एचआर ऑडिट प्रक्रिया

मानव संसाधन (एचआर) ऑडिट प्रक्रिया के बारे में आपको जो कुछ भी जानना है।

मानव संसाधन लेखा परीक्षा संगठन के भीतर मौजूदा मानव संसाधन का महत्वपूर्ण विश्लेषण है। ऐसा करने में सक्षम होने के लिए, ऑडिट को मात्रात्मक, गुणात्मक और साथ ही व्यापक रूप से डेटा के साथ परोसा जाना चाहिए।

दूसरे शब्दों में, मानव संसाधन नियोजन के इस चरण की सफलता पूरी तरह से कार्मिक रिकॉर्ड और अन्य सूचनाओं को बनाए रखने के तरीके पर टिकी हुई है।

ऑडिटिंग प्रक्रिया संगठनों में व्यापक रूप से भिन्न होती है। इस प्रक्रिया में ऑडिट की योजना और कार्यक्रम विकसित करने के लिए कर्मचारियों को ब्रीफिंग और ओरिएंट करना, सामग्री की जानकारी को स्कैन / जांचना, कर्मचारियों का सर्वेक्षण करना और उनका साक्षात्कार करना, वर्तमान स्थिति का संश्लेषण करना, प्राथमिकता देना, मुद्दों की पहचान करना, आदि शामिल हैं।

अंतिम चरण में रिपोर्टिंग शामिल है जिसमें ऑडिट के परिणामों पर प्रबंधकों और कर्मचारियों के विशेषज्ञों के साथ कई दौर में चर्चा की गई है। इसके अलावा, औपचारिक रिपोर्ट में शामिल करने के लिए महत्वपूर्ण मुद्दों की पहचान की जाती है।

मानव संसाधन लेखा परीक्षा में विभिन्न चरण, प्रक्रिया और चरण होते हैं जो संगठन से संगठन में भिन्न होते हैं जिन्हें निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है: -

1. प्री-ऑडिट जानकारी 2. प्री-ऑडिट सेल्फ-असेसमेंट 3. ब्रीफिंग और ओरिएंटेशन 4. स्कैनिंग मटीरियल इंफॉर्मेशन 5. सर्वे करने वाले कर्मचारी 6. साक्षात्कार आयोजित करना 7. ऑन-साइट रिव्यू 8. रिकॉर्ड्स रिव्यू 9. ऑडिट रिपोर्टिंग।

इसके अलावा, मानव संसाधन ऑडिट प्रक्रिया के चार-चरण दृष्टिकोणों के बारे में जानें। वो हैं:-

1. ऑडिट स्टेटमेंट्स को परिभाषित करना 2. वर्तमान प्रथाओं का आकलन करना 3. परिणामों का विश्लेषण करना और 4. सुधार लक्ष्यों और कार्रवाई को स्थापित करना।

एचआर ऑडिट प्रक्रिया - अर्थ, चरण, प्रक्रिया और चरण

एचआर ऑडिट प्रक्रिया - HRA में 6 आवश्यक चरण जो संगठन से संगठन में भिन्न हैं

मानव संसाधन लेखा परीक्षा संगठन के भीतर मौजूदा मानव संसाधन का महत्वपूर्ण विश्लेषण है। ऐसा करने में सक्षम होने के लिए, ऑडिट को मात्रात्मक, गुणात्मक और साथ ही व्यापक रूप से डेटा के साथ परोसा जाना चाहिए। दूसरे शब्दों में, मानव संसाधन नियोजन के इस चरण की सफलता पूरी तरह से कार्मिक रिकॉर्ड और अन्य सूचनाओं को बनाए रखने के तरीके पर टिकी हुई है।

यह वर्तमान स्थिति के आधार से है जिसे मानव संसाधन लेखा परीक्षा में लेना है ताकि भविष्य की योजना बनाई जाए। इसलिए इस तरह के एक महत्वपूर्ण अभ्यास की जानकारी की जरूरत को पूरा किया जाना चाहिए।

एक आधार, जिस पर मानव संसाधन लेखापरीक्षा आधारित है, वह यह है कि अवसरों को वर्तमान दृष्टिकोण के साथ रहकर याद किया जा रहा है। यह मानव संसाधन प्रक्रिया को गतिशील मानता है और इसे निरंतर बदलती जरूरतों के प्रति उत्तरदायी होने के लिए लगातार पुनर्निर्देशित और पुनर्जीवित किया जाना चाहिए।

मानव संसाधन लेखा परीक्षा संगठनात्मक प्रदर्शन के संदर्भ में अपने मौजूदा मानव संसाधनों की शक्तियों, सीमाओं और विकासात्मक आवश्यकताओं का एक व्यवस्थित मूल्यांकन है।

यद्यपि यह प्रक्रिया संगठन से संगठन में भिन्न होगी, आम तौर पर इसमें निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

चरण # 1. ब्रीफिंग और ओरिएंटेशन:

यह मुख्य स्टाफ सदस्य की प्रारंभिक बैठक है -

(i) महत्वपूर्ण माने जाने वाले विशेष मुद्दों पर चर्चा करें।

(ii) लेखापरीक्षा प्रक्रियाओं का चार्ट और

(iii) लेखा परीक्षा की योजना और कार्यक्रम विकसित करना।

चरण # 2। स्कैनिंग सामग्री की जानकारी:

इसमें कार्मिक, कार्मिक हैंडबुक और नियमावली, मार्गदर्शिका, मूल्यांकन प्रपत्र, भर्ती पर सामग्री, कंप्यूटर की क्षमताओं और यदि ऐसी अन्य सभी सूचनाओं पर विचार किया जाता है, जो कंप्यूटर और ऐसी अन्य सभी सूचनाओं से संबंधित है।

चरण # 3। सर्वेक्षण करने वाले कर्मचारी:

सर्वेक्षण करने वाले कर्मचारियों में यदि आवश्यक हो तो प्रमुख प्रबंधकों, कार्यात्मक अधिकारियों, संगठनों में शीर्ष अधिकारियों और यहां तक कि कर्मचारी प्रतिनिधियों के साथ साक्षात्कार शामिल है। इसका उद्देश्य मानव संसाधनों पर चिंता, वर्तमान ताकत, प्रत्याशित जरूरतों और प्रबंधकीय दर्शन के मुद्दों को इंगित करना है।

चरण # 4। साक्षात्कार आयोजित करना:

क्या सवाल पूछना है? ऑडिट के लिए जिस दिशा का पालन करना चाहिए वह उद्देश्य के लिए एकत्रित जानकारी की स्कैनिंग के माध्यम से विकसित मुद्दों पर आधारित है।

हालाँकि, ऑडिट प्रयासों को गति मिल जाएगी यदि स्पष्टता ऑडिट के लिए चुने गए मानव संसाधन प्रबंधन के प्रमुख कारकों और संबंधित प्रश्नों की जांच की जाए।

साक्षात्कार की प्रक्रिया और प्रश्नों का क्रम अक्सर उनकी सामग्री के रूप में महत्वपूर्ण होता है। एक अन्य प्रभावी तरीका 'फोकस इंटरव्यू' है। एक फ़ोकस साक्षात्कार में एक प्रशिक्षित साक्षात्कारकर्ता और संगठन के चयनित सदस्यों के बीच बैठकें शामिल होती हैं। यहां साक्षात्कारकर्ता कई तरह के प्रश्न पूछता है और उसी तरीके से तैयार किया जाता है जो साक्षात्कार प्रश्नावली के रूप में होता है।

चरण # 5। संश्लेषण:

इस प्रकार एकत्र किए गए डेटा को वर्तमान स्थिति, प्राथमिकताओं, कर्मचारियों के पैटर्न और पहचाने गए मुद्दों को प्रस्तुत करने के लिए संश्लेषित किया जाता है। इसी तरह, भविष्य की जरूरतों की पहचान की जाती है और मानव संसाधन प्राथमिकताओं और विशिष्ट अनुशंसाओं को समझने के लिए उपयुक्त मानदंड विकसित किए जाते हैं।

चरण # 6। रिपोर्टिंग:

जिस तरह ब्रीफिंग और ओरिएंटेशन की प्लानिंग मीटिंग्स होती हैं, उसी तरह ऑडिट के नतीजों पर मैनेजर और स्टाफ़ विशेषज्ञों के साथ कई दौर की चर्चा होती है। प्रक्रिया में, क्रिस्टलीकृत होने वाले मुद्दों को औपचारिक रिपोर्ट में प्रबंधन के ध्यान में लाया जाता है।

अंत में, मानव संसाधन लेखा परीक्षा मानव संसाधन नियोजन के लिए एक महत्वपूर्ण दृष्टिकोण है। यह व्यावहारिक है क्योंकि यदि सही ढंग से संचालित किया जाता है, तो मानव संसाधन नीतियों, योजना और कार्यक्रमों के डिजाइन और कार्यान्वयन की प्रभावशीलता में वृद्धि होनी चाहिए। एक आवधिक और व्यवस्थित ऑडिट मानव संसाधन योजनाकारों को रोजगार और कार्यक्रम योजनाओं को विकसित करने और अद्यतन करने में मदद करता है।

एचआर ऑडिट प्रक्रिया - 5 चरण प्रक्रिया: लेखा परीक्षकों की नियुक्ति, कवरेज, मानकों की विशिष्टता, संग्रह और सूचना का मूल्यांकन और लेखा परीक्षा रिपोर्ट तैयार करना

एचआरएम ऑडिट एक फ़ंक्शन है और इसलिए, इसे विभिन्न चरणों से जुड़ी एक प्रक्रिया के रूप में आगे बढ़ना चाहिए, जिसे एक अनुक्रम में लिया जाना चाहिए।

ये चरण इस प्रकार हैं:

1. मानकों का निर्धारण जिसके विरुद्ध HRM के विभिन्न पहलुओं को मापा जाएगा,

2. तथ्यात्मक स्थिति को जानने के लिए प्रासंगिक जानकारी का संग्रह और मूल्यांकन, और

3. ऑडिट रिपोर्ट तैयार करना।

हालांकि, ऑडिट करने से पहले, यह सवाल कि ऑडिट कौन करेगा, सबसे महत्वपूर्ण मुद्दा है। एक अन्य मुद्दा मानव संसाधन क्षेत्रों के ऑडिट किए जाने का निर्धारण है।

यदि इन दोनों मुद्दों को उपरोक्त चरणों में जोड़ा जाता है, तो संपूर्ण लेखापरीक्षा प्रक्रिया निम्नानुसार होगी:

1. लेखा परीक्षकों की नियुक्ति:

पहला कदम लेखा परीक्षा आयोजित करने के लिए लेखा परीक्षकों की नियुक्ति है। लेखा परीक्षकों की नियुक्ति के लिए दो विकल्प हैं। या तो आंतरिक कर्मी ऑडिटर के रूप में कार्य कर सकते हैं या बाहरी ऑडिटर हो सकते हैं।

बाहरी लेखा परीक्षकों की नियुक्ति में लाभ यह है कि वे स्वतंत्र हैं और संगठनात्मक प्रथाओं और संस्कृति से प्रभावित होने की संभावना नहीं है। हालांकि, अगर बाहरी लेखा परीक्षकों को नियुक्त करना संभव नहीं है, तो विभिन्न विभागों से तैयार प्रबंधकीय कर्मियों की एक समिति नियुक्त की जा सकती है।

ऑडिटर के रूप में नियुक्त व्यक्तियों के पास निम्नलिखित गुण होने चाहिए:

मैं। विभिन्न मानव संसाधन प्रबंधन कार्यों और अन्य संगठनात्मक कार्यों के साथ उनके संपर्कों की सराहना करने के लिए मानव संसाधन प्रबंधन के मूलभूत सिद्धांतों और गतिशीलता में विशेषज्ञता;

ii। मूल्यांकन के लिए दृष्टिकोण और योग्यता;

iii। मूल्यांकन में सतर्क, सतर्क और कार्यप्रणाली;

iv। उत्कृष्ट इंटरैक्टिव कौशल; तथा

v। ऑडिटर्स की व्यक्तिगत संवेदनशील जानकारी का खुलासा न करने की प्रवृत्ति।

2. एचआरएम ऑडिट का कवरेज:

लेखा लेखा परीक्षा के मामले में, लेखा परीक्षा का दायरा अच्छी तरह से परिभाषित है जो संगठन के साथ-साथ लेखा परीक्षकों को भी पता है। हालांकि, यह एचआरएम ऑडिट के मामले में नहीं है क्योंकि यह कानूनी रूप से अनिवार्य नहीं है।

इसलिए, संगठन के शीर्ष प्रबंधन को मानव संसाधन विकास मंत्री के विषयों को तय करना चाहिए, जिनका ऑडिट किया जाएगा, चाहे हम एचआरएम के संपूर्ण पहलुओं की पहचान कर लें या केवल चयनित आइटम जो अधिक महत्वपूर्ण और प्रासंगिक दिखाई देते हैं। लेखापरीक्षा में शामिल लागत और इससे होने वाले लाभों पर विचार करने के बाद क्षेत्र के कवरेज को सावधानीपूर्वक चित्रित किया जाना चाहिए।

3. मानकों की विशिष्टता:

यह एचआरएम ऑडिट का वास्तविक चरण है। मानकों को माप मानदंड के रूप में सेट किया जाना है जिसके खिलाफ एक तथ्य को वांछनीय या अवांछनीय के रूप में वर्गीकृत किया गया है। वेर्थर और डेविस ने पांच दृष्टिकोण सुझाए हैं जिनके खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन को मापा जा सकता है। ये हैं- तुलनात्मक दृष्टिकोण, प्राधिकारी दृष्टिकोण के बाहर, सांख्यिकीय दृष्टिकोण, अनुपालन दृष्टिकोण, और उद्देश्यों (एमबीओ) दृष्टिकोण द्वारा प्रबंधन।

तुलनात्मक दृष्टिकोण में, संगठन के एचआर प्रदर्शन की तुलना एक अन्य संगठन के साथ की जाती है जिसे मॉडल के रूप में जाना जाता है। बाहरी प्राधिकरण दृष्टिकोण में, विभिन्न सलाहकारों और रेटिंग एजेंसियों द्वारा निर्धारित मानकों को तुलना के लिए बेंचमार्क के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

सांख्यिकीय दृष्टिकोण में, विभिन्न सांख्यिकीय उपकरणों का उपयोग प्रदर्शन को मापने के लिए किया जा सकता है जो मात्रात्मक रूप में उपलब्ध है जैसे कि कर्मचारी टर्नओवर, अनुपस्थितिवाद आदि।

अनुपालन दृष्टिकोण में, विभिन्न कानूनों द्वारा आवश्यक कानूनी अनुपालन के संदर्भ में प्रदर्शन को मापा जा सकता है। उद्देश्यों के दृष्टिकोण द्वारा प्रबंधन में, प्रदर्शन को एक फ़ंक्शन सेट के उद्देश्यों और प्राप्त वास्तविक प्रदर्शन के संदर्भ में मापा जाता है।

आम तौर पर, विभिन्न तरीकों के संयोजन को अपनाया जाता है। जो भी दृष्टिकोण अपनाया जाता है, उसे सूचना संग्रह से पहले स्पष्ट और विशिष्ट बनाया जाना चाहिए।

4. सूचना का संग्रह और मूल्यांकन:

मानकों को स्थापित करने के बाद, निर्दिष्ट विभिन्न क्षेत्रों के बारे में जानकारी एकत्र की जाती है। यदि संगठन में मानव संसाधन सूचना प्रणाली अच्छी तरह से स्थापित है, तो इस स्रोत से विभिन्न प्रकार की जानकारी उपलब्ध है। अतिरिक्त जानकारी व्यक्तिगत संपर्कों के माध्यम से एकत्र की जा सकती है।

प्रासंगिक जानकारी एकत्र किए जाने के बाद, इसकी तुलना स्थापित मानकों के साथ की जाती है और एचआरएम ऑडिट के विभिन्न पहलुओं के बारे में निष्कर्ष निकाला जा सकता है।

5. लेखापरीक्षा रिपोर्ट तैयार करना:

सूचना और उसके मूल्यांकन के आधार पर, ऑडिटर ऑडिट रिपोर्ट तैयार करते हैं जिसमें सभी तथ्यात्मक जानकारी शामिल होती है, जहां भी कमियों का संकेत मिलता है। रिपोर्ट में विभिन्न कमियों को दूर करने के उपाय भी हो सकते हैं। रिपोर्ट विभिन्न मानव संसाधन विकास मंत्री प्रथाओं के आत्मसात करने के लिए शीर्ष प्रबंधन को प्रस्तुत की जाती है और जहां भी आवश्यक हो, उपयुक्त कार्रवाई करने के लिए।

एचआर ऑडिट प्रक्रिया

ऑडिटिंग प्रक्रिया संगठनों में व्यापक रूप से भिन्न होती है। इस प्रक्रिया में ऑडिट की योजना और कार्यक्रम विकसित करने के लिए कर्मचारियों को ब्रीफिंग और ओरिएंट करना, सामग्री की जानकारी को स्कैन / जांचना, कर्मचारियों का सर्वेक्षण करना और उनका साक्षात्कार करना, वर्तमान स्थिति का संश्लेषण करना, प्राथमिकता देना, मुद्दों की पहचान करना, आदि शामिल हैं।

अंतिम चरण में रिपोर्टिंग शामिल है जिसमें ऑडिट के परिणामों पर प्रबंधकों और कर्मचारियों के विशेषज्ञों के साथ कई दौर में चर्चा की गई है। इसके अलावा, औपचारिक रिपोर्ट में शामिल करने के लिए महत्वपूर्ण मुद्दों की पहचान की जाती है।

इस संबंध में उठाए गए कदम इस प्रकार हैं:

ए। ऑडिट की गुंजाइश और प्रकार का निर्धारण करें - ऑडिट किए जाने वाले क्षेत्रों के लिए मांगी गई जानकारी का निर्णय करने के लिए।

ख। ऑडिट प्रश्नावली का विकास - एक व्यापक ऑडिट या किसी विशिष्ट अभ्यास का ऑडिट करने के लिए, एक ऑडिट के दौरान एक प्रश्नावली या चेकलिस्ट का उपयोग करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

सी। डेटा एकत्र करें - यह कंपनी और उसके मानव संसाधन प्रथाओं के बारे में डेटा एकत्र करने के लिए विशिष्ट क्षेत्रों की समीक्षा करने की वास्तविक प्रक्रिया का चरण है।

घ। निष्कर्षों को बेंचमार्क करें - ऑडिट निष्कर्षों की तुलना अन्य समान आकार वाली कंपनियों के साथ की जाती है। उदाहरण के लिए, कार्यबल की कुल ताकत के लिए मानव संसाधन कर्मियों के अनुपात की तुलना अक्सर की जाती है।

इ। परिणामों के बारे में प्रतिक्रिया प्रदान करें - लेखा परीक्षकों द्वारा ऑडिट के अंत में (निष्कर्षों को संक्षिप्त करने के लिए ऑडिट के अंतिम दिन) एक समापन बैठक के दौरान, प्रतिक्रिया मौखिक रूप से प्रदान की जाती है और उसके बाद एक लिखित ऑडिट रिपोर्ट दी जाती है। याद रखें कि ऑडिट एक फैक्ट-फाइंडिंग एक्सरसाइज है न कि फॉल्ट-फाइंडिंग।

कंपनी को उस आदेश को निर्धारित करने के लिए एक रोडमैप का विश्लेषण और विकास करने की आवश्यकता है जिसमें मुद्दों को संबोधित किया जाना चाहिए। शीर्ष प्रबंधन के अलावा, लेखा परीक्षक को एचआर विभाग में कर्मचारियों के साथ ऑडिट के परिणामों पर चर्चा करनी चाहिए।

एचआर ऑडिट प्रक्रिया - अभिविन्यास, स्कैनिंग, सर्वेक्षण, साक्षात्कार और संश्लेषण

यद्यपि यह प्रक्रिया संगठन से संगठन में भिन्न होती है / आम तौर पर इसमें निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

प्रक्रिया # 1. अभिविन्यास:

संगठन के प्रमुख कर्मचारियों को महत्वपूर्ण माने जाने वाले विशेष मुद्दों से अवगत कराया जाना है। उन्हें ऑडिट की योजनाओं और कार्यक्रमों के साथ उन्मुख होना चाहिए। ऑडिट प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से उन्हें समझाया जाना चाहिए। इसके लिए उन्हें एचआर ऑडिट की आवश्यकता को समझना आवश्यक है।

प्रक्रिया # 2. स्कैनिंग:

कार्मिक रिकॉर्ड, नियमावली, मूल्यांकन प्रपत्र आदि में उपलब्ध सूचनाओं की गहनता से जांच की जानी है।

प्रक्रिया # 3. सर्वेक्षण:

इसमें मुद्दों, ताकत और कमजोरियों, प्रबंधकीय दर्शन और संगठन की जरूरतों को इंगित करने के लिए जानकारी का संग्रह शामिल है। यह अधिकारियों से एकत्र किया जा सकता है।

प्रक्रिया # 4. साक्षात्कार:

कौन से प्रश्न पूछे जाने हैं, यह तय किया जाना है। यह मुद्दों और सर्वेक्षणों से एकत्रित जानकारी पर आधारित है। यदि लेखापरीक्षा के लिए चुने गए प्रमुख कारकों के रूप में स्पष्टता प्राप्त की जाती है, तो लेखापरीक्षा प्रयास फलदायी होंगे। यदि सही जानकारी एकत्र की जाती है, तो स्पष्टता प्राप्त की जा सकती है। साक्षात्कार आयोजित करने के माध्यम से सटीक जानकारी प्राप्त की जा सकती है।

निम्नलिखित विषयों पर ऑडिट टीम द्वारा प्रश्न विकसित किए जा सकते हैं:

सूचना - कवरेज, स्रोत और पर्याप्तता इस विषय के अंतर्गत आने वाले क्षेत्र हैं।

पूर्वानुमान - पद्धति, विश्वसनीयता, परीक्षणशीलता, बजट, समय सीमा और प्रौद्योगिकी पर विचार किए जाने वाले कारक हैं।

प्रशिक्षण और विकास - मूल्यांकन, चयन मानदंड, गुणवत्ता, जलवायु, कवर किए गए स्तर और आवृत्ति की आवश्यकता है, सावधानीपूर्वक विश्लेषण किए जाने वाले कारक हैं।

प्रदर्शन मूल्यांकन - मूल्यांकन प्रक्रिया की वैधता, लाभ और प्रक्रिया की कमियां, प्रक्रिया में एकरूपता, वेतन और प्रतिक्रिया के साथ संबंध का ध्यान रखना है।

प्रबंधन उत्तराधिकार की योजना - प्रमुख पदों की पहचान करना, उत्तराधिकारियों की उपलब्धता, भविष्य की जरूरतों का मिलान, विकासशील और गैर-कलाकारों के लिए जिम्मेदारी।

मुआवजा - पुरस्कारों की पर्याप्तता, नौकरी विवरणों की प्रकृति, नौकरी मूल्यांकन प्रणालियों में लचीलापन, लागतों पर नियंत्रण, इनाम प्रणाली का औचित्य और सुधार के अवसर इस विषय के महत्वपूर्ण कारक हैं।

प्रक्रिया # 5. संश्लेषण:

उपरोक्त चरणों से एकत्रित जानकारी को वर्तमान स्थिति, प्राथमिकताओं और प्रासंगिक मुद्दों का पता लगाने के लिए संश्लेषित किया जाता है।

मानव संसाधन लेखापरीक्षा नियमित नहीं हैं। ऑडिट आयोजित करने का तरीका स्वयं-निर्देशित सर्वेक्षण हो सकता है या संगठन के भीतर टास्क फोर्स द्वारा आयोजित किया जा सकता है या बाहरी सलाहकारों द्वारा हो सकता है। यह संगठन के भीतर वन टाइम अफेयर या चल रही प्रक्रिया हो सकती है। फोकस उस हद तक हो सकता है जिस पर प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों ने स्थापित कर्मियों की नीतियों और प्रथाओं का अनुपालन किया हो।

एचआर ऑडिट प्रक्रिया - 4 चरण मानव संसाधन लेखा परीक्षा प्रक्रिया के लिए दृष्टिकोण

एक साधारण चार-चरण दृष्टिकोण को दोहराया जा सकता है क्योंकि कंपनी के भीतर वार्षिक नियोजन और लक्ष्य निर्धारण प्रक्रिया होती है। प्रगति को लक्ष्यों के खिलाफ मापा जा सकता है और एक निरंतर सुधार चक्र स्वाभाविक रूप से सामने आता है।

चरण 1 - ऑडिट विवरणों को परिभाषित करना:

वांछित मानव संसाधन प्रथाओं की परिभाषा विभिन्न तरीकों से हो सकती है। एक अच्छा प्रारंभिक बिंदु कुछ समय लेना है और कानूनी आवश्यकताओं और कार्यक्रमों को प्रतिबिंबित करना है जो विभाग को प्रशासित करना चाहिए। बस उन्हें सूचीबद्ध करना एक अच्छा पहला कदम है।

इसके बाद, ह्यूमन रिसोर्स फ़ंक्शन द्वारा कवर की गई जिम्मेदारी और पारंपरिक मानव संसाधन प्रथाओं के क्षेत्रों पर विचार करें - इनमें मानव संसाधन नियोजन, स्टाफिंग, प्रदर्शन प्रबंधन, कर्मचारी संबंध, मुआवजा और लाभ, प्रशिक्षण और विकास, सुरक्षा और कल्याण शामिल हो सकते हैं।

कर्मचारी सर्वेक्षण महत्वपूर्ण ऑडिट स्टेटमेंट हैं। अंत में, अन्य क्षेत्रों पर विचार करने के लिए कंपनी की पहल है कि मानव संसाधन फ़ंक्शन को आंतरिक ग्राहकों की आवश्यकताओं का समर्थन करने की आवश्यकता हो सकती है। विशिष्ट हमारी कंपनी के लिए अद्वितीय हैं, लेकिन उदाहरणों में कुल गुणवत्ता प्रबंधन पहल, टीम आधारित कार्य प्रणाली आदि का समर्थन करना शामिल हो सकता है, हाथ में इस सूची के साथ, प्रत्येक प्रमुख अभ्यास के बारे में एक बयान लिखा जा सकता है जिसे हम परिभाषित करना चाहते हैं। आमतौर पर, उन्हें वर्तमान काल में और सकारात्मक तरीके से बताया जाता है।

निम्नलिखित उदाहरण इन लक्षणों को दर्शाते हैं:

मैं। स्टाफिंग प्रक्रिया को प्रलेखित किया जाता है ताकि प्रक्रिया में प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारी स्पष्ट और समझ में आ जाए।

ii। संगठन में प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रदर्शन मूल्यांकन पूरा हो गया है।

iii। कंपनी के भीतर प्रत्येक प्रमुख प्रशिक्षण कार्यक्रम के लिए ट्रेन-टू-ट्रेनर कार्यक्रम है।

iv। नए कर्मचारी काम के पहले 30 दिनों के भीतर प्रमुख कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं का एक नया किराया उन्मुखीकरण कार्यक्रम पूरा करते हैं।

v। एक समस्या समाधान प्रक्रिया है जो कर्मचारियों द्वारा अच्छी तरह से समझी और उपयोग की जाती है।

हम देख सकते हैं, परिभाषाएँ डेवलपर की इच्छाओं के अनुसार पूर्ण या विस्तृत हो सकती हैं। शुरू करने में, अधिक सामान्य बयान देना और उन क्षेत्रों में साल-दर-साल सुधार करना बेहतर होता है जो हम प्रदर्शन के स्तर को बढ़ाने के लिए चुनते हैं।

सारांश में, हम कंपनी के आकार और उस विस्तार के स्तर के आधार पर 60-70 से अधिक बयानों को समाप्त कर सकते हैं जिन्हें हम मापना पसंद करते हैं। संख्या के बावजूद, हम प्रदर्शन के स्तर और गुणवत्ता का वर्णन विकसित कर रहे हैं जो हम मानव संसाधन फ़ंक्शन के लिए चाहते हैं।

चरण 2 - वर्तमान प्रथाओं का आकलन:

पूर्ण किए गए कथनों की सूची के साथ, वर्तमान अभ्यासों का आकलन करना उद्देश्यपूर्ण होना है। एक अच्छा दृष्टिकोण उन सबूतों की तलाश करना है जो किए गए प्रत्येक कथन का समर्थन या खंडन करते हैं। साक्ष्य नीतियों और प्रक्रियाओं, कर्मचारी सर्वेक्षणों से आउटपुट, प्रमुख ग्राहकों के साथ साक्षात्कार, मानव संसाधन सूचना प्रणाली से डेटा संग्रह, नियामक विभागों को जारी रिपोर्ट, सांख्यिकी, आदि के रूप में ले सकते हैं।

पहली बार मूल्यांकन किए जाने के बाद, यह स्पष्ट हो सकता है कि चरण एक में परिभाषा में सुधार या संशोधन की आवश्यकता है। इन परिवर्तनों को नोट किया जाना चाहिए और अगले "सुधार चक्र" का हिस्सा बनाया जाना चाहिए। जैसा कि हम बयानों और हमारे मूल्यांकन के सारांश की समीक्षा करते हैं, कई विश्लेषण हैं जो मदद कर सकते हैं।

चरण 3 - परिणामों का विश्लेषण करें:

सुधार के लिए ताकत और अवसरों को पहचानना महत्वपूर्ण है। जैसे ही परिणामों की समीक्षा की जाती है, विशिष्ट मानव संसाधन क्षेत्रों के आसपास विषय उभरेंगे। उदाहरण के लिए, एक कंपनी प्रशासन और कानूनी आवश्यकताओं के प्रबंधन में बहुत मजबूत हो सकती है।

दूसरी ओर, इसे उच्च-स्तरीय सिस्टम परिभाषा विकसित करने में सुधार की आवश्यकता हो सकती है। सुरक्षा, सुरक्षा और प्रशिक्षण के क्षेत्रों में एक और कंपनी बहुत मजबूत हो सकती है, लेकिन कंपनी में चलने वाली संचार प्रथाओं में सुधार की आवश्यकता है।

विभिन्न दृष्टिकोणों में डेटा की समीक्षा करना ऑडिट के खिलाफ समग्र मानव संसाधन प्रदर्शन की एक तस्वीर तैयार करने में सहायक है। यह पिछले वर्षों में किए गए कार्यों के सकारात्मक प्रभाव को प्रतिबिंबित कर सकता है और साथ ही भविष्य के कार्यों के लिए जानकारी प्रदान कर सकता है। यह स्पष्ट हो सकता है कि सभी परिभाषाएँ 'महत्व में समान नहीं' हैं। परिभाषा को पूरा करने के लिए आवश्यक प्रयास विचार करने के लिए एक कारक है।

उदाहरण के लिए, सभी कर्मचारियों के लिए प्रदर्शन मूल्यांकन के लिए महत्वपूर्ण प्रयास की आवश्यकता हो सकती है। दूसरी ओर, यदि आपके पास पहले से ही एक नया किराया उन्मुखीकरण कार्यक्रम है, तो वह परिभाषा अधिक आसानी से मिलती है।

संगठन के लिए एक परिभाषा को पूरा करने वाला योगदान विचार करने के लिए एक और कारक हो सकता है। उदाहरण के लिए, कुल गुणवत्ता प्रबंधन जैसी कंपनी की पहल का समर्थन करना, अन्य बयानों की तुलना में इस समय संगठन के लिए अधिक सार्थक हो सकता है।

सारांश में, विश्लेषण का उद्देश्य मानव संसाधन फ़ंक्शन की प्रभावशीलता में सुधार के लिए सकारात्मक कार्रवाई करने के लिए शक्ति और सुधार के अवसरों के क्षेत्रों के माध्यम से क्रमबद्ध करना है। यह स्पष्ट हो सकता है कि सभी परिभाषाएँ 'महत्व में समान नहीं' हैं।

चरण 4 - सुधार लक्ष्य स्थापित करें और कार्रवाई करें:

ऑडिट पूरा करने का आदर्श समय वार्षिक योजना प्रक्रिया से ठीक पहले है। हाथ में ऑडिट जानकारी के साथ, आप अगले साल के लक्ष्यों को स्थापित करने में अपनी अंतर्दृष्टि का लाभ उठाने के लिए तैयार हो सकते हैं।

लक्ष्य निर्धारित करने के दो पहलू हैं - वर्तमान अच्छी प्रथाओं का रखरखाव और बेहतर प्रथाओं का विकास। यथार्थवादी योजना विकसित करने में मानव संसाधन विभाग और प्रणाली की क्षमता और क्षमता जानना महत्वपूर्ण है। अच्छी प्रथाओं को मानव संसाधन प्रणाली और 'बेक्ड इन' का हिस्सा बनने की जरूरत है, ताकि, वे एक विश्वसनीय, अनुमानित फैशन में हो।

कम विवेकाधीन समय उपलब्ध होने के साथ, चरण तीन के विश्लेषण की समीक्षा करना और यह तय करना विवेकपूर्ण है कि कौन से एक या दो क्षेत्र मानव संसाधन फ़ंक्शन, उसके ग्राहकों और संगठन के लिए सबसे बड़ा समग्र सुधार प्रदान करेंगे। इन क्षेत्रों में अगले वर्ष के लिए लक्ष्य स्थापित किए जाने की आवश्यकता है।

ऑडिट प्रक्रिया में यह वह बिंदु है, जहां आप चाहते हैं कि मानव संसाधन प्रणाली की एक नई और बेहतर दृष्टि बनाने के लिए परिभाषाओं की समीक्षा की जाए और उन्हें संशोधित किया जाए। वार्षिक आधार पर ऐसा करने से प्रथाओं को बेहतर बनाया जा सकता है और लाभ साझा किए जा सकते हैं।

एचआर ऑडिट प्रक्रिया - ऑडिटिंग मानव संसाधन के 5 अलग-अलग चरण: पूर्व-ऑडिट सूचना, पूर्व-ऑडिट स्व-मूल्यांकन, ऑन-साइट समीक्षा, रिकॉर्ड समीक्षा और ऑडिट रिपोर्ट

एचआर ऑडिट प्रक्रिया विभिन्न चरणों में आयोजित की जाती है। प्रत्येक चरण को पूर्ववर्ती चरण में बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है ताकि ऑडिट के अंत में, संगठन में एचआर फ़ंक्शन की स्थिति का बहुत मजबूत अवलोकन हो।

इन चरणों में निम्नलिखित शामिल हैं:

चरण # 1. पूर्व-लेखापरीक्षा सूचना:

इस चरण में प्रासंगिक एचआर मैनुअल, हैंडबुक, फॉर्म, रिपोर्ट और अन्य जानकारी प्राप्त करना और उनकी समीक्षा करना शामिल है। एक पूर्व-ऑडिट सूचना अनुरोध क्लाइंट को भेजा जाता है, जो आवश्यक जानकारी संकलित करता है और ऑडिटर्स को समीक्षा के लिए प्रस्तुत करता है।

चरण # 2. पूर्व-लेखा परीक्षा स्व-मूल्यांकन:

ऑडिट के बाद के भागों के दौरान बिताए गए समय को कम करने के लिए, ग्राहक को एक पूर्व-ऑडिट स्व-मूल्यांकन प्रपत्र भेजा जाता है। स्व-प्रशासित 'हां / नहीं' प्रश्नावली वर्तमान एचआर नीतियों और प्रथाओं के बारे में कई सवाल पूछती है।

इस स्व-प्रशासित प्रश्नावली के पूरा होने से ऑडिटर एचआर ऑडिट के दौरान फोकस के लिए प्रमुख क्षेत्रों की पहचान कर सकते हैं।

चरण # 3. ऑन-साइट समीक्षा:

इस चरण में ग्राहक की सुविधा के लिए एक यात्रा शामिल है और मानव संसाधन नीतियों और प्रथाओं के बारे में कर्मचारियों के साथ साक्षात्कार है। एक बहुत ही गहन एचआर ऑडिट चेकलिस्ट पूरी हो गई है।

चरण # 4. रिकॉर्ड की समीक्षा:

एचआर रिकॉर्ड और पोस्टिंग की एक अलग समीक्षा की जाती है। कर्मचारी कर्मियों की फाइलों की बेतरतीब ढंग से जांच की जाती है और मुआवजे के कर्मचारी के दावों, अनुशासनात्मक कार्रवाइयों, शिकायतों और अन्य प्रासंगिक एचआर से संबंधित जानकारी की जांच की जाती है।

चरण # 5. लेखापरीक्षा रिपोर्ट:

एकत्रित जानकारी का उपयोग एचआर ऑडिट रिपोर्ट विकसित करने के लिए किया जाता है। ऑडिट रिपोर्ट चार अलग-अलग क्षेत्रों में कार्रवाई की जरूरतों को वर्गीकृत करती है- (ए) तत्काल और महत्वपूर्ण (यूआई), (बी) तत्काल नहीं बल्कि महत्वपूर्ण (एनयूआई), (सी) तत्काल और महत्वपूर्ण जरूरत नहीं (एनएनआई), और (डी) महत्वपूर्ण अवसरों की जरूरत है (IO)। इस वर्गीकरण योजना की सहायता से, प्रबंधन अपने कदमों को प्राथमिकता दे सकता है।

एक लेखा परीक्षा की तैयारी:

एक व्यापक मानव संसाधन लेखा परीक्षा में मानव संसाधन प्रबंधन के सभी क्षेत्रों को शामिल किया गया है, जैसे कि भर्ती प्रथाओं, प्रशिक्षण और विकास, मुआवजे और लाभ, कर्मचारी और संघ संबंध, स्वास्थ्य, सुरक्षा कल्याण, और सुरक्षा, विविध मानव संसाधन नीतियां और प्रथाएं- कल्याण, रणनीतिक मानव संसाधन मुद्दे, जनशक्ति योजना / बजट।

उपरोक्त प्रत्येक क्षेत्र में जरूरतों को वर्गीकृत करने के अलावा, एचआर ऑडिट भी प्रासंगिक कानूनों, मामलों और सिफारिशों का समर्थन करने के लिए अनुसंधान का हवाला देता है।

लेखा परीक्षक सगाई:

यदि एक आंतरिक संसाधन का उपयोग किया जा रहा है, तो गुंजाइश पर औपचारिकता के साथ संसाधन को औपचारिक रूप से नियुक्त करना बेहतर है, और ऐसे व्यक्तियों का चयन करना जो गैर-राजनीतिक हैं या जो पदानुक्रम में उच्च नहीं हैं। इसके अलावा, यदि आंतरिक संसाधन ऑडिट कर रहे हैं, तो उन्हें ऑडिटिंग का प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए।

लेखा परीक्षकों के पास कर्मचारी फाइलों, दस्तावेजों, मैनुअल, हैंडबुक, फॉर्म, रिपोर्ट और संगठन के अन्य गोपनीय दस्तावेजों में निहित प्रासंगिक जानकारी तक पहुंच होनी चाहिए। एक बार जब वे गोपनीयता के लिए एक समझौते पर हस्ताक्षर करते हैं, तो लेखा परीक्षकों को रिकॉर्ड पर अप्रतिबंधित पहुंच दी जानी चाहिए।

डेटा एकत्रिकरण:

एक स्व-मूल्यांकन प्रश्नावली के पूरा होने से ऑडिट प्रक्रिया में काफी तेजी आती है और बेहतर ऑडिट योजना की अनुमति मिलती है।

साइट पर पहुँच:

ऑडिट का ऑन-साइट हिस्सा सबसे महत्वपूर्ण है।

ऑडिट निष्कर्षों का उपयोग करना:

एक संगठन एचआर ऑडिट परिणामों का उपयोग कैसे करता है? चूंकि एचआर ऑडिट परिणामों को वर्गीकृत किया जाता है, इसलिए एक महत्वपूर्ण पहलू का पहले से ही ध्यान रखा जाता है। महत्वपूर्ण जरूरतों को पहले लोगों को संबोधित किया जाना चाहिए।

लेखापरीक्षा परिणामों से निपटने के लिए संगठनों के पास आमतौर पर तीन विकल्प होते हैं:

मैं। मानव संसाधन आवश्यकताओं को संबोधित करने के लिए एक खाका या कार्य योजना के रूप में एचआर ऑडिट का उपयोग करें।

ii। संगठन की आंतरिक विशेषज्ञता और संसाधनों का उपयोग करके यथासंभव अधिक से अधिक आवश्यकताओं को संबोधित करें।

iii। उन क्षेत्रों को अनुबंधित करें जहां आंतरिक विशेषज्ञता और संसाधन उपलब्ध नहीं हैं या संगठन के मुख्य उद्देश्यों में फिट नहीं हैं।

एक एचआर ऑडिट एक वार्षिक स्वास्थ्य जांच की तरह है और संगठन के लिए एक ही कार्य करता है। एक ऑडिट एक संगठन को यह आकलन करने में मदद करता है कि वह वर्तमान में कहां खड़ा है और यह निर्धारित करता है कि उसे अपने मानव संसाधन कार्यों को बेहतर बनाने के लिए क्या हासिल करना है। इसमें मानव संसाधन के सभी पहलुओं की व्यवस्थित रूप से समीक्षा करना शामिल है, आमतौर पर एक चेकलिस्ट के साथ, और यह सुनिश्चित करना कि सरकारी नियमों और कंपनी की नीतियों का पालन किया जा रहा है।

एक ऑडिट की कुंजी यह याद रखना है कि यह एक उपकरण है जो खोज करता है और परीक्षण नहीं करता है। हर खोज में सुधार की गुंजाइश हमेशा रहेगी। एक औपचारिक ऑडिट सगाई पत्र तैयार किया जाता है, जिसमें ऑडिटर के लिए उद्देश्य, कार्यक्षेत्र, नियम और शर्तें, पूरा होने की समय सीमा और पारिश्रमिक शामिल हैं।

लेखा परीक्षक और संगठन के बीच एक गोपनीयता समझौता भी किया जाता है। यह औपचारिक, लेखा परीक्षा की प्रक्रिया शुरू करता है।