प्राधिकरण का प्रतिनिधि: अर्थ, सिद्धांत और प्रक्रिया

इस लेख को पढ़ने के बाद आप इसके बारे में जानेंगे: - १। अर्थ प्रतिनिधि २। प्रत्यायोजन के तत्व ३। सिद्धांत 4. प्रक्रिया 5. लाभ 6. नुकसान 7। बाधाएं 8। बाधा पर काबू पाने।

प्रत्यायोजन का अर्थ:

प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया एक संगठन के मुख्य कार्यकारी से शुरू होती है, जिसके पास लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए कुल जिम्मेदारी है। लक्ष्यों को पूरा करने की जिम्मेदारी साझा करने के लिए, वह अपने मातहतों को काम सौंपते हैं।

ये अधीनस्थ, अपने श्रेष्ठ द्वारा उन्हें सौंपे गए कार्य का पता लगाते हैं "नियंत्रण की अवधि" अपने कार्यों का एक हिस्सा अपने अधीनस्थों को सौंपें। यह प्रक्रिया तब तक जारी रहती है जब तक कि सभी कार्य और गतिविधियां उन लोगों को सौंपी जाती हैं जिनके पास इसे करने के लिए उपयुक्त शारीरिक, मनोवैज्ञानिक और व्यावसायिक क्षमता है।

प्रतिनिधिमंडल एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति के लिए औपचारिक अधिकार का डाउनवर्ड ट्रांसफर है। वरिष्ठ अधिकारी अधीनस्थों को सौंपे गए कार्य की सिद्धि के लिए अधिकार सौंपते हैं।

Koontz और O'Donnell के अनुसार, "प्रतिनिधिमंडल की पूरी प्रक्रिया में अपेक्षित परिणामों का निर्धारण, कार्यों का असाइनमेंट, इन कार्यों की उपलब्धि के लिए प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल, और उनकी उपलब्धि के लिए जिम्मेदारी का निर्धारण शामिल है।"

प्रत्यायोजन के तत्व:

निम्नलिखित तीन तत्व प्रतिनिधिमंडल की योजना में हैं:

1. कर्तव्यों या कार्यों का असाइनमेंट।

2. प्राधिकार का प्रत्यायोजन।

3. कर्तव्यों के प्रदर्शन और प्राधिकरण के अभ्यास के लिए जवाबदेही।

1. कर्तव्यों या कार्यों का असाइनमेंट:

एक प्रबंधक को अपने कर्तव्यों के एक हिस्से को उसके अधीन दूसरों को सौंपना पड़ता है क्योंकि वह स्वयं सभी कार्य नहीं कर सकता है। इसलिए, जब कर्तव्यों को निर्दिष्ट करते हैं, तो उन्हें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि अधीनस्थ, जिन्हें काम सौंपा गया है, अपने कार्यों को ईमानदारी और सक्षमता से करें। उसके बाद भी एक प्रबंधक अपने अधीनस्थों को कर्तव्य और कार्य सौंपता है; वह इन कर्तव्यों और कार्यों के उचित प्रदर्शन के लिए अंततः जिम्मेदार होना जारी रखता है।

2. प्राधिकरण का प्रतिनिधि:

जबकि कर्तव्यों और कार्यों को श्रेष्ठ द्वारा अधीनस्थों को सौंपा जाता है, अधिकार उन्हें उन कर्तव्यों और कार्यों को अच्छी तरह से करने के लिए दिया जाना चाहिए। इसे "प्राधिकार का प्रतिनिधिमंडल" कहा जाता है। प्राधिकरण के इस प्रतिनिधिमंडल को सभी कार्यों को लेने के लिए एक आवश्यक माना जाता है, जो सफलतापूर्वक अपने कर्तव्यों और संगठनात्मक लक्ष्यों को पूरा करने के लिए नेतृत्व करता है।

3. कर्तव्यों के निष्पादन और प्राधिकरण के व्यायाम के लिए जवाबदेही:

जिस व्यक्ति को कोई ज़िम्मेदारी सौंपी जाती है और उसे अधिकार दिया जाता है, उसे भी ज़िम्मेदार या जवाबदेह अधिकारी के उचित प्रदर्शन के लिए जवाबदेह या जवाबदेह बनाया जाना चाहिए।

प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत:

प्राधिकरण के प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए दिशानिर्देश के रूप में काम करने वाले निम्नलिखित सिद्धांत नीचे दिए गए हैं:

1. कार्यात्मक स्पष्टता:

निष्पादित किए जाने वाले कार्य, संचालन के तरीके और अपेक्षित परिणाम स्पष्ट रूप से परिभाषित होने चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि इन कार्यों को अच्छी तरह से निष्पादित किया जाए, प्राधिकृत प्रतिनिधि पर्याप्त होना चाहिए।

2. जिम्मेदारी के साथ मिलान प्राधिकरण:

आम तौर पर प्राधिकरण और जिम्मेदारी अत्यधिक आपस में जुड़े होते हैं। इसलिए, अधिकारी को जिम्मेदारी के बराबर सौंपा जाना चाहिए, कार्यकर्ता को सौंपा जाएगा। प्राधिकरण पर्याप्त होना चाहिए और न केवल प्रदर्शन किए जाने वाले कर्तव्यों, बल्कि अधीनस्थ की व्यक्तिगत क्षमताओं से मेल खाना चाहिए।

3. कमांड की एकता:

The "आदेश की एकता" एक अधीनस्थ का अर्थ केवल एक श्रेष्ठ द्वारा आज्ञा दी जानी चाहिए। इस संबंध में एक अधीनस्थ को केवल एक श्रेष्ठ द्वारा कर्तव्यों और प्रत्यायोजित प्राधिकरण को सौंपा जाना चाहिए और उसे सौंपे गए कर्तव्यों के निष्पादन और प्रत्यायोजित प्राधिकार के अभ्यास के लिए जवाबदेह होना चाहिए।

दूसरे शब्दों में, एक अधीनस्थ को केवल एक श्रेष्ठ व्यक्ति के लिए जिम्मेदार होना चाहिए जो अधीनस्थ को अधिकार सौंप रहा है।

4. संचार का सिद्धांत:

गलतफहमी की जिम्मेदारी बहुत खतरनाक हो सकती है। एक सामान्य प्राधिकरण का आसानी से दुरुपयोग किया जा सकता है। तदनुसार, जिम्मेदारी और अधिकार दोनों को स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट किया जाना चाहिए, खुले तौर पर संचार को लगातार दिशा-निर्देश जारी करने के साथ-साथ प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए खुला रखा जाना चाहिए।

5. जिम्मेदारी नहीं प्रतिनिधि:

प्राधिकरण को सौंप दिया जा सकता है, लेकिन जिम्मेदारी को नहीं सौंपा जा सकता है। एक प्रबंधक आंखे नहीं बदल सकता है कि कैसे सौंपे गए कर्तव्यों का पालन किया जाता है, और कैसे प्रतिनिधि प्राधिकरण का प्रयोग किया जाता है। कर्तव्यों के प्रदर्शन और प्रत्यायोजित प्राधिकरण के अभ्यास की अंतिम जिम्मेदारी उसके साथ बनी हुई है।

6. अच्छी तरह से परिभाषित होने के लिए प्राधिकरण की सीमाएं:

एक प्रबंधक अधिकार को ठीक से नहीं सौंप सकता है जब तक कि वह पूरी तरह से नहीं जानता कि उसका अपना अधिकार क्या है। इस संबंध में भ्रम से बचने के लिए, प्रत्येक प्रबंधक के संचालन के अधिकार और क्षेत्र की सीमाओं को इंगित करने के लिए मैनुअल और आदेश लिखे जाने चाहिए।

7. अपवाद द्वारा प्रबंधन का सिद्धांत:

प्रबंधन को अधीनस्थों को संचालन और निर्णय लेने के लिए प्राधिकरण और जिम्मेदारी सौंपनी चाहिए, लेकिन अपने लिए ऐसे कार्यों को बरकरार रखना चाहिए, जिनके लिए वे अकेले योग्य हैं। दूसरी ओर, अधीनस्थों को निर्णय लेना चाहिए और वे जहां भी चाहें कार्रवाई कर सकते हैं और केवल अपने वरिष्ठों को ऐसी प्रकृति के मामलों को संदर्भित करना चाहिए, जो अद्वितीय हैं, और उनके अधिकार क्षेत्र के बाहर हैं।

यह अभ्यास शीर्ष प्रबंधन के मूल्यवान समय को बचाता है, जिसका उपयोग अधिक महत्वपूर्ण नीतिगत मामलों के लिए किया जा सकता है। इसके अलावा, ज्यादातर समस्याओं को खुद से हल करने की कोशिश करके, मातहत खुद को उच्च चुनौतियों और जिम्मेदारियों के लिए तैयार करते हैं।

प्रत्यायोजन की प्रक्रिया:

कदम, जिसका पालन प्राधिकरण को सौंपते समय किया जाता है, प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया है। आम तौर पर प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में चार चरणों का उपयोग किया जाता है। इसे आरेख के रूप में दिखाया जा सकता है।

1. कार्य का असाइनमेंट:

इस प्रक्रिया में पहला कदम स्पष्ट रूप से निर्धारित करना है कि अधीनस्थों को क्या करना चाहिए। तब प्रत्येक अधीनस्थ की क्षमताओं को उन्हें सौंपा कर्तव्यों के साथ मेल खाना चाहिए। कार्यों को इस तरह से वितरित किया जाना चाहिए कि अधीनस्थ अनावश्यक रूप से अतिव्याप्त न हों और प्रत्येक एक को सौंपे गए कार्य को कुशलतापूर्वक पूरा करने में सक्षम हो।

कुल कार्य को पहचानने योग्य भागों में विभाजित किया जा सकता है ताकि प्रबंधक स्वयं कुछ भागों को संभाल सके और अन्य भागों को कुशल अधीनस्थों को दिया जा सके। इस तरह समन्वय और पर्यवेक्षण आसान हो जाएगा।

2. निर्णय लेने का अधिकार प्राधिकरण:

दूसरा कदम अधीनस्थों को अधिकार देना है कि वे संसाधनों की खरीद और उन्हें सौंपे गए कर्तव्यों से संबंधित गतिविधियों की निगरानी के बारे में निर्णय लेने और कार्यान्वित करें। यह अधिकार स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए, और यदि संभव हो तो लिखित रूप में, ताकि आवश्यक निर्णय लेने के बारे में कोई अस्पष्टता न हो।

प्राधिकरण को कार्यों से भी संबंधित होना चाहिए ताकि यदि कार्य बदलते हैं, तो प्राधिकरण होगा। कोई भी मामले या निर्णय जो प्रतिनिधि प्राधिकारी के क्षेत्र में नहीं आते हैं, उन्हें वरिष्ठों को भेजा जाना चाहिए।

3. दायित्व का निर्माण:

तीसरा कदम अधीनस्थों की ओर से अपने कर्तव्यों का संतोषजनक ढंग से पालन करने के लिए दायित्व का निर्माण है। कार्य सौंपा गया व्यक्ति नैतिक रूप से अपना सर्वश्रेष्ठ करने के लिए जिम्मेदार है क्योंकि उसने इन कार्यों को स्वेच्छा से स्वीकार कर लिया है।

कार्य के लिए दायित्व एक व्यक्तिगत चिंता है। यहां तक कि अगर अधीनस्थ को अन्य लोगों के माध्यम से किए गए कार्य का हिस्सा मिलता है, तो भी उसे कार्य के समय पर पूरा होने के साथ-साथ उत्पादन की गुणवत्ता के लिए जिम्मेदारी स्वीकार करनी चाहिए।

4. जवाबदेही का निर्माण:

अपने कार्यों के लिए किसी के प्रति जवाबदेह होना जवाबदेही पैदा करता है, परिणाम को स्वीकार करने का दायित्व, अच्छा या बुरा। न्यूमैन, समर और वारेन के अनुसार, "एक असाइनमेंट को स्वीकार करके, एक अधीनस्थ प्रभाव में अपने वरिष्ठों को अपने कर्तव्यों को पूरा करने में अपना सर्वश्रेष्ठ करने का वादा देता है। नौकरी लेने के बाद, वह नैतिक रूप से इसे पूरा करने के लिए बाध्य होता है। उसे परिणामों के लिए जवाबदेह ठहराया जा सकता है।

प्रत्यायोजन के लाभ:

प्रतिनिधिमंडल के निम्नलिखित फायदे हैं:

1. यह प्रभावी कार्य के लिए मदद करता है:

प्रत्यायोजन कार्यपालिका को उसके अधीनस्थों को उसके कार्य का हिस्सा बनाने में मदद करता है। ताकि वह अपना समय अपने कर्तव्यों के अधिक महत्वपूर्ण क्षेत्रों जैसे कि नेतृत्व, संगठन योजना और समन्वय के लिए समर्पित कर सकें।

2. यह त्वरित निर्णय में परिणाम:

प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया निर्णय को धकेलना संभव बनाती है। निम्नतम स्तर पर बनाना जहां निर्णय लेने के लिए जानकारी, क्षमता और इच्छा उपलब्ध है। जैसे ही एक विचलन होता है या स्थिति की मांग होती है, निर्णय तुरंत या इसके केंद्र के पास किए जा सकते हैं।

3. प्रबंधकीय भार में कमी:

प्रतिनिधिमंडल मामूली या नियमित प्रकार के कर्तव्यों में भाग लेने की आवश्यकता के प्रबंधक को राहत देता है। इस प्रकार, वह व्यापक और अधिक महत्वपूर्ण जिम्मेदारियों के लिए अधिक ध्यान और प्रयास समर्पित करने में सक्षम है।

4. यह विशिष्ट सेवा के लिए जाता है:

चूंकि यह कार्य उन व्यक्तियों को सौंपा गया है जिनके पास विशिष्ट ज्ञान और विशेषज्ञता है, यह विशेष सेवाओं के लिए मदद करता है। उदाहरण के लिए, बिक्री को बिक्री प्रबंधक, विपणन-से-विपणन प्रबंधक, वित्त-से-वित्त प्रबंधक को सौंपा जा सकता है।

5. प्रत्यायोजन एक प्रेरक कारक है:

प्रत्यायोजन का उपयोग अधीनस्थ को प्रेरित करने के लिए एक उपकरण के रूप में भी किया जा सकता है। अधीनस्थ आमतौर पर प्रत्यायोजित प्राधिकरण को अनुकूल रवैये के साथ जवाब देते हैं। वे अपने काम के लिए अधिक जिम्मेदार और अधिक समर्पित हो जाते हैं और उन्हें इस तरह के अधिकार और जिम्मेदारी दिए जाने पर गर्व महसूस होता है, इससे उनका मनोबल बढ़ता है।

6. कर्मचारी विकास के लिए सहायता:

प्रतिनिधिमंडल संगठन में कर्मचारियों को नई और अधिक चुनौतीपूर्ण नौकरियों के लिए अपनी क्षमताओं को विकसित करने के लिए सुनिश्चित करता है और यह नौकरी की संतुष्टि को भी बढ़ावा देता है।

7. यह कार्यकारी क्षमता के लिए एक प्रशिक्षण ग्राउंड हो सकता है:

अधीनस्थों, जब उन समस्याओं पर नियंत्रण दिया जाता है, जो स्थिति का विश्लेषण करने और तदनुसार निर्णय लेने में सक्षम होते हैं। यह निरंतर भागीदारी उन्हें उच्च कार्यकारी स्तर तक पहुंचने पर समस्या समाधान प्रक्रिया के लिए तैयार करती है। यह प्रक्रिया कार्यकारी स्तर से उन लोगों की भी जांच करेगी, जो निचले स्तर पर समस्याओं को संभालने में कम सफल साबित हुए हैं।

प्रत्यायोजन के नुकसान:

1. केंद्रीय प्रबंधन उन वास्तविक परिचालन से बहुत दूर हो जाता है जहाँ निर्णय किए जाते हैं ताकि बड़ी समस्याएँ उत्पन्न होने पर उसे दूर करना मुश्किल हो जाए क्योंकि निर्णय कई अधीनस्थों द्वारा किए जाते हैं।

2. दूसरी समस्या समन्वय के क्षेत्र में हो सकती है। यदि इन कई अधीनस्थों के बीच समन्वय पर्याप्त नहीं है, तो भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है और प्रक्रियाओं और नीतियों पर नियंत्रण रखना मुश्किल हो सकता है।

3. अधीनस्थ की क्षमता के साथ कार्य को पूरी तरह से मेल करना मुश्किल हो सकता है।

प्रतिनिधिमंडल के लिए बाधाएँ:

भले ही प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल पर कई फायदे हैं, अधिकांश प्रबंधक प्रतिनिधि प्राधिकरण के लिए अनिच्छुक हैं और कई अधीनस्थ भी कई कारणों से प्राधिकरण और जिम्मेदारी को स्वीकार करने में अनिच्छुक हैं।

1. प्रबंधकों या अधिकारियों की अनिच्छा:

प्रबंधकों के लिए निम्नलिखित कारण प्राधिकारी को सौंपने के इच्छुक नहीं हैं:

मैं। एक प्रबंधक यह मान सकता है कि वह अपने अधीनस्थों की तुलना में अपने काम को बेहतर तरीके से कर सकता है।

ii। कभी-कभी, प्रबंधक यह मान सकते हैं कि उनके अधीनस्थ पर्याप्त सक्षम नहीं हैं।

iii। प्रतिनिधिमंडल को अधीनस्थों को कार्य और जिम्मेदारी समझाने में बहुत समय लग सकता है। यहां, प्रबंधक को किसी भी गलतियों को समझाने, पर्यवेक्षण करने और सही करने का धैर्य नहीं हो सकता है।

iv। एक प्रबंधक को अपने अधीनस्थों में आत्मविश्वास और विश्वास की कमी हो सकती है, क्योंकि प्रबंधक अपने अधीनस्थों के कार्यों के लिए जिम्मेदार होते हैं, हो सकता है कि नौकरी सही न होने की स्थिति में वह अधीनस्थों के साथ मौके लेने के लिए तैयार न हों।

v। कुछ प्रबंधकों को अपने अधीनस्थों को निर्देशित करने की क्षमता की कमी होती है।

vi। कुछ प्रबंधकों को विशेष रूप से प्राधिकारी को सौंपने में बहुत असुरक्षित महसूस होता है, जब अधीनस्थ कार्य को बेहतर ढंग से करने में सक्षम होता है। प्रबंधक, ऐसी स्थिति में, अधीनस्थ से अपनी शक्ति और प्रतियोगिता के नुकसान का डर हो सकता है।

vii। एक कार्यकारी प्रतिनिधि के लिए अनिच्छुक हो सकता है यदि वह मानता है कि नियंत्रण प्रणाली समस्याओं और कठिनाइयों की प्रारंभिक चेतावनी प्रदान करने में पर्याप्त नहीं है जो कि प्रतिनिधि कर्तव्यों में उत्पन्न हो सकती है, इस प्रकार सुधारात्मक निर्णय और कार्यों में देरी हो सकती है।

2. अधीनस्थों की अनिच्छा:

अधीनस्थ निम्नलिखित कारणों से प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को स्वीकार करने में अनिच्छुक हो सकते हैं:

1. अधीनस्थों को अतिरिक्त जिम्मेदारी स्वीकार करने की उनकी क्षमता में आत्मविश्वास की कमी हो सकती है।

2. अधीनस्थ अधिकार को स्वीकार करने और इस निर्णय के लिए अनिच्छुक हो सकते हैं कि गलत निर्णय लेने के लिए उनकी आलोचना की जाएगी या खारिज कर दिया जाएगा।

3. अधीनस्थों को उपयुक्त प्रोत्साहन के अभाव में अतिरिक्त जिम्मेदारी और अधिकार को स्वेच्छा से स्वीकार करने के लिए प्रेरित नहीं किया जा सकता है।

4. पर्याप्त जानकारी और संसाधन अधीनस्थों को अपने निर्णय लेने के लिए उपलब्ध नहीं होने के कारण, वे प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को स्वीकार करने में संकोच कर सकते हैं।

5. उन्हें अपने वरिष्ठों से यह पूछना आसान लगता है कि वे समस्या को स्वयं हल करने की कोशिश करें।

प्रतिनिधिमंडल की बाधा पर काबू पाने:

निम्नलिखित पहलू प्रतिनिधिमंडल की बाधाओं को दूर करने में मदद करेंगे:

1. पूर्ण और स्पष्ट रूप से समझा जाना:

अधीनस्थ को ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि उसे क्या जानना है और क्या करना है। यह विशिष्ट निर्देशों के साथ लिखित रूप में अधिमानतः होना चाहिए ताकि अधीनस्थ बार-बार अपनी राय या निर्णयों के लिए प्रबंधक को समस्याओं का उल्लेख न करे।

2. उचित चयन और प्रशिक्षण:

प्रबंधन को उचित अधिकार सौंपने से पहले अपनी क्षमताओं और सीमाओं के संदर्भ में अधीनस्थों का उचित मूल्यांकन करना चाहिए। इसके अतिरिक्त, प्रबंधन को अपने प्रशिक्षण में अधीनस्थों के साथ मिलकर काम करना चाहिए ताकि वे अपने कार्य प्रदर्शन में सुधार कर सकें। यह निरंतर संचार अधीनस्थों के आत्मविश्वास का निर्माण करेगा।

3. अधीनस्थों का अभिप्रेरण:

पदोन्नति, स्थिति, बेहतर काम करने की स्थिति के रूप में पर्याप्त प्रोत्साहन या अतिरिक्त जिम्मेदारियों के लिए अतिरिक्त बोनस प्रदान किया जाना चाहिए।

4. उचित नियंत्रण की स्थापना:

पर्याप्त नियंत्रण स्थापित करके लघुकरण को हटाया जा सकता है। इस संबंध में, सिस्टम में पर्याप्त चौकियों और नियंत्रणों का निर्माण किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, साप्ताहिक रिपोर्ट।