खरीद पर निबंध | सामग्री प्रबंधन

इस निबंध को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - 1. खरीद का अर्थ। क्रय विभाग के कार्य। 3. क्रय अधिकारी के कर्तव्य। खरीद का वर्गीकरण 4. खरीद का उद्देश्य 5. उद्देश्य 6. निर्दिष्टीकरण 7. प्रक्रिया 8. सिद्धांत 9. तरीके।

निबंध सामग्री:

1. क्रय के अर्थ पर निबंध
2. क्रय विभाग के कार्यों पर निबंध
3. क्रय अधिकारी के कर्तव्यों पर निबंध
4. खरीद के वर्गीकरण पर निबंध
5. क्रय के उद्देश्यों पर निबंध
6. खरीद के विनिर्देशों पर निबंध
7. खरीद के लिए प्रक्रिया पर निबंध
8. क्रय के सिद्धांतों पर निबंध
9. क्रय के तरीकों पर निबंध

निबंध # 1. खरीद का अर्थ:

क्रय वह गतिविधि है जो सही समय पर सही मात्रा में सही जगह पर सही सामग्री प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार है।

एक संगठन के लिए, खरीद (खरीद) वह कार्य है जो उस समय तक भौतिक चक्र के उस चरण के लिए जिम्मेदार होता है, जब तक कि किसी वस्तु को उपयोगकर्ता तक पहुंचाया जाता है। इसमें विक्रेताओं का चयन, मूल्य तय करना और गुणवत्ता और वितरण के लिए बातचीत करना शामिल है। यह परिवहन, प्राप्त करने, निरीक्षण और सूची नियंत्रण के लिए भी समन्वय करता है।

किसी भी कार्यशाला या उद्योग खरीद में उद्योग द्वारा आवश्यक उपकरण, सामग्री, भागों, उपकरण, भंडार आदि की खरीद का मतलब है। चूंकि विनिर्माण व्यवसाय का पहला काम सामग्री खरीदना है, इसलिए खरीद एक प्राथमिक कार्य है। प्रतिस्पर्धी बिक्री तब तक नहीं की जा सकती, जब तक कि विनिर्माण के लिए या फिर रिसेल के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री को अंतिम कीमत पर नहीं खरीदा जाता है, जो प्रतियोगियों के लिए उपलब्ध है।

क्रय समारोह का महत्व उद्योग की प्रकृति और आकार के साथ बदलता रहता है। छोटे कारखानों में, यह कार्य कार्य प्रबंधक द्वारा किया जाता है, लेकिन बड़ी विनिर्माण चिंताओं में, जहां बड़ी मात्रा में सामग्री का उपभोग किया जाता है, खरीद का कार्य मुख्य खरीदार या खरीद प्रबंधक या क्रय अधिकारी के रूप में नामित अत्यधिक सक्षम कार्यकारी के तहत एक अलग विभाग को दिया जाता है।

प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष सामग्रियों की लागत उत्पाद की प्रमुख लागत का एक हिस्सा बनती है। सावधानीपूर्वक खरीदारी से सामग्रियों की लागत को कम करने में मदद मिलती है और जिससे मुनाफा बढ़ता है। इसलिए खरीद एक नाजुक गतिविधियों में से एक है और कार्यरत व्यक्तियों को ईमानदार, ईमानदार और बुद्धिमान होना चाहिए।

निबंध # 2। क्रय विभाग के कार्य:

1. ठीक से अधिकृत आवश्यकताओं पर सामग्री खरीदने के लिए।

2. सही आपूर्तिकर्ताओं के साथ अपेक्षित सामान के आदेश देने के लिए।

3. सस्ती कीमत पर सही प्रकार और माल की गुणवत्ता प्राप्त करना।

4. सही मात्रा में सही समय पर खरीदारी करना।

5. समय के भीतर सभी सामानों की उन डिलीवरी को प्राप्त करने के लिए।

6. यह देखने और देखने के लिए कि प्राप्त माल गुणवत्ता, मात्रा और विशिष्टताओं के संबंध में रखे गए आदेशों के अनुसार है।

7. क्रय या> इसके विपरीत किसी वस्तु के निर्माण द्वारा बनाए रखने के लिए संभावित अर्थशास्त्र के बारे में प्रबंधन को सलाह देने के लिए <।

8. बाजार की स्थितियों का अध्ययन करने के लिए बड़े आपूर्तिकर्ताओं के साथ दर अनुबंध में प्रवेश करें ताकि हर समय सामग्री की उपलब्धता सुनिश्चित हो सके।

9. आपूर्ति के विभिन्न स्रोतों का अध्ययन करना और सबसे सुविधाजनक और साथ ही वैकल्पिक आपूर्ति का निर्णय करना।

10. उपलब्ध और विश्वसनीय आपूर्तिकर्ताओं की सूची को बनाए रखने के लिए।

11. आदेश रखने के लिए अपनी सामान्य मात्रा के साथ संगठन में आवश्यक लेखों की सूची रखना।

12. कोटेशन प्राप्त करने और इन कोटेशन की तुलना करने और ऑर्डर देने के लिए विनिर्देशों को तैयार करने के लिए।

13. यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपूर्तिकर्ता के भुगतान तुरंत किए जाएं ताकि बेहतर संबंध बनाए रहें।

14. सीधे सभी छोटे आइटम खरीदने के लिए, जिन्हें कोटेशन की आवश्यकता नहीं है?

15. पहले उद्यम के हित पर विचार करना।

16. क्रय एजेंटों की सहायता के लिए, सभी का सहयोग करें, विकास और क्रय मानकों को बढ़ाएं।

निबंध # 3। क्रय अधिकारी के कर्तव्य:

क्रय अधिकारी के सबसे महत्वपूर्ण और आवश्यक कर्तव्य हैं:

1. खरीद के दौरान सामग्रियों की सही गुणवत्ता का चयन करके उत्पाद की गुणवत्ता के मानक को बनाए रखने के लिए।

2. कुशल कार्य के लिए क्रय विभाग को व्यवस्थित और निर्देशित करना।

3. क्रय अनुबंध के दौरान अन्य चिंताओं के साथ उसकी चिंता का प्रतिनिधित्व करने के लिए।

4. उसे बातचीत करते समय दूसरों के साथ ईमानदारी और निष्पक्ष व्यवहार के माध्यम से चिंता की प्रतिष्ठा को बनाए रखना चाहिए।

5. दुकानों को सामग्रियों के लिए इंतजार नहीं करना चाहिए।

6. गुणवत्ता, मात्रा और विशिष्टताओं के संबंध में, अर्थव्यवस्था के हित में विभिन्न दुकानों से प्राप्त सभी आवश्यकताओं पर अंतिम जांच करना।

7. क्रय बजट तैयार करने में सहायता करना।

8. बहुत सावधानी से और समझदारी से खरीदारी पर पैसा खर्च करना।

9. यह सुझाव देने के लिए कि क्या सामग्री क्रय के बजाय आर्थिक रूप से चिंता में पैदा की जा सकती है और इसके विपरीत।

निबंध # 4। खरीद का वर्गीकरण:

एक विनिर्माण उद्योग में खरीद को निम्नानुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. कच्चे माल,

2. घटक भागों, विधानसभाओं या उप-विधानसभाओं,

3. उपभोज्य स्टोर या आपूर्ति,

4. कार्यालय की आपूर्ति यानी, स्थिर आदि।

5. पुर्जों,

6. उपकरण, और

7. मशीनें और उपकरण।

निबंध # 5। क्रय के उद्देश्य:

A. एक शीर्ष प्रबंधकीय परिप्रेक्ष्य से:

प्रबंधन को उम्मीद है कि खरीद विभाग सामग्रियों के अधिग्रहण में पांच अधिकार हासिल करेगा।

पाँच अधिकार हैं:

1. सही गुणवत्ता।

2. सही आपूर्तिकर्ता।

3. अधिकार।

4. सही समय।

5. उचित मूल्य।

इन वस्तुओं में निहित छठे कारक में सामग्रियों की इष्टतम आपूर्ति और उपयोग के लिए आवश्यक वांछित सेवाएं शामिल हैं।

B. एक ऑपरेटिंग या कार्यात्मक परिप्रेक्ष्य से:

1. सामग्री और सेवाओं का निर्बाध प्रवाह।

2. प्रतिस्पर्धी रूप से खरीदने के लिए।

3. बुद्धिमानी से खरीदने के लिए, जिसमें खरीदार की जरूरतों के सापेक्ष गुणवत्ता, सेवाओं और कीमत के बेहतर संयोजन के लिए निरंतर खोज शामिल है?

4. इन्वेंट्री निवेश को व्यावहारिक न्यूनतम पर रखना।

5. एक न्यूनतम पर इन्वेंट्री घाटे को रखने के लिए।

6. आपूर्ति के प्रभावी और विश्वसनीय स्रोतों को विकसित करना।

7. आपूर्तिकर्ताओं के साथ अच्छे संबंधों को विकसित करने और बनाए रखने के लिए।

8. फर्म के अन्य विभागों के साथ अधिकतम एकीकरण प्राप्त करने के लिए।

9. एक पेशेवर और लागत प्रभावी तरीके से क्रय समारोह को संभालने के लिए।

निबंध # 6। खरीद के विनिर्देशों:

सही गुणवत्ता और सही मूल्य की खोज में विनिर्देशों की महत्वपूर्ण भूमिका होती है। वे इंजीनियरिंग, विनिर्माण, विपणन और खरीद के बीच मौजूद डिजाइन संघर्षों को हल करने में भी सहायता करते हैं।

खरीद विवरण सीधे खरीदी गई वस्तु की गुणवत्ता और प्रदर्शन और भुगतान को प्रभावित करते हैं। विनिर्देशों आवश्यकताओं का वर्णन करने की विस्तृत विधि है। ये विवरण हैं जो विक्रेता को वास्तव में बताते हैं कि खरीदार क्या खरीदना चाहता है।

चूंकि सामग्रियों की लागत उनके विनिर्देशों पर निर्भर करती है, जो अंततः उत्पाद की लागत निर्धारित करती है। डिजाइन चरण के दौरान सामग्री के विनिर्देश का वर्णन करना पहला बिंदु है जिस पर कई लागतों को कम और नियंत्रित किया जा सकता है। सही विनिर्देश वे हैं जो सभी विभागों की आवश्यकताओं को मिश्रित करते हैं। विकसित विशेषताओं को उत्पाद की गुणवत्ता विशेषताओं और उत्पाद लागत को संतुलित करना चाहिए।

विवरण के तरीके:

विनिर्देशों का वर्णन करने के लिए आमतौर पर निम्नलिखित विधियों का उपयोग किया जाता है:

1. डिजाइन विनिर्देशों:

उन वस्तुओं के लिए जो मानक विनिर्देशों या ब्रांडों द्वारा कवर नहीं किए जाते हैं, प्रतियोगिता के क्षेत्र को व्यापक बनाने के उद्देश्य से फर्मों को खरीदकर विनिर्देशों को तैयार किया जाता है। अपनी विशिष्टताओं को तैयार करके, एक कंपनी ब्रांड नाम की वस्तुओं की प्रीमियम कीमतों और एकमात्र-स्रोत समस्याओं से बच सकती है।

2. ड्राइंग:

जहां सटीक आकार, आयाम और विशेष संबंधों की आवश्यकता होती है, चित्र वर्णन करने का सबसे सटीक तरीका है।

3. सामग्री और निर्माण विनिर्देशों की विधि:

इस पद्धति में संभावित आपूर्तिकर्ताओं से पूछा जाता है कि किस विशिष्ट सामग्री का उपयोग किया जाए और उन्हें कैसे संसाधित किया जाए। यह विधि हालांकि, बहुत सामान्य नहीं है।

4. प्रदर्शन विनिर्देशों:

प्रदर्शन विनिर्देश शब्दों और मात्रात्मक रूप से वर्णन करते हैं जहां संभव हो, आइटम को क्या करना आवश्यक है। इस पद्धति में संभावित आपूर्तिकर्ताओं को केवल उस प्रदर्शन को बताया जाता है जिसकी आवश्यकता होती है। इनका उपयोग महंगी, जटिल मशीनों और मशीन टूल्स को खरीदने के लिए किया जाता है।

5. ब्रांड या व्यापार नाम:

एक ब्रांड निर्माता की प्रतिज्ञा का प्रतिनिधित्व करता है कि उत्पाद की गुणवत्ता एक खरीद से अगले तक संगत होगी। ब्रांड नाम उत्पाद खरीद ऑर्डर पर वर्णन करने के लिए सबसे सरल हैं, और खरीदारी का समय बचाते हैं और क्रय व्यय को कम करते हैं। ब्रांडेड उत्पादों के लिए निरीक्षण व्यय भी कम है। ऐसे उत्पादों की कीमतें आमतौर पर अधिक होती हैं।

6. नमूने:

जब नमूनों का उपयोग किया जाता है, तो खरीदार को एक समान ब्रांड की तलाश करने या प्रदर्शन की इच्छा का वर्णन करने या मानक विनिर्देश चुनने की आवश्यकता नहीं होती है। आमतौर पर निरीक्षण द्वारा यह निर्धारित करना मुश्किल है कि दिया गया उत्पाद वास्तव में, नमूने के समान ही है, और इसलिए, स्वीकृति, या अस्वीकृति व्यक्तिपरक निर्णय का विषय बन जाता है।

निबंध # 7। खरीद के लिए प्रक्रिया:

क्रय प्रक्रिया के बाद एक मध्यम उद्योग के लिए आम तौर पर अपनाया जाता है, हालांकि परिस्थितियों के आधार पर थोड़ी भिन्नता हो सकती है:

1. खरीद आवश्यकता रूपों को प्राप्त करने के बाद, खरीदी जाने वाली सामग्री की सटीक मात्रा और उसके विनिर्देश का निर्णय लिया जाता है।

2. उन आपूर्तिकर्ताओं की सूची तैयार करें जो खरीदे जाने वाले लेखों के व्यवसाय से संबंधित हैं और विश्वसनीय हैं।

3. यदि खरीदी जाने वाली सामग्री कम मात्रा की है और तत्काल आवश्यक है, तो इसे स्थानीय स्तर पर खरीदा जा सकता है।

4. यदि आवश्यक हो, संबंधित आपूर्तिकर्ताओं को एनआईटी (नोटिस आमंत्रित निविदाएं) तैयार करें और निविदाओं को खोलने के विभिन्न नियमों, शर्तों, तिथि और समय का उल्लेख करें।

5. निर्धारित तिथि पर निर्धारित समय पर निविदाएं खोलें।

6. निविदा में उल्लिखित दरों, नियमों और शर्तों का तुलनात्मक विवरण तैयार करें और फिर उनका अध्ययन करें।

7. यदि आवश्यक नमूने फर्मों से प्राप्त किए जा सकते हैं, जिन्होंने सबसे कम दरों का हवाला दिया है।

8. नमूने, दरों, नियमों और अन्य शर्तों के अध्ययन के बाद चुनी गई फर्म को खरीद ऑर्डर दें, जिस तिथि को सामग्री प्राप्त करनी होगी।

9. खरीद आदेश की प्रतिलिपि स्टोरों को भेजी जानी चाहिए, जिस विभाग ने आवश्यकता के लिए भेजा है, लेखा अनुभाग और निरीक्षण विभाग को।

10. सामग्री प्राप्त होने के बाद एक विस्तृत निरीक्षण किया जाता है। यदि सामग्री संतोषजनक पाई जाती है, तो आपूर्तिकर्ता का बिल पारित किया जाता है और फर्म को भुगतान किया जाता है।

खरीद में कदम:

आमतौर पर खरीद में निम्नलिखित चरणों का उपयोग किया जाता है:

1. खरीद आवश्यकता (इंडेंटिंग)।

2. निविदा जांच, निविदाओं का मूल्यांकन, आपूर्तिकर्ता का चयन करता है।

3. आपूर्तिकर्ताओं पर आदेशों की जगह।

4. खरीद आदेशों का पालन।

5. सामग्री की प्राप्ति।

6. सामग्री का निरीक्षण।

7. ऑर्डर बंद करें।

1. खरीद अनुरोध (इंडेंटिंग):

खरीद का वास्तविक कार्य उस समय से शुरू होता है जब खरीद विभाग इंडेंटर से खरीद की आवश्यकता (आमतौर पर इंडेंट के रूप में जाना जाता है) प्राप्त करता है। इंडेंटोर या तो उपयोगकर्ता विभाग (गैर-स्टॉक आइटम के लिए) हो सकता है।

उपयोगकर्ता विभाग / पहचानकर्ता निर्धारित फॉर्म (संगठन से संगठन में भिन्न होता है) में अपनी मांग भेजता है, जिसे 'खरीद आवश्यक फॉर्म' या 'इंडेंट' के रूप में जाना जाता है। सामग्री की उपलब्धता की जांच करने के लिए इंडेंट को केवल एक अधिकृत अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित या प्रतिरूपित किया जाना चाहिए और दुकानों के माध्यम से रूट करना चाहिए।

खरीद विभाग को भेजा गया इंडेंट पूरा होना चाहिए।

ये आम तौर पर निम्नलिखित शामिल हैं:

(i) आवश्यक सामग्री के पूर्ण विनिर्देशों।

(ii) खरीदी जाने वाली सामग्री की मात्रा।

(iii) वह दिनांक जिसके द्वारा सामग्री की आवश्यकता होती है।

(iv) वह स्थान जहाँ सामग्री पहुँचाई जानी चाहिए।

(v) बजट प्रावधान।

(vi) नमूना, यदि आवश्यक हो।

(vii) निरीक्षण मानदंड।

(viii) वारंटी की आवश्यकता।

(ix) आपूर्ति के स्रोत के बारे में विशेष निर्देश।

(x) कोई अन्य निर्देश।

सामग्री की खरीद के लिए खरीद विभाग को पर्याप्त समय दिया जाना चाहिए।

2. निविदाएं:

एक निविदा या एक उद्धरण एक काम करने के लिए या एक निर्धारित अवधि के भीतर और कुछ विशिष्ट परिस्थितियों में एक सामग्री प्रदान करने के लिए एक लिखित प्रस्ताव है।

सबसे अधिक प्रतिस्पर्धी दरों पर सामग्री खरीदने के लिए और किसी विशेष आपूर्तिकर्ता को अनुचित पक्ष या उत्पीड़न की संभावना को समाप्त करने के लिए निविदा प्रणाली को अपनाया जाता है। इसका उद्देश्य सभी विक्रेताओं को समान अवसर देना है। यह प्रणाली सरकारी विभागों और सार्वजनिक क्षेत्र के उपक्रमों में आम है। बड़े निजी क्षेत्र के संगठन आमतौर पर उच्च मूल्य की वस्तुओं के लिए इस प्रणाली को अपनाते हैं।

निविदाओं के प्रकार:

निम्नलिखित तीन प्रकार की निविदाएं हैं:

1. एकल निविदा,

2. सीमित निविदा, और

3. टेंडर खोलें।

1. एकल निविदा:

जब गुणवत्ता अत्यधिक महत्व की होती है तो केवल एक विश्वसनीय फर्म को आपसी बातचीत से तय की गई दरों पर सामग्री की आपूर्ति करने के लिए कहा जाएगा।

2. सीमित निविदा:

जब सामग्री की आवश्यकता होती है, तो संगठन द्वारा पंजीकृत फर्मों को अपनी दरों को निविदा देने के लिए आमंत्रित किया जाएगा और ऑर्डर देने के लिए सबसे अधिक आर्थिक प्रस्ताव पर विचार किया जाएगा।

इस प्रणाली में कुछ सीमित फर्मों से ही निविदाएं आमंत्रित की जाती हैं। इसलिए इस प्रणाली को "सीमित निविदा प्रणाली" कहा जाता है।

निविदा की अंतिम तिथि, आपूर्ति और भुगतान के नियम और शर्तें निविदा सूचना में उल्लिखित हैं। यदि एक से अधिक फर्म द्वारा उद्धृत न्यूनतम दर समान है, तो आदेश एक ज्ञात विश्वसनीय फर्म पर रखा गया है।

3. खुला निविदा:

इस प्रकार की निविदा प्रणाली तब अपनाई जाती है जब खरीदी जाने वाली राशियों में बड़ी राशि शामिल होती है। यहाँ इस प्रणाली को "असीमित निविदा प्रणाली" के रूप में भी जाना जाता है। व्यापार पत्रिकाओं में एक निविदा सूचना प्रकाशित की जाती है, ताकि व्यापक प्रचार किया जा सके।

सभी इच्छुक फर्म कुछ निश्चित मूल्य पर उपलब्ध निविदा फॉर्म के लिए आवेदन करेंगी। इन निविदा प्रपत्रों में निविदाओं को प्राप्त करने और खोलने की तारीखें, अपेक्षित मात्रा, वितरण की अवधि और स्थान, विनिर्देशों और आपूर्ति के लिए अन्य नियम और शर्तें आदि शामिल हैं। आपूर्तिकर्ता द्वारा एक निश्चित राशि जमा करनी होगी, बयाना के रूप में, यह सुनिश्चित करने के लिए निविदा के समय कि आपूर्तिकर्ता अपनी दरों के स्वीकृत होने के बाद वापस नहीं करता है।

वैश्विक निविदाएं बहुत महंगी और उच्च तकनीकी आवश्यकताओं के लिए जारी की जाती हैं।

निविदाएं आमंत्रित करने की सूचना (निविदा जांच):

खरीद की प्राप्ति की प्राप्ति के बाद, खरीद की विधि (एकल स्रोत, सीमित या खुली निविदा) का चयन करके खरीद कार्रवाई शुरू की जाती है, एक निविदा जांच चयनित आपूर्तिकर्ताओं को भेजी जाती है या समाचार-पत्रों में प्रकाशित की जाती है। अधिकांश संगठनों के पास निविदा जांच के लिए अपने निर्धारित प्रारूप हैं।

निविदा जांच में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

1. निविदाकर्ताओं को निर्देश:

अनुबंध के निविदा नियमों के बीच स्वस्थ प्रतिस्पर्धा उत्पन्न करने के लिए निर्धारित किया जाना चाहिए, जिसमें स्पष्ट होना चाहिए और इसमें शामिल होना चाहिए:

(i) निविदाएं प्रस्तुत करने का स्थान और समय।

(ii) निविदाओं के खुलने का स्थान और समय।

(iii) निविदा की वैधता अवधि।

(vi) यदि आंशिक निविदा स्वीकार की जा सकती है।

(v) यदि नमूना निविदा के साथ होना चाहिए।

(vi) आवश्यक वस्तुओं के वितरण का समय और स्थान।

(vii) किसी भी या सभी निविदाओं को अस्वीकार करने या बिना किसी कारण बताए समानांतर सामानों के लिए खरीद ऑर्डर देने के लिए खरीदार को सक्षम करने वाला आरक्षण।

(viii) यदि निविदाओं को दो अलग-अलग आवरणों में प्रस्तुत किया जाना आवश्यक है (एक तकनीकी विशिष्टताओं और वाणिज्यिक शर्तों के लिए, जबकि अन्य कीमतों के लिए) या केवल एक ही आवरण जिसमें संपूर्ण विवरण हैं।

2. सामान्य खरीद की स्थिति और विशेष खरीद की स्थिति।

3. विस्तृत विशिष्टताओं और अन्य तकनीकी जानकारी के बारे में जानकारी प्राप्त की जा सकती है।

4. खरीदी जाने वाली सामग्री की मात्रा।

निविदा सूचना का एक नमूना नीचे दिया जा रहा है:

इस निविदा सूचना को प्राप्त करने के बाद, आपूर्तिकर्ता को निविदा या उद्धरण भेजना होगा ताकि यह प्राप्ति की तारीख और समय से पहले पहुंच सके। निविदाओं को भरते समय, नोटिस में उल्लिखित शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए। अन्य शर्तें, यदि कोई उल्लेख भी किया जाना चाहिए ताकि बाद में कोई विवाद उत्पन्न न हो।

निविदा में भी स्पष्ट रूप से उल्लिखित होना चाहिए:

1. क्या दरें पूर्व या गोदाम के लिए हैं।

2. यदि अलग-अलग विनिर्देशन वाली वस्तुओं की दरें उद्धृत की जाती हैं, तो इसका स्पष्ट रूप से उल्लेख किया जाना चाहिए।

3. गारंटी अवधि, यदि कोई हो।

4. यदि आवश्यक हो, चित्र संलग्न किया जाना चाहिए।

5. दरें बिक्री कर में सम्मिलित हैं या नहीं।

6. अग्रिम भुगतान का प्रतिशत, यदि वांछित हो।

7. क्या पैकिंग और अग्रेषण शुल्क अतिरिक्त हैं या दरों में शामिल हैं।

निविदाओं की प्राप्ति:

निविदाएं पोस्ट के माध्यम से प्राप्त की जा सकती हैं या दोनों मामलों में हाथ से वितरित की जा सकती हैं; उन्हें 'टेंडर बॉक्स' में रखा जाना चाहिए। टेलीग्राम, टेलेक्स, फैक्स या साधारण पत्र या कवर द्वारा प्राप्त निविदा, निविदा संख्या के किसी भी अंकन को प्रभावित नहीं करती है और नियत तारीख, खोली गई है, तुरंत निविदा संख्या और नियत तारीख के उचित अंकन के साथ एक नए कवर में सील होनी चाहिए। यह कवर तब टेंडर बॉक्स में डाला जाता है।

यदि अपरिहार्य कारणों से, अपराधियों को खोलना स्थगित करना है, तो इसे उन सभी फर्मों को सूचित किया जाना चाहिए, जिन्हें निविदा जांच भेजी गई थी।

निविदाओं की प्राप्ति की समाप्ति की तारीख और समय के बाद जो निविदाएं पोस्ट की जाती हैं और प्राप्त की जाती हैं, उन्हें देर से निविदाओं के रूप में जाना जाता है, और उन्हें नहीं माना जाता है। निविदा खोलने की तारीख से पहले पोस्ट किए गए लेकिन नियत तारीख और समय के बाद खोलने वाले प्राप्तकर्ताओं को विलंबित निविदा कहा जाता है। इन पर भी विचार नहीं किया जाना चाहिए, असाधारण परिस्थितियों जैसे कि अपर्याप्त प्रतिक्रिया या प्राप्त प्रस्ताव प्रतिस्पर्धी नहीं हैं।

निविदाओं का खुलना:

निविदाओं को सील लिफाफे में आपूर्तिकर्ताओं द्वारा भेजा जाता है (शब्द "निविदा" या "उद्धरण" और इसके उद्घाटन की तारीख लिफाफे के शीर्ष पर लिखी जानी चाहिए)। खोलने की तिथि, निर्धारित समय पर, खरीद अधिकारी आपूर्तिकर्ताओं के प्रतिनिधियों की उपस्थिति में, उस समय तक प्राप्त सभी निविदाओं या उद्धरणों को खोलता है, यदि मौजूद हो।

निविदाएं या कोटेशन खोलने के समय, खरीद अधिकारी प्रत्येक निविदा पर लिखता है - निविदा का एसएन / प्राप्त निविदाओं की कुल संख्या / नहीं। उस विशेष निविदा में पृष्ठों के उदाहरण जैसे, जब वह किसी भी निविदा 1/13/3 पर लिखता है, तो इसका मतलब है, यह निविदा प्राप्त 13 निविदाओं में से IV है और इसमें 3 पृष्ठ हैं। वह टेंडर खोलने के समय, यदि कोई हो, तो सुधार और लेखन पर भी ध्यान देता है।

तुलनात्मक कथन:

सभी निविदाओं या कोटेशन को खोलने और क्रमबद्ध करने के बाद, एक तुलनात्मक विवरण तैयार किया जाता है। यह एक दृष्टि में प्रस्तावों का अध्ययन करने में मदद करता है।

आमतौर पर प्रोफार्मा का उपयोग तुलनात्मक विवरण तैयार करने के लिए किया जाता है:

यह कथन वैकल्पिक प्रस्तावों, वितरण की शर्तों और शर्तों सहित सभी विवरण देता है, यदि आवश्यकता से भिन्न हो। यह कथन पूरी तरह से सही होना चाहिए। खरीद अधिकारी इस कथन का गहन अध्ययन करता है और आवश्यकता पड़ने पर विशेषज्ञों की सलाह लेता है।

हमेशा न्यूनतम दरों के उद्धरण वाली फर्मों से केवल वस्तुओं को खरीदना आवश्यक नहीं होता है। इस प्रयोजन के लिए, नमूना, विनिर्देशों, बनाओ, गारंटी अवधि, आपूर्ति की अवधि, माल ढुलाई, बिक्री कर, पैकिंग और अग्रेषण शुल्क आदि जैसे अन्य खर्चों पर विचार किया जाता है।

उदाहरण 1:

जब निविदाओं को एक फर्म द्वारा आमंत्रित किया जाता था, तो उसे दो उद्धरण मिलते थे:

आपूर्तिकर्ता A ने दरों को रु। 5.60 प्रति यूनिट। जबकि आपूर्तिकर्ता बी ने दरों को रु। 5.40 प्रति यूनिट प्लस रु। 2000 के रूप में इकाइयों के आदेश की परवाह किए बिना निर्धारित शुल्क का आदेश दिया जाना है।

सुझाव दें कि 12,000 इकाइयों की खरीद के लिए किसको आदेश दिया जाना चाहिए।

उपाय:

फिक्स चार्ज के अलावा अन्य आपूर्तिकर्ताओं की दरें हैं:

आपूर्तिकर्ता ए के लिए - रु। 5.60 प्रति यूनिट,

और आपूर्तिकर्ता द्वारा बी-रु। 5.40 प्रति यूनिट।

इससे रुपये की बचत का पता चलता है। आपूर्तिकर्ता बी के साथ 0.20 लेकिन रु। आपूर्तिकर्ता बी द्वारा 2000 अतिरिक्त की मांग की गई है।

इसलिए, यदि 2000 / 0.20 = 10,000 से अधिक रोमन इकाइयों के लिए आदेश है, तो इन अतिरिक्त शुल्कों की भरपाई की जा सकती है।

इसलिए, आपूर्तिकर्ता बी को 12,000 इकाइयों के लिए ऑर्डर देना किफायती है।

जाँच:

इन आपूर्तिकर्ताओं से 12,000 इकाइयों की लागत होगी:

आपूर्तिकर्ता A - 5.60 × 12,000 = रु। 67,200

आपूर्तिकर्ता B - 5.40 × 12,000 + 2000 = 64,800 + 2,000 = रु। 66,800

इससे पता चलता है कि B से आपूर्ति रु। से सस्ती है। 400।

उदाहरण 2:

रुपये के लिए 3 प्रकार की सामग्रियों की एक खेप खरीदी गई है। 18,000। प्रत्येक प्रकार की सामग्री का बाजार दर प्रत्येक के खिलाफ दिखाया गया है।

प्रत्येक प्रकार की सामग्री के लिए प्रत्येक इकाई का क्रय मूल्य ज्ञात करें, यदि सभी प्रकार की सामग्री समान दर का लाभ देती है।

उपाय:

निविदाओं का मूल्यांकन:

निविदा के मूल्यांकन का उद्देश्य 'सबसे कम मूल्यांकन किए गए निविदा' या 'सबसे कम तकनीकी रूप से स्वीकार्य निविदा' का निर्धारण करना है। इन अभिव्यक्तियों से संकेत मिलता है कि ऑर्डर को निविदा से सम्मानित किया जा सकता है जो न केवल कीमत में कम है, बल्कि अन्य मूल्यांकित मानदंडों के संबंध में भी लाभ प्रदान करता है, और क्रय मापदंडों को पूरा करता है जैसे: सही गुणवत्ता, सही समय, सही मूल्य, सही स्रोत, सही मात्रा आदि।

पूंजी उपकरण खरीदते समय मूल्यांकन सबसे महत्वपूर्ण है, ऐसे मामलों में अतिरिक्त मानदंड हो सकते हैं: दक्षता, क्षमता, बिक्री के बाद सेवा, स्पेयर पार्ट्स की उपलब्धता, रखरखाव में आसानी, मानकीकरण, ऊर्जा की बचत, अर्थव्यवस्था और संचालन में आसानी आदि।

वार्ता:

अधिकांश संगठन बातचीत को एक नीति के रूप में पसंद करते हैं, जहां प्रतिस्पर्धा का पूरा फायदा नहीं उठाया जा सकता है। बातचीत न केवल कीमतें कम करने के लिए की जाती हैं, बल्कि अनुकूल परिस्थितियों को प्राप्त करने के लिए भी की जाती हैं, जैसे पैकिंग, अग्रेषण, बीमा, परिवहन, वितरण कार्यक्रम, जुर्माना, छूट, भुगतान की शर्तें आदि। प्रभावी बातचीत के लिए, खरीद प्रबंधक को बातचीत की तकनीक और कौशल का पता होना चाहिए। बेहतर सौदेबाजी के लिए।

बातचीत के प्रमुख उद्देश्य हैं:

(ए) निर्दिष्ट गुणवत्ता के लिए उचित और उचित मूल्य प्राप्त करने के लिए,

(बी) आपूर्तिकर्ता को समय पर अनुबंध करने के लिए,

(सी) बिक्री के बाद सेवा, पुर्जों की उपलब्धता, गारंटी, वारंटी, वापस खंड खरीदें और पूंजीगत उपकरणों के साथ मुफ्त पुर्जों की आपूर्ति,

(घ) अनुबंध के प्रदर्शन के तरीके पर कुछ नियंत्रण लागू करना,

(ई) अधिकतम सहयोग देने के लिए आपूर्तिकर्ता को मनाने के लिए,

(च) सक्षम आपूर्तिकर्ताओं के साथ एक ध्वनि और प्रतिस्पर्धी संबंध विकसित करना।

मूल्य विश्लेषण:

मूल्य विश्लेषण को विक्रेता के मूल्य प्रस्ताव (बोली) की परीक्षा के रूप में परिभाषित किया गया है, जो उचित मूल्य बेंच-मार्क की तुलना के बिना, लागत और लाभ के अलग-अलग तत्वों के परीक्षण और मूल्यांकन के बिना मूल्य बनाता है।

मूल्य विश्लेषण करने के 4 तरीके हैं:

1. प्रतिस्पर्धी मूल्य प्रस्तावों का विश्लेषण।

इस दृष्टिकोण में उचित और उचित कीमतों के लिए निम्नलिखित शर्तों को पूरा करना चाहिए:

मैं। कम से कम दो योग्य स्रोतों से प्रतिक्रिया।

ii। आपूर्तिकर्ता ने पुरस्कार के लिए स्वतंत्र रूप से प्रतिस्पर्धा की।

iii। सबसे कम बोली लगाने वाले को अपने प्रतिस्पर्धियों पर अनुचित लाभ नहीं होता है।

iv। न्यूनतम मूल्यांकन मूल्य उचित है।

2. विनियमित, कैटलॉग या बाजार मूल्य के साथ तुलना।

3. समान या समान वस्तुओं के लिए ऐतिहासिक उद्धरण (पहले से उद्धृत मूल्य) या कीमतों के साथ तुलना।

4. स्वतंत्र लागत अनुमानों का उपयोग।

छोटे मूल्य खरीद के तरीके:

जब भी खरीद छोटे मूल्य के लिए की जाती है, तो निविदा की लंबी प्रक्रिया का पालन करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

ऐसे मामलों में संगठनात्मक नीतियों के आधार पर निम्नलिखित तरीके आमतौर पर अपनाए जाते हैं:

(मैं) व्यक्तिगत जांच के माध्यम से खरीद:

इन मामलों में कोटेशन (3 से कम नहीं) को व्यक्तिगत रूप से एकत्र किया जाता है और ऑर्डर को मौके पर रखा जाता है और खरीद या तो नकद में या पत्र क्रम से और भुगतान की जांच की जाती है।

(Ii) दोहराएँ आदेश:

आदेश को पिछले आदेशों के खिलाफ रखा जा सकता है, बिना ताजा निविदाओं के बुलाए, बशर्ते आपूर्तिकर्ता समान दर और शर्तों पर वस्तुओं की आपूर्ति करने के लिए तैयार हो।

3. खरीद आदेश की नियुक्ति:

अनुबंध को सफल बोलीदाता को खरीद आदेश की पोस्टिंग के साथ संपन्न किया जाता है। खरीद आदेश ऑफ़र की वैधता अवधि के भीतर पोस्ट किया जाना चाहिए। यह दूसरे पक्ष द्वारा केवल अपनी स्वीकृति पर कानूनी रूप से बाध्यकारी हो जाता है।

खरीद आदेश की पावती को बारीकी से देखा जाना चाहिए और विवादों, यदि कोई हो, किसी भी शर्त पर या अन्य शर्तों को तुरंत निपटाया जाना चाहिए ताकि कानूनी रूप से लागू अनुबंध को अस्तित्व में लाया जा सके।

खरीद आदेश में होना चाहिए:

(i) सामग्री / उपकरण का पूरा विवरण।

(ii) मद वार मात्रा, इकाई दर और मूल्य।

(iii) डिलीवरी की तारीख।

(iv) प्रसव की शर्तें।

(v) मूल्य (फर्म या चर), करों और कर्तव्यों का प्रावधान।

(vi) तरल क्षति के लिए खंड।

(vii) भुगतान की शर्तें और भुगतान करने का अधिकार।

(viii) सुरक्षा जमा और प्रदर्शन की गारंटी।

(ix) वारंटी।

(x) पारगमन बीमा और माल भाड़ा भुगतान सहित पते और प्रेषण निर्देश।

(xi) आपूर्ति, निरीक्षण और परीक्षण मानदंडों और नमूनों के ड्राइंग को नियंत्रित करने के निर्देश।

(xii) निरीक्षण का स्थान।

(xiii) सामान्य खरीद की स्थिति।

(xiv) मध्यस्थता और अधिकार क्षेत्र खंड।

(xv) फोर्स मेज़र क्लॉज़।

(xvi) रद्द करने, निष्कासन, जुर्माने, बोनस आदि के प्रावधान।

खरीद आदेश आपूर्तिकर्ता को भेजा गया एक पत्र है जो उसे उक्त सामग्री की आपूर्ति करने के लिए कहता है। खरीद आदेश की कम से कम छह प्रतियां खरीद अनुभाग द्वारा तैयार की जाती हैं और प्रत्येक प्रतिलिपि को खरीद अधिकारी द्वारा अलग से हस्ताक्षरित किया जाता है। इन प्रतियों में से, प्रत्येक की एक प्रति स्टोरकीपर, आपूर्तिकर्ता, लेखा अनुभाग को निरीक्षण विभाग को भेज दी जाती है, और विभाग को आवश्यकता होती है और एक प्रति को खरीद विभाग द्वारा रिकॉर्ड के लिए रख लिया जाता है।

संदर्भ। आपकी निविदा / उद्धरण संख्या ………………। दिनांक …………… कृपया निम्नलिखित नियमों और शर्तों के अनुसार आपूर्ति करें:

मशीनरी आदेश के लिए विनिर्देशों:

एक विनिर्माण चिंता के लिए मशीनरी की खरीद महान कौशल और विशेष प्रकार की मशीन के ज्ञान के लिए कॉल करती है। इस समस्या को तीन दृष्टिकोणों से देखना होगा।

ये बिंदु हैं:

(एक मात्रा,

(बी) गुणवत्ता, और

(c) मूल्य।

यह गुणवत्ता के दृष्टिकोण से है कि मशीनरी को ऑर्डर करने से पहले विशिष्टताओं को निर्धारित करना होगा। विनिर्देशों के कई रूप हैं।

इस प्रकार उनमें से महत्वपूर्ण इस प्रकार हैं:

(मैं) ब्रांड या व्यापार का नाम:

खरीदार गुणवत्ता के लिए पूरी तरह से निर्माता की प्रतिष्ठा पर निर्भर करता है, जब वह ब्रांड या व्यापार नाम से सामग्री निर्दिष्ट करता है।

(Ii) ब्लू प्रिंट या आयाम शीट:

यह चिंता की विशेष आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उत्पादन इंजीनियरिंग विभाग द्वारा तैयार किया गया है। विनिर्देश का यह रूप उपकरण और जुड़नार की खरीद में उपयोगी है।

(Iii) रासायनिक विश्लेषण या भौतिक लक्षण:

रासायनिक विश्लेषण या भौतिक विशेषताओं के विनिर्देशों को धातु वर्ग में कच्चे माल के लिए आदर्श माना जाता है।

ऐसे विनिर्देशों की जांच के लिए प्रयोगशाला परीक्षणों का संचालन करना आवश्यक है।

(Iv) खरीद या उपयोग का विवरण:

यह खरीदार के लिए बहुत फायदेमंद है। यहां विनिर्देश की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आपूर्तिकर्ता या विक्रेता की जिम्मेदारी होगी।

उदाहरण के लिए, जब उपकरण या मशीनें खरीदी जानी हैं, तो खरीदार के पास आम तौर पर उनके बारे में संपूर्ण तकनीकी ज्ञान नहीं होता है। शारीरिक और यांत्रिक आवश्यकताओं के साथ प्रदर्शन को निर्दिष्ट करना वांछनीय होगा।

(V) नमूने:

विनिर्देश के रूप में नमूने के उपयोग की अपनी सीमाएँ हैं। शायद ही कभी विवाद उत्पन्न हो सकते हैं और इसलिए, नमूनों का उपयोग विनिर्देशों के रूप में किया जाना चाहिए। नमूने का उपयोग केवल तब किया जाना चाहिए जब अधिक प्रभावी फर्म उपलब्ध न हों।

(vi) मानक विनिर्देशों के साथ पहचान:

यह सबसे संतोषजनक तरीका है; बेशक, मानक ऐसा होना चाहिए कि खरीदार की आवश्यकताओं को पूरा किया जाए। कभी-कभी कुछ सामग्रियों के लिए मानक प्रतिष्ठित संस्था द्वारा तय किए जा सकते हैं और सभी द्वारा स्वीकार किए जाते हैं। इससे व्यापार और वाणिज्य में काफी आसानी होती है।

दिए गए विनिर्देशों में निम्नलिखित आवश्यक विशेषताएं होनी चाहिए:

1. यह यथासंभव सरल होना चाहिए।

2. यह सटीक होना चाहिए।

3. यह सत्यापन में सक्षम होना चाहिए।

4. यह ऐसा होना चाहिए कि कई आपूर्तिकर्ता इसे पूरा कर सकें।

मानक विनिर्देशों:

ये हमारे देश में भारतीय मानक संस्थान द्वारा प्रकाशित होते हैं। भारतीय मानक संस्थान (अब भारतीय मानक ब्यूरो) द्वारा प्रकाशित मानक विनिर्देशों को "भारतीय मानक" कहा जाता है।

ये बहुत स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से लिखे गए हैं। जहां भी आवश्यक हो, उन्हें टेबल, शेड्यूल और आरेख द्वारा पूरक किया जाता है। उनके अध्ययन से कुछ पता चलेगा कि कैसे विशिष्टताओं को लिखा जाना है।

भारतीय मानकों को लगातार संशोधित और संशोधित किया जा रहा है ताकि उन्हें अद्यतित रखा जा सके और इसलिए इसे हमेशा नवीनतम संस्करण में संदर्भित करना वांछनीय है। पहली अप्रैल 1987 से, "भारतीय मानक संस्थान" का नाम बदलकर "भारतीय मानक ब्यूरो" कर दिया गया।

अग्रिम धन:

यह धन की राशि है, जिसकी निविदाओं के साथ-साथ मांग की जाती है, ताकि आपूर्तिकर्ता दरों को स्वीकार करने के समय वापस न आए। यदि आपूर्तिकर्ता उद्धृत दरों पर सामग्री की आपूर्ति करने के लिए सहमत नहीं होता है, तो उसका बयाना धन जब्त किया जा सकता है।

सुरक्षा जमा राशि:

बड़ी आपूर्ति के निविदाओं के लिए, जिस फर्म की दरें सबसे कम हैं, उसे अपनी न्यूनतम दरों को स्वीकार करने के बाद सुरक्षा जमा जमा करने के लिए कहा जाता है। जब फर्म सुरक्षा धन जमा करती है, तो उसे आपूर्ति आदेश दिया जाता है। यदि फर्म सही गुणवत्ता, मात्रा और सहमत दरों पर सामग्री की आपूर्ति करने में विफल रहती है, तो उसकी सुरक्षा राशि जब्त कर ली जाती है।

4. अनुवर्ती:

खरीद विभाग का कार्य खरीद आदेश की नियुक्ति के साथ बंद नहीं होता है। खरीद आदेशों का एक नियमित अनुवर्ती रखा जाना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए एक रजिस्टर रखा गया है सभी आदेशों के लिए। आपूर्ति करने वाली फर्मों से लगातार संपर्क किया जाना चाहिए ताकि सामग्रियों की समय पर आपूर्ति सुनिश्चित हो सके।

यदि डिलीवरी की तारीख समाप्त हो गई है, तो फर्म को सामग्रियों की आपूर्ति के लिए अपेक्षित तारीख को इंगित करने के लिए कहा जाना चाहिए और यदि अनुबंध आवश्यक हो या अन्यथा आवश्यक हो तो ऐसे दंड के अधीन विस्तार दिया जा सकता है। महत्वपूर्ण वस्तुओं को जोरदार फॉलो-अप की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य को नियमित फॉलो-अप की आवश्यकता होती है।

अनुवर्ती अनुभाग को निम्नलिखित कार्य करने चाहिए:

(i) विक्रेता से ऑर्डर की स्वीकृति सुरक्षित करने के लिए।

(ii) वितरण अनुसूचियों के लिए प्रतिबद्धता को सुरक्षित करने के लिए।

(iii) सामग्री की संतोषजनक और समय पर आपूर्ति की प्राप्ति के बाद अंतिम भुगतान तक आदेशों की नियुक्ति से विभिन्न गतिविधियों का पीछा करना।

महत्वपूर्ण वस्तुओं को जोरदार अनुवर्ती की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य एक सामान्य। सामग्री की आपूर्ति में तेजी लाने के लिए आम तौर पर मुद्रित पत्र विक्रेताओं को भेजे जाते हैं। आम तौर पर प्रत्येक खरीद आदेश के लिए एक अनुवर्ती कार्ड अनुभाग में बनाए रखा जाता है।

एक नमूना अनुवर्ती कार्ड यहां दिया गया है:

5. सामग्री की प्राप्ति और निरीक्षण:

रसीद पर आने वाली सभी सामग्रियों की भौतिक रूप से जाँच की जाती है, गिना जाता है और फिर निरीक्षण / गुणवत्ता नियंत्रण विभाग को संदर्भित किया जाता है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि यह खरीद आदेश आवश्यकताओं को पूरा करता है या नहीं।

अस्वीकृत आइटम आपूर्तिकर्ता को वापस कर दिए जाते हैं, जबकि स्वीकृत आइटम की पहचान की जाती है, और रिकॉर्डिंग के लिए भंडारण में भेजा जाता है, और उन्हें अपने स्थानों पर ठीक से रखा जाता है। पूर्व-प्रसव निरीक्षण के रूप में जाना जाता है, आपूर्तिकर्ताओं के स्थान पर वस्तुओं का कुछ-कुछ निरीक्षण किया जाता है। इस तरह की वस्तुओं के प्राप्त होने पर इसे उसी टीम से सुनिश्चित किया जाना चाहिए, जिसने प्रसव पूर्व निरीक्षण किया, कि सामग्री समान है।

खरीद विभाग फिर बिलों का सत्यापन करता है और समय पर भुगतान सुनिश्चित करता है। भुगतान के लिए दरों, सत्यापित मात्रा, और खरीद आदेश की प्रति, विक्रेताओं के चालान, निरीक्षण नोट और सामग्री रसीद नोट को भुगतान के लिए लेखा विभाग को भेज दिया जाता है।

रिकॉर्ड रखना:

क्रय विभाग के प्रभावी संचालन के लिए निम्नलिखित बुनियादी रिकॉर्ड आवश्यक हैं:

1. बकाया आदेशों की स्थिति के बारे में खुले आदेशों का रिकॉर्ड।

2. बंद आदेशों का रिकॉर्ड सभी पूर्ण खरीद का ऐतिहासिक रिकॉर्ड प्रदान करता है।

3. खरीद लॉग जारी किए गए सभी खरीद आदेशों के संख्यात्मक अनुक्रम में एक निरंतर रिकॉर्ड प्रदान करता है।

4. कमोडिटी रिकॉर्ड प्रत्येक प्रमुख सामग्री और सेवा के लिए सामग्री डेटा का विशाल भंडार प्रदान करता है जिसे दोहराव से खरीदा जाता है।

5. आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड आपूर्तिकर्ताओं के बारे में जानकारी के लिए त्वरित पहुँच प्रदान करता है।

6. अनुबंध रिकॉर्ड सभी अनुबंध दस्तावेजों तक तत्काल पहुंच प्रदान करता है।

निबंध # 8। क्रय के सिद्धांत:

(i) सही समय:

चूंकि विलंबित आपूर्ति से उत्पादन शेड्यूल में व्यवधान उत्पन्न हो सकता है और इससे बचने योग्य नुकसान हो सकता है। समय पर आपूर्ति सुनिश्चित करने के लिए, उचित अनुवर्ती कार्रवाई और परिवहन में देरी पर नियंत्रण, आदेश रखने और आने वाली सामग्री का निरीक्षण आवश्यक है।

सही समय की पहचान करने में लीड समय भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। लीड समय वह समय है जो सामानों को ऑर्डर करने, उन्हें प्राप्त करने और उन्हें उपयोग में रखने के बीच समाप्त होता है। अधिक समय तक काम करने के लिए, कार्यशील पूंजी प्रतिबद्धता अधिक होगी। स्टॉक को औसत लीड समय के दौरान सामान्य उपभोग के साथ-साथ असामान्य नेतृत्व समय के दौरान सामान्य खपत का भी ध्यान रखना पड़ता है। सामान्य लीड समय के दौरान खपत में वृद्धि का ध्यान रखने के लिए स्टॉक की भी आवश्यकता होती है।

ऊपर से, यह स्पष्ट है कि जैसे-जैसे लीड समय बढ़ता है, आविष्कारों को बढ़ाना होगा, जिसके परिणामस्वरूप कार्यशील पूंजी में वृद्धि होगी।

लीड समय के प्रमुख घटकों को नियंत्रित करने के लिए, क्रेता से अपेक्षा की जाती है:

(ए) अनुवर्ती और आपूर्ति में तेजी लाने के लिए,

(बी) सड़क / रेल / समुद्री वाहक द्वारा उठाए गए परिवहन / शिपमेंट अवधि को कम करने के लिए प्रयास करें,

(c) आंतरिक लीड समय को नियंत्रित करें, जिसमें इंडेंट को खरीद ऑर्डर में बदलने के लिए आवश्यक समय शामिल है। आंतरिक लीड समय सिस्टम, प्रक्रिया, पहल आदि पर निर्भर करता है।

(d) उपयोग के लिए अनुमोदित होने के लिए प्राप्त सामग्री के निरीक्षण में तेजी लाने से देरी से बचें।

लीड समय में वृद्धि के मुख्य कारण हैं:

(ए) खराब योजना,

(बी) गलत विनिर्देशों,

(ग) अधूरा इंडेंट,

(घ) आवश्यकताओं का गलत अनुमान,

(() लीड-टाइम को नियंत्रित करने के प्रयासों में कमी,

(च) लंबी प्रक्रियाएं,

(छ) निर्णय लेने में देरी,

(ज) अधूरा खरीद आदेश।

(ii) सही मूल्य:

अर्थशास्त्र के अनुसार, 'मूल्य पैसे के संदर्भ में व्यक्त मूल्य है'। यहाँ 'मूल्य' शब्द पर जोर दिया गया है, जिसका अर्थ अलग-अलग लोगों के लिए उपयोगिता मूल्य, सौंदर्य मूल्य और नैतिक मूल्य हो सकता है।

लेकिन यहां हम विनिमय मूल्य से अधिक चिंतित हैं। मुद्रा वह वस्तु है जिसका उपयोग इस विनिमय मूल्य को मापने के लिए किया जाता है, और इसकी मात्रात्मक अभिव्यक्ति 'मूल्य' को दर्शाती है। इसलिए 'सही मूल्य' 'आदर्श विनिमय मूल्य' है जो उचित और उचित है।

जरूरी नहीं कि सही कीमत सबसे कम कीमत हो; यह सबसे अच्छा अंतिम मूल्य है, जो आमतौर पर गुणवत्ता, मात्रा, वितरण, उपलब्धता, मानक / गैर-मानक, दोहराव या गैर-दोहराव, मौसमी या गैर-मौसमी जैसे अन्य कारकों के साथ निर्धारित किया जाता है। कीमत को प्रभावित करने वाले अन्य कारक हैं: विश्वसनीयता, वित्तीय और आपूर्तिकर्ता की तकनीकी क्षमता, बिक्री के बाद सेवा, बाजार संरचना आदि।

चूंकि खरीद का मुख्य उद्देश्य प्राप्त करने योग्य सर्वोत्तम मूल्यों के लिए उचित रूप से कम कीमत का भुगतान करना है, सही मूल्य का निर्धारण बहुत महत्वपूर्ण है। सही मूल्य तय करने का आधार सामग्री, बाजार की स्थिति, उपलब्धता, मांग और आपूर्ति के प्रकार और सामाजिक-राजनीतिक-आर्थिक पहलुओं पर निर्भर करता है।

सही कीमत में ऑर्डर करने की लागत और वहन करने की लागत शामिल है। निर्माण या खरीदारी के लिए जाने के लिए निर्णय लेने में 'मदद करें या खरीदें' निर्णय। In मूल्य विश्लेषण ’भी कीमत को कम करने में मदद करता है। सही कीमत पाने के लिए, प्रतिस्पर्धी बोली और बातचीत को अपनाया जाना चाहिए।

(iii) सही स्रोत:

'सही स्रोत' का चयन करने के लिए विचार किए जाने वाले विभिन्न कारक विश्वसनीयता, गुणवत्ता, लागत, पिछले प्रदर्शन, बिक्री के बाद सेवा, जनसंपर्क आदि हैं। विश्वसनीय स्रोत (विक्रेता) का पता लगाने के लिए बाजार अनुसंधान किया जाता है।

स्रोत पहचान प्रक्रिया में निम्नलिखित शामिल हैं:

(ए) विक्रेता चयन

(b) वेंडर विकास

(c) वेंडर रेटिंग।

वस्तुओं की खरीद के लिए मुख्य स्रोत निम्नलिखित हैं:

(i) अधिकृत डीलर या निर्माता।

(ii) स्थानीय डीलर।

(iii) उन्हें निर्मित किया हुआ खरीदें।

(iv) सही मात्रा:

खरीदी जाने वाली वस्तु की मात्रा तय करने के लिए, खरीद विभाग को उत्पादन विभाग के संपर्क में रहना चाहिए। खरीद विभाग को खरीदी जाने वाली मात्रा तय करने के लिए 'इन्वेंट्री एनालिसिस' और 'ऑपरेशन रिसर्च' करना चाहिए, खासकर जब इष्टतम मात्रा तय करने के लिए डिस्काउंट ऑफर से निपटना हो।

सही मात्रा निर्धारित करने की समस्या को सही समय के साथ आपस में जोड़ा जाता है।

(v) सही गुणवत्ता:

चूंकि गुणवत्ता पहलू सबसे महत्वपूर्ण कारक है, खरीद प्रबंधक, अच्छी गुणवत्ता सुनिश्चित करने के उद्देश्य से आपूर्तिकर्ता फर्म, ब्रांड / मेक ऑफ द आइटम, मानकीकरण, पिछले प्रदर्शन / आपूर्तिकर्ता फर्म / ब्रांड की प्रतिष्ठा द्वारा अपनाई गई गुणवत्ता आश्वासन प्रणाली का संज्ञान लेना चाहिए। आइटम आदि

निविदाओं को आमंत्रित करने या पूछताछ करने के दौरान, सहिष्णुता आदि का उल्लेख करने वाले गुणवत्ता विनिर्देशों को स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए। सही गुणवत्ता का मतलब अपने इच्छित उद्देश्य के लिए एक आइटम की उपयुक्तता है।

(vi) सही परिवहन:

खरीद विभाग का कार्य यह सुनिश्चित करना भी है कि सामग्री विक्रेता के परिसर से कंपनी को भेज दी जाए। परिवहन लागत खरीदी गई सामग्रियों की लागत का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यदि आपूर्तिकर्ता दूर स्थित हैं और अयस्क, कोयला, खनिज आदि के मामलों में यह अधिक है।

खरीदार के प्रयास परिवहन लागत में कटौती, अधिक गति प्राप्त करने, और सेवा की बेहतर गुणवत्ता को ध्यान में रखते हुए परिवहन में निरंतर सुधार करना है। परिवहन के मोड, मार्ग का चयन और इष्टतम परिवहन लागत के लिए तकनीकों को अपनाने के लिए उपयुक्त विकल्प द्वारा परिवहन लागत को कम करना संभव है।

परिवहन के मोड का विकल्प सामग्री के प्रकार, वजन, आकार, मात्रा, सुरक्षा, हैंडलिंग चार्ज, उपलब्ध समय, लोडिंग और अनलोडिंग शुल्क आदि पर निर्भर करता है।

परिवहन के सामान्य तरीके हैं:

(i) रेलवे,

(ii) सड़क परिवहन,

(iii) जल परिवहन,

(iv) वायु-परिवहन, और 

(v) पाइप लाइनों के माध्यम से परिवहन।

(vii) सही प्रक्रिया:

अपनाने के लिए सही प्रक्रिया को पूर्व-खरीद, आदेश और खरीद के बाद की प्रणालियों के लिए औपचारिक रूप से विकसित किया जाना है। पूर्व-खरीद प्रणाली का अर्थ है इंडेंट की आवश्यकता, योजना, आपूर्तिकर्ताओं का चयन, उद्धरण प्राप्त करना और उनका मूल्यांकन करके खरीद शुरू करना।

खरीद आदेश के साथ आम तौर पर एक पावती की प्रतिलिपि भी आपूर्तिकर्ता को भेजी जाती है, जो तब आपूर्ति आदेश की लिखित स्वीकृति के रूप में इसे वापस करते हैं और आदेश में उल्लिखित नियमों और शर्तों का पालन करते हैं। पोस्ट-खरीद सिस्टम में आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुवर्ती शामिल हैं।

(viii) सही अनुबंध:

क्रय आदेश एक कानूनी दस्तावेज है जो बीमा कंपनी को विभिन्न नियमों और शर्तों जैसे बीमा, बिक्री कर, ऑक्ट्राई, सीमा शुल्क, उत्पाद शुल्क, अनुबंध के उल्लंघन, विवाद के निपटान, एफओबी, एफआईआर, सीआईएफ, आदि के साथ बेचने वाली कंपनी के साथ बांधता है। स्पष्ट रूप से उल्लेख किया।

निबंध # 9। खरीद के तरीके:

(ए) आवश्यकता के अनुसार सख्ती से खरीद।

(बी) एक निर्दिष्ट अवधि के लिए खरीद,

(c) बाजार की खरीद।

(d) अनुबंध क्रय।

(ई) केंद्रीय खरीद।

(च) आपूर्ति और निपटान महानिदेशालय के माध्यम से।

खरीद के इन सभी तरीकों को नीचे संक्षेप में वर्णित किया गया है:

(ए) आवश्यकता द्वारा सख्ती से खरीद:

इसे हाथ से मुंह की खरीद के रूप में भी जाना जाता है। जब कोई काम केवल हाथ में लिया जाता है तो उस विशेष नौकरी के लिए आवश्यक मात्रा में सामग्री खरीदी जाती है।

इसलिए, कम कार्यशील पूंजी होने पर, यह चिंताओं के लिए उपयुक्त है।

लाभ:

(i) बाजार में उतार-चढ़ाव का असर नहीं पड़ेगा क्योंकि लागत बाजार की दरों पर आधारित है।

(ii) छोटे भंडारण स्थान की आवश्यकता होगी।

नुकसान:

(i) वितरण लागत अधिक होगी।

(ii) अचानक मांग पूरी नहीं की जा सकती।

(iii) कम मात्रा में शामिल होने के कारण सौदेबाजी संभव नहीं है।

(ख) निर्दिष्ट अवधि के लिए खरीदारी:

आम तौर पर, मानक वस्तुओं को नियमित रूप से मात्राओं में खरीदा जाता है जो किसी विशेष भविष्य की अवधि के लिए पर्याप्त होगा।

लाभ:

(i) जैसा कि आदेश प्राप्त है, उत्पादन एक बार शुरू किया जा सकता है।

(ii) छोटी अवधि के बाजार में उतार-चढ़ाव, छोटी मात्रा होने के कारण अधिक प्रभावित नहीं करेगा।

(iii) इसमें शामिल कार्यशील पूंजी कम होगी।

(iv) कम संग्रहण स्थान की आवश्यकता है।

(v) लागत विश्लेषण आसान है।

(सी) बाजार खरीद:

उत्पादन योजना के आधार पर उचित आवश्यकताओं की गणना की जाती है। बाजार के रुझानों का विश्लेषण किया जाता है और फिर खरीद की जाती है।

आमतौर पर, निर्माण की प्रक्रिया में कच्चे माल को इस विधि से खरीदा जाता है।

लाभ:

जैसा कि क्रय बहुत किया जाता है, वितरण लागत कम होती है।

नुकसान:

(i) यदि बाजार में गिरावट आती है, तो बड़ा नुकसान होता है।

(ii) बड़े भंडारण स्थान की आवश्यकता है।

(घ) अनुबंध खरीद:

आपूर्तिकर्ताओं को भविष्य की आवश्यकताओं की बड़ी मात्रा के लिए एक निश्चित अवधि (2-3 साल कहें) के लिए, नोटिस की निर्दिष्ट अवधि के साथ समीक्षा और रद्द करने के अधीन दिया जाता है।

इसके अलावा, अनुबंध क्रय को निम्नलिखित दो समूहों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

(i) दर अनुबंध और

(ii) संविदा चलाना।

(i) दर अनुबंध:

इस प्रणाली के तहत कुछ निश्चित अवधि के लिए स्टॉक के कुछ सामान या उत्पाद के घटक भाग के लिए दरें तय की जाती हैं। इस प्रणाली में, कोई निविदा आमंत्रित नहीं की जाती है, लेकिन खरीदार द्वारा बाजार के रुझान का विश्लेषण करके दरें तय की जाती हैं। जो भी फर्म उस अवधि के लिए इन निश्चित दरों पर सामग्री की आपूर्ति करने में रुचि रखता है, वह आपूर्ति कर सकता है।

पंखे, पेंट, केबल, टायर आदि उत्पाद इस विधि के माध्यम से खरीदे जा सकते हैं। यह सरल और सुविधाजनक तरीका है। इस पद्धति में, एक आपूर्तिकर्ता से खरीदना आवश्यक नहीं है और वे किसी भी निकाय से सामग्री खरीद सकते हैं।

(ii) रनिंग कॉन्ट्रैक्ट:

इसमें खरीदार और आपूर्तिकर्ता द्वारा निश्चित अवधि के लिए दर और मात्रा निर्धारित की जाती है। जैसे ही आपूर्तिकर्ताओं द्वारा वांछित मात्रा की आपूर्ति की जाती है, अनुबंध स्वचालित रूप से समाप्त हो जाता है।

लाभ:

(i) यह स्टॉक रखने के लिए आवश्यकता से बचता है।

(ii) यह आपूर्तिकर्ताओं को सुरक्षा का एक उपाय देता है।

(iii) बाजार के उतार-चढ़ाव से खरीद प्रभावित नहीं होती है और आपूर्ति सुनिश्चित होती है।

(iv) जैसा कि कम खरीद आदेशों को रखा जाना आवश्यक है, इसलिए यह बहुत हद तक लिपिकीय कार्य, लेखांकन और कार्य प्राप्त करना आदि को कम कर देता है।

(v) खरीद विभाग को नियमित कार्यों से राहत मिलती है और यह प्रमुख कार्यों पर अधिक ध्यान दे सकता है।

(vi) खरीद को उद्धृत करने और अंतिम रूप देने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। यह त्वरित खरीद सुनिश्चित करता है।

(vii) अभिलेखों के रखरखाव में सुधार किया जाता है क्योंकि आइटम मानकीकृत होते हैं।

(viii) आम तौर पर अनुबंध की अवधि के दौरान, मूल्य दर में कोई बदलाव नहीं होता है।

(इ) केंद्रीय खरीद:

बड़ी चिंताओं या कुछ बड़ी सरकारी चिंताओं के अलग-अलग स्थानों पर खंड वार स्टोर हो सकते हैं और प्रत्येक अनुभाग में एक अलग स्टोर हो सकता है। ऐसे में, एक समस्या यह उठती है कि क्या प्रत्येक दुकान को अपनी खरीदारी करनी चाहिए या क्या केंद्रीय भंडार द्वारा खरीद की जानी चाहिए जो कि सेक्शन वार स्टोरों को सामग्री की आपूर्ति पर जाएगी।

यदि स्थानीय अनुभागीय स्टोर को अपनी स्वयं की खरीदारी करने की अनुमति दी जाती है तो कोई देरी नहीं होगी और दुकानों को बहुत जल्द ही सामग्री मिल सकती है क्योंकि उन्होंने अपनी आवश्यकताएं भेज दी हैं, लेकिन स्थानीय खरीद कभी-कभी कदाचार का कारण बन सकती है। खरीद अधिकारी के पास स्थानीय डीलरों के साथ कुछ प्रकार के अंडर-स्टैंडिंग हो सकते हैं और इसके परिणामस्वरूप उच्च दरों पर खरीद हो सकती है।

सेंट्रल स्टोर खरीद के लाभ:

(i) जब केंद्रीय भंडार खरीदारी करते हैं, तो यह बड़े पैमाने पर होता है, स्वाभाविक रूप से यह एक अच्छा सौदा प्राप्त कर सकता है और चीजें सस्ती हो जाएंगी।

(ii) एक सख्त नियंत्रण और जाँच संभव है। इसलिए, थोड़ा खराबी की संभावना होगी।

(iii) इसका निर्माताओं के साथ सीधा अनुबंध हो सकता है और विनिर्देशों के अनुसार चीजें मिल सकती हैं।

(iv) भंडारण की वैज्ञानिक व्यवस्था की जा सकती है।

इस प्रणाली में एकमात्र कठिनाई यह है कि कभी-कभी केंद्रीय भंडार से सामग्री प्राप्त करने में देरी हो सकती है लेकिन अनुभागीय स्टोरों को पर्याप्त मात्रा में आपूर्ति करके इसे कम से कम किया जा सकता है।

(च) आपूर्ति और निपटान महानिदेशालय:

सामग्री और उपकरणों की खरीद में विभिन्न सरकारी विभागों में अप्रिय स्थितियों से बचने के लिए केंद्रीय क्रय संगठन है जो बहुत सस्ती दरों पर आपूर्ति प्रदान करता है। यह व्यक्तिगत विभाग को बहुत परेशान करता है।

यह विभाग सहमत दर पर वर्ष के दौरान सरकारी विभागों को कुछ सामग्रियों की आपूर्ति के लिए विभिन्न फर्मों के साथ अनुबंध करता है। इन फर्मों को यह प्रमाणित करना होगा कि वे रेट कॉन्ट्रैक्ट में उल्लिखित की तुलना में कम दरों पर उन्हीं सामग्रियों की आपूर्ति नहीं कर रहे हैं।

विभिन्न सरकारी विभाग रेट कॉन्ट्रैक्ट की कीमतों पर सामग्रियों की आपूर्ति के लिए फर्मों पर आवश्यक ऑर्डर दे रहे हैं।

केंद्र सरकार के विभाग के लिए देश में विभिन्न शाखाओं के साथ आपूर्ति और निपटान महानिदेशालय और राज्य सरकार के विभागों के लिए केंद्रीय खरीद विभाग ऐसे संगठन हैं।