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प्रबंधन के कार्यों के बारे में जानने के लिए इस निबंध को पढ़ें। इस निबंध को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - 1. योजना 2. आयोजन 3. स्टाफिंग 4. निर्देशन 5. नियंत्रण करना 6. समन्वय करना।
निबंध # 1. योजना:
नियोजन उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए लक्ष्य और कार्रवाई के उपयुक्त पाठ्यक्रम स्थापित करने की प्रक्रिया है। नियोजन में 'सही' लक्ष्य निर्धारित करना और फिर उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए 'सही' साधनों को चुनना शामिल है, उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए संसाधनों (अर्थात, सामग्री, मशीन, समय और धन) का समुचित उपयोग सुनिश्चित करने के लिए योजना आवश्यक है। ।
नियोजन में, प्रबंधक उसके लिए खुले वैकल्पिक पाठ्यक्रमों की खोज करता है, और फिर इन विकल्पों में से सामान्य और विशिष्ट उद्देश्यों को निर्धारित करता है और उन्हें प्राप्त करने के लिए विस्तृत साधन का चयन करता है।
नियोजन एक मानसिक प्रक्रिया है जिसमें बौद्धिक सुविधाओं की कल्पना, दूरदर्शिता, ध्वनि निर्णय आदि के उपयोग की आवश्यकता होती है, ताकि यह तय किया जा सके कि क्या किया जाना है, कैसे और कहाँ किया जाना है, इसे कौन करेगा और परिणाम कैसे होंगे मूल्यांकन किया जाए। दूसरे शब्दों में, योजना बनाने से पहले सोचने की प्रक्रिया है।
सभी स्तरों पर प्रबंधकों द्वारा योजना बनाई जाती है। शीर्ष स्तर के प्रबंधक निचले स्तर के लोगों की तुलना में नियोजन पर अधिक समय बिताते हैं। निम्न स्तर के प्रबंधकों को उच्च स्तर के प्रबंधकों द्वारा निर्धारित नीतियों, कार्यक्रमों और प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए।
योजना के उद्देश्य:
नियोजन के महत्वपूर्ण उद्देश्य हैं:
1. योजना प्रभावी पूर्वानुमान में मदद करती है।
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2. नियोजन गतिविधियों में निश्चितता प्रदान करता है।
3. नियोजन प्रदर्शन मानकों को प्रदान करता है।
4. योजना संगठन को एक विशिष्ट अवधि प्रदान करती है।
5. नियोजन संगठन को पर्यावरण के साथ संबंध स्थापित करने और जोखिम और असुरक्षा को कम करने में मदद करता है।
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6. योजना प्रबंधन में अर्थव्यवस्था प्रदान करता है।
7. योजना बजट तैयार करने में सहायक होती है।
8. योजना दक्षता की ओर निर्देशित है।
योजना में कदम:
नियोजन के उद्देश्य के लिए नियोजन प्रबंधक द्वारा निम्नलिखित कदम उठाए जाते हैं:
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1. नियोजन की आवश्यकता की मान्यता।
2. उद्देश्यों की स्थापना।
3. नियोजन के लिए परिसर का निर्माण। पूर्वानुमान ज्ञात तथ्यों और आंकड़ों से निकाले गए निष्कर्षों पर आधारित है। भविष्य के लिए योजना तैयार करने के लिए पूर्वानुमान का उपयोग किया जाता है।
4. कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों की पहचान करना।
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5. वैकल्पिक पाठ्यक्रमों का मूल्यांकन।
6. कार्रवाई का सबसे अच्छा कोर्स का चयन करना।
योजना की प्रकृति:
1. नियोजन एक बौद्धिक प्रक्रिया है।
2. नियोजन लक्ष्य उन्मुख है।
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3. योजना प्रबंधन का एक प्राथमिक कार्य है।
4. नियोजन सभी प्रबंधकीय गतिविधियों में फैलता है।
5. योजना दक्षता की ओर निर्देशित है।
प्रभावी योजना के सिद्धांत:
एक प्रभावी योजना निम्नलिखित सिद्धांतों के अनुरूप होनी चाहिए:
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1. सीमाओं के सिद्धांत:
जैसे-जैसे लक्ष्य की प्राप्ति के लिए सीमाएँ खड़ी होती हैं। इन सीमाओं को पहचानने के लिए योजनाकारों की आवश्यकता होती है और वे उन विकल्पों की खोज को सीमित करते हैं जो इन सीमाओं को पार कर सकें।
2. प्रतिबद्धता सिद्धांत:
प्रतिबद्धता सिद्धांत का अर्थ है कि भविष्य के फैसलों के लिए लंबी दूरी की योजना। ये निर्णय प्रतिबद्धता, सामान्य रूप से धन, कार्रवाई की दिशा या प्रतिष्ठा हैं।
3. लचीलापन सिद्धांत:
लचीलेपन का मतलब अनुचित लागत के बिना एक योजना को बदलने की क्षमता है, एक लक्ष्य की ओर बढ़ते रहना, भले ही वातावरण में परिवर्तन हो या योजना की विफलता हो। लचीलेपन को जितना अधिक योजनाओं में बनाया जा सकता है, अप्रत्याशित घटनाओं से होने वाले नुकसान का खतरा उतना ही कम होगा।
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4. नेविगेशनल परिवर्तन का सिद्धांत:
नियोजक की तरह, नियोजकों को वांछित लक्ष्यों को पूरा करने के लिए अपने पाठ्यक्रम और रीड्रा योजना की निरंतर जांच करनी चाहिए।
5. ओपन सिस्टम दृष्टिकोण का सिद्धांत:
प्रबंधक को अपने कुल पर्यावरण के साथ आर्थिक, तकनीकी, सामाजिक, राजनीतिक और उद्यम के अन्य तत्वों की बातचीत पर विचार करना चाहिए।
6. स्वोट सिद्धांत:
योजना बनाते समय शक्तियों, कमजोरियों, अवसरों और खतरों (SWOT) को जानना चाहिए। इन कारकों का विश्लेषण बाजार, प्रतियोगिताओं, ग्राहकों की आवश्यकताओं आदि के प्रकाश में किया जाना चाहिए।
योजना के लाभ:
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1. नियोजन दिशा देता है।
2. योजना परिवर्तन और अनिश्चितता को दूर करने में मदद करती है।
3. योजना आर्थिक संचालन में मदद करती है।
4. नियोजन अपने उद्देश्यों को पूरा करने के लिए महत्वपूर्ण गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करता है।
5. नियोजन नियंत्रण में मदद करता है।
6. नियोजन वृद्धि में सहायता करता है।
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रणनीतिक योजना:
रणनीति एक एकीकृत, व्यापक और एकीकृत योजना है जो फर्म की रणनीतिक फायदे से संबंधित है जो पर्यावरण की चुनौतियों से संबंधित है और यह सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि उद्यम का मूल उद्देश्य संगठन द्वारा उचित निष्पादन के माध्यम से प्राप्त किया जाए।
रणनीतिक प्रबंधन फर्मों को बदलती परिस्थितियों का अनुमान लगाने की अनुमति देता है। यह कर्मचारियों के लिए स्पष्ट उद्देश्य और दिशा प्रदान करता है। रणनीतिक प्रबंधन करने वाली फर्म अधिक प्रभावी हैं।
व्यवसाय में, रणनीति प्रबंधन को दीर्घकालिक संसाधनों को प्राप्त करने के लिए प्रबंध संसाधनों के अनुशासन के रूप में स्वीकार किया जाता है, और इसमें दीर्घकालिक योजना शामिल होती है। एक कंपनी की मौलिक ताकत रणनीतिक सफलता की क्षमता के विकास पर निर्भर करती है।
रणनीतिक नियोजन में मुख्य उद्देश्य, संगठन की महत्वपूर्ण समस्याओं के बारे में जानकारी का विश्लेषण और बाहरी अवसरों से जुड़ी आंतरिक ताकत, रणनीतियों पर निर्णय लेना और एक योजना तैयार करना शामिल है।
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रणनीतिक योजना दीर्घकालिक लक्ष्यों को स्थापित करती है। इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विस्तृत तरीके वर्तमान पर्यावरणीय परिस्थितियों से संबंधित हैं। रणनीतिक योजना तीन से पांच साल आगे लगती है। यह उन वर्षों के कारोबार के माहौल का सामना करने वाले मजबूत संकेतकों के आधार पर एक निश्चित पाठ्यक्रम को दर्शाता है। संकेतक में जनगणना के जनसांख्यिकीय आंकड़े, आर्थिक संकेतक, सरकार की नीतियां और तकनीकी विकास शामिल हैं।
वे जीवन शैली में बदलाव, और आर्थिक और राजनीतिक जलवायु के बारे में मजबूत रुझान प्रकट करते हैं। इन प्रवृत्तियों में से कुछ संभावित अवसर हैं, कुछ संभावित खतरे, और कुछ दोनों हैं। इस प्रकार हम पर्यावरण में बदलाव के बावजूद अपने संसाधनों का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं और अपने व्यवसाय को अधिक सफलतापूर्वक संचालित कर सकते हैं।
रणनीतिक योजना प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
1. मौजूदा और नए उत्पादों और सेवाओं के लिए नए अवसरों की पहचान करने के लिए पर्यावरण का विश्लेषण करें। पर्यावरण में राजनीतिक, सामाजिक, आर्थिक, तकनीकी और आंतरिक पर्यावरण शामिल हैं।
2. कंपनी की ताकत और कमजोरियों को पहचानें।
3. अवसरों और जोखिमों को पहचानें।
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4. उत्पाद क्षेत्र को परिभाषित करें।
5. प्रतिस्पर्धी बढ़त को परिभाषित करें।
6. प्रदर्शन के उद्देश्यों और उपायों को स्थापित करना।
7. संसाधनों की तैनाती का निर्धारण।
निबंध # 2। आयोजन:
आयोजन उस प्रबंधन का हिस्सा है जिसमें किसी संगठन में लोगों को भरने के लिए भूमिका की जानबूझकर संरचना स्थापित करना शामिल है। इरादे का मतलब कार्यों को निर्दिष्ट करना, लक्ष्यों को पूरा करना, और उन लोगों को करना है जो अपना सर्वश्रेष्ठ कर सकते हैं।
आयोजन में निम्नलिखित शामिल हैं:
(ए) आवश्यक गतिविधियों की पहचान और वर्गीकरण,
(बी) उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक गतिविधियों का समूहन,
(ग) प्रत्येक समूह को एक प्रबंधक को उसकी देखरेख के लिए आवश्यक अधिकार, और
(घ) संगठन संरचना में क्षैतिज और लंबवत समन्वय के लिए प्रावधान करना।
आयोजन वांछित उत्पादन देने के लिए समुचित कार्य और अन्य संसाधनों के साथ मानव शक्ति के संयोजन के लिए आवश्यक सब कुछ प्रदान कर रहा है।
संगठन किसी भी कार्य को प्राप्त करने के लिए एकजुट व्यक्तियों का एक बड़ा समूह है। संगठनात्मक संरचना एक उद्यम में समग्र संगठनात्मक व्यवस्था से संबंधित है।
संगठन उद्यम के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए कार्य संबंध की संरचना के निर्माण, विकास और रखरखाव से संबंधित है।
संगठन संरचना का अर्थ है संगठन के लिए काम करने वाले लोगों की व्यवस्थित व्यवस्था, उनकी स्थिति और पदों के बीच संबंध। संरचना एक उचित प्राधिकरण और जिम्मेदारी संबंध प्रदान करती है।
संगठन की संरचना संगठन और प्रदर्शन किए जाने वाले कार्यों के साथ बदलती है और उन लक्ष्यों और उद्देश्यों पर निर्भर करती है, जिन्होंने संसाधनों की उपलब्धता, संचार और व्यक्तियों, प्रेरक और अन्य कारकों के कार्य संबंधों को स्थापित किया है।
संगठन के सिद्धांत:
संगठन के सिद्धांत संगठन के अंतिम ढांचे पर पहुंचने में सहायता करते हैं।
संगठन के प्रमुख सामान्य सिद्धांत हैं:
1. उद्देश्यों पर विचार:
उद्देश्य संगठन में किए जाने वाले कार्यों को तय करते हैं और संगठन संरचना पर सीधा असर डालते हैं।
2. नियंत्रण का काल:
नियंत्रण की अवधि अधीनस्थों की एक संख्या है जो सीधे उनके पर्यवेक्षकों के अधीन हैं। यह संख्या उचित होनी चाहिए, क्योंकि बहुत कम संख्या में पूर्ण समय का उपयोग न होने और श्रेष्ठ की ऊर्जा प्राप्त होगी, जबकि बड़ी संख्या को नियंत्रित करने में कठिनाई होगी। एक आदर्श संख्या 4 है, और निम्नतम 12 से 16 स्तर पर। इस प्रकार एक प्रबंधक में 4 उप प्रबंधक हो सकते हैं, और एक फोरमैन में 16 श्रमिक हो सकते हैं।
3. प्रत्यायोजन:
प्रत्यायोजन एक प्रक्रिया है, एक प्रबंधक उसे सौंपे गए कार्य को विभाजित करने के लिए अनुसरण करता है ताकि वह उस भाग का प्रदर्शन कर सके जो केवल वह करता है, क्योंकि उसकी अद्वितीय संगठनात्मक नियुक्ति, प्रभावी रूप से प्रदर्शन कर सकती है और ताकि वह दूसरों को उस अवशेष के साथ मदद करने के लिए प्राप्त कर सके।
प्रतिनिधिमंडल के लिए दिशानिर्देश:
(i) लक्ष्य स्थापित करें,
(ii) प्राधिकरण और उत्तरदायित्व को परिभाषित करें,
(iii) अधीनस्थों को प्रेरित करना,
(iv) उचित जाँच और नियंत्रण प्रदान करें,
(v) चैन ऑफ कमांड - यह महसूस किया गया है कि कुशल कार्य करने के लिए, कर्मचारी को अपने श्रेष्ठ बॉस से ही आदेश प्राप्त करना चाहिए। यदि उसके पास अधिक मालिक हैं, तो काम में दिक्कत आ सकती है और यह अनुशासन समस्या को मुश्किल बनाता है,
(vi) विशेषज्ञता,
(vii) संतुलन स्थिरता और लचीलापन,
(viii) अनुशासन, और
(ix) कमांड की एकता - इसका मतलब है कि कर्मचारियों को केवल एक बॉस से आदेश और निर्देश मिलना चाहिए।
श्रम का विभाजन:
इसका अर्थ है अलग-अलग हिस्सों या प्रक्रियाओं में कार्य का विभाजन जो श्रमिकों के एक समूह द्वारा उनकी क्षमता और योग्यता के अनुसार किया जाता है। श्रम के विभाजन का एक अच्छा उदाहरण बड़े पैमाने पर उत्पादन कारखाने में पाया जाता है, जहां श्रमिकों को उनके द्वारा किए गए कार्य की प्रकृति के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है जैसे, इलेक्ट्रीशियन, वेल्डर, लोहार, बढ़ई आदि।
इस प्रणाली में प्रत्येक कार्यकर्ता एक विशेष प्रकार के काम में माहिर होता है, इसलिए यह दक्षता में सुधार करता है, और अर्थव्यवस्था में परिणाम होता है।
अच्छे संगठन के लिए दिशा निर्देश:
एक उद्यम की दक्षता संगठनात्मक संरचना पर निर्भर करती है।
एक अच्छे संगठन में निम्नलिखित होना चाहिए:
(i) काम का आवंटन।
(ii) आवश्यक प्राधिकार का अनुदान।
(iii) जब भी जरूरत हो मामूली विकल्प और विस्तार की अनुमति देने के लिए लचीलापन।
(iv) विभिन्न विभागों में कार्य का वितरण।
(v) विभिन्न विभागों के बीच समन्वय।
(vi) श्रम, धन और सामग्रियों के अपव्यय से बचने में सक्षम।
संगठन के प्रकार:
अधिकारियों और जिम्मेदारियों के वितरण के विभिन्न तरीकों के अनुसार, संगठनात्मक संरचना निम्न प्रकार की हैं:
1. लाइन या स्केलर संगठन:
इस प्रकार के संगठन में, जिसे विभागीय या सैन्य प्रकार के संगठन के रूप में भी जाना जाता है, प्राधिकरण का प्रवाह ऊर्ध्वाधर रेखाओं में ऊपर से नीचे की ओर बढ़ता है।
2. कार्यात्मक संगठन:
इस प्रकार में, विशेष लोगों को उत्पादन अधीक्षक के अधीन नियोजित किया जाता है और सभी को अपने कार्यात्मक सलाह सभी अन्य फोरमैन और श्रमिकों को देना चाहिए। प्रत्येक विशिष्ट बॉस अपने संबंधित कार्य के लिए व्यक्तिगत कार्यकर्ता के पास जाएगा।
3. लाइन और कर्मचारी संगठन:
बड़े आकार की एक फर्म में, प्रबंधक प्रबंधन के प्रत्येक कार्य पर पूरा ध्यान नहीं दे सकते, वे सोचने और योजना बनाने का समय नहीं दे सकते। वे नियमित कार्यों में व्यस्त हैं। इसलिए, कुछ कर्मचारियों को जांच, अनुसंधान, रिकॉर्डिंग, योजना और प्रबंधकों को सलाह देने के अपने काम करने के लिए प्रतिनियुक्त किया जाता है।
इस प्रकार लाइन अनुशासन और स्थिरता को बनाए रखती है, और स्टाफ विशेषज्ञता प्रदान करता है और समग्र दक्षता में सुधार करने में मदद करता है। दूसरे शब्दों में, कर्मचारी 'विचारक' हैं जबकि रेखाएँ 'कर्ता' हैं। एक कर्मचारी आदमी आमतौर पर एक कार्य को नियंत्रित करता है, जिसमें वह एक विशेषज्ञ होता है।
आयोजन में प्रभावशीलता:
1. योजना ठीक से,
2. संबंधों को स्पष्ट करें,
3. उचित प्राधिकार प्रतिनिधि,
4. प्राधिकरणों और सूचना की रेखाओं के भ्रम से बचें,
5. पर्याप्त लचीलापन,
6. स्पष्ट निर्देशों से संघर्ष से बचें, और
7. एक उपयुक्त संगठन संस्कृति को बढ़ावा देना।
प्रशासन, प्रबंधन और संगठन के बीच अंतर:
डॉ। डब्ल्यूआर स्प्रीगेल ने तीन शब्दों, प्रशासन, प्रबंधन और संगठन को निम्नानुसार अलग किया है:
"प्रशासन" विशिष्ट लक्ष्यों को पूर्व निर्धारित करता है और उन व्यापक क्षेत्रों को खो देता है जिनके भीतर इन लक्ष्यों को प्राप्त किया जाना है। इस प्रकार प्रशासन एक निर्धारक कार्य है। जबकि प्रबंधन एक कार्यकारी कार्य है, जो मुख्य रूप से प्रशासन द्वारा निर्धारित व्यापक नीतियों को पूरा करने से संबंधित है। संगठन वह मशीनरी है जिसके माध्यम से प्रशासन और प्रबंधन के बीच समन्वय स्थापित होता है।
इस प्रकार हम सरल शब्दों में यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि:
“प्रशासन इन नीतियों को अमल में लाने के लिए प्रबंधन कार्य करते समय सामान्य नीतियों को लागू करता है। संगठन वह तंत्र है जो प्रबंधन द्वारा इन नीतियों को प्रशासन द्वारा निर्धारित प्रभाव में लाने में मदद करता है ”।
संगठन उद्यम के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए कार्य संबंध की संरचना के निर्माण, विकास और रखरखाव से संबंधित है।
निबंध # 3। स्टाफिंग:
स्टाफिंग, जिसे अब एक दिन भी 'मानव संसाधन प्रबंधन' कहा जाता है, को संगठन संरचना में पदों को भरने, और रखने के रूप में परिभाषित किया जाता है। इस प्रकार स्टाफ़िंग फ़ंक्शन में संगठन संरचना द्वारा बनाए गए पदों को प्रबंधित और प्रबंधित करने के लिए आवश्यक गतिविधियाँ शामिल हैं। स्टाफिंग फंक्शन में भर्ती करना, चयन करना, रखना, पदोन्नति, मूल्यांकन, कैरियर योजना, प्रशिक्षण, क्षतिपूर्ति आदि शामिल हैं ताकि वे अपने कार्यों को प्रभावी ढंग से और कुशलता से पूरा कर सकें।
कुछ व्यक्तियों को लगता है कि स्टाफिंग प्रबंधन का एक अलग कार्य नहीं है। उनका तर्क है कि यह आयोजन का एक हिस्सा है क्योंकि इसमें संगठन प्रक्रिया द्वारा बनाए गए पदों को शामिल करना शामिल है। कुछ लेखक इसे दिशा के एक भाग के रूप में देखते हैं, क्योंकि स्टाफिंग गतिविधियाँ नेतृत्व, संचार और प्रेरणा से निकटता से संबंधित हैं।
निबंध # 4। निर्देशन:
निर्देशन प्रबंध का अंतर-कार्मिक पहलू है जिसके द्वारा अधीनस्थों को उद्यम के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए प्रभावी ढंग से और कुशलता से समझने और योगदान करने के लिए प्रेरित किया जाता है।
निर्देशन प्रबंधन का एक गतिशील कार्य है क्योंकि यह संगठन में जीवन को प्रभावित करता है। निर्देशन को एक फ़ंक्शन के रूप में भी परिभाषित किया जा सकता है, जिसमें उन सभी गतिविधियों को शामिल किया जाता है जो अधीनस्थों को लघु और दीर्घावधि दोनों में प्रभावी ढंग से काम करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
निर्देशन लोगों को बता रहा है कि क्या करना है और यह देखना है कि वे इसे अपनी क्षमता के अनुसार करते हैं। इसमें असाइनमेंट बनाना, संबंधित प्रक्रियाएं, यह देखते हुए कि गलतियों को ठीक किया गया है, नौकरी के निर्देश प्रदान करना और निश्चित रूप से, आदेश जारी करना।
निर्देशन प्रक्रिया में शामिल हैं:
ए। नेतृत्व।
ख। संचार।
सी। प्रेरणा।
घ। पर्यवेक्षण।
दिशा के सिद्धांत:
(i) उद्देश्यों का सामंजस्य।
(ii) कमांड की एकता।
(iii) प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण।
(iv) प्रभावी संचार।
(v) प्रभावी नेतृत्व।
ए। नेतृत्व:
वेबर ने कहा कि एक नेता उन्मुख संगठन में अनुयायी और एक नेता होते हैं, जिनके अनुयायी कुछ विशेष शक्ति या शक्तियों को अनुमति देते हैं। जब अनुयायी नेता में विश्वास खो देते हैं तो उनके नेतृत्व की स्थिति गिर सकती है। वह संगठन का प्रबंधक है।
नेता निर्णय लेता है और प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को केंद्रीकृत करता है। नेता के लिए व्यक्तिगत भक्ति और आज्ञाकारिता आवश्यक है, जबकि योग्यता, पेशेवर योग्यता या प्रशिक्षण आदि, कम विचार है। कार्य करना नेता के निर्णयों पर निर्भर करता है और उनकी इच्छाओं को आज्ञा के रूप में लिया जाता है।
एक संगठन में एक नेता की भूमिका को स्पष्ट करने के लिए एक परमाणु में इलेक्ट्रॉन के प्रवेश की भूमिका के साथ तुलना की जा सकती है। कम ऊर्जा के साथ एक इलेक्ट्रॉन आमतौर पर परमाणु को बदलने के बिना अवशोषित किया जाएगा। उसी तरह, एक कम ऊर्जा वाले 'नेता' का संगठन पर बहुत कम प्रभाव पड़ेगा और एक उच्च ऊर्जा नेता संगठन के लिए काफी हद तक फायदेमंद होगा।
गतिशील संगठन का नेतृत्व:
प्रबंधक संगठनों के निर्माण, योजना, आयोजन, प्रेरणा, संचार और नियंत्रण के महत्वपूर्ण कार्य करते हैं। ये मैनेजर की नौकरी दिखाते हैं। अभी भी कुछ और अतिरिक्त कार्य हैं जो ऊपर उल्लिखित छह प्रबंधकीय कार्यों में फिट नहीं हैं। उद्यम की सफलता या विफलता के लिए अतिरिक्त कार्य बहुत महत्वपूर्ण हैं।
एक नेता के ये कार्य हो सकते हैं:
1. आर्बिट्रेटिंग।
2. सुझाव देना।
3. उद्देश्यों की पूर्ति करना।
4. कैटरिंग।
5. सुरक्षा प्रदान करना।
6. प्रतिनिधित्व करना।
7. प्रेरक।
8. प्रशंसा करना।
1. मध्यस्थता:
एक नेता को संगठन को आगे बढ़ाने के लिए कई निर्णय लेने पड़ते हैं। आम तौर पर अन्य सदस्य कभी-कभी नेता के सर्वोत्तम निर्णय पर भी असहमत हो सकते हैं। तो एक प्रभावी नेता को मध्यस्थता करके संघर्ष या असहमति को हल करने में सक्षम होना चाहिए।
2. सुझाव:
सुझाव देने से अधीनस्थ को अपनी गरिमा और भागीदारी की भावना को बनाए रखने की अनुमति मिलती है, अगर उसे एक सीधा आदेश दिया जाए। लंबे समय में, सुझावों की शक्ति प्रबंधक के हाथ में एक शक्तिशाली उपकरण है। सुझाव अक्सर एक नेता द्वारा दिए जाने चाहिए। नेता कह सकते हैं, "मुझे लगता है कि यह इस तरह से सबसे अच्छा होगा"।
3. आपूर्ति उद्देश्य:
एक प्रबंधक फ्रेम और फिर अपने सदस्यों को संगठनात्मक उद्देश्यों को परिभाषित करता है। ये उद्देश्य सदस्यों को सामूहिक रूप से एक साथ काम करने की अनुमति देंगे। इसलिए, नेता को यह देखना चाहिए कि संगठन को हमेशा उपयुक्त उद्देश्यों के साथ आपूर्ति की जाए।
4. कैटालिंग:
आंदोलन शुरू करने या तेज करने के लिए कुछ बल की आवश्यकता होती है। एक नेता यह बल प्रदान कर सकता है। जब वह इस बल को प्रदान करता है, तो वह एक उत्प्रेरक की तरह काम कर रहा है। इस तरह, नेता अधीनस्थों को काम करने की पहल करता है।
5. सुरक्षा प्रदान करना:
संगठनों में, व्यक्तिगत सुरक्षा एक महत्वपूर्ण कारक है। एक नेता सकारात्मक आशावादी दृष्टिकोण विकसित करके सुरक्षा के बड़े उपायों को विकसित कर सकता है।
6. प्रतिनिधित्व:
एक नेता को संगठन का प्रतीक कहा जाता है। वह उनके संगठन का प्रतिनिधि है। उसे संगठन की ओर से उन संगठनों की स्थिति बताते हुए बोलना है, जिनके साथ यह संबंध है।
जब भी कोई नेता बाहरी लोगों के साथ संपर्क बनाता है, तो वे नेता की छाप के संदर्भ में पूरे संगठन के बारे में सोचते हैं। यदि नेता की धारणा अनुकूल है, तो वे पूरे संगठन के उच्च विचार कर सकते हैं। दूसरी ओर, यदि नेता खराब छाप छोड़ता है, तो पूरे संगठन की प्रतिष्ठा को नुकसान होगा।
7. प्रेरणादायक:
यदि नेता श्रमिकों को यह जानने देता है कि वे जो काम कर रहे हैं वह सार्थक और महत्वपूर्ण है, तो कुछ कार्यकर्ता कम से कम उन्हें अधिक कुशलता से करेंगे। इस प्रकार वे संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अधिक प्रेरित हो सकते हैं, और उत्साहपूर्वक संगठनात्मक उद्देश्यों को स्वीकार करेंगे और अधिक प्रभावी ढंग से काम करेंगे।
8. प्रशंसा:
किए गए अच्छे और मेहनत के लिए प्रशंसा जरूरी है। यह काम में रुचि और दिल में ईमानदारी बढ़ाता है। नेता को ईमानदारी से प्रशंसा करके इन जरूरतों को पूरा करना चाहिए। श्रमिकों को यह जानना होगा कि वे महत्वपूर्ण हैं और उनके अच्छे काम की प्रशंसा की जाती है। यह ध्यान रखना है कि खाली चापलूसी विफल हो जाएगी, जबकि अच्छी नौकरी के लिए पीठ पर एक ईमानदार पैट एक व्यक्ति को प्रसन्न करेगा और उसे अपनी नौकरी से जुड़ने में मदद करेगा।
ख। संचार:
यह सूचना को संप्रेषित करने की प्रक्रिया है ताकि विचार या विचार परस्पर जुड़े रहें। यह विचारों, योजनाओं, आदेशों, रिपोर्टों और सुझावों को प्रसारित करने के लिए दो तरह से मीडिया है जो संगठन के उद्देश्यों के प्रति दृष्टिकोण को प्रभावित करते हैं।
एक अच्छा संचार लोगों को प्रेरित करने और अतिरिक्त प्रयास करने के लिए उन्हें उत्तेजित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है। नेता और संगठन की सफलता संचार की पर्याप्तता पर निर्भर करती है। संचार मानवीय संबंधों की गुणवत्ता और जलवायु को निर्धारित करता है।
संचार प्रवाह:
तीन बुनियादी दिशाएँ हैं जिनमें संचार को एक संगठन के भीतर भेजा जा सकता है:
(i) अधोमुखी संचार।
(ii) अपवर्ड कम्युनिकेशन, और
(iii) क्रॉसवाइज़ कम्युनिकेशन।
(मैं) नीचे की ओर संचार:
इस प्रकार का प्रवाह श्रेष्ठ से अधीनस्थों के लिए शुरू होता है। यह आम तौर पर नए निर्णयों की शुरूआत, पिछले निर्णयों की स्पष्टता और व्याख्या और कुछ विशिष्ट जानकारी के लिए उच्च अधिकारियों से अनुरोध के साथ संबंधित प्राधिकरण के अभ्यास के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है।
(Ii) ऊपर की ओर संचार:
इसमें सूचना अधीनस्थों से लेकर श्रेष्ठ अधिकारियों तक चलती है। यह ऑपरेटिंग समस्याओं पर उच्च स्तर के फैसले के लिए अधिकारियों और अधीनस्थों से अनुरोधों के आदेश की प्रतिक्रिया से जुड़ा है। इसके अलावा ऊपर की ओर बहने वाले विचार, दृष्टिकोण, विचार, सुझाव, शिकायत, शिकायत और अफवाहें आदि हैं।
(Iii) संचार संचार:
इस प्रकार का संचार समान स्तर पर काम करने वाले व्यक्तियों और एक से कम अधिकारियों के बीच पाया जाता है, जब साथी कर्मचारियों से संगठनात्मक गतिविधि से संबंधित सलाह मांगी जाती है।
संचार के प्रकार:
संचार भेजने के लिए आमतौर पर दो साधन हैं:
(i) मौखिक।
(ii) लिखित।
(i) मौखिक:
व्यक्तियों को मौखिक निर्देश दिए जा सकते हैं जब वे आमने-सामने हों या टेलीफोन या दूतों के माध्यम से संवाद किया जा सके।
(ii) लिखित:
इसका अर्थ है संदेश, निर्देश, आदेश या सूचना लिखित रूप में भेजना। लिखित संचार अधिक अधिकार रखता है और एक रिकॉर्ड छोड़ देता है।
किसी भी संगठन में दोनों प्रकार के संचार कार्यरत हैं। यदि किसी व्यक्ति को सुनने में कठिनाई होती है, तो इस बात की संभावना बढ़ जाती है कि वह गलत तरीके से समझेगा या मौखिक संचार में से कुछ भी सुनने में विफल रहेगा। विदेशी देशों के छात्रों को उस भाषा से बेहतर परिचित होना आवश्यक है जिसमें पाठ्यक्रम कार्य प्रस्तुत किया जा रहा है। ऐसे मामलों में लिखित निर्देश दिए जा सकते हैं।
प्रभावी संचार के लिए कारक:
निम्नलिखित प्रभावी संचार के मार्गदर्शक सिद्धांत हैं:
(ए) स्पष्टता:
संदेश सरल और बहुत स्पष्ट होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता इसे पूरी तरह से समझ सके।
(बी) संगति:
इसका मतलब है कि संदेश एक दूसरे के साथ और संगठन के ज्ञात उद्देश्य के अनुरूप होना चाहिए।
(ग) पर्याप्तता:
संचार का उद्देश्य सूचना के इष्टतम प्रवाह को प्रसारित करना है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि सभी सूचनाओं को संप्रेषित करने की आवश्यकता नहीं है। कुछ अधिकारियों को लगता है कि, यदि अधीनस्थों को हर चीज के बारे में सूचित किया जाता है, तो वे अत्यधिक प्रेरित हो सकते हैं और इसलिए, उन्होंने बहुत भारी मात्रा में सूचना का प्रवाह भेजा है, लेकिन यह पाया जाता है कि इस तरह की भारी सूचना से प्राप्तकर्ता भ्रमित हो जाते हैं।
(घ) समय और समयबद्धता:
अलग-अलग व्यक्तियों को एक ही समय में एक विशेष संदेश प्राप्त करना चाहिए, और संदेश पर कार्रवाई के लिए उचित समय की अनुमति दी जानी चाहिए।
(ई) वितरण:
ऊपर से नीचे तक एक संचार प्राधिकरण की पंक्ति के प्रत्येक चरण से गुजरना चाहिए। यह भी देखा जाता है कि कभी-कभी सूचना सही व्यक्ति तक नहीं पहुंच पाती है। यह ध्यान में रखना होगा कि जो बताया जाना है वह उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि बताया जाना चाहिए।
(च) अनुकूलनशीलता और एकरूपता के बीच संतुलन:
किसी भी संगठन का सुचारू रूप से कार्य करना भी एकरूपता पर निर्भर करता है। फिर भी अनुकूलनशीलता का सहारा तब लिया जाना चाहिए जब विभिन्न परिस्थितियाँ और व्यक्ति सम्मिलित हों। आदेश और रिपोर्टों को एक ऐसी प्रणाली के माध्यम से प्रेषित किया जाना चाहिए जो विशिष्ट स्थितियों को अपनाने का अवसर प्रदान करता है।
(छ) ब्याज और स्वीकृति:
संचार का उद्देश्य सकारात्मक प्रतिक्रिया को सुरक्षित करना है। इसलिए, संदेश के रिसीवर को सक्षम होना चाहिए और संदेश को स्वीकार करने में रुचि होनी चाहिए। डाउनवर्ड संचार अधिक प्रभावी होता है, यदि नैतिक उच्च होता है और उच्च अधिकारी एक अच्छा श्रोता होता है तो ऊपर की ओर संचार होता है।
सी। प्रेरणा और मनोबल:
प्रेरणा:
यदि श्रमिक सौंपे गए कार्य को पूरा करने की दिशा में प्रयास करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो सभी प्रशासनिक कार्यों का कोई फायदा नहीं है। किसी भी तरह से प्रत्येक कार्यकर्ता को अपने कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से करने की इच्छा होनी चाहिए। प्रेरणा व्यक्तियों में इस इच्छा को बढ़ाने का साधन है। काम पाने के लिए प्रबंधकों के हाथों में प्रेरणा एक शक्तिशाली उपकरण है।
प्रत्येक व्यक्ति की इच्छाओं और विश्वास की विविधता होती है जो उसकी प्रतिक्रियाओं को आकार देती है। कुल कार्य स्थिति और समूह के दृष्टिकोण को इस तरह व्यवस्थित करना प्रबंधक का कार्य है ताकि उसके प्रत्येक अधीनस्थ को अपने कर्तव्यों को पूरा करने में अधिक संतुष्टि मिले। वास्तव में, प्रत्येक कार्यकर्ता को प्रभावी ढंग से और कुशलता से कार्य करने की सकारात्मक इच्छा होनी चाहिए।
अपने अधीनस्थ में इस तरह के रवैये के निर्माण में, एक प्रबंधक को विभिन्न प्रकार के उपायों पर विचार करना चाहिए जैसे कि उच्च वित्तीय आय, सामाजिक स्थिति और सम्मान, आकर्षक कार्य, सुरक्षा, अवसर, व्यक्तिगत शक्ति और प्रभाव, व्यक्ति के रूप में उपचार, आवाज में। स्वयं के मामले और निष्पक्ष पर्यवेक्षण आदि इनमें से कुछ उपाय सहकारी प्रयासों की सामान्य पृष्ठभूमि प्रदान करते हैं, जबकि अन्य विशेष निर्देशों के प्रदर्शन से सीधे संबंधित हो सकते हैं।
वास्तव में नेतृत्व और प्रेरणा एक साथ चलते हैं। प्रबंधकों को प्रत्येक कर्मचारी को प्रेरित करना चाहिए ताकि वे उत्साह और जोश के साथ कार्य कर सकें।
शब्द 'प्रेरणा' शब्द 'मकसद' से लिया गया है जिसका अर्थ है किसी भी विचार, आवश्यकता या भावना जो एक आदमी को कार्रवाई के लिए प्रेरित करती है। आम तौर पर, विभिन्न लोगों के बीच अलग-अलग समय पर अलग-अलग मकसद संचालित होते हैं और उनके व्यवहार को प्रभावित करते हैं। प्रबंधन से यह अपेक्षा की जाती है कि वह ऐसे व्यक्तियों के उद्देश्यों को समझने की कोशिश करे जो विभिन्न प्रकार के व्यवहार का कारण बनते हैं।
प्रेरणा के रूप में परिभाषित किया जा सकता है “किसी संगठन में किसी व्यक्ति को काम पर रखने और रखने वाले बलों का परिसर। प्रेरणा एक ऐसी चीज है जो व्यक्ति को कार्रवाई के लिए आगे बढ़ाती है, और उसे कार्रवाई के दौरान जारी रखती है "। डाल्टन ई। मैक फरलैंड के अनुसार, "प्रेरणा का अर्थ उस तरीके से है जिसमें आग्रह, ड्राइव, इच्छाएं, आकांक्षाएं, और प्रयास या सीधे नियंत्रण की आवश्यकता होती है या मनुष्य के व्यवहार की व्याख्या करते हैं"।
प्रेरणा की भूमिका संगठन के प्रत्येक सदस्य में अपनी स्थिति में प्रभावी ढंग से और कुशलता से काम करने की इच्छा को विकसित करना और तेज करना है। प्रेरणा एक निरंतर प्रक्रिया है जो लक्ष्य निर्देशित व्यवहार का उत्पादन करती है।
मनोबल:
इसका अर्थ है प्रचलित मनोदशा या भावना जो कार्य के इच्छुक और भरोसेमंद प्रदर्शन के लिए अनुकूल है। यह मूड समूह प्रयास की अंतिम सफलता के लिए विश्वास की डिग्री का एक बड़ा उपाय है। मनोबल संभवतः असाधारण मामलों में लक्ष्य की उपलब्धि में सहयोग की सीमा निर्धारित करता है, जो आवश्यक रूप से संबंध, प्रफुल्लता या जिसे कभी-कभी अच्छी संगति कहा जाता है, का पर्याय बन जाता है। अच्छे मनोबल का मतलब अच्छे मूड में होना है।
बढ़ती दक्षता में, अच्छी प्रेरणा और मनोबल अनिवार्य रूप से आवश्यक हैं।
घ। पर्यवेक्षण:
अपने अधीनस्थों का पर्यवेक्षण करना और उन्हें देखना प्रत्येक प्रबंधक के निर्देशन कार्य का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। पर्यवेक्षण का अर्थ है, काम पर अधीनस्थों का अवलोकन करना, यह देखने के लिए कि वे संगठन की योजनाओं और नीतियों के अनुसार काम कर रहे हैं और समय निर्धारित रखते हैं, और उनकी कार्य समस्याओं को हल करने में उनकी सहायता करते हैं।
सबसे निचले स्तर के प्रबंधकों का मूल कर्तव्यों में बुनियादी कार्यों में श्रमिकों की निगरानी करना उनका प्राथमिक कर्तव्य है। इसलिए निम्नतम स्तर पर प्रबंधकों को पर्यवेक्षक के रूप में जाना जाता है। वे सीधे अपने संचालक कर्मचारियों या श्रमिकों के संपर्क में हैं। संयंत्र या कारखाने में, पर्यवेक्षकों को फोरमैन, गैंगमैन, चार्जमैन या अनुभाग अधिकारी के रूप में बुलाया जा सकता है।
एक पर्यवेक्षक के कार्य:
(i) कार्य की योजना बनाना।
(ii) आदेश जारी करना।
(iii) मार्गदर्शन या नेतृत्व प्रदान करना।
(iv) उत्पादन को नियंत्रित करना।
(v) नियत कार्यक्रम।
(vi) मोटिवेट करें।
(vii) अभिलेखों का रखरखाव।
(viii) प्रबंधन और श्रमिकों के बीच संपर्क।
प्रभावी पर्यवेक्षण के अनुरोध:
1. तकनीकी और प्रबंधकीय ज्ञान।
2. स्थिति और प्राधिकरण।
3. नियमों और विनियमों का ज्ञान।
4. अग्रणी में कौशल।
5. मानव अभिविन्यास।
6. स्पष्ट निर्देश जारी करना।
निबंध # 5. नियंत्रण:
प्रबंधन के नियंत्रण समारोह को इस प्रकार परिभाषित किया जा सकता है:
1. नियोजित लोगों के संबंध में वास्तविक परिणामों को मापने की एक सतत प्रक्रिया है।
2. नियंत्रण वह प्रबंधकीय गतिविधि है जिसके तहत प्रबंधक योजनाबद्ध तरीके से वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करता है, विचलन का पता लगाता है और सुधारात्मक कार्रवाई करता है।
3. नियंत्रण एक ऐसी प्रक्रिया है जो मानक निर्धारित करती है, कार्य प्रदर्शन को मापती है, और आवश्यकता पड़ने पर सुधारात्मक कार्रवाई करती है।
नियंत्रण प्रक्रिया:
सभी स्थितियों में नियंत्रण प्रक्रिया के निम्नलिखित चरण हैं:
(i) मानकों की स्थापना।
(ii) प्रदर्शन का मापन।
(iii) गतिविधि की मानकों के साथ तुलना करना।
(iv) उपचारात्मक कार्रवाई।
नियंत्रण एड्स:
(i) बजट।
(ii) प्रबंधकीय आँकड़े।
(iii) विशेष रिपोर्ट।
(iv) विराम-बिंदु।
(v) लागत खाते।
(vi) आंतरिक लेखापरीक्षा।
(vii) व्यक्तिगत प्रेक्षण।
(viii) नियम और आदेश, नीतियां और प्रक्रियाएं।
(ix) आधुनिक तकनीक जैसे, PERT, बेहतर MIS, इलेक्ट्रॉनिक उपकरण आदि।
प्रबंधन नियंत्रण की तकनीक:
(i) बजट और बजटीय नियंत्रण।
(ii) लागत नियंत्रण और लागत लेखांकन।
(iii) इन्वेंटरी नियंत्रण।
(iv) गुणवत्ता नियंत्रण।
(v) नेटवर्क तकनीक।
(vi) उत्पादन नियंत्रण।
(vii) विशेष रिपोर्ट।
(viii) उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन।
(ix) अपवाद द्वारा प्रबंधन।
निबंध # 6. समन्वय:
समन्वय का अर्थ है कंपनी के उद्देश्यों की सिद्धि की दिशा में व्यक्तिगत प्रयास का सामंजस्य। समन्वय से तात्पर्य संयुक्त प्रयासों से है, और जैसा कि इसे एक सामान्य उद्देश्य की खोज में कार्रवाई की एकता प्रदान करने के लिए सामूहिक प्रयासों की क्रमबद्ध व्यवस्था के रूप में वर्णित किया जा सकता है।
अधीनस्थों को उचित मात्रा, समय और निष्पादन की गुणवत्ता प्रदान करने के लिए अधीनस्थों के प्रयासों के क्रमबद्ध सिंक्रनाइज़ेशन के रूप में परिभाषित किया जा सकता है ताकि उनके एकीकृत प्रयास उद्यम के सामान्य उद्देश्य की ओर ले जाएं।
समन्वय का उद्देश्य:
समन्वय के माध्यम से निम्नलिखित उद्देश्य मांगे जाते हैं:
(i) लक्ष्यों की प्राप्ति।
(ii) कुल सिद्धि।
(iii) अर्थव्यवस्था और दक्षता।
(iv) अच्छे कार्मिक संबंध।
(v) कर्मचारियों का उच्च मनोबल रखने में मदद करता है।
प्रभावी समन्वय की तकनीक:
1. स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य।
2. अधिकार और जिम्मेदारी की स्पष्ट रेखाएँ।
3. सटीक और व्यापक कार्यक्रम और नीतियां।
4. सहयोग।
5. प्रभावी संचार।
6. प्रभावी नेतृत्व और पर्यवेक्षण।