भविष्य के उद्देश्य-पूर्व-उन्मुखीकरण है। इसे एक ऑपरेटिव योजना और बजट प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है, जिसमें प्रत्येक प्रबंधक को अपने संपूर्ण बजट को शून्य-आधार से विस्तार से उचित ठहराने की आवश्यकता है।

इस बजट में प्रबंधकों को पिछले उद्देश्यों, लक्ष्यों, लक्ष्यों, परियोजनाओं आदि को फिर से सही ठहराने और भविष्य के लिए प्राथमिकताएं देने की आवश्यकता है। यह बजट प्रबंधकों को प्रत्येक संगठनात्मक गतिविधि की जांच, मूल्यांकन, समीक्षा करने का अवसर प्रदान करता है। ZBB अपव्यय में कटौती करता है, और उत्पादन की लागत को कम करता है क्योंकि प्रत्येक बजट प्रस्ताव का मूल्यांकन लागत लाभ विश्लेषण के आधार पर किया जाता है।

निम्नलिखित चरणों को शून्य-बेस बजट में निहित किया गया है:

1. व्यावसायिक उद्देश्यों को पहचानें अर्थात उद्यम की प्रस्तावित गतिविधियों को परिभाषित करें

2. प्रत्येक उद्देश्य की सिद्धि के लिए वैकल्पिक तरीकों का निर्माण और मूल्यांकन करना

3. वैकल्पिक धन स्तरों का मूल्यांकन करें।

4. प्राथमिकताएँ निर्धारित करें।

(ii) नेटवर्क विश्लेषण:

नेटवर्क तकनीकों का उपयोग बड़ी परियोजनाओं की योजना और निर्धारण में किया जाता है।

दो प्रमुख तकनीकें हैं:

(ए) सीपीएम (महत्वपूर्ण पथ विधि)

(बी) पीईआरटी (कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक)

ये तकनीक गतिविधियों की अन्योन्याश्रयता के नेटवर्क की योजना, समन्वय और नियंत्रण में मदद करती हैं। इन तकनीकों के तहत, एक परियोजना को विभिन्न गतिविधियों में विभाजित किया जाता है और फिर इन गतिविधियों को एक तार्किक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है ताकि परियोजना को कम से कम समय के भीतर पूरा किया जा सके। ये तकनीकें किसी परियोजना में शामिल समय और लागत को कम करने में प्रबंधकों की मदद करती हैं।

दो नेटवर्क तकनीकें हैं:

(ए) महत्वपूर्ण पथ विधि:

क्रिटिकल पाथ मेथड, प्रबंधन नियंत्रण के लिए एक महत्वपूर्ण नेटवर्क तकनीक, डुपोंट के वॉकर द्वारा आवधिक रखरखाव के लिए समय कम करने के लिए विकसित की गई थी। CPM का लक्ष्य घटना और गतिविधियों के विभिन्न दृश्यों की योजना बनाना और उन्हें नियंत्रित करना है। यह प्रत्येक गतिविधि के पूरा होने के लिए एक समय का अनुमान देता है।

सीपीएम समय और लागत अनुमान दोनों की पहचान करता है। यह अधिक उचित रूप से उपयोग किया जाता है जहां परियोजना के पूरा होने के लिए मानकीकृत गतिविधियों का प्रदर्शन किया जाना आवश्यक है। इस तकनीक के तहत एक परियोजना को विभिन्न गतिविधियों में तोड़ा जाता है और उनके संबंधों को निर्धारित किया जाता है। ये संबंध नेटवर्क आरेख के रूप में ज्ञात आरेख की सहायता से दिखाए जाते हैं।

एक नेटवर्क एक परियोजना का एक ग्राफिकल प्रतिनिधित्व है जो अच्छी तरह से परिभाषित गतिविधियों और घटनाओं के अनुक्रम का प्रतिनिधित्व करता है। नेटवर्क आरेख या प्रवाह योजना का उपयोग संसाधनों और समय के उपयोग के अनुकूलन के लिए किया जा सकता है।

(बी) कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक (PERT):

PERT एक ऐसी तकनीक है जिसका उपयोग किसी जटिल परियोजना की योजना बनाने और उसे नियंत्रित करने के लिए किया जाता है, जिसे प्रत्येक गतिविधि को पूरा करने के लिए दिए गए समय के अनुमान के साथ घटनाओं और गतिविधियों के नेटवर्क के रूप में दर्शाया जाता है। PERT को टाइम-इवेंट नेटवर्क भी कहा जाता है। इस तरह की तकनीक में परियोजनाओं की योजना, निगरानी और नियंत्रण शामिल है। यह एक परियोजना में विभिन्न घटनाओं और गतिविधियों का एक नेटवर्क है, जिसमें प्रत्येक गतिविधि के पूरा होने के लिए अनुमानित समय दिया गया है।

एक घटना गतिविधि की शुरुआत या समाप्ति है। यह नेटवर्क में एक सर्कल द्वारा दर्शाया गया है। एक घटना अपने आप में समय या संसाधनों का उपयोग नहीं करती है। एक गतिविधि दो घटनाओं के बीच एक ऑपरेशन द्वारा लिया गया समय है, अर्थात यह किसी घटना को पूरा करने में लगने वाले समय का प्रतिनिधित्व करता है। यह एक तीर द्वारा दर्शाया गया है।

PERT कंप्यूटर सिस्टम की स्थापना और डिबगिंग में, पुस्तकों के प्रकाशन में, नई परियोजनाओं की योजना और लॉन्च में, जहाजों, भवनों और राजमार्गों के निर्माण में कार्यरत है।

PERT / CPM की तैयारी में शामिल पूरी प्रक्रिया इस प्रकार है:

1. गतिविधियों की पहचान।

2. गतिविधियों की क्रमिक व्यवस्था।

3. गतिविधियों का समय अनुमान।

विश्लेषण के आधार पर, महत्वपूर्ण गतिविधियों का निर्धारण किया जाता है। ये महत्वपूर्ण पथ द्वारा दर्शाए गए हैं जो यह दर्शाता है कि यदि इस पथ पर गतिविधियों को समय पर पूरा नहीं किया जाता है, तो इस घटना में देरी होने तक पूरी परियोजना में देरी हो जाएगी। इस प्रकार, किसी गतिविधि के शुरुआती या नवीनतम शुरुआती समय की गणना इन अनुमानों के आधार पर की जा सकती है।

PERT और CPM दोनों का उपयोग या तो कुल समय, कुल लागत, किसी दिए गए कुल समय के लिए लागत, किसी दिए गए लागत के लिए समय, या निष्क्रिय संसाधनों को कम करने के लिए किया जाता है। दो तरीकों के बीच मूलभूत अंतर यह है कि अगर सीपीएम हर गतिविधि की अवधि को स्थिर रखता है, तो पीईआरटी में गतिविधियों की अवधि में अनिश्चितता की अनुमति है।

नेटवर्क तकनीकों के लाभ:

नियंत्रण की PERT और CPM तकनीक निम्नलिखित लाभ प्रदान करती हैं:

1. यह परियोजना के उद्देश्यों की उपलब्धि के लिए एक विश्लेषणात्मक दृष्टिकोण प्रदान करता है जिसे स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है।

2. यह महत्वहीन गतिविधियों पर समय, ऊर्जा और धन की बर्बादी से बचने में सहायता करता है।

3. यह प्रबंधकों को एक जटिल परियोजना के पूरा होने के साथ जुड़े समय और लागत की योजना बनाने में सक्षम बनाता है।

4. यह प्रबंधकों को घटना के बिंदु पर विचलन को इंगित करने और विचलन को ठीक करने के लिए समय पर कार्रवाई करने में सक्षम बनाता है।

5. इसका उद्देश्य संगठन में संचार प्रणाली में सुधार करना है ताकि विभिन्न घटनाओं को करने वाले लोगों को एक-दूसरे के साथ निरंतर संपर्क में रहना पड़े।

(iii) प्रबंधन लेखा परीक्षा:

प्रबंधन ऑडिट एक व्यवस्थित परीक्षा, विश्लेषण, मूल्यांकन और एक संगठन के विभिन्न प्रबंधन प्रक्रियाओं और कार्यों के कामकाज, प्रदर्शन और प्रभावशीलता का मूल्यांकन है। यह गंभीर रूप से पूर्ण प्रबंधन प्रक्रिया की जांच करता है।

प्रबंधन की दक्षता की जांच करने के लिए, कंपनी की योजनाओं, उद्देश्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं, कार्मिक संबंधों और नियंत्रण प्रणालियों की बहुत सावधानी से जांच की जाती है।

विशेषज्ञों की एक टीम द्वारा प्रबंधन लेखा परीक्षा की जाती है। आमतौर पर वे पिछले रिकॉर्ड, प्रबंधन के सदस्यों, ग्राहकों, कर्मचारियों आदि से डेटा एकत्र करते हैं और इसका विश्लेषण करते हैं और प्रबंधकीय दक्षता और प्रदर्शन के बारे में निष्कर्ष निकालते हैं।

मूल्यांकन क्षेत्र:

अमेरिकन इंस्टीट्यूट ऑफ मैनेजमेंट ने किसी भी व्यापक प्रबंधन ऑडिट कार्यक्रम के तहत उपयोग किए जाने वाले मूल्यांकन क्षेत्रों की दस श्रेणियों की पहचान की है।

1. आर्थिक समारोह:

इस श्रेणी में उपभोक्ताओं, शेयरधारकों, कर्मचारियों, आपूर्तिकर्ताओं और जिन समुदायों में यह संचालित होता है, जैसे अलग-अलग हित के संबंध में कंपनी के सार्वजनिक मूल्य का मूल्यांकन शामिल है।

2. कॉर्पोरेट संरचना:

यहां, संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए कॉर्पोरेट संरचना की प्रभावशीलता को दिखाया गया है।

3. कमाई का स्वास्थ्य:

इसका संबंध स्वयं आय के निर्धारण से है और यह भी बताता है कि कंपनी की संपत्ति की लाभ क्षमता किस हद तक है।

4. शेयरधारकों की सेवा:

यहां, प्रबंधन ऑडिट टीम समय की अवधि में जोखिम को कम करने, उचित वापसी, पूंजी प्रशंसा के संदर्भ में शेयरधारकों को कंपनी की सेवा निर्धारित करती है।

5. अनुसंधान और विकास:

विशेष रूप से बड़ी कंपनियों के लिए, प्रबंधन लेखा परीक्षा के लिए अपनी अनुसंधान नीतियों का मूल्यांकन महत्वपूर्ण है। अनुसंधान और विकास की सफलता का मूल्यांकन कंपनी की पिछली प्रगति में नीति की भूमिका को देखकर किया जाता है और कंपनी द्वारा भविष्य की प्रगति के लिए इन नीतियों को कितनी सफलतापूर्वक निष्पादित किया जाता है।

6. निदेशालय विश्लेषण:

इस मूल्यांकन क्षेत्र में, आमतौर पर तीन तत्वों पर विचार किया जाता है:

(ए) प्रत्येक निदेशक की गुणवत्ता और बोर्ड में उनके योगदान।

(ख) एक टीम के रूप में किस निर्देशक का काम।

(ग) क्या निदेशक संगठन के लिए न्यासी के रूप में कार्य करते हैं।

7. राजकोषीय नीतियां:

व्यावहारिक रूप से इस श्रेणी के अंतर्गत मुख्य कारक निधियों के उपयोग को व्यावहारिक रूप से प्रदान करना, नियंत्रित करना और प्रबंधित करना है।

8. उत्पादन क्षमता:

उत्पादन क्षमता विनिर्माण के साथ-साथ गैर-विनिर्माण कंपनियों के लिए भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। मशीनों और सामग्री प्रबंधन के मूल्यांकन को ध्यान में रखा जाता है।

9. बिक्री शक्ति:

विभिन्न कंपनियों द्वारा अपनाई गई बिक्री प्रथाओं और विपणन सिद्धांतों में महत्वपूर्ण परिवर्तन हैं। विपणन लक्ष्यों को यदि ठीक से निर्धारित किया जाए तो बिक्री ताक़त के मूल्यांकन में मदद मिल सकती है।

बिक्री ताक़त का आकलन करने के लिए, निम्नलिखित तीन आधारों का उपयोग किया जाता है:

(ए) पिछले बिक्री क्षमता का किस हद तक एहसास हुआ है।

(b) बिक्री कर्मियों का विकास

(c) कंपनी की वर्तमान बिक्री नीतियाँ किस हद तक भविष्य की बिक्री क्षमता का एहसास करेंगी।

10. कार्यकारी मूल्यांकन:

अधिकारियों की गुणवत्ता और उनके प्रबंधन दर्शन को अलग से मूल्यांकन करने की आवश्यकता है। अमेरिकन इंस्टीट्यूट ऑफ मैनेजमेंट ने व्यावसायिक नेताओं के लिए आवश्यक तत्वों के रूप में तीन व्यक्तिगत गुणों को पाया है। ये गुण क्षमता, उद्योग और अखंडता हैं।

अच्छे प्रबंधन की मांग है कि अधिकारियों को एक साथ मिलकर काम करना चाहिए, और उद्यम की विभिन्न गतिविधियों से संबंधित ध्वनि नीतियों, निर्णयों, प्रक्रियाओं और कार्यक्रमों द्वारा कंपनी की निरंतरता सुनिश्चित करता है।

प्रबंधन में नियंत्रण की तकनीक: शीर्ष 14 तकनीकें

कई अलग-अलग तरीके हैं जिनके द्वारा प्रबंधक नियंत्रण फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। कुछ काफी बुनियादी हैं, जबकि अन्य कर्मचारी दृष्टिकोण से निपटते हैं। अधिकांश फर्म इन विधियों के कुछ संयोजन का उपयोग करती हैं।

इनमें से कुछ तकनीकों को नीचे वर्णित किया जा सकता है:

तकनीक # 1. व्यक्तिगत अवलोकन:

प्रत्यक्ष व्यक्तिगत संपर्क और अवलोकन अधीनस्थों के प्रदर्शन की जांच करने के लिए एक प्रभावी साधन है। प्रबंधक या पर्यवेक्षक समय-समय पर अपने अधीनस्थों, उनकी कार्य विधियों और उनके परिणामों का निरीक्षण कर सकते हैं। उनकी मात्र उपस्थिति एक नियंत्रित प्रभाव डाल सकती है।

अवलोकन से कार्य का मूल्यांकन होता है। यह कर्मचारियों को अच्छा प्रदर्शन करने के लिए प्रोत्साहित करता है। थियो हाइमन का मानना है, "हालांकि व्यक्तिगत अवलोकन समय लेने वाला है और सतह पर अकुशल लग सकता है, लेकिन अधीनस्थों की गतिविधियों के नियंत्रण में इसके लिए कोई विकल्प नहीं है।"

तकनीक # 2. सेटिंग उदाहरण:

यह कहा जाता है कि "एक उदाहरण हमेशा से बेहतर होता है।" एक उदाहरण होने के कारण नियंत्रण परिणामों में मदद मिलती है। नेता के रूप में उनकी भूमिका में, प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को निर्देशित करने में अपना आदर्श व्यवहार रखना चाहिए। उसे अधीनस्थों के साथ काम बांटना चाहिए। एक प्रबंधक अपने कार्यों और व्यवहार से सिखा सकता है।

तकनीक # 3. रिकॉर्ड और रिपोर्ट:

रिकॉर्ड और रिपोर्टों का काफी नियंत्रण मूल्य है। वे प्रदर्शन और परिणामों को मापने के लिए एक अच्छा साधन प्रदान कर सकते हैं। लेकिन वे भी काम में बाधा डाल सकते हैं अगर वे बहुत अधिक, बोझ और समय लेने वाली हों।

तकनीक # 4. नीतियां और प्रक्रियाएं:

नीतियां और प्रक्रियाएं कई प्रबंधकों के पिछले अनुभवों को दर्शाती हैं। वे श्रमिकों के व्यवहार और उत्पादन को नियंत्रित करने के लिए प्रबंधकों के लिए मार्गदर्शक हैं।

ग्लूक कहते हैं, "वे एक तरह के फीड-फ़ॉरवर्ड कंट्रोल डिवाइस हैं।" नीतियां आत्म-नियंत्रण का साधन प्रदान कर सकती हैं। वे समन्वय और नियंत्रण के एक प्राथमिक साधन हैं। ग्लोवर लिखते हैं, "एक व्यावसायिक नीति व्यावसायिक गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले मार्गदर्शक कैनन की स्थापना है।"

तकनीक # 5. चार्ट और नियमावली:

संगठनात्मक चार्ट रिश्ते और स्थिति और कार्यों के समूह के बारे में एक स्पष्ट समझ प्रदान करते हैं। प्रगति चार्ट प्रत्येक विभाग को पिछले परिणामों के खिलाफ अपने कर्मचारियों के प्रदर्शन को मापने की अनुमति देता है। ये पूर्वानुमान प्रदर्शनों की मदद करते हैं और कंपनी के साथ समग्र रूप से तुलना करने में मदद करते हैं। विभिन्न प्रकार के मैनुअल प्रबंधन नियंत्रण के उद्देश्य को भी पूरा करते हैं।

तकनीक # 6. स्थायी नियम और सीमाएँ:

नियम स्थापित करने से, प्रबंधक अवांछनीय गतिविधियों और व्यवहार को नियंत्रित और प्रतिबंधित कर सकते हैं। स्थायी आदेश कर्मचारियों को यह बताता है कि दी गई शर्तों के तहत क्या करना है। इसी तरह, स्थायी प्रक्रियाएं घटनाओं के अनुक्रम को बाहर निकालती हैं। ऐसे मामलों में जहां अधीनस्थों को निर्णय लेने में पर्याप्त स्वतंत्रता दी जाती है, निश्चित सीमाएं पार करना वांछनीय है जिसके आगे वे बिना अनुमति के नहीं जा सकते।

तकनीक # 7. लिखित निर्देश:

परिपत्र पत्र, बुलेटिन, नोट्स आदि के माध्यम से लिखित निर्देश का उपयोग अधीनस्थ के प्रदर्शन की जांच करने के लिए भी किया जाता है। लिखित निर्देश स्पष्ट रूप से दिए जाने चाहिए ताकि उनके उद्देश्य के बारे में कोई गलतफहमी न हो।

तकनीक # 8. सेंसर:

यह नियंत्रण के लिए नकारात्मक दृष्टिकोण है, लेकिन यह कुछ स्थितियों में बहुत प्रभावी हो सकता है। यह आलोचना या अस्वीकृति का कोई भी रूप है। लापरवाह कर्मचारियों के लिए यह फटकार या उपहास हो सकता है। इसका उपयोग ज्ञान और समझ के साथ किया जाना चाहिए, अन्यथा यह एक खतरनाक हथियार बन सकता है।

तकनीक # 9. अनुशासनात्मक कार्रवाई:

निंदा अनुशासनात्मक कार्रवाई का एक सरल रूप है। जब कोई कर्मचारी बार-बार गलती करता है या पुरानी अनुपस्थिति बन जाता है, तो उसके खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई की चेतावनी दी जा सकती है। गंभीर मामलों में, कर्मचारियों को उनके अनियमित व्यवहार को नियंत्रित करने के लिए निलंबित किया जा सकता है। कभी-कभी, यह धमकी कि अनुशासनात्मक कार्रवाई हो सकती है, एक नियंत्रण प्रभाव भी बना सकती है।

तकनीक # 10. नियंत्रण इकाई:

नियंत्रण इकाई या 'नियंत्रण अनुभाग' संगठन के समग्र प्रदर्शन को नियंत्रित करने के लिए एक हालिया उपकरण है। इसे कभी-कभी प्रबंधन नियंत्रण विभाग कहा जाता है। यह शीर्ष क्रम और कुशल प्रशासन को संभव बनाने के लिए शीर्ष प्रबंधन को तथ्यों की आपूर्ति करता है। यह परिचालन दक्षता बढ़ाने के तरीकों और तरीकों की सिफारिश कर सकता है। यह काम के मानकों को स्थापित करता है। यह निर्देश, विधियों और नीतियों की लगातार समीक्षा करता है।

तकनीक # 11. सामाजिक नियंत्रण उपकरण:

व्यावसायिक संगठनों में मौजूद कुछ सामाजिक नियंत्रण विधियाँ नियमों, विनियमों या प्रतिबंधों के रूप में हैं। McFarland के अनुसार सामाजिक नियंत्रण उपकरणों में, मानदंड, सीमा शुल्क, कन्वेंशन, अलिखित कानून, आदतें, प्रथाएं, प्रतिष्ठा और प्रतिष्ठा प्रणाली आदि हैं। ये संगठनात्मक रूप से निर्धारित मूल्य हैं जो कर्मचारियों के व्यवहार की जांच करते हैं।

तकनीक # 12. इनाम:

इनाम व्यवहार को नियंत्रित करने के लिए सकारात्मक तरीके हैं। ये कर्मचारियों के लिए एक मौखिक "धन्यवाद" के रूप में सरल हो सकते हैं। आम तौर पर, ये पदोन्नति, वेतन प्रणाली, कर्मचारी लाभ, लाभ साझाकरण या अन्य प्रोत्साहन के रूप में होते हैं। पुरस्कार प्रदर्शन और प्रेरणा से जुड़ा हुआ है। यह प्रदर्शन मूल्यांकन और कार्य संतुष्टि से भी संबंधित है। यह पूर्व निर्धारित मानकों के अनुसार कार्य लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करता है।

तकनीक # 13. बजट:

बजट संख्यात्मक रूप में योजनाएं हैं। वे संचालन को नियंत्रित करने का एक प्रभावी साधन प्रदान कर सकते हैं। वास्तविक प्रदर्शन को बजटीय मानकों के मुकाबले मापा और तुलना की जाती है। बजट कभी-कभी बाध्यकारी होते हैं और प्रबंधक से अपेक्षा की जाती है कि जब विचलन होता है तो बजट के अनुरूप प्रदर्शन किया जाए। बजट अपने दायरे में आने वाली गतिविधियों पर एक सीमा के रूप में खड़ा है।

तकनीक # 14. लेखा:

लेखांकन नियंत्रण का एक महत्वपूर्ण उपकरण है। यह व्यापारिक लेन-देन की रिकॉर्डिंग के लिए नीचे रहता है और दिन के कारोबार के संचालन के लिए एक नियंत्रण उपाय के रूप में भी कार्य करता है। लेखा प्रणाली अतीत के आंकड़ों की जांच करने और भविष्य में पालन की जाने वाली सर्वोत्तम कार्रवाई का निर्णय लेने में मदद कर सकती है।

तरीके प्रबंधन में नियंत्रण (नियंत्रण एड्स के साथ)

एक संगठन के प्रभावी नियंत्रण के लिए एक प्रबंधक के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि नियंत्रण के क्षेत्र, और नियंत्रण के उपकरण और तकनीक क्या हैं। ऐसे कई उपकरण हैं जो नियंत्रित करने में मदद करते हैं। इन उपकरणों को विभिन्न प्रबंधन विशेषज्ञों और अनुभवी प्रबंधकों द्वारा विकसित किया गया है। दूसरे शब्दों में हम इन उपकरणों को नियंत्रण सहायक कह सकते हैं।

महत्वपूर्ण नियंत्रण सहायक निम्नानुसार हैं:

1. बजट और बजटीय नियंत्रण प्रणाली

2. विभिन्न नियंत्रण प्रणाली जैसे -

(i) उत्तरदायित्व लेखांकन।

(ii) अपवाद द्वारा नियंत्रण।

(iii) आत्म-नियंत्रण।

(iv) प्रबंधन सूचना प्रणाली।

3. तोड़ - विश्लेषण भी

4. विशेष रिपोर्ट और विश्लेषण

5. CPM / PERT

1. बजट और बजट नियंत्रण प्रणाली:

बजट:

बजट क्या है? बजट भविष्य की कार्रवाई की एक योजना या कार्यक्रम है जो आने वाले परिचालन अवधि के लिए किए गए अनुमान या पूर्वानुमान के आधार पर तैयार किया जाता है। दूसरे शब्दों में, भविष्य में समय की अवधि के लिए वित्तीय रूप में एक फर्म की योजना की अभिव्यक्ति के रूप में बजट, यह भविष्य की जरूरतों का एक निश्चित अवधि के लिए गणना का अनुमान है।

यह किसी निश्चित अवधि के लिए आय का अनुमान लगाता है और लागत के साथ-साथ इस आय को प्राप्त करने के खर्च को वांछित लाभ कमाने के नुकसान के साथ या नुकसान को नियंत्रित करने में सहायता के रूप में निर्धारित या सीमित करता है। जीवन के हर पड़ाव में बजट जरूरी है। यह राष्ट्रीय, घरेलू और व्यावसायिक क्षेत्र में आवश्यक है। हमारे निजी जीवन में भी। हम उपलब्ध धन के उपयोग के बारे में बजट तैयार करते हैं।

एक बजट जो संगठन के लिए संपूर्ण रूप में तैयार होता है, उसे मास्टर बजट के रूप में जाना जाता है। किसी संगठन के विभिन्न कार्यात्मक क्षेत्रों जैसे बिक्री, उत्पादन, वितरण और वित्त के लिए तैयार बजट को कार्यात्मक बजट या ऑपरेटिंग बजट के रूप में जाना जाता है। यह बड़े और छोटे दोनों संगठनों के लिए फायदेमंद है। यह योजनाओं के मूल्यांकन, समन्वय और कार्यान्वयन में मदद करता है और संगठनों के कर्मचारियों को प्रेरित करता है।

बजट नियंत्रण:

यह लागतों को नियंत्रित करने की एक प्रणाली है जिसमें बजट तैयार करना, विभागों का समन्वय करना और जिम्मेदारियों को स्थापित करना, उस बजट के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना और अधिकतम लाभप्रदता प्राप्त करने के लिए परिणामों पर कार्य करना शामिल है।

बजटीय नियंत्रण की दो महत्वपूर्ण परिभाषाएँ निम्नलिखित हैं:

(१) "एक प्रणाली में बजटीय नियंत्रण जो बजट का उपयोग उत्पादन और / या वस्तुओं या सेवाओं के उत्पादन और योजना के सभी पहलुओं को नियंत्रित करने के साधन के रूप में करता है।" ... J बेट्टी

(2) "बजटीय नियंत्रण लागतों को नियंत्रित करने की एक प्रणाली है जिसमें बजट तैयार करना, विभागों का समन्वय और जिम्मेदारियों को स्थापित करना, बजटीय मानकों के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना और अधिकतम लाभप्रदता प्राप्त करने के लिए परिणामों पर कार्य करना शामिल है"।

उपरोक्त परिभाषाओं के सावधानीपूर्वक विश्लेषण से, एक कुशल और सक्षम प्रबंधक द्वारा बजटीय नियंत्रण के निम्नलिखित महत्वपूर्ण पहलू का पता लगाया जा सकता है:

(1) नियोजन- इसका तात्पर्य प्रत्येक विभाग के लिए गतिविधियों की योजना बनाने से है, नियोजन के बाद पूर्वानुमान लगाए जाते हैं और बजट को अंतिम रूप दिया जाता है।

(२) समन्वय- इसमें विभिन्न विभाग की योजनाओं और बजटों के बीच समन्वय और फिर पूरे संगठन के लिए एक मास्टर बजट तैयार करना शामिल है।

(३) रिकॉर्डिंग- इसमें तुलना और नियंत्रण के लिए वास्तविक प्रदर्शन की रिकॉर्डिंग शामिल है।

(४) तुलना- यह नियंत्रण प्रक्रिया की एक अनिवार्य विशेषता है। इसमें बजटीय मानकों और वास्तविक प्रदर्शन के बीच तुलना, विचलन का निर्धारण, यदि कोई हो और उनका विश्लेषण शामिल है।

(५) मूल्यांकन और अनुगमन- विचलन के संभावित कारणों में विश्लेषण के बाद किए गए कार्यों का पालन करना है। इसमें स्थिति को सुधारने और आगे के विचलन को रोकने के लिए आवश्यक कदम उठाना शामिल है।

व्यापार संचालन और बजटीय नियंत्रण:

बजटीय नियंत्रण एक वांछित दिशा में व्यावसायिक संचालन को निर्देशित करने की एक महत्वपूर्ण तकनीक है। यह जिम्मेदारी और अधिकार के आवंटन में प्रबंधन की सहायता करने, भविष्य के लिए अनुमान और योजना बनाने में सहायता करने, अनुमानित और वास्तविक परिणामों के बीच विविधताओं के विश्लेषण में सहायता करने और माप या मानकों के आधार पर विकसित करने की योजना है जिसके साथ संचालन की दक्षता का मूल्यांकन करें।

व्यवसाय संचालन के समग्र नियंत्रण के लिए उनकी प्रणाली के कुछ महत्वपूर्ण योगदान निम्नलिखित हैं:

(ए) योजना में सुधार में सहायक:

(१) यह भविष्य की घटनाओं का एक बुद्धिमान विचार है।

(२) यह व्यापारिक संगठन में स्थिरता देता है।

(३) प्राधिकार और उत्तरदायित्व के प्रत्यायोजन में सहायक।

(४) यह उद्देश्यों की स्पष्टता का एक उपकरण है।

(५) यह संसाधनों के सर्वोत्तम उपयोग में मदद करता है।

(६) यह उद्यम के संपार्श्विक मूल्य को बढ़ाता है।

(बी) समन्वय में सहायता:

(१) यह गतिविधियों के संतुलित उत्पादक को बढ़ावा देता है।

(२) यह आपसी सहयोग और टीम भावना को प्रेरित करता है।

(३) यह लोगों को प्रेरित करता है।

(४) यह व्यावसायिक नीतियों, योजनाओं और प्रक्रियाओं में भी समन्वय लाता है।

(सी) व्यापक नियंत्रण का उपकरण:

(1) यह प्रदर्शन और लागतों के नियंत्रण में सहायक है।

(२) यह संचार प्रणाली में दक्षता बढ़ाता है।

(डी) अन्य लाभ:

(1) यह मानक लागत में सहायता करता है।

(२) यह प्रदर्शन का मूल्यांकन करता है।

(३) इसमें विभिन्न विभाग की योजनाओं और बजटों के बीच समन्वय शामिल है।

(4) यह नियंत्रण प्रक्रिया की आवश्यक विशेषता है।

(५) इसमें बजटीय मानक और वास्तविक प्रदर्शन के बीच तुलना शामिल है।

इस प्रकार, हम देखते हैं कि बजटीय प्रणाली सभी प्रकार के संगठन के लिए लाभप्रद है - चाहे वह बड़ी हो या छोटी। कुछ लोगों की राय है कि अनिश्चितताओं के कारण "बजट, अव्यवहारिक हो जाता है। लेकिन इसका प्रमुख कारण व्यवस्था के प्रति कठोरता का रवैया है।

क्या, लाभ का एहसास होता है और किस हद तक, यह प्रणाली और प्रबंधन के दृष्टिकोण पर बहुत निर्भर करता है। यदि बजट को बुद्धिमानी से प्रशासित किया जाता है तो लाभ होने के लिए बाध्य हैं, सिस्टम का पालन किया जाना चाहिए, संगठन की विशेषताओं के अनुसार डिज़ाइन किया जाना चाहिए।

सीटी हॉर्नग्रीन ने कहा है - "अगर बजट को समझदारी से प्रशासित किया जाता है, तो वे प्रबंधन की योजना बनाने, बाद के प्रदर्शन को देखते हुए उम्मीदों को परिभाषित करने और व्यवसाय के विभिन्न खंडों में संचार और समन्वय को बढ़ावा देने के लिए मजबूर करते हैं।"

अवरोधक और वेल्टमर ने देखा - “बजटीय नियंत्रण की जिम्मेदारी प्रबंधन और प्राधिकरण के आवंटन में प्रबंधन की सहायता के लिए, भविष्य के लिए अनुमान और योजना बनाने में सहायता करने के लिए, अनुमानों और वास्तविक परिणामों के बीच विविधताओं के विश्लेषण में सहायता करने और प्रबंधन के आधार को विकसित करने के लिए है। या मानक जिसके साथ संचालन की दक्षता का मूल्यांकन करना है ”।

जॉन जी। ग्लोवर और कोलमैन एल। भूलभुलैया के अनुसार - “बजट का प्राथमिक उद्देश्य समय-समय पर कंपनी के संचालन की व्यवस्थित योजना और नियंत्रण में सहायता करना है। यह मुख्य रूप से संचार की एक प्रणाली है। ”

प्रदर्शन बजट:

एक प्रदर्शन बजट एक इनपुट / आउटपुट बजट या लागत और परिणाम बजट है। यह संचालन के साथ लागत को दर्शाता है। हालाँकि यह देखा गया है कि प्रोग्राम बजट और प्रदर्शन बजटिंग एक ही अवधारणा को संदर्भित करते हैं, दो प्रोग्राम बजट उपायों, कार्यक्रमों या गतिविधियों की कुल लागत, प्रदर्शन बजट उपायों दोनों कॉट और गतिविधियों के बीच कुछ अंतर किया जा सकता है।

यदि हम इस प्रदर्शन बजट के ऐतिहासिक विकास का विश्लेषण करते हैं तो हम इस बिंदु पर आएंगे कि यह बजट 1960 में यूएसए में उत्पन्न हुआ था, जब रक्षा बजट में आउटपुट को इनपुट से जोड़ने के तरीकों और साधनों के बारे में सोचा गया था। बाद में, यह यूएसए के बाहर कई सरकारी विभागों में लोकप्रिय हो गया। अब इस बजट का उपयोग सरकारी विभागों के अलावा व्यापार और अन्य संगठनों में भी किया जा रहा है।

भारत में, प्रदर्शन बजट पर 1964 में चर्चा हुई और बाद में इसे अपनाया गया। इस बजट में प्रदर्शन के गैर-वित्तीय उपायों पर जोर दिया गया है, जो योजनाबद्ध प्रदर्शन से परिवर्तन और विचलन को समझाने में वित्तीय उपायों से संबंधित हो सकता है। इसमें प्रदर्शन माप पिछले प्रदर्शन के मूल्यांकन और भविष्य की गतिविधियों की योजना बनाने के लिए उपयोगी होते हैं।

इस बजट के परिणाम निम्नलिखित हैं:

(1) यह शीर्ष प्रबंधन द्वारा संगठनात्मक गतिविधियों की बेहतर, सराहना और समीक्षा करता है।

(२) यह हर कार्यक्रम या गतिविधि के वित्तीय और भौतिक पहलुओं को परस्पर संबंधित करता है।

(3) यह संगठन के सभी स्तरों पर बजट निर्माण, समीक्षा और निर्णय लेने में सुधार करता है।

(४) यह अधिक प्रभावी प्रदर्शन लेखा परीक्षा को संभव बनाता है।

(५) यह दीर्घकालिक उद्देश्यों के लिए प्रगति को मापता है।

शून्य-बेस बजट (ZBB):

यह बजट व्यवसाय और गैर-व्यवसाय बजट में एक नई अवधारणा है। इसे पहली बार यूएसए के टेक्सास इंस्ट्रूमेंट्स के डिवीजनल बजट में वर्ष 1971 में तैयार करने के लिए पेश किया गया था। इसके बाद 1973 में जॉर्जिया राज्य द्वारा इसे अपनाया गया था। तब से यह यूएसए और अन्य राज्यों के विभिन्न राज्यों में लोकप्रिय हो रहा है। देशों।

भारत में बजट की इस प्रणाली को कुछ साल पहले ही अपनाया गया है। अब, इसे भारत सरकार के कई विभागों और महाराष्ट्र और राजस्थान जैसे राज्यों द्वारा भी अपनाया गया है। कुछ सार्वजनिक उपक्रमों ने भी इसकी उपयोगिता का अध्ययन किया है और इस अवधारणा को अपना रहे हैं। इसके तहत प्रत्येक प्रबंधक को अपने पूरे बजट को शून्य आधारों से विस्तार से बताना आवश्यक है। प्रत्येक प्रबंधक बताता है कि उसे कोई पैसा क्यों खर्च करना चाहिए।

ZBB में मूल चरण:

ZBB की प्रक्रिया में चार बुनियादी चरण शामिल हैं और निम्नानुसार हैं:

(1) निर्णय इकाइयों की पहचान - इसका अर्थ है प्रबंधक के संचालन के भीतर गतिविधियों या असाइनमेंट का क्लस्टर जिसके लिए वह जवाबदेह है।

(2) प्रत्येक निर्णय इकाइयों का विश्लेषण - यह कुल निर्णय पैकेज के संदर्भ में किया जाना चाहिए;

(३) सभी निर्णय इकाइयों का मूल्यांकन और रैंकिंग- यह बजट अनुरोध को विकसित करने और इसे और अधिक प्रभावी बनाने के लिए किया जाता है।

(4) प्रत्येक इकाई को संसाधनों का आवंटन - आवंटन कार्य रैंकिंग के आधार पर किया जाना चाहिए अर्थात आवंटन कार्य करने में; प्रत्येक निर्णय इकाई के योगदान के अनुसार संसाधन आवंटन पर जोर दिया जाता है।

ZBB के लाभ या लाभ:

फर्मों और संगठनों ने इस प्रणाली से कई लाभ या लाभ प्राप्त किए हैं, उनमें से महत्वपूर्ण इस प्रकार हैं:

(1) इस प्रणाली को संसाधनों के प्रभावी आवंटन के रूप में माना गया है।

(2) यह उत्पादकता और लागत प्रभावशीलता में सुधार है।

(३) इसे लागतों को नियंत्रित करने के लिए अधिक प्रभावी साधन माना गया है।

(४) यह प्रणाली विभिन्न अनावश्यक गतिविधियों से बचती है और समाप्त होती है।

(५) यह एक अच्छी तस्वीर देता है और संगठनात्मक उद्देश्यों पर बेहतर ध्यान केंद्रित करता है।

(६) यह शीर्ष प्रबंधन के लिए बहुत सहायक है और शीर्ष प्रबंधन का समय बचाता है।

अवगुण या सीमा ZBB की:

यद्यपि इस नई प्रणाली में ऊपर लिखे गए विभिन्न गुण हैं लेकिन इसकी कुछ समस्याएं और सीमाएँ हैं जो निम्नानुसार हैं:

(1) यह प्रणाली अधिक अतिरिक्त कागजी काम करती है।

(2) प्रबंधकों और श्रमिकों को निर्णय पैकेजों की पहचान करने में कठिनाई महसूस होती है।

(३) इसमें न्यूनतम स्तर के प्रयासों आदि को स्थापित करने की प्रवृत्ति होती है।

यह निष्कर्ष निकालने के लिए कहा जा सकता है कि जब संगठन को ZBB का अनुभव प्राप्त होता है तो इन कठिनाइयों को दूर किया जा सकता है।

2. विभिन्न नियंत्रण प्रणाली:

इस प्रणाली के तहत चार आधार प्रणालियों की संक्षेप में चर्चा की गई है और निम्नानुसार हैं:

(i) उत्तरदायित्व लेखांकन:

उत्तरदायित्व लेखांकन संपूर्ण अभ्यास के लिए एक परिष्कृत नाम है:

(ए) संगठन के उद्देश्यों के अनुसार अधिकारियों पर निश्चित जिम्मेदारी।

(b) व्यवस्थित लेखांकन के माध्यम से वास्तविक का मापन और मूल्यांकन।

(c) विविधताओं की तुलना, गणना और विश्लेषण।

(d) जिम्मेदारी लेखांकन में मूल जोर लेखा प्रणाली पर होता है जो सूचना प्रणाली के लिए बुनियादी ढांचे का गठन करता है।

नियंत्रण की इस प्रणाली के तहत, लागत उत्पादों के बजाय जिम्मेदारी केंद्रों को सौंपी जाती है। ये जिम्मेदारी केंद्र कुछ और नहीं बल्कि अधिकारी हैं जो जिम्मेदारी निभाते हैं। इसलिए, जिम्मेदार लेखांकन में मुख्य जोर संगठन और जिम्मेदारियों के साथ लेखांकन नियंत्रण प्रणाली को बांधने से है।

(ii) अपवाद द्वारा नियंत्रण:

Is नियंत्रण द्वारा अपवाद ’प्रबंधन नियंत्रण की एक अन्य प्रणाली है जिसे विभिन्न संगठनों द्वारा अपनाया जा रहा है। यह नियंत्रक से मिली जानकारी के आधार पर एक नियंत्रण प्राधिकरण द्वारा शुरू की गई नियंत्रण कार्रवाई को संदर्भित करता है। अधिकारियों का समय, विशेष रूप से शीर्ष स्तर पर, बहुत मूल्यवान है और इसे सारहीन विवरण पर बर्बाद नहीं किया जाना चाहिए।

इसलिए, एक शीर्ष कार्यकारी को सारहीन विवरण प्रदान नहीं किया जाना चाहिए, उनका ध्यान प्रमुख और ध्यान देने योग्य विविधताओं के लिए तैयार किया जाना चाहिए। यह नियंत्रक के लिए तय करना है कि कौन सी विविधताएं महत्वपूर्ण हैं और कौन सा महत्वहीन हैं।

(iii) स्व-नियंत्रण:

पीटर एफ। ड्रकर ने 'नियंत्रण' शब्द को त्याग दिया है और "आत्म-नियंत्रण" शब्द के उपयोग की वकालत की है। इस अवधारणा के अनुसार, कार्यपालिका को स्वयं को सुधारने के लिए स्वतंत्र होना चाहिए। एक बार विविधताओं का उल्लेख किया जाता है। नियंत्रण और आरंभ करने के लिए एक उच्च अधिकारी के लिए आवश्यक है, क्योंकि कॉर्पोरेट उद्देश्य और कार्यकारी लक्ष्य पहले से तय किए जाते हैं। सुधारात्मक प्रक्रिया स्वचालित हो सकती है और जिम्मेदार कार्यकारी द्वारा स्वयं ली जा सकती है। इस प्रकार, आत्म-नियंत्रण की प्रणाली केवल 'उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन' की तरह है जो स्वयं-उत्पन्न और आत्म-शुरुआत है।

(iv) प्रबंधन सूचना प्रणाली:

प्रबंधन सूचना प्रणाली या प्रबंधन रिपोर्टिंग प्रणाली को "फीडबैक" नियंत्रण प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है। यह प्रबंधन के विभिन्न स्तर को प्रदान की गई व्यवस्थित और प्रामाणिक जानकारी को संदर्भित करता है ताकि उन्हें कार्रवाई को नियंत्रित करने में सक्षम किया जा सके। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है प्रबंधन के उच्च स्तर पर अधिकारियों के नियंत्रण का मामला।

3. ब्रेक-सम एनालिसिस:

ब्रेक-ईवन विश्लेषण उन बिंदुओं को खोजने से संबंधित है, जिन पर राजस्व और लागत बिल्कुल सहमत हैं। दूसरे शब्दों में - "द ब्रेक-इवन पॉइंट (बीईपी) बिक्री की मात्रा है, जिस पर न तो कोई लाभ हुआ है और न ही नुकसान हुआ है, यानी लागत राजस्व के बराबर है।" यह एक तटस्थ बिंदु है। इस बिंदु से नीचे की बिक्री हानि दर्शाती है और इस बिंदु से अधिक की बिक्री लाभ दिखाती है।

इसके अलावा, यह कहा गया है कि 'ब्रेक-सम पॉइंट' शब्द का मतलब बिक्री पर मात्रा या उत्पादन का स्तर है, जिसमें कोई लाभ या हानि नहीं होगी; यानी यह उस स्थिति का प्रतिनिधित्व करता है जिस पर सीमांत लाभ (या योगदान) तय ओवरहेड्स को कवर करने के लिए पर्याप्त है। जब आउटपुट इस स्तर से ऊपर होता है, तो लाभ अर्जित किया जाता है और जब आउटपुट इस स्तर से नीचे आता है, तो नुकसान होता है।

ब्रेक-ईवन विश्लेषण मुख्य रूप से लागत-मात्रा-लाभ विश्लेषण से संबंधित है। यह निश्चित लागतों के अंतर-संबंध, अधिकार का स्तर और बिक्री के मिश्रण को चिंता की लाभप्रदता तक बढ़ाता है। अनिवार्य रूप से, यह वित्तीय विश्लेषण का एक उपकरण है। जहां मात्रा, कीमतों, लागतों में परिवर्तन की लाभ की स्थिति के आधार पर और यह उचित निश्चितता और सटीकता के साथ अनुमान लगाया जा सकता है।

यह विश्लेषण वित्तीय विश्लेषण की अनुपात तकनीक पर एक सुधार है। जबकि अनुपात विश्लेषण का संबंध डेटा के पूर्वानुमान से है और इस तरह से कई प्रकार के प्रबंधकीय निर्णयों पर अमूल्य जानकारी मिलती है।

मार्तज और करी शब्द में "ब्रेक-सम एनालिसिस इंगित करता है कि किस स्तर पर लागत और राजस्व संतुलन में हैं।" इस प्रकार, ब्रेक-सम बिंदु की गणना से जुड़े ब्रेक-सम विश्लेषण। इस बीईपी को विशिष्ट स्तर की गतिविधि या बिक्री की मात्रा के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो राजस्व को तोड़ता है और समान रूप से खर्च करता है। इसे नो-प्रॉफिट-नो-लॉस पॉइंट्स के रूप में भी जाना जाता है। इस बिंदु को गणितीय रूप से भी परिकलित किया जा सकता है और एक ग्राफ पेपर पर भी चार्ट किया जा सकता है। यदि ग्राफ पेपर पर दिखाए गए BEP को ब्रेक-सम-चार्ट के नाम से पुकारा जाएगा।

मार्टज और करी ने कहा है कि - "ब्रेक-ईवन चार्ट उत्पादन और बिक्री लाभ के संबंध में ग्राफिक रूप में एक विश्लेषण है।"

ब्रेक-ईवन बिंदु को उत्पादित इकाइयों के संदर्भ में, पौधों की क्षमता की उपस्थिति में या बिक्री के खाते में व्यक्त किया जा सकता है।

इसकी गणना दो तरीकों से की जा सकती है:

(ए) समीकरण तकनीक:

(1) इकाइयों में बीईपी पीक्यू = एफ + वीक्यू

यहाँ -

P का अर्थ है प्रति यूनिट बिक्री मूल्य

क्यू माल बेचने की मात्रा के लिए खड़ा है।

फिक्स्ड लागत के लिए एफ खड़ा है।

V का अर्थ है प्रति इकाई परिवर्तनीय लागत।

क्यू उत्पादन और बेचा माल की मात्रा के लिए खड़ा है।

(२) मूल्य में बी = एस + एफ + वी

यहाँ -

एस बिक्री के लिए खड़ा है।

फिक्स्ड लागत के लिए एफ खड़ा है।

V परिवर्तनीय लागत के लिए खड़ा है।

(बी) योगदान तकनीक:

बीईपी के लाभ:

यह निम्नलिखित समस्याओं को हल करने में सहायक है:

(1) कवर करने के लिए किस मात्रा में बिक्री आवश्यक होगी -

(i) नियोजित पूंजी पर एक उचित वापसी।

(ii) वरीयता लाभांश।

(iii) साधारण लाभांश।

(iv) आरक्षित है।

(2) परिमाण के क्रम में प्रत्येक से संभावित आय की व्यवस्था करके कई कंपनियों की तुलना करना।

(३) यह एक उत्पाद की कीमत के निर्धारण में सहायक है जो व्युत्पन्न ब्रेक-इवन-पॉइंट और लाभ देगा।

(4) यह उत्पादन के सभी संभावित संस्करणों के लिए लागत और राजस्व की गणना में मदद करता है जिससे बजटीय बिक्री को ठीक करने में सहायता मिलती है।

(5) प्रति इकाई परिवर्तनीय लागत की गणना एक ब्रेक-इवन-चार्ट से काफी आसानी से की जा सकती है।

इस प्रकार, हम देखते हैं कि ब्रेक-इवन विश्लेषण एक उपयोगी प्रबंधन मार्गदर्शिका है। यह एक उद्यम के उत्पादों के लिए सबसे अधिक लाभदायक मूल्य निर्धारित करने में प्रबंधन की मदद करता है। यह मुनाफे के अनुकूलन और संसाधनों के अधिकतम उपयोग में प्रबंधन में मदद करता है। संक्षेप में, ब्रेक-सम एनालिसिस तकनीक अधिकतम लाभ अर्जित करने के लिए उत्पादन की मात्रा में तेजी लाने के लिए प्रबंधन को एक उत्साह प्रदान करती है।

बीई विश्लेषण की सीमा:

कई मान्यताओं के आधार पर ब्रेक-सम एनालिसिस जो वास्तविक जीवन में बहुत कम पाए जाते हैं। इसलिए यह प्रबंधकीय है। उपयोगिता सीमित हो जाती है।

इसकी मुख्य सीमाएँ इस प्रकार हैं:

(1) ब्रेक की पहली और सबसे महत्वपूर्ण सीमा यहां तक कि विश्लेषण में लागत और राजस्व दोनों को ब्रेक-सम बिंदु निर्धारित करने के लिए ध्यान में रखा जाएगा।

एक के बिना दूसरे का कोई अर्थ नहीं है। लेकिन यह विश्लेषण पूर्व-द्योतक है कि वास्तविक जीवन में कीमतों में बदलाव नहीं होता है, कीमत कई कारकों के परिणामस्वरूप बदल जाती है जैसे मांग, फैशन या शैली आदि में परिवर्तन।

(२) यह विश्लेषण मानता है कि सभी लागतों को निश्चित और परिवर्तनीय लागतों में विभाजित किया जा सकता है; वे एक रैखिक फैशन में भिन्न होते हैं और लागत परिवर्तनशीलता का सिद्धांत उन पर लागू होता है। ये सभी धारणाएँ सच नहीं हैं।

(3) यह विश्लेषण उत्पादन और बिक्री के बीच के अंतराल को नजरअंदाज करता है, उत्पादन की मात्रा को स्थिर रखा जा सकता है, लेकिन बिक्री समय-समय पर भिन्न होती है। बिक्री की यह विशेषता प्रबंधन मार्गदर्शिका के रूप में ब्रेक-सम एनालिसिस के महत्व को कम करती है।

(4) प्रभावी ब्रेक-ईवन चार्ट बनाने के लिए संयंत्र-आकार, प्रौद्योगिकी और उत्पादन की कार्यप्रणाली जैसे कारकों को स्थिर रखा जाना चाहिए। लेकिन यह वास्तविक जीवन में नहीं पाया जाता है।

(5) यह विश्लेषण उत्पादन में नियोजित पूंजी और इसकी लागत को ध्यान में नहीं रखता है जो लाभप्रदता निर्णयों में एक महत्वपूर्ण विचार है।

(६) विक्रय-मिश्रण को स्थिर चर नहीं माना गया है।

(Ation) किसी कंपनी में लागत का मूल्यांकन और आवंटन आम तौर पर और आमतौर पर मनमाना होता है। तो, यह इस विश्लेषण की उपयोगिता को कम करता है।

4. विशेष रिपोर्ट और विश्लेषण:

इसमें तीन अवलोकन शामिल हैं:

(1) नियमित लेखा और सांख्यिकीय रिपोर्ट

(2) ऑपरेशनल ऑडिट और

(३) व्यक्तिगत प्रेक्षण।

(1) नियमित लेखा और सांख्यिकीय रिपोर्ट:

इसे विशेष रिपोर्टों के रूप में भी जाना जाता है जो किसी विशेष क्षेत्र की विशेष समस्याओं का विश्लेषण करने में मदद करते हैं। ये रिपोर्ट सामान्य रूप से नियंत्रण के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करती हैं। लेकिन कुछ ऐसे क्षेत्र हैं जहाँ ये आवश्यकता से कम हो सकते हैं, विशेष रूप से विशिष्ट समस्या या आकस्मिकता के मामले में। इस प्रयोजन के लिए, एक जांच समूह को समस्या के विस्तार में जाने और इस उद्देश्य के लिए एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए कार्य सौंपा जा सकता है। इस मामले में समस्या आम तौर पर गैर-नियमित प्रकृति के रूप में है।

(2) परिचालन लेखा परीक्षा:

इसे आंतरिक ऑडिट के रूप में भी जाना जाता है इसे प्रबंधकीय नियंत्रण का एक प्रभावी उपकरण माना जाता है। यह ऑडिट स्वयं प्रबंधकों द्वारा या इस उद्देश्य के लिए नियुक्त विशेष कर्मचारियों द्वारा किया जा रहा है। यह ऑडिट कार्यक्षेत्र में बहुत व्यापक है और संगठनों की गतिविधियों की पूरी श्रृंखला को कवर करता है।

परिचालन लेखा परीक्षा यह सुनिश्चित करने के अलावा कि खाते तथ्यों को ठीक से दर्शाते हैं, यह नीतियों, प्रक्रियाओं, प्राधिकरण के उपयोग, प्रबंधन की गुणवत्ता, विधियों की प्रभावशीलता, विशेष समस्याओं और संचालन के अन्य चरणों को भी स्पष्ट करता है, बाद वाले को वर्तमान दिन में अधिक जोर दिया जाता है लेखा परीक्षा।

इसके अलावा, यह प्रबंधकों को नियंत्रण सूचना की एक बारहमासी आपूर्ति के साथ खिलाता है। यह नीति, प्रक्रिया और विधि की प्रयोज्यता और प्रासंगिकता की भी जांच करता है, जिसमें निरपेक्ष बनने की प्रवृत्ति होती है।

इस तरह की जांच एक उपयुक्त कार्य प्रक्रिया और विधियों को चुनने में मदद करती है। इस ऑडिट की शुरूआत से संगठन के सभी सदस्यों के मनोबल और काम करने के प्रयासों में वृद्धि होती है क्योंकि इसमें प्रबंधन के सामने उजागर होने का जोखिम होता है और लोग चूक और कमीशन की त्रुटियों से बचने का प्रयास करते हैं।

(3) व्यक्तिगत अवलोकन:

हमने प्रबंधकीय नियंत्रण के विभिन्न उपकरणों को देखा है जैसे कि बजट, सांख्यिकीय उपकरण, लेखा परीक्षा, रिपोर्ट और सिफारिशें प्रबंधकीय नियंत्रण में काफी सहायक हैं, प्रबंधकों को व्यक्तिगत अवलोकन के माध्यम से नियंत्रण के महत्व को नहीं भूलना चाहिए। यह सुझाव दिया गया है कि प्रबंधकों को उन व्यक्तियों के साथ चर्चा करनी चाहिए जिनके काम को नियंत्रित किया जा रहा है और उन्हें संचालन के वास्तविक स्थान का दौरा करना चाहिए।

कुछ प्रकार की सूचनाएँ होती हैं, जिन्हें केवल आमने-सामने संपर्क, व्यक्तिगत अवलोकन और बातचीत के माध्यम से व्यक्त किया जा सकता है। जब कोई आदमी किसी भी काम में नया होता है, तो एक पर्यवेक्षक अपने काम को एक अनुभवी ऑपरेटर की तुलना में अधिक बारीकी से देखना पसंद करेगा। प्रबंधकों, सब के बाद, संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने की जिम्मेदारी है जो भी नियंत्रण उपकरणों का उपयोग करते हैं। इसमें बड़े पैमाने पर मानव प्रदर्शन का मापन शामिल है।

5. CPM और PERT:

मैं। सीपीएम (महत्वपूर्ण पथ विधि);

ii। PERT (कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक)।

मैं। सीपीएम (महत्वपूर्ण पथ विधि):

यह उत्पादन, नियोजन और शेड्यूलिंग में एक महत्वपूर्ण उपकरण है। इसका उपयोग विशेष परियोजनाओं को शेड्यूल करने के लिए किया जाता है, जहां परियोजनाओं के विभिन्न हिस्सों के बीच संबंध एक जटिल श्रृंखला के कार्य की तुलना में अधिक जटिल होते हैं, जो एक के बाद एक पूरा हो जाते हैं। सबसे सरल काम के लिए सीपीएम का उपयोग एक चरम पर और सबसे जटिल कार्यों के लिए अन्य चरम पर किया जा सकता है। यह व्यवसाय में उपयोग की जाने वाली सबसे बहुमुखी योजना और नियंत्रण तकनीक है।

यह पहली बार अमेरिका में 1958 में EI du Pont de Nemours कंपनी द्वारा नियोजित किया गया था। यह इन परियोजनाओं में लागू किया जाता है, जहां गतिविधि समय अपेक्षाकृत प्रसिद्ध है। इसका उपयोग किसी परियोजना को पूरा करने के लिए गतिविधियों के सबसे तार्किक अनुक्रम की योजना बनाने और नियंत्रित करने के लिए किया जाता है। इसमें परियोजना को विभिन्न कार्यों या गतिविधियों में विश्लेषण किया जाता है और उनके संबंधों को नेटवर्क आरेख पर निर्धारित और दिखाया जाता है। प्रवाह योजना का नेटवर्क तब संसाधनों और समय के उपयोग के अनुकूलन के लिए उपयोग किया जाता है।

एक प्रख्यात प्रबंधन लेखक ने लिखा है कि - “एक सीपीएम दो या दो से अधिक परिचालनों के बीच का एक मार्ग है जो प्रदर्शन के कुछ उपायों को न्यूनतम या अधिकतम करता है। यह गतिविधियों का अनुक्रम है जिसे पूरा करने के लिए सबसे सामान्य समय की आवश्यकता होगी। इसका मतलब है कि गतिविधियों के अनुक्रम में सबसे लंबी अवधि की आवश्यकता होती है। इसे एक महत्वपूर्ण पथ कहा जाता है क्योंकि इस पथ पर गतिविधियों को करने में किसी भी देरी से पूरे प्रोजेक्ट में देरी हो सकती है। इसलिए इस तरह की आलोचनात्मक गतिविधियों को पहले किया जाना चाहिए।

उत्पादन प्रक्रिया के एक उपकरण के रूप में सीपीएम के अध्ययन का मुख्य उद्देश्य और वस्तुएं हैं:

(1) उत्पादन प्रक्रिया के पाठ्यक्रम की कठिनाइयों और बाधाओं को खोजने के लिए।

(२) प्रत्येक प्रक्रिया के लिए समय नियत करना।

(3) काम के शुरुआती और परिष्करण समय का पता लगाने के लिए, और

(४) परियोजना के लिए महत्वपूर्ण पथ और न्यूनतम अवधि का समय खोजने के लिए।

ii। PERT (कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक):

पीईआरटी एक समय घटना नेटवर्क विश्लेषण तकनीक है जिसे यह देखने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि समय और घटनाओं के पारित होने के दौरान एक कार्यक्रम के हिस्से एक साथ कैसे फिट होते हैं। इसमें शेड्यूलिंग समस्याओं के लिए नेटवर्क सिद्धांत का अनुप्रयोग शामिल है।

PERT में हम मानते हैं कि किसी भी ऑपरेशन का अपेक्षित समय कभी भी निर्धारित नहीं किया जा सकता है। यह पर्याप्त निश्चितता के साथ विभिन्न गतिविधियों के समय का अनुमान लगाने के लिए एक अनुसंधान और विकास योजना उपकरण के रूप में विकसित किया गया था। कई बड़े संगठनों द्वारा इसका इस्तेमाल नई परियोजनाओं की प्रारंभिक समीक्षा करने के लिए किया जा रहा है।

यह परियोजनाओं के मामले में समय और संसाधनों की योजना बनाने में मदद करता है। यह उन मामलों में बहुत लाभ के साथ नियोजित किया जा सकता है (जैसे गैर-दोहरावदार परियोजना, अनुसंधान और विकास और रक्षा परियोजनाएं)। जहाँ एक परियोजना को समय और आवश्यक संसाधनों के संदर्भ में आसानी से परिभाषित नहीं किया जा सकता है।

यह कंप्यूटर सिस्टम की स्थापना और डिबगिंग में, पुस्तकों के प्रकाशन में नए उत्पादों की योजना और लॉन्च में जहाजों, भवनों और राजमार्गों के निर्माण में कार्यरत है। इन प्रणालियों का उपयोग कंप्यूटर के साथ संयोजन में किया जाता है।

एक कंप्यूटर प्रोग्राम को नियोजित किया जाता है जो प्रवाह चार्ट या आरेख के संदर्भ के बिना अनुमति, गणना करने के लिए किया जाता है। इस तकनीक का उपयोग पहली बार 1957-1958 में संयुक्त राज्य अमेरिका में "पोलारिस मिसाइल कार्यक्रम" की योजना के एक उपकरण के रूप में किया गया था।

अमेरिकी नौसेना विभाग के सहयोग से ब्रोज़, एलन और हैमिल्टन। इसमें बुनियादी नेटवर्क तकनीक शामिल है जिसमें परियोजनाओं की योजना, निगरानी और नियंत्रण शामिल है। इसके उपयोग अनुसूची के अलावा, PERT में नेटवर्क अवधारणा की योजना और नियंत्रण, परियोजना प्रबंधन समस्याओं की एक विस्तृत श्रृंखला के इलाज के लिए फ्रेम कार्य प्रदान करता है, इस तथ्य को मान्यता देते हुए कि यूएसए का नौसेना विशेष परियोजना कार्यालय विस्तारित है। लागत और तकनीकी प्रदर्शन के तत्वों को शामिल करने के लिए PERT।

ये दोनों तकनीकें मूल रूप से नेटवर्क विधियों की भिन्नताएं हैं। नेटवर्क अनिवार्य रूप से एक ग्राफिक, कार्यों की गणितीय योजना है और प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्यों की समझदार दृश्य तस्वीर और उनके अंतर-संबंधों को प्रदान करता है। यह उस क्रम की एक स्पष्ट-कट तस्वीर प्रस्तुत करता है जिसमें प्रत्येक गतिविधि होगी और कुल समय, कार्यक्रम लगेगा। यह देखने में परियोजना का एक सरल और आसानी से समझने योग्य विवरण प्रदान करता है।

दो व्यापक श्रेणियों का नाम यानी PERT और CPM अब पर्यायवाची रूप से उपयोग किए जा रहे हैं, हालांकि ऐतिहासिक दृष्टि से भेद की कुछ प्रासंगिकता है और आवेदन में जोर दिया गया है। उदाहरण के लिए -

(1) PERT का उपयोग किया जाता है, जहां लागत निहितार्थ को बहुत अधिक महत्व दिए बिना परियोजना के निष्पादन के समय को छोटा और निगरानी करने पर जोर दिया जाता है।

(2) सीपीएम का उपयोग किया जाता है जहां संसाधनों के आवंटन को अनुकूलित करने और किसी दिए गए परियोजना निष्पादन समय के लिए समग्र लागत को कम करने पर जोर दिया जाता है।

PERT के रूप में हम योजना बनाने की विधि से अवगत होते हैं और किसी कार्य को करने में लगने वाले समय को नियंत्रित करते हुए परिभाषित किया जाता है और फिर एक नेटवर्क में रेखांकन द्वारा निर्धारित किया जाता है। साथ में चरणों के साथ आवश्यक समय भी प्लॉट किया जाता है।

समय कम करने के लिए कदमों को शिफ्ट करने की क्षमता द्वारा बढ़ाया गया नियोजन कार्य। योजना की वास्तविक प्रदर्शन से तुलना करके नियंत्रण का प्रयोग किया जाता है। सीपीएम में उन घटनाओं के अनुक्रम की पहचान करना शामिल है जिन्हें कम से कम समय में एक वांछित उद्देश्य प्राप्त करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए।

तकनीक के अनुप्रयोग का क्षेत्र:

इन तकनीकों को लाभप्रदता के निम्नलिखित क्षेत्रों में लागू किया जा सकता है:

(1) नए उत्पादों और प्रक्रिया का विकास।

(२) निर्माण परियोजना जैसे पुल, बांध, पौधे आदि का निर्माण।

(३) जहाजों, मिसाइलों इत्यादि का विनिर्माण जो कुछ हद तक प्रकृति में दोहरावदार हैं, फिर भी हर बार योजना और क्रियान्वयन के लिए एक नए दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

(४) पौधों का प्रमुख रख-रखाव और अतिवृष्टि, जहाँ पर डाउनटाइम को न्यूनतम रखना महत्वपूर्ण है।

(५) सम्मेलनों, कार्यक्रमों आदि का संगठन।

इसके अलावा, यह कहा गया है कि तकनीकों को मूल रूप से बड़ी परियोजनाओं के लिए विकसित किया गया है, फिर भी उनका उपयोग छोटी परियोजनाओं के लिए भी किया जा सकता है।

नेटवर्क आरेख की तैयारी और निर्माण:

एक नेटवर्क आरेख मूल रूप से तीर और मंडलियों के होते हैं। इससे पहले कि हम एक नेटवर्क का निर्माण शुरू करें, कुछ परिभाषाओं और अवधारणाओं का अध्ययन किया जा सकता है और उन पर ध्यान दिया जा सकता है।

(1) गतिविधि:

एक नेटवर्क में तीर मूल रूप से गतिविधि का प्रतिनिधित्व करता है अर्थात एक नौकरी जो सामग्री, धन या समय जैसे संसाधनों का उपभोग करती है।

गतिविधि का अच्छा उदाहरण कहा गया है और निम्नानुसार है:

(ए) डिग नींव।

(b) बॉयलर की स्थापना।

(c) परियोजना आदि की रिपोर्ट तैयार करना

(२) नोड:

नेटवर्क में मंडलियों को नोड्स कहा जाता है और घटनाओं का प्रतिनिधित्व करते हैं। ईवेंट संसाधनों का उपभोग नहीं करते हैं। एक घटना समय में एक पहचानने योग्य बिंदु है जिस पर कुछ हुआ है। घटनाओं के आधार पर एक गतिविधि दोनों ओर से होती है।

उदाहरण हैं:

(a) नींव की खुदाई शुरू की।

(b) नींव की खुदाई पूरी की।

(c) बॉयलर स्थापित।

(घ) तैयार रिपोर्ट आदि।

उपरोक्त आरेख में -

(ए) ए₁; ए₂; ए₃; और ए₄ गतिविधि हैं।

(b) ई₁; इ₂; इ₃; और ई₄ घटनाएँ हैं।

(सीए₅ बिंदीदार तीर द्वारा दर्शाया गया, एक डमी गतिविधि है, यह अपने आप में किसी भी संसाधन का उपभोग नहीं करता है और इसका उपयोग विभिन्न गतिविधियों के बीच पूर्ववर्ती संबंधों का प्रतिनिधित्व करने के लिए किया जाता है।

यह निम्नलिखित तर्क का प्रतिनिधित्व करता है:

(ए) गतिविधि ए₁ और ए₂ एक साथ हो सकता है।

(b) गतिविधि A₃ गतिविधि 1 के पूरा होने के बाद ही हो सकता है।

(c) डमी गतिविधि ए₅ उस गतिविधि का प्रतिनिधित्व करता है; ए₄ गतिविधि के पूरा होने से पहले शुरू नहीं किया जा सकता है₁ जैसे कि ए₄ दोनों गतिविधियों ए के पूरा होने से पहले शुरू नहीं किया जा सकता है₁ अच्छी तरह से आसा के रूप में₂.

नेटवर्क के निर्माण के लिए बुनियादी नियम:

(ए) एक और केवल एक तीर प्रत्येक पूरी तरह से परिभाषित गतिविधि का प्रतिनिधित्व करता है।

(b) गतिविधि को केवल सुविधा की आवश्यकता और स्पष्टता की आवश्यकता द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

(c) किसी गतिविधि की शुरुआत या समाप्ति नोड्स या एक सर्कल द्वारा दर्शाई जाती है। 

(d) केवल सामान्य कार्य वाले तीरों की सापेक्ष स्थिति का महत्व है। एक घटना पर होने वाली तीर उन गतिविधियों को दर्शाती है जो तभी शुरू हो सकती हैं जब उस घटना को पूरा करने वाली सभी गतिविधियाँ पूरी हो चुकी हों।

(() यदि किसी घटना को दूसरे पर मिसाल के तौर पर लिया जाता है, लेकिन उन्हें जोड़ने के लिए कोई गतिविधि नहीं है, तो बिंदीदार रेखा द्वारा दर्शाए गए डमी तीर का उपयोग किया जाता है।

(च) स्पष्टता के लिए, मोटे तीर या अलग-अलग रंग के तीर का उपयोग विश्लेषण के माध्यम से पहचाने जाने के बाद महत्वपूर्ण पथ गतिविधियों को दिखाने के लिए किया जाता है।

(छ) घटनाओं को संख्याओं के आधार पर विभेदित किया जाता है। किसी भी दो घटनाओं की एक ही संख्या नहीं हो सकती है। प्रत्येक घटना जो किसी गतिविधि को समाप्त करने का संकेत देती है, उस घटना की तुलना में अधिक संख्या होती है, जो किसी गतिविधि का संकेत है।

(३) आलोचनात्मक पथ:

प्रत्येक परियोजना को सुविधाजनक छोटी गतिविधियों में विभाजित किया जा सकता है, जैसे कि परियोजना तब पूरी होती है जब प्रत्येक गतिविधि पूरी हो चुकी होती है। इन गतिविधियों में आपस में पूर्वता और निर्भरता के संबंध हैं।

इन सभी गतिविधियों को नेटवर्क रूप में दर्शाया गया है। नेटवर्क में वहाँ एक एकल घटना जिसे 'स्टार्ट इवेंट' कहा जाता है, जो परियोजना की शुरुआत को दर्शाता है। इसी तरह, एकल ईवेंट है जिसे 'अंतिम ईवेंट' कहा जाता है जो प्रोजेक्ट के पूरा होने पर निर्भर करता है।

जैसे कि एक नेटवर्क में 'स्टार्ट इवेंट' से 'एंड इवेंट' तक की गतिविधियों के कई अलग-अलग क्रम हो सकते हैं। इनमें से प्रत्येक क्रम को 'पथ' कहा जाता है। एक नेटवर्क में एक महत्वपूर्ण पथ वह अनुक्रम है जो समय के मामले में सबसे लंबा है। इसका मतलब है कि परियोजना महत्वपूर्ण पथ के समय से कम समय में पूरी नहीं हो सकती है।

(4) आरंभिक समय:

यह प्रत्येक गतिविधि के लिए सबसे शुरुआती समय है जिस समय गतिविधि शुरू की जा सकती है। 'स्टार्ट इवेंट' के लिए सबसे शुरुआती राज्य समय हमेशा शून्य माना जाता है। जैसे कि 'स्टार्ट इवेंट' में आने वाली सभी गतिविधियों के लिए 'शुरुआती समय' शून्य है। हम टीई के साथ निरूपित करेंगे।

(५) प्रारंभिक समय समाप्त:

किसी भी गतिविधि के लिए, यह अपनी TF + गतिविधि अवधि में FE है।

(6) नवीनतम प्रारंभ समय (LST):

यह नवीनतम समय है जिस पर एक गतिविधि शुरू हो सकती है यदि परियोजना लक्ष्य समय पर समाप्त हो जाती है। किसी भी गतिविधि के लिए LS को उसके TE - गतिविधि समय द्वारा दिया जाता है।

(7) नवीनतम समाप्त समय (LFT):

नवीनतम खत्म समय नवीनतम समय है जिस पर एक गतिविधि को पूरा किया जा सकता है अगर परियोजना लक्ष्य समय पर समाप्त हो गई थी। एलएफ = लक्ष्य समय परियोजना की 'अंतिम घटना' के लिए।

(8) सुस्त:

यह 'लेटेस्ट स्टार्ट टाइम' और 'अर्ली स्टार्ट टाइम' या 'लेटेस्ट फिनिश टाइम' और 'लेटेस्ट स्टार्ट टाइम' स्लैक के बीच का अंतर है, जिसे 'फ्लोट' के नाम से भी जाना जाता है। इसी तरह, प्रत्येक 'नोड' या 'इवेंट' के लिए 'शुरुआती समय' और 'नवीनतम प्रारंभ समय' को परिभाषित किया जा सकता है।

(9) सबसे पहला ईवेंट समय:

'शुरुआती घटना समय' वह समय होता है जब कोई घटना घट सकती है। किसी घटना के लिए सबसे पहला समय खोजने के लिए, हम तुरंत पूर्ववर्ती घटनाओं के शुरुआती समय का अधिकतम पता लगाते हैं। हस्तक्षेप गतिविधियों की अवधि की योजना बनाएं।

(10) नवीनतम घटना समय:

यह नवीनतम समय है जो महत्वपूर्ण पथ पर सभी घटनाओं के लिए परियोजना (महत्वपूर्ण पथ समय) की अवधि को बढ़ाए बिना एक गतिविधि हो सकती है।

प्रारंभिक ईवेंट समय = नवीनतम ईवेंट टाइम्स।

उदाहरण - एक परियोजना को नौ गतिविधियों में विभाजित किया गया है।

निम्नलिखित तालिका में गतिविधियाँ और उनकी अवधि समयानुसार हैं:

शुरुआती समय की गणना:

घटनाओं के लिए (1) - 'सबसे शुरुआती घटना समय' के साथ-साथ नवीनतम घटना का समय और किसी भी बाद की घटना के लिए, गणना में सबसे पहला घटना समय -

अधिकतम - संबंधित गतिविधि की गतिविधि अवधि के तुरंत पूर्ववर्ती घटना + की घटना।

उदाहरण के लिए जल्द से जल्द घटना समय (2) के रूप में गणना की-

घटना का प्रारंभिक घटना समय (1) + गतिविधि की अवधि (1, 2)।

इस मामले में केवल एक ईवेंट है, अर्थात, ईवेंट (1) जो तुरंत ईवेंट की पूर्वसूचना देता है (2) ईवेंट के लिए यह ईएसटी (2) = 0 = +12 जो उपरोक्त ईवेंट (2) में दिखाया गया है

इसी तरह ईवेंट (4) के लिए ईएसटी 18 हो जाता है।

अधिकतम - 0 + 7 = 7

6 + 12 = 18

और घटना (4) के बारे में आयत में दिखाया गया है। अन्य आयोजनों के लिए सबसे शुरुआती घटना समय उचित आयतों में दिखाया गया है और अंतिम घटना के लिए ईएसटी की गणना 53 की जाती है। इसका मतलब है कि पूरी परियोजना को 53 दिनों से कम समय में पूरा नहीं किया जा सकता है।

नवीनतम इवेंट टाइम्स (LST) की गणना:

'अंतिम ईवेंट' के लिए LST 'अंतिम ईवेंट' का EST माना जाता है या किसी भी दिए गए प्रोजेक्ट का समय जो भी अधिक हो। उदाहरण के लिए LST को EST = 53 दिनों के बराबर लिया जाएगा।

फिर गणना में किसी अन्य घटना के लिए LST-

न्यूनतम - प्रत्येक घटना का एलएसटी, जो प्रश्न में घटना के तुरंत बाद होता है। इसी गतिविधि की अवधि का समय।

घटना के लिए LST (6) = 53 - 11 = 42 और घटना के तुरंत नीचे त्रिकोण में दिखाया गया है (6)। इसी तरह, अन्य LST की गणना की जा सकती है। घटना का LST (3) न्यूनतम है -

34 – 10 = 24

तथा

33 – 12 = 21

= 12 और उचित त्रिकोण में दिखाया गया है।

फ्लोट की गणना:

प्रत्येक घटना के लिए फ्लोट को अपने एलएसटी से उप-अभिनय ईएसटी द्वारा प्राप्त किया जाता है।

गणना अब सारणीबद्ध हो सकती है:

घटना 1, 2, 5, 6 और 7 जिसके लिए फ्लोट शून्य है, महत्वपूर्ण पथ का गठन और गतिविधियां (1, 2), (5, 6), (6, 7) महत्वपूर्ण गतिविधियां हैं। ये ऐसी गतिविधियां हैं जो अधिकतम प्रबंधन ध्यान और नियंत्रण की मांग करती हैं, क्योंकि इनमें से किसी भी गतिविधि में देरी होने से पूरे प्रोजेक्ट में देरी होगी जबकि गतिविधियां, अर्थात। (१, ३) (१, ४) (३, ४) (३, ५) (४, ६) को उनके व्यक्तिगत फ्लोट के द्वारा विलंबित किया जा सकता है।

किसी भी घटना या गतिविधि के लिए फ्लोट की मौजूदगी से इन घटनाओं या गतिविधियों की पैंतरेबाज़ी करने की कुछ गुंजाइश होती है, अगर जरूरत पड़ती है, तो इन गतिविधियों को उपेक्षित या विलंबित किया जा सकता है और परियोजना के कुल समय को प्रभावित किए बिना महत्वपूर्ण गतिविधियों पर संसाधनों को विलंबित किया जा सकता है।

PERT प्रणाली का उपयोग:

PERT प्रणाली के उपयोग के लिए यह माना जाता है कि गतिविधि की अवधि कुछ सीमाओं के भीतर भिन्न होने के लिए उत्तरदायी है। और आगे, प्रत्येक गतिविधि के तीन अवधि समय अनुमान प्राप्त करना संभव है।

य़े हैं:

(1) आशावादी समय (O):

यह गतिविधि की अवधि का अनुमान है जो सभी शर्तों और कारक को गतिविधि के अनुकूल मानता है।

(२) निराशावादी समय (पी):

गतिविधि की अवधि का यह अनुमान इस धारणा के तहत है कि सब कुछ गतिविधि के सुचारू प्रदर्शन के खिलाफ जाता है, अर्थात सबसे प्रतिकूल स्थिति में।

(3) सबसे अधिक समय (एम):

यह अवधि का अनुमान है जिसमें हम सामान्य परिस्थितियों में गतिविधि को पूरा करने की उम्मीद करते हैं। प्रत्येक गतिविधि के लिए अपेक्षित पूर्ण समय की गणना निम्नानुसार की जाती है-

PERT नेटवर्क प्रत्येक गतिविधि के लिए अपनी Te के रूप में तैयार की गई अवधि है। महत्वपूर्ण पथ और गतिविधियों की पहचान उसी तरह से की जाती है। महत्वपूर्ण पथ पर सभी गतिविधियों के ते को जोड़कर परियोजना (टी) का अपेक्षित समापन समय पाया जाता है।

Te [S (Te)] के मानक विचलन की गणना महत्वपूर्ण पथ पर सभी गतिविधियों के वार को जोड़कर और इसके वर्गमूल को लेकर की जाती है।

आम तौर पर माना जाने वाला टी को माध्य टी के साथ वितरित किया जाता है₃ और sds (Te) हम कह सकते हैं कि हमारे पास 95% या 99% या कोई अन्य विश्वास है कि परियोजना पूरी हो जाएगी से अधिक नहीं है।

टी₂ + के_95% Ste

या वह (परियोजना ते समय या उससे कम = 5 में पूरी हो जाएगी) उप-क्रिटिकल पथ का विचरण भी आत्मविश्वास कथन को प्रभावित कर सकता है यदि उप-क्रिटिकल पथ का विचरण महत्वपूर्ण पथ पर विचरण से बड़ा है।