संचार के विभिन्न प्रकार | व्यवसाय प्रबंधन

विभिन्न प्रकार के संचार पर उत्तरों का संकलन। के बारे में जानें: 1. नीचे की ओर संचार 2. अपवर्ड कम्युनिकेशन 3. क्षैतिज संचार 4. मौखिक संचार 5. गैर-मौखिक संचार 6. औपचारिक संचार 7. अनौपचारिक संचार।     

उत्तर 1। संचार के प्रकार:

संगठनों में संचार को नीचे, ऊपर और क्षैतिज संचार के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। वे मौखिक या लिखित हो सकते हैं। उन्हें मौखिक और गैर-मौखिक संचार के रूप में भी वर्गीकृत किया जा सकता है। मौखिक संचार में मौखिक और लिखित संचार शामिल हैं। गैर-मौखिक संचार शरीर की भाषा या इशारों और शरीर के आंदोलनों के उपयोग को संदर्भित करता है। वास्तव में, संचार का कोई भी तरीका स्वतंत्र नहीं है।

इन सभी प्रकार के संचार नीचे दिए गए हैं:

1. नीचे संचार:

नीचे की ओर संचार, ऊपर से नीचे तक सूचना का प्रवाह है। वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच पदानुक्रमित प्रणाली को नीचे संचार के माध्यम से बनाए रखा जाता है। निचले स्तर के कर्मचारियों को दिशाओं और निर्देशों के माध्यम से निचले स्तर पर संचार किया जाता है।

संचार के औपचारिक चैनल के अनुरूप, नीचे संचार संगठन में विभिन्न श्रेणीबद्ध स्तरों से गुजरता है। डाउनवर्ड संचार का उपयोग प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के अभ्यास के लिए किया जाता है जिसमें वरिष्ठ अपने अधीनस्थों, अनुमोदन प्राधिकारी द्वारा किए जाने वाले कार्यों को सौंपते हैं और परिणाम प्राप्त करने के लिए उन्हें जवाबदेह बनाते हैं।

2. ऊपर संचार:

ऊपर की ओर संचार में, सूचना नीचे से ऊपर की ओर बहती है। इसका उद्देश्य प्रबंधकों को परिचालन स्तरों से जानकारी प्राप्त करने की सुविधा प्रदान करना है। प्रबंधन के उच्च स्तर को रिपोर्ट और प्रतिक्रियाओं के रूप में निचले स्तर से प्रतिक्रिया की जानकारी मिलनी चाहिए। उन्हें यह जानना आवश्यक है कि अधीनस्थों द्वारा कैसे एक निर्धारित कार्य किया जाता है और उनकी प्रतिक्रियाएँ और संतुष्टि भी।

ऊपर की ओर संचार धीमा हो जाता है। वे आमतौर पर देरी और छानने के अधीन हैं। प्रत्येक स्तर पर एक प्रबंधक एक समस्या को ऊपर ले जाने के लिए अनिच्छुक होता है क्योंकि ऐसा करने को विफलता की स्वीकारोक्ति माना जाता है। इसलिए, प्रत्येक स्तर संचार को यह तय करने के प्रयास में देरी करता है कि समस्या को कैसे हल किया जाए।

यदि समस्या हल नहीं की जा सकती है, तो संदेश को फ़िल्टर किया जा सकता है ताकि उच्च प्रबंधन को जानकारी का केवल एक हिस्सा प्राप्त हो। एक कर्मचारी केवल श्रेष्ठ को यह बताने की कोशिश करता है कि कर्मचारी क्या सोचता है कि वह बेहतर सुनना चाहता है। इसलिए, प्रत्येक अधीनस्थ के पास चयन करने, व्याख्या करने और अन्य फ़िल्टरिंग कार्यों के अपने कारण हैं।

3. क्षैतिज संचार:

यह पार्श्व संचार के रूप में भी जाना जाता है, जो पदानुक्रम में समान लोगों के बीच होता है। विभिन्न संगठनात्मक इकाइयों के कामकाज के प्रभावी संचालन के लिए आपसी सहयोग और आपसी सहयोग प्राप्त करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, एक विपणन प्रबंधक के रूप में, किसी को उत्पादन प्रबंधक को बाजार के रुझान, ग्राहकों की अपेक्षाओं, उत्पाद की मांग में बदलाव आदि के लिए संवाद करना होगा।

इसी तरह, एक स्टोर मैनेजर और एक फाइनेंस मैनेजर को वित्तीय संसाधनों के अनुकूलन के लिए मिलकर काम करना होता है। मानव संसाधन आपूर्ति, प्रशिक्षण और विकास, और उनके कल्याण के बारे में जानकारी का आदान-प्रदान करने के लिए एक मानव संसाधन प्रबंधक को अन्य प्रबंधकों के साथ काम करना पड़ता है।

4. मौखिक संचार:

इसमें मौखिक और लिखित दोनों संचार शामिल हैं, जिनकी चर्चा नीचे दी गई है:

ए। मौखिक संचार:

संगठनों में संचार का सबसे सामान्य रूप मौखिक है। यह फेस-टू-फेस वार्तालाप का रूप लेता है जब वक्ता और श्रोता शारीरिक रूप से एक स्थान पर होते हैं या वे सार्वजनिक पते की प्रणाली, एक इंटरकॉम या एक टेलीफोन का उपयोग कर सकते हैं जब वे दूरी पर होते हैं। यह प्रभावी है क्योंकि रिसीवर न केवल संदेश सुनता है, बल्कि एक साथ इस्तेमाल किए गए इशारों, बोले गए शब्दों की टोन, वॉल्यूम, पिच का भी अवलोकन करता है।

वक्ता की आवाज़ संचार के लिए उपयोग किए गए लिखित शब्दों के बजाय किसी व्यक्ति के दृष्टिकोण और भावनाओं को प्रभावित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। इसके अलावा, किसी भी प्रकार की देरी से बचने के लिए एक तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त की जा सकती है। स्पीकर संदेश के अलावा व्यक्तिगत गर्मी और मित्रता को व्यक्त कर सकता है। यह वास्तव में, संचार का एक कम महंगा रूप है।

हालांकि, मौखिक संचार में कुछ सीमाएं भी पाई जा सकती हैं। चूंकि यह दर्ज नहीं है, इसलिए यह भविष्य में संदर्भ के उद्देश्य को पूरा नहीं करता है। सबूतों के अभाव में, पार्टी द्वारा इस प्रयास की जाँच नहीं की जा सकती है। इसके अलावा, जब मौखिक संचार लंबे पदानुक्रमित चैनल से गुजरता है, तो इसकी गलत व्याख्या की जाती है और अंत में विकृत जानकारी लोगों को दी जाती है।

ख। लिखित संचार:

लिखित संचार भी मौखिक संचार का एक हिस्सा है, जो पत्र, रिपोर्ट, मेमो, निर्देश, दिशानिर्देश, नीति नियमावली, वार्षिक रिपोर्ट आदि का रूप लेता है। मानव स्मृति कम है और इसलिए, लिखित रूप में लोगों से संवाद करना वांछनीय है। यह भविष्य के संदर्भ के लिए एक स्थायी रिकॉर्ड प्रदान करता है और सबूत के रूप में कार्य करता है। संदेश की गलत व्याख्या या गलतफहमी की संभावना कम है। इसे प्रसारित करने से पहले सटीकता के लिए जाँच की जा सकती है।

हालाँकि, लिखित संचार को संगठनों में प्रबंधकों या श्रमिकों की ओर से कौशल और क्षमताओं की आवश्यकता होती है। एक साधारण कार्यकर्ता अपने लेखन कौशल में बहुत मजबूत नहीं हो सकता है। यहां तक कि कुछ प्रबंधक भी, कई बार, मौखिक संचार की तुलना में अपने लिखित संचार में अप्रभावी साबित होते हैं। यदि संचार करने के लिए गोपनीय जानकारी है, तो संभावित रिसाव के कारण संचार का लिखित रूप वांछनीय नहीं है।

5. गैर-मौखिक संचार:

संचार के इस रूप में, गैर-मौखिक तरीकों का उपयोग शरीर के अंगों के आंदोलन की तरह किया जाता है। इसे बॉडी लैंग्वेज भी कहा जाता है। लोग हाथ मिलाने, मुस्कुराने, घूरने, आंख झपकने, सिर हिलाए जाने, भौंहों को ऊपर उठाने, कंधों को सिकोड़ने, शरीर को आगे झुकाने, पीछे की ओर झुकने और कई में इस तरह के संचार में लगे होते हैं। दूसरा तरीका।

दिन-आज के संचार में, आप ये सब कर रहे होंगे। शरीर के ये सभी आंदोलन अपने-अपने अर्थों को दूसरों तक पहुँचाते हैं। संगठनों में, प्रबंधकों के साथ-साथ श्रमिकों को संचार के उद्देश्य के लिए शारीरिक इशारों का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।

लिखित संचार आपकी भावनाओं, भावनाओं या प्रस्तावों को व्यक्त करने के लिए पर्याप्त नहीं है, जिसके लिए किसी प्रकार की चेहरे की अभिव्यक्ति की आवश्यकता होती है, हो सकता है कि यह आपके प्यार या क्रोध, भय या निराशा, अहंकार या चिंता को प्रदर्शित करने के लिए हो।

हालांकि, यह माना जा सकता है कि गैर-मौखिक तरीकों का उपयोग करके विशेष रूप से संचार करने के उदाहरण बहुत कम हैं। अधिकतर इन्हें बाद के तरीकों के साथ जोड़ दिया जाता है ताकि बाद को अधिक प्रभावी बनाया जा सके। वास्तव में, कोई गैर-मौखिक तरीकों के उपयोग के बिना मौखिक संचार में संलग्न नहीं हो सकता है।

6. औपचारिक संचार:

औपचारिक संगठन संचार प्रक्रिया को इस तरह से आकार देता है कि यह संगठनात्मक सदस्यों के व्यवहार को सुविधाजनक बनाता है। औपचारिक संगठनात्मक संरचना विभिन्न संगठन सदस्यों के बीच संबंध स्थापित करती है और प्राधिकरण, शक्ति, जिम्मेदारी और जवाबदेही की औपचारिक रेखा का वर्णन करती है। ये सभी रिश्ते औपचारिक संचार के लिए जिम्मेदार हैं।

7. अनौपचारिक संचार:

अनौपचारिक संचार औपचारिक संचार को पूरक करता है और इस संबंध को "ग्रेपवाइन" कहा जाता है। इसकी कोई संरचना नहीं है। इसकी कोई दिशा नहीं है। यह औपचारिक अस्तित्व में आता है जब संगठन से संबंधित जानकारी पर औपचारिक संगठनात्मक सदस्य एक-दूसरे को जानते हैं। यह संगठन के सदस्यों के बीच अनौपचारिक संबंध पर आधारित है।

यह एक सरल इशारे, झलक, नहीं, मुस्कान या मौन द्वारा व्यक्त किया जाता है। यह त्वरित संचार के लिए बहुत प्रभावी है। अनौपचारिक संरचना के माध्यम से पारित जानकारी इस तथ्य के कारण पूरे समूह के लिए खुले तौर पर उपलब्ध नहीं है कि इसे गोपनीय माना जाता है। यदि औपचारिक संचार अपर्याप्त है, तो ग्रेपवाइन फल-फूल सकता है। यह अपरिहार्य और मूल्यवान है।

अंगूर की विशेषताएं:

(i) यह प्रकृति में मौखिक संचार है।

(ii) इसकी एक लंबी श्रृंखला है। यह क्लस्टर श्रृंखला का भी अनुसरण कर सकता है।

(iii) कुल ग्रेपवाइन में से, तीन-चौथाई सटीक पाए गए।

(iv) यह स्थिति का एक उत्पाद है।

(v) यह असुरक्षा, अनिश्चितता और उत्तेजना के वातावरण में तेजी से फैलता है, जैसे कि हड़ताल की अवधि।

(vi) यह कार्य से संबंधित या संबंधित लोग हो सकते हैं।

(vii) यह कर्मचारियों को अपनी नीतियों की व्याख्या करने और प्रबंधन की प्रतिक्रियाओं को संप्रेषित करने में प्रबंधन में मदद करता है।

ग्रेपवाइन के लाभ इस प्रकार हैं:

(i) यह औपचारिक संगठन के लिए एक प्रकार का सामंजस्य लाता है।

(ii) यह औपचारिक संगठन के सदस्यों को अपनेपन, स्व-सम्मान और संतुष्टि की भावना प्रदान करता है।

(iii) कई प्रबंधक सचेत रूप से इसे संचार और कर्मचारी मनोबल के मोल्डर के रूप में उपयोग करते हैं।

उत्तर 2. संचार के प्रकार:

सूचना आधुनिक संगठनों में पहले से कहीं अधिक तेजी से प्रवाहित होनी चाहिए। यहां तक कि फास्ट-मूविंग ऑपरेशन समय पर एक निराशाजनक ठहराव बहुत महंगा हो सकता है। जो अधिक महत्वपूर्ण है वह अधिक, प्रासंगिक और तेज जानकारी प्रदान कर रहा है। प्रबंधकों को प्रबंधकीय कार्यों और गतिविधियों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। कोई सार्वभौमिक रूप से लागू संचार प्रणाली नहीं है। लेकिन अलग-अलग प्रबंधकों को अपनी आवश्यकताओं के आधार पर अपनी प्रणाली को तैयार करना होगा।

विभिन्न चैनलों के माध्यम से संचार प्रवाहित होता है। इन चैनलों में ऊर्ध्वाधर, यानी, नीचे और ऊपर की ओर, क्षैतिज और विकर्ण या क्रॉसवर्ड शामिल हैं। परंपरागत रूप से, डाउनवर्ड संचार पर जोर दिया गया था। लेकिन बाद में, यह एहसास होता है कि उर्ध्व संचार भी उतना ही महत्वपूर्ण है।

1. कार्यक्षेत्र संचार:

वर्टिकल कम्युनिकेशन में डाउनवर्ड कम्युनिकेशन और अपवर्ड कम्युनिकेशन शामिल हैं।

(मैं) नीचे की ओर संचार:

संगठनात्मक पदानुक्रम में उच्च स्तर से निचले स्तर तक नीचे की ओर संचार होता है। इस प्रकार का प्रवाह एक अधिनायकवादी वातावरण का एक अनिवार्य चरित्र है। इस प्रकार, सूचना का अधोमुख प्रवाह श्रेष्ठ से अधीनस्थ होता है।

संचार का मूल उद्देश्य हैं:

मैं। विशिष्ट कार्य निर्देश या निर्देश प्रदान करने के लिए;

ii। कार्य संबंधों के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए;

iii। एक संगठन के मिशन, उद्देश्यों, नीतियों, प्रक्रियाओं, कार्यक्रमों, आदि के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए;

iv। अधीनस्थ के प्रदर्शन के बारे में प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए;

v। लोगों को अपेक्षाकृत अच्छी तरह से अवगत होने के गौरव को बताने के लिए।

नीचे की ओर संचार के लाभ हैं:

मैं। यह कर्मचारियों को नीतियों के बारे में सूचित करने में मदद करता है; उद्देश्य, आदि;

ii। विभिन्न कार्यक्रमों को निष्पादित और कार्यान्वित करने के लिए;

iii। यह प्रतिक्रिया की गुणवत्ता में सुधार करने की सुविधा देता है।

नीचे की ओर संचार के नुकसान हैं:

मैं। यह देरी और समय लेने वाली प्रक्रिया का कारण बनता है;

ii। यह केवल एक ही तरीका है;

iii। प्रतिक्रिया के लिए कोई प्रावधान नहीं है;

iv। यह कठोर संचार नेटवर्क प्रदान करता है; तथा

v। अपने विचारों को व्यक्त करने के लिए अधीनस्थों के लिए कोई गुंजाइश नहीं है।

डाउनवर्ड संचार के लिए प्रयुक्त मीडिया:

अपनी संरचना से संबंधित संगठनात्मक संस्कृति, कमान और संचार की रेखाओं ने व्यवसाय के वैश्वीकरण और निजीकरण के बाद नाटकीय रूप से बदल दिया है। नीचे की ओर संचार की पारंपरिक शैली में काफी बदलाव किया गया है। पारंपरिक डाउनवर्ड संचार में प्रिंट और मौखिक मीडिया शामिल हैं। लिखित मीडिया में पत्र, मैनुअल, हैंडबुक, हाउस मैगज़ीन, नोटिसबोर्ड आइटम, रिपोर्ट, पोस्टर, ऑर्डर और पसंद शामिल हैं।

नीचे की ओर संचार में मौखिक मीडिया में आमने-सामने के आदेश, निर्देश, टेलिफोनिक आदेश, भाषण, बैठकें, क्लोज-सर्किट टेलीविजन कार्यक्रम और इसी तरह शामिल हैं।

संगठनात्मक संस्कृति में बदलाव से संगठनात्मक पदानुक्रम के बीच या अंतर कम हो गया। नतीजतन, नीचे संचार सूचना के मुक्त प्रवाह के उद्देश्य के लिए अनौपचारिक संचार की विशेषताओं को प्राप्त कर रहा है। इसके अलावा, दूरसंचार में विकास ने नीचे संचार की प्रभावशीलता को बढ़ा दिया। इन विकासों में वीडियो-सम्मेलन शामिल हैं। लोकल एरिया नेटवर्क (LAN), वाइड-एरिया नेटवर्क (WAN), फैक्स, टेलीफोन और जैसे।

(Ii) अपवर्ड कम्युनिकेशन:

संगठनात्मक पदानुक्रम में निचले स्तर से ऊपरी स्तर तक संचार बढ़ता है। इस प्रवाह को अक्सर प्रबंधकों द्वारा श्रृंखला में बाधित किया जाता है विशेष रूप से प्रतिकूल जानकारी के मामले में।

बैठकों में चर्चा करने और निर्णय लेने में भाग लेने के लिए परामर्श, राय सर्वेक्षण, और साक्षात्कार से बाहर निकलने के लिए, शिकायतों को कम करने, शिकायतों को कम करने के लिए सुझाव देने के लिए ऊपर की ओर संचार आवश्यक है।

तकनीकों को कार्यबल के दृष्टिकोण और विचारों के बारे में जानकारी के साथ शीर्ष प्रबंधन प्रदान करके संगठनात्मक कामकाज में सुधार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। उनका उपयोग सूचना के ऊपर की ओर प्रवाह को बढ़ावा देने के लिए किया जाता है।

प्रबंधकों को निम्नलिखित दृष्टिकोण को प्रोत्साहित करना चाहिए:

मैं। संचार की ग्रहणशीलता बनाएं;

ii। एक साझा अर्थ के माध्यम से अपनेपन की भावना पैदा करें;

iii। संचार का मूल्यांकन; तथा

iv। निचले स्तर के कर्मचारियों के विचारों और विचारों के लिए एक चिंता का प्रदर्शन।

ऊपर की ओर संचार के लाभों में शामिल हैं:

मैं। दो-तरफ़ा संचार के लिए स्कोप;

ii। तत्काल प्रतिक्रिया के लिए संभावना; तथा

iii। कर्मचारी संतुष्टि के लिए स्कोप।

उन्नत संचार की प्रभावशीलता में सुधार के तरीके:

व्यवसाय के वैश्वीकरण और निजीकरण ने गंभीर प्रतिस्पर्धा के कारण संचार संस्कृति में महत्वपूर्ण बदलाव लाए। शीर्ष प्रबंधन परिचालन और संगठनात्मक दक्षता के लिए ऊपर की ओर संचार शुरू करता है और प्रोत्साहित करता है।

प्रबंधन उर्ध्व संचार की प्रभावशीलता को बेहतर बनाने के लिए निम्नलिखित विधियों का उपयोग करता है:

(i) घूमने फिरने से प्रबंधन:

नेतृत्व की इस शैली के तहत प्रबंधक अपने कार्यालय को अपने कक्षों तक सीमित नहीं रखते हैं। इसके बजाय, वे घूमते हैं और बाद के कार्यस्थल पर अपने सभी अधीनस्थों से मिलते हैं। वे नौकरी, संगठन और कर्मचारी से संबंधित विभिन्न मुद्दों पर चर्चा करते हैं। अधीनस्थ स्वतंत्र रूप से विचार व्यक्त करते हैं, अपने विचारों को साझा करते हैं, अपने सुझाव देते हैं और अपनी समस्याओं को रेखांकित करते हैं क्योंकि अधीनस्थ अपने काम के स्थान पर है और बॉस वहां आता है। कई प्रबंधकों ने इस शैली का उपयोग करना शुरू कर दिया क्योंकि यह ऊपर की ओर संचार में सुधार कर रहा है।

(ii) ओपन डोर पॉलिसी:

ओपन-डोर नीति का मतलब है कि प्रबंधक अधीनस्थों को आमंत्रित करेंगे और उन्हें हमेशा मिलने और विभिन्न नौकरियों, संगठनात्मक और व्यक्तिगत रूप से संबंधित मुद्दों पर उनके साथ संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करेंगे।

जब प्रबंधकों का कहना है कि 'मेरे दरवाजे हमेशा आपके लिए खुले हैं,' तो उनका मतलब है कि अन्य लोगों की पूर्व तक असीमित पहुंच हो सकती है। यह नीति ऊपर की ओर संचार को भी बेहतर बनाती है। प्रबंधकों को इस नीति को कहावत के रूप में व्यवहार में लाना चाहिए; 'क्रियाएं जोर से बोलती हैं शब्दों की तुलना में' लागू होती हैं।

(iii) लोकपाल पद:

ओम्बुड्समैन की स्थिति काफी हद तक संगठन में वरिष्ठ लोगों द्वारा रखी जाती है जो सेवानिवृत्त होने वाले हैं। ये वरिष्ठ लोग जूनियर कर्मचारियों को करियर और व्यक्तिगत मुद्दों के बारे में सुझाव और सलाह देते हैं। ये वरिष्ठ लोग अपने अनुभव और विशेषज्ञता के आधार पर सुझाव देते हैं। लोकपाल एक फिगरहेड भूमिका और एक शुभचिंतक की भूमिका निभाता है। इसलिए, वह खुले दरवाजे की नीति के माध्यम से ऊपर की ओर संचार को प्रोत्साहित करता है।

(iv) सशक्तिकरण रणनीति:

सशक्तीकरण में अधीनस्थों को अधिकार सौंपने के अलावा उन्हें जानकारी, ज्ञान, विशेषज्ञता और विशेष कौशल प्रदान करने की शक्ति शामिल है। प्रबंधकों ने अनावश्यक प्रक्रियाओं और औपचारिकताओं से बचकर उचित समय में उचित निर्णय लेने के लिए उत्तरार्द्ध को आवश्यक शक्ति से लैस करने के लिए अपने कर्मचारियों को सशक्त बनाया। यह बदले में, नौकरी को सबसे कुशलता से करने में मदद करता है। वास्तव में, अधीनस्थ सशक्तिकरण की स्थिति में स्वतंत्र रूप से ऊपर की ओर संवाद करते हैं क्योंकि उन्हें जानकार और विशेषज्ञ कर्मचारी माना जाता है।

(v) सहभागी प्रबंधन:

प्रबंधन की भागीदारी शैली में कर्मचारियों को जानकारी साझा करना, तर्क, प्रस्ताव और काउंटर प्रस्ताव, वैकल्पिक निर्णयों का विकास और सर्वोत्तम निर्णय का चयन शामिल है। यह पूरी प्रक्रिया उर्ध्व संचार को सक्षम और बढ़ाती है। सहभागितापूर्ण निर्णय लेने वाले कर्मचारी अधिक संतुष्ट और प्रेरित होते हैं क्योंकि उन्हें स्वतंत्र रूप से संवाद करने की अनुमति होती है।

(vi) परामर्श, दृष्टिकोण सर्वेक्षण और साक्षात्कार से बाहर:

मानव संसाधन प्रबंधन विभाग कर्मचारी और कैरियर परामर्श सत्र आयोजित करता है ताकि कर्मचारी अपनी भावनाओं को स्वतंत्र रूप से संवाद कर सके। इसके अलावा, प्रबंधन प्रश्नावली के माध्यम से दृष्टिकोण सर्वेक्षण करता है जो कर्मचारियों के विचारों को हल करता है। इसी तरह, बाहर निकलने के साक्षात्कार भी प्रबंधन की नीतियों और प्रथाओं के प्रति कर्मचारी की प्रतिक्रियाओं को हल करते हैं। इस प्रकार, परामर्श, दृष्टिकोण सर्वेक्षण और निकास साक्षात्कार, ऊर्ध्व संचार की सुविधा प्रदान करते हैं।

(vii) शिकायत प्रक्रिया:

यदि कर्मचारी अपने वरिष्ठों की कार्रवाई से संतुष्ट नहीं हैं, तो वे अपने तत्काल श्रेष्ठ से परे अपने असंतोष का संचार कर सकते हैं और शिकायत का निवारण कर सकते हैं। यह प्रक्रिया कर्मचारियों को ऊपर की ओर संवाद करने की अनुमति देती है।

(viii) ई-मेल:

ई-मेल के माध्यम से किसी को भी संदेश भेजना आज संचार का क्रम बन गया है। जो कर्मचारी अपने मालिकों से आमने-सामने बोलने के लिए अनिच्छुक थे, और फोन पर बात करने के लिए स्वतंत्र रूप से ई-मेल का उपयोग कर सकते हैं। इसलिए, ई-मेल का उपयोग उर्ध्व संचार को प्रोत्साहित करता है।

ऊपर और नीचे की संचार की समस्या:

डाउनवर्ड संचार कम होता रहता है क्योंकि यह प्रत्येक स्तर पर संशोधित और फ़िल्टर किया जाता है। वरिष्ठ हमेशा सोचते हैं कि अधीनस्थों को क्या पारित किया जाना चाहिए और केवल उसी पर पारित किया जाना चाहिए जो उन्हें लगता है कि नीचे पारित किया जा सकता है। ऊपर से संचार भी इस सब से गुजरता है क्योंकि मध्य प्रबंधकों का मानना है कि यह तय करना उनके काम का हिस्सा है कि क्या जानकारी ऊपर जानी चाहिए और कितनी। इन कारणों से, ऊर्ध्वाधर संचार अक्सर अधूरा होता है।

2. क्षैतिज संचार:

संचार को क्षैतिज कहा जाता है जब यह संगठनात्मक पदानुक्रम में एक ही स्तर के दो कर्मचारियों के बीच होता है। उदाहरण के लिए, उत्पादन और विपणन प्रबंधकों के बीच संचार। इस तथ्य के कारण क्षैतिज संचार आवश्यक है कि एक संगठन में विभाग अन्योन्याश्रित हैं और उनकी गतिविधियों का समन्वय आवश्यक है।

क्षैतिज संचार का उपयोग साथियों के बीच कार्य समन्वय लाने, भावनात्मक और सामाजिक समर्थन प्रदान करने, साथियों के बीच संबंधों को मजबूत करने और सूचना के प्रवाह को तेज़ी से करने की अनुमति देने के लिए किया जाता है।

3. विकर्ण संचार:

किसी संगठन के विभिन्न विभागों के दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच विकर्ण या क्रॉसवर्ड संचार होता है। विकर्ण संचार संचारक को उस व्यक्ति के पास ठीक से संदेश भेजने की अनुमति देता है जिसका वह मतलब है। उदाहरण के लिए, गुणवत्ता नियंत्रक यह पता लगाने के लिए विक्रय कार्यकारी को संदेश भेजता है कि उच्च गुणवत्ता वाला उत्पाद किसी विशेष बाजार में चलता है या नहीं? यह विकर्ण संचार है।

गुणवत्ता नियंत्रक को उत्पादन प्रबंधक और विपणन प्रबंधक के माध्यम से संदेश भेजने की आवश्यकता नहीं है। यह संचार प्रणाली कमांड की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन करती है। हालांकि, विकर्ण संचार प्रतियोगिता की परिस्थितियों के अनुकूल है जहां तेजी दिन का क्रम है।

उत्तर 3. संचार के प्रकार:

संचार के प्रकार को मोटे तौर पर आंतरिक और बाहरी संचार के तहत वर्गीकृत किया जा सकता है, जिसमें आंतरिक संचार एक संगठन के भीतर मौजूद वरिष्ठों / अधीनस्थों के बीच संचार को संदर्भित करता है। बाहरी संचार संगठन के बाहर के व्यक्तियों के साथ संचार से संबंधित है।

1. औपचारिक संचार:

औपचारिक संचार, कमांड की श्रृंखला के बाद सूचना के आधिकारिक इंटरैक्शन को संदर्भित करता है और इसे संचार के आधिकारिक प्रवाह के रूप में भी मान्यता प्राप्त है। औपचारिक संचार के तहत, जानकारी लिखित या मौखिक रूप से लेकिन ऐसी भाषा में संप्रेषित की जाती है जो पेशेवर नियमों, मानकों या प्रक्रियाओं के अनुरूप होती है। औपचारिक संचार के दौरान एक पेशेवर शिष्टाचार का पालन किया जाता है जिसमें सम्मानजनक और सभ्य व्यवहार की आवश्यकता होती है।

औपचारिक संचार के लक्षण:

1. लिखित और मौखिक - एक श्रेष्ठ / अधीनस्थ लिखित और मौखिक रूप से एक दूसरे के साथ संवाद कर सकते हैं। दैनिक कार्य का प्रबंधन मौखिक रूप से किया जाता है जबकि नीति से संबंधित मामलों को लिखित रूप में सूचित किया जाना चाहिए। आदर्श रूप से, गलत व्याख्या और गैर-स्पष्टता से बचने के लिए अधिकांश संचार लेखन में दर्ज किया जाता है।

2. औपचारिक संबंध - यह संचार उन कर्मचारियों के बीच अपनाया जाता है जहाँ संगठन द्वारा औपचारिक संबंध स्थापित किए गए हैं।

3. निर्धारित मार्ग - संचार को एक निश्चित चैनल के माध्यम से व्यक्त किया जाना चाहिए जो एक व्यक्ति से दूसरे (ऊपर या नीचे) पदानुक्रम में गुजरता है। उदाहरण के लिए, यदि एक दुकान के फर्श कार्यकर्ता कुछ संवाद करना चाहते हैं, तो यह कार्यकर्ता पहले पर्यवेक्षक से संपर्क करता है, जो बदले में प्रबंधक के साथ संचार करता है, जो सामान्य प्रबंधक के साथ संचार करता है और इस प्रकार संचार की औपचारिक लाइनों के साथ एक निर्धारित मार्ग का अनुसरण करता है।

4. संगठनात्मक संदेश - औपचारिक संचार उन संदेशों को व्यक्त करने में सक्षम बनाता है जो आधिकारिक और संगठन से संबंधित हैं। इसमें व्यक्तिगत संदेश शामिल नहीं हैं।

5. जानबूझकर किया गया प्रयास - संचार का यह चैनल स्वचालित रूप से नहीं बनाया गया है, लेकिन संगठनात्मक लक्ष्यों के अनुसार इसके निर्माण के लिए प्रयास किया जाना है।

औपचारिक संचार के लाभ:

1. अधिकार का रखरखाव - औपचारिक संचार वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच निरंतर और निरंतर संबंध बनाए रखता है, जो आगे चलकर लाइन वरिष्ठों की गरिमा को पुनर्स्थापित करता है। यह अधीनस्थों के कार्यों / जिम्मेदारियों को नियंत्रित करने के लिए अनुकूल दृष्टिकोण है।

2. स्पष्ट और प्रभावी - वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच एक सीधा संपर्क होता है जो एक-दूसरे की क्षमता, आदतों, भावनाओं आदि को समझते हैं। नतीजतन, संचार स्पष्ट और प्रभावी हो जाता है, जिसमें वरिष्ठ अधिकारियों से लेकर अधीनस्थों और इसके विपरीत तक की समयबद्ध जानकारी होती है।

3. सूचना का क्रमबद्ध प्रवाह - सूचना को सूचना के प्रवाह को सुव्यवस्थित बनाने के लिए एक निश्चित पथ से गुजरना होता है, जो कमांड की श्रृंखला की रेखा के साथ होता है।

4. सूचना के स्रोत पर आसान ज्ञान - जैसा कि जानकारी का उल्लेख एक निश्चित और निर्धारित मार्ग का अनुसरण करता है, वरिष्ठ / अधीनस्थ सूचना के स्रोत पर बहुत आसानी से ज्ञान प्राप्त कर सकते हैं।

औपचारिक संचार की सीमाएं:

1. काम का अधिभार- एक निश्चित चैनल के माध्यम से कराई गई सूचना विशेष रूप से वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच बहुत समय की खपत करती है, खासकर तब जब उसे हर संदेश के बाद फॉलो-अप और फीडबैक की आवश्यकता होती है। इससे निर्धारित कार्यों / जिम्मेदारियों को पूरा करने के अलावा काम का अधिभार हो जाता है।

2. सूचना का विरूपण- औपचारिक संचार संदेशों की संप्रेषण प्रक्रिया में बाधा डाल सकता है यदि जारीकर्ता और रिसेप्टर के बीच की दूरी पदानुक्रम में लंबी हो। सूचना तब तक आसानी से विकृत हो सकती है जब तक वह रिसेप्टर तक नहीं पहुंचती।

3. अवैयक्तिक और उदासीन- निश्चित और औपचारिक मार्ग वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच संदेश को अवैयक्तिक बनाता है। इसके अलावा, वरिष्ठ अधिकारी अधीनस्थों के सुझावों पर ध्यान नहीं दे सकते हैं, जिससे वे संचार की प्रभावशीलता में विश्वास खो देते हैं।

औपचारिक संचार के प्रकार:

1. कार्यक्षेत्र संचार:

कार्यक्षेत्र संचार को दो-तरफ़ा संचार के रूप में कहा जाता है जिसमें वरिष्ठों से लेकर अधीनस्थों तक संदेशों का आवधिक संचार शामिल होता है।

ऊर्ध्वाधर संचार के दो प्रकारों पर चर्चा की जाती है:

(ए) डाउनवर्ड संचार वह है जब सूचना को उच्च स्तर से प्रबंधन के निचले स्तरों (जैसे कि नौकरी के निर्देश, प्रक्रिया और अभ्यास, प्रदर्शन प्रतिक्रिया, आदि) में भेजा जाता है या प्रेषित किया जाता है, जबकि;

(b) ऊपर की ओर संचार तब होता है जब सूचना को निचले स्तर से प्रबंधन के उच्च स्तरों (जैसे प्रदर्शन रिपोर्ट, सुधार के लिए सुझाव, समस्याएं और शिकायत, आदि) के लिए भेजा जाता है।

2. क्षैतिज संचार:

क्षैतिज संचार तब होता है जब विभिन्न विभागों और स्तरों पर जानकारी प्रवाहित होती है। क्षैतिज संचार को और अधिक अंतर्विभागीय समस्या को हल करने के तहत वर्गीकृत किया जा सकता है, जहां समस्या समाधान के लिए एक ही विभाग के सदस्यों के बीच सूचना प्रवाह होता है; अंतर्विभागीय समन्वय, जहां एक परियोजना या उत्पाद पर एक साथ काम करने वाले विभिन्न विभागों में सदस्यों के बीच जानकारी प्रवाहित होती है और; पहल और सुधार बदलें, जिसमें टीमों और विभागों के बीच जानकारी साझा करने के लिए डिज़ाइन किए गए संदेश शामिल हैं।

औपचारिक संचार नेटवर्क संचार के औपचारिक साधनों के माध्यम से परस्पर जुड़े लोगों और प्रक्रियाओं की एक व्यवस्था या व्यवस्था है। यह संगठनात्मक संरचना के भीतर संचार और सूचना के प्रवाह की औपचारिक रेखाओं को दर्शाता है। औपचारिक संचार नेटवर्क के पांच पैटर्न हैं - व्हील; परिपत्र; मुक्त प्रवाह; चेन और; उल्टे वी नेटवर्क।

(i) व्हील नेटवर्क:

एक पहिया नेटवर्क अधीनस्थों के एक नेटवर्क को संदर्भित करता है जिसमें केंद्र में व्यक्ति को संचार आवश्यक रूप से गुजरना चाहिए। जैसा कि अंजीर में दिखाया गया है। 7.8 चार अधीनस्थ केवल केंद्र में 'ए' व्यक्ति को संदेश देते हैं। यह नेटवर्क अधीनस्थों के बीच बातचीत के लिए कोई गुंजाइश नहीं प्रदान करता है और संभवतः निरंकुश नेतृत्व का सुझाव देता है।

(ii) परिपत्र नेटवर्क:

एक परिपत्र नेटवर्क में संचार प्रत्येक अधीनस्थ के दो पड़ोसियों के बीच संचार के एक चक्र के बाद हो सकता है। इसका मतलब यह है कि अधीनस्थ किसी भी दो अन्य अधीनस्थों के साथ संवाद कर सकता है।

(iii) चेन नेटवर्क:

चेन नेटवर्क को वर्टिकल नेटवर्क के रूप में भी जाना जाता है जिसमें एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक जानकारी पहुँचाना और फिर उसे किसी अन्य व्यक्ति को भेजना शामिल होता है। इस तरह के नेटवर्क को सिविल सेवाओं जैसे श्रेणीबद्ध प्रणालियों वाले संस्थानों में देखा जा सकता है। नेटवर्क में शीर्ष पर एक नेता होता है जो सभी संगठनात्मक कार्यों की देखरेख करता है और एक व्यवसाय के विभिन्न क्षेत्रों में नीचे और ऊपर की ओर संचार करता है।

(iv) उलटा V नेटवर्क:

उल्टे वी नेटवर्क में अधीनस्थों और उनके वरिष्ठों और उनके वरिष्ठों के बीच तेजी से संचार शामिल है। इसके विपरीत, वरिष्ठों से उनके अधीनस्थों तक सीमित संचार होता है। यह नेटवर्क अधीनस्थों के लिए फायदेमंद हो सकता है जो कम से कम समय में कॉर्पोरेट नेटवर्क संसाधनों का उपयोग करना चाहते हैं।

फ्री-फ्लो नेटवर्क-इस नेटवर्क में सभी अधीनस्थ स्वतंत्र रूप से एक-दूसरे के साथ संवाद कर सकते हैं और सभी के पास अपने विचारों, विचारों और विचारों को स्वतंत्र रूप से व्यक्त करने का अधिकतम अवसर होता है। इस प्रकार का नेटवर्क ज्यादातर स्टार्ट-अप या छोटे व्यवसायों के बीच मौजूद है।

2. अनौपचारिक संचार:

अनौपचारिक संचार से तात्पर्य विभिन्न समूहों और विभागों में विभिन्न लोगों के बीच होने वाले अनौपचारिक संचार से है। अनौपचारिक संदेशों का आदान-प्रदान आम तौर पर सामाजिक अवसरों, पार्टियों आदि जैसे विशेष अवसरों के दौरान होता है। अनौपचारिक संचार दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच अनौपचारिक बातचीत या प्रतिबंध के समान होता है जो दोस्त या क्लब के सदस्य हो सकते हैं या निवास या उत्पत्ति, आदि के स्थानों में समानताएं हो सकती हैं। ।

अनौपचारिक संचार के लक्षण:

1. सामाजिक यूनियनों के माध्यम से गठन - विभिन्न विभागों के व्यक्तियों के बीच अनौपचारिक सामाजिक यूनियनों के कारण संचार होता है। एक मिलनसार वातावरण बनाने के लिए अग्रणी संचार करने के लिए कोई निश्चित मार्ग नहीं हैं।

2. दो प्रकार की जानकारी - अनौपचारिक संचार दो प्रकार की सूचनाओं के संग्रह में सक्षम बनाता है - कार्य के बारे में और व्यक्ति के बारे में।

3. अनिश्चित पथ - यह अंगूर की तरह कोई निश्चित पथ का अनुसरण नहीं करता है।

4. अफवाह और विकृति की संभावना - अनौपचारिक संघ उन सूचनाओं के प्रवाह को सक्षम करते हैं जो आकस्मिक, भावनात्मक या हास्य हो सकती हैं। सूचना संभवतः अफवाहों और विकृतियों में तब्दील हो सकती है।

5. त्वरित रिले - मिलनसार वातावरण लोगों के बीच तेज़ी से सूचना प्रवाहित करने में सक्षम बनाता है, जो अफवाह भी बन सकता है।

अनौपचारिक संचार के लाभ:

1. तेज और प्रभावी - संचार के इस रूप के माध्यम से संदेश तेजी से आगे बढ़ते हैं और इसका प्रभाव औपचारिक संचार की तुलना में अधिक प्रभावी होता है।

2. मुक्त वातावरण - मुक्त वातावरण का तात्पर्य है कि कमांड की पंक्ति का अनुसरण करने पर कोई दबाव नहीं है। कर्मचारी ज्यादातर आराम से रहते हैं और उनकी प्रतिक्रियाओं को आसानी से एकत्र किया जा सकता है।

3. बेहतर मानवीय संबंध - बेहतर / अधीनस्थों के बीच तनाव को अनौपचारिक संचार के तहत आसानी से सामना किया जा सकता है। यह औपचारिक संचार की तुलना में बेहतर मानवीय संबंध बनाने में मदद करता है।

4. कठिन समस्याओं का आसान समाधान - कई समस्याएं हैं जिन्हें औपचारिक संचार की मदद से हल नहीं किया जा सकता है। अनौपचारिक सेट अप में स्वतंत्र रूप से बातचीत करने के अधिक अवसर के साथ, यह मुश्किल समस्याओं के समाधान खोजने में मदद करता है।

5. सामाजिक आवश्यकताओं की संतुष्टि - कर्मचारियों की सामाजिक आवश्यकताओं को अनौपचारिक संचार के माध्यम से संतुष्ट किया जा सकता है। संगठन कर्मचारियों को प्रेरित करने के लिए कार्यालय रात्रिभोज, मनोरंजक गतिविधियों आदि के रूप में अनौपचारिक संचार की सुविधा प्रदान करते हैं।

अनौपचारिक संचार की सीमाएँ:

1. अनंतिम संचार - संचार एक अनिश्चित और यादृच्छिक पथ का अनुसरण करता है। बातचीत में हुई लापरवाही संबंधित व्यक्ति को एक महत्वपूर्ण संदेश देने में असमर्थ हो सकती है।

2. अविश्वसनीय जानकारी - इस संचार के माध्यम से प्राप्त अधिकांश जानकारी भरोसेमंद नहीं है और तदनुसार कोई महत्वपूर्ण निर्णय नहीं लिया जा सकता है।

3. सूचना रिसाव - यह सामाजिक समूहों के बीच किसी भी आकस्मिक बातचीत के दौरान गोपनीय जानकारी को लीक कर सकता है।

4. अधूरी जानकारी - जैसा कि जानकारी अविश्वसनीय हो सकती है, ऐसी बातचीत के दौरान बताई गई जानकारी भी अधूरी हो सकती है।

3. अंगूर नेटवर्क:

ग्रेपवाइन संचार संचार का एक अनौपचारिक रूप है, जो एक संगठन में आकस्मिक या सामाजिक बातचीत के दौरान विभिन्न वरिष्ठ / अधीनस्थों से प्रेषित होता है। अंगूर का शाब्दिक अर्थ है एक बेल (एक कमजोर तना वाला पौधा) जिस पर अंगूर उगाए जाते हैं। अंगूर की तरह, जानकारी दो या दो से अधिक लोगों के बीच संदेश पहुंचाने पर मुड़ और विकृत हो सकती है। कर्मचारियों या कर्मचारियों के असंतोष और विध्वंस पर प्रबंधन के दबाव के कारण ग्रेपवाइन की जानकारी हो सकती है।

जैसा कि अंजीर में दिखाया गया है, चार प्रकार के अंगूर संचार हैं।

1. सिंगल स्ट्रैंड - सिंगल स्ट्रैंड में, एक व्यक्ति एक भरोसेमंद व्यक्ति को एक संदेश देता है, जो बदले में उस जानकारी को किसी अन्य भरोसेमंद व्यक्ति को सिंगल चेन बनाते हुए पास करता है। जानकारी श्रृंखला के साथ ऊपर और नीचे भी जा सकती है।

2. गपशप श्रृंखला - एक गपशप श्रृंखला में, एक व्यक्ति एक से अधिक लोगों या लोगों के समूह को संदेश देता है। समूह के सदस्यों में से एक को कुछ दिलचस्प पता चल सकता है जो इस विशिष्ट समूह को दिया जाता है। आरेख में, व्यक्ति A जानकारी का एक टुकड़ा जानता है जिसे B, C, D और E से लोगों को अवगत कराया जाता है।

3. संभाव्यता - संचार के इस रूप में, एक व्यक्ति कुछ ज्ञात / बनाई गई जानकारी के बारे में उदासीन है। वह / वह इस जानकारी को बेतरतीब ढंग से लोगों के समूह को व्यक्त करता है। यह समूह अन्य समूहों से भी घिरा हुआ है, जिन्हें यह जानकारी दी गई है। आरेख में, व्यक्ति A यादृच्छिक लोगों E, F और D से घिरा हुआ है। वह लोगों को यादृच्छिक रूप से E और D को एक संदेश देता है जो जानबूझकर F की अनदेखी कर रहा है। इसके बाद, E, C, B और G की सूचना पर गुजरता है, जबकि D L से गुजरता है। , जे और के।

4. क्लस्टर - क्लस्टर आधारित अंगूर में, एक व्यक्ति चयनित व्यक्तियों को जानकारी व्यक्त करता है। जो लोग सूचना प्राप्त करते हैं वे इसे चयनित व्यक्तियों के दूसरे सेट पर भेजते हैं। आरेख में, व्यक्ति A, B, D और E का चयन करता है और विश्वास पर आधारित संदेश देता है। व्यक्ति डी इस संदेश को किसी को भी नहीं बताता है, लेकिन बी इसे चयनित व्यक्ति सी को बताता है और ई इसे एफ, जी और एच और इतने पर बताता है।

उत्तर 4. व्यवसाय संचार के प्रकार:

1. संगठनात्मक संरचना के अनुसार:

मैं। औपचारिक संचार:

ऐसे संचार वे संचार होते हैं जो औपचारिक संगठन संरचना से जुड़े होते हैं। वे संगठन चार्ट में औपचारिक रूप से मान्यता प्राप्त पदों के माध्यम से यात्रा करते हैं। वे मुख्य रूप से संगठन संरचना द्वारा स्थापित किए गए हैं। औपचारिक संचार ज्यादातर काले और सफेद रंग में होते हैं। हम आम तौर पर "उचित चैनल के माध्यम से" चरण सुनते हैं।

यह बताता है कि औपचारिक चैनलों का सार ऐसे संचारों में श्रेष्ठ के आदेश और निर्देश शामिल हैं। यह संगठन में दो पदों को जोड़ने वाले लाइन प्राधिकरण का मार्ग है। इसे "चैनल ऑफ कमांड" के रूप में भी जाना जाता है। इस श्रृंखला के माध्यम से सभी नीचे और ऊपर और क्षैतिज संचार प्रवाह होता है।

औपचारिक संचार के लाभ:

औपचारिक संचार के महत्वपूर्ण लाभ इस प्रकार हैं:

(1) यह प्राधिकरण के अधिकारियों को बनाए रखने में मदद करता है:

जो अधीनस्थों को नियंत्रित करते हैं और अपने काम के लिए अपने मालिकों के लिए जवाबदेह होते हैं और काम पर आचरण करते हैं। वे आसानी से अधीनस्थों द्वारा की गई गतिविधियों के लिए जिम्मेदारी तय कर सकते हैं।

(2) यह चैनल बॉस और अधीनस्थों के दृष्टिकोण और व्यवहार को समझने में मदद करता है:

चूँकि एक तत्काल श्रेष्ठ व्यक्ति का अपने अधीनस्थों के साथ सीधा संपर्क होता है इसलिए बेहतर समझ विकसित होती है और संचार को अधिक प्रभावी बनाया जाता है।

(3) समस्याओं का बेहतर समाधान संभवतः आसानी से मिल सकता है:

चूंकि कार्यकारी अधीनस्थों की तुलना में संगठन और उसकी समस्याओं के बारे में बेहतर जानता है। इसलिए, समस्याओं का एक बेहतर समाधान संभवतः आसानी से पाया जा सकता है और नेताओं और उनके अधीनस्थों के बीच अच्छे संबंध विकसित होते हैं।

नुकसान:

औपचारिक संचार के नुकसान या सीमाएँ निम्नलिखित हैं:

(1) एक्शन बेस्ड या अनफेयर ईवेंट को औपचारिक रूप नहीं दिया जा सकता:

संगठन में होने वाली हर घटना को आगे नहीं बढ़ाया जा सकता है, इसलिए अप्रत्याशित घटना के आधार पर कार्रवाई को औपचारिक रूप नहीं दिया जा सकता है।

(2) यह लाइन वरिष्ठों के कार्यभार को बढ़ाता है:

क्योंकि सभी संचार उनके माध्यम से प्रेषित होते हैं। यह अन्य संगठनात्मक कार्यों को अच्छी तरह से करने के लिए वरिष्ठों के साथ कोई समय नहीं छोड़ता है।

(3) यह अधिक संचरण त्रुटियों की संभावना को बढ़ाता है और संदेश की सटीकता को कम करता है:

क्योंकि नीचे से ऊपर तक वरिष्ठों की लंबी कतार है और यह कभी-कभी संदेश की सटीकता को प्रभावित करने वाली सूचनाओं के सार को विकृत कर देता है।

(4) यह देरी रणनीति और तापवाद को लागू करता है:

क्योंकि अधिकारी अपने अधीनस्थों के हितों की अनदेखी करते हैं। कोई भी संचार ऊपर या नीचे के अनुकूल अधीनस्थों को अधिक बार दबा दिया जाता है या वरिष्ठों द्वारा विलंबित कर दिया जाता है।

(५) यह अधिकारियों और अधीनस्थों के संबंधों को प्रतिकूल रूप से प्रभावित करता है:

अधिकांश बड़े संगठनों में, सबसे श्रेष्ठ के साथ सबसे निचले स्तर पर उप-समन्वय के संपर्क दूर के हैं। वे कभी-कभी एक-दूसरे को पहचानते भी नहीं हैं।

ii। अनौपचारिक संचार:

इस प्रकार के संचार को 'GRAPEVINE' संचार के रूप में भी जाना जाता है। वे सभी प्रकार की औपचारिकताओं से मुक्त हैं, क्योंकि वे पार्टियों के बीच अनौपचारिक संबंध पर आधारित हैं, जैसे दोस्ती, एक ही क्लब की सदस्यता या एक ही स्थान से जुड़ाव या उत्पत्ति। इस तरह के संचार में टिप्पणी, सुझाव या कोई अन्य अनौपचारिक प्रतिक्रिया भी शामिल होती है।

उन्हें एक नज़र, इशारे से इशारा, मुस्कुराहट या मात्र चुप्पी से भी अवगत कराया जा सकता है। इसमें संगठनात्मक और व्यक्तिगत मामलों पर चर्चा की जाती है। यहां यह किसी आधिकारिक कार्रवाई का नहीं, बल्कि लोगों के व्यक्तिगत, सामाजिक और सामूहिक संबंधों के संचालन का परिणाम है।

इस प्रकार का संचार किसी संगठन में नियोजित सभी औपचारिकताओं से मुक्त होता है। संदेश को व्यक्त करने के लिए कोई औपचारिक संगठनात्मक चार्ट का पालन नहीं किया जाता है। यह दो दलों के बीच एक संगठन में विकसित दो प्रेषक और रिसीवर के बीच अनौपचारिक संबंध पर आधारित है।

अनौपचारिक संचार के लाभ:

अनौपचारिक संचार के लाभ निम्नलिखित हैं:

(1) तेज गति पर:

इसमें संचार को तेज गति से स्थानांतरित या प्रसारित किया जा सकता है।

(2) यह गतिशील है और तुरंत प्रतिक्रिया कर सकता है:

क्योंकि अनौपचारिक चैनलों की सामाजिक समूहों में अपनी स्वीकृति है जो संगठन के भीतर विकसित होते हैं और संदेश एक-दूसरे के साथ स्वतंत्र रूप से संवाद करते हैं। यह प्राधिकरण की सभी औपचारिक रूप से प्रत्यायोजित लाइनों से मुक्त है।

(३) यह बहु-आयामी है:

कमांड का कोई चैनल नहीं है; समूह के हित के किसी भी विषय पर और संगठन चार्ट में अपनी स्थिति के बावजूद किसी भी व्यक्ति के साथ चर्चा की जा सकती है। यह किसी भी हद तक जा सकता है, दिशा और संचार की डिग्री के रूप में सभी सीमाएं स्वयं-लगाए गए हैं। इसलिए, यह ध्वनि लाइनों पर सहयोग को बढ़ावा देता है।

(4) धुनों पर, यह औपचारिक चैनल को पूरक कर सकता है:

यदि ठीक से, उपयोग किया जाता है, तो यह प्रबंधन के दृष्टिकोण को प्रसारित और स्पष्ट कर सकता है जो अन्यथा औपचारिक चैनलों के माध्यम से भेजे जाने पर अपील नहीं हो सकता है। यह प्रबंधन द्वारा कार्रवाई के निर्णय के संभावित प्रभावों पर प्रबंधकों को प्रतिक्रिया भी दे सकता है।

अनौपचारिक संचार के नुकसान:

निम्नलिखित कमजोरियों से ग्रस्त हैं:

(1) यह अफवाहें और विकृत सूचना है:

यह देखा गया है कि यह बहुत बार अर्ध-सत्य, अफवाहों और विकृत जानकारी को गति की खतरनाक दर के साथ ले जाता है। समाचार और विचारों के प्रमाणीकरण के लिए एक तंत्र की अनुपस्थिति में, संगठन के सदस्यों को अनौपचारिक संगठन द्वारा गलत और गुमराह किए जाने की संभावना है।

(2) उन्मत्त सूचना की कार्रवाई निश्चित नहीं हो सकती है:

किसी कार्रवाई के लिए या किसी अनौपचारिक सूचना की जिम्मेदारी के एक प्रामाणिक चैनल की अनुपस्थिति में तय नहीं किया जा सकता है और इसलिए इस तरह के संचार के आधार पर की गई कोई भी कार्रवाई अनियमित हो सकती है और संगठन को मुश्किल में डाल सकती है।

यह स्पष्ट है कि कोई भी प्रणाली औपचारिक या अनौपचारिक नहीं है और दोनों एक-दूसरे के पूरक, पूरक और पूरक हो सकते हैं। दोनों प्रणालियाँ सभी संगठनों में एक साथ मौजूद हैं।

जबकि कुछ संदेश औपचारिक संचार के माध्यम से पारित किए जाते हैं, कुछ अन्य अनौपचारिक विचार-विमर्श, अंगूर आदि के माध्यम से फैल सकते हैं। दो चैनल एक संगठन के कार्यात्मक और सामाजिक प्रणाली के बीच बातचीत का अवसर प्रदान करते हैं।

2. संचार की दिशा के अनुसार:

इसे तीन प्रमुखों में विभाजित किया गया है और वे इस प्रकार हैं:

मैं। नीचे की ओर संचार।

ii। अपवर्ड कम्युनिकेशन

iii। क्षैतिज या पार्श्व संचार।

मैं। नीचे की ओर संचार:

संगठन के शीर्ष से नीचे की ओर प्रवाहित होने वाले संचार विभिन्न स्तरों के माध्यम से संगठन के निचले भाग तक स्केलर श्रृंखला के साथ नीचे की ओर जाने वाले संचार कहलाते हैं। इस तरह के संचार में कंपनी के मुख्य अधिकारियों से आदेश, निर्देश, नियम, नीतियां, कार्यक्रम और निर्देश आदि शामिल होते हैं, और मध्य प्रबंधन के माध्यम से निम्नतम स्तर के अधिकारियों तक पहुंचते हैं। निर्देशों को प्रेषित करते समय, संगठनात्मक चार्ट में लाइन का पालन किया जाता है। यह अधीनस्थ प्राधिकरण और उनकी जिम्मेदारियों की सीमा को निर्दिष्ट करता है।

डाउनवर्ड कम्युनिकेशंस के उद्देश्य:

काट्ज और खान के अनुसार, डाउनवर्ड संचार प्रणाली के पांच प्रमुख उद्देश्य हैं और वे इस प्रकार हैं:

(१) नौकरी की संतुष्टि के बारे में विशिष्ट कार्य निर्देश देना।

(२) संगठनात्मक प्रक्रियाओं और प्रथाओं के बारे में जानकारी देना।

(३) नौकरी के औचित्य के बारे में जानकारी प्रदान करना।

(४) मातहतों को उनके प्रदर्शन के बारे में बताना।

(५) लक्ष्यों को प्रेरित करने के लिए वैचारिक प्रकार की जानकारी प्रदान करना।

मूल्यांकन:

यहाँ प्रणाली है -

(1) कंपनी की नीतियों, योजनाओं और कार्यक्रमों को समझाने में मदद करता है और यह कार्यपद्धति और संगठन के सदस्यों को आवश्यक जानकारी देने में मदद करता है।

(२) इसका उपयोग उन्हें काम पर उनके प्रदर्शन की सूचना देकर उन पर नियंत्रण स्थापित करने के लिए किया जाता है।

(३) यह लोगों में संतुष्टि लाता है और उन्हें प्रेरित करने में मदद करता है।

लेकिन सिस्टम विफल हो जाता है जब सूचना को पदानुक्रम के अत्यधिक स्तरों से गुजरना पड़ता है और प्रत्येक हस्तक्षेप स्तर पर व्याख्या और पुन: व्याख्या की जाती है। मूल जानकारी न्यूनतम स्तर तक पहुंच सकती है, संभवतः विकृत और परिवर्तित आकार में। इससे संचार का बहुत उद्देश्य खो सकता है।

एहतियात:

संचार की एक प्रभावी लाइन बनाने के लिए, प्रबंधकों को निम्नलिखित बिंदुओं के लिए पर्याप्त सतर्क रहना चाहिए:

(१) संदेश असंदिग्ध और अप्रतिम होना चाहिए।

(२) यह समय और स्थान के लिए विशिष्ट होना चाहिए।

(3) यह रिसीवर के कर्तव्यों, जिम्मेदारियों, क्षमताओं और निर्णय लेने की क्षमताओं के अनुरूप होना चाहिए।

(4) यह संगठनात्मक प्रथाओं और निर्देशों के अनुरूप होना चाहिए।

(५) यह संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों के अनुरूप होना चाहिए।

ii। अपवर्ड कम्युनिकेशन:

यह संचार अधोमुखी संचार के ठीक उलट है। इस प्रणाली के तहत संचार संगठन के निचले भाग से ऊपर की ओर संगठन के शीर्ष तक लाइन के साथ मध्य प्रबंधकों के माध्यम से बहती है।

इस तरह के संचार दो प्रकार के होते हैं:

(1) सूचना का फीडबैक,

(२) स्वैच्छिक संचार।

(1) सूचना का फीडबैक:

प्रबंधन के मूल संचार की प्रतिक्रिया में है। कभी-कभी, प्रबंधकों ने आदेशों और निर्देशों के अधीनस्थों की प्रतिक्रिया जानने के लिए जानकारी को अपने काम और काम के माहौल के बारे में अपनी भावनाओं को जारी किया।

(२) स्वैच्छिक संचार:

अपनी शिकायतों, सुझावों, बुद्धिमत्ता, रिपोर्टों, नवीन विचारों, विचारों, प्रतिक्रियाओं आदि को उप-निर्देश से ले जाता है।

मूल्यांकन:

(1) आम तौर पर इस दूसरे प्रकार के ऊर्ध्व संचार को वरिष्ठों द्वारा नजरअंदाज किया जाता है, क्योंकि -

(ए) शीर्ष प्रबंधन प्राधिकरण में जूनियर व्यक्तियों को सुनने के लिए तैयार नहीं हो सकता है; तथा

(b) शीर्ष प्रबंधन द्वारा प्राप्त जानकारी को बीच में कई अधिकारियों के कारण निर्देशित किया जा सकता है।

(२) लेखक की समस्या स्थिति भिन्नता की है। निचले स्तर के अधिकारी सामाजिक और मौखिक कौशल की कमी के कारण अपने मालिकों को स्वतंत्र रूप से संदेश देने में संकोच करते हैं।

स्थिति को कम करने के लिए, शीर्ष कार्यकारी और उनकी टीम को अपना रवैया बदलना चाहिए और उप-निर्देश की समस्याओं और शिकायतों का पालन करना चाहिए। उन्हें निचले स्तरों पर लोगों की बात सुननी चाहिए और उनकी एक खुली नीति होनी चाहिए ताकि वे संगठन में होने वाली वास्तविक तस्वीर से अवगत हो सकें।

iii। क्षैतिज या पार्श्व संचार:

यह विभागों या संगठनात्मक संरचना में समान स्तर के लोगों के बीच सूचना के प्रवाह को संदर्भित करता है। दोनों विभाग एक ही श्रेष्ठ के अधीन हो सकते हैं या अलग-अलग प्रमुख हो सकते हैं। ऐसा संचार लिखित या मौखिक हो सकता है। इस संचार का मुख्य उद्देश्य विभिन्न विभागों या व्यक्तियों के प्रयासों का समन्वय करना है।

मूल्यांकन:

पार्श्व संचार:

(1) एक ही बॉस के तहत समान स्तर के विभिन्न विभागों के प्रयासों के समन्वय में मदद करता है, जैसे कि बिक्री, खरीद, उत्पादन, वित्त और कार्मिक प्रबंधक संगठन लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए एक सामान्य सूत्र तैयार करने के लिए एक साथ बैठ सकते हैं।

(२) यह काम के दोहराव को दूर करता है और इस प्रकार समय, धन, श्रम और सामग्रियों के अपव्यय को कम करता है।

पार्श्व संचार में समस्याएं:

मुख्य समस्या जो बहुत बार उठती है, वह विभिन्न कार्यकताओं के दृष्टिकोण और दृष्टि में अंतर है जो अपने स्वयं के कोणों से चीजों की वकालत करते हैं और यह संगठन की उत्पादकता और दक्षता पर प्रतिकूल प्रभाव डालता है।

इसलिए संचार की प्रभावशीलता काफी हद तक एक-दूसरे के दृष्टिकोण को देखने की क्षमता और विशेषज्ञों की इच्छा के रूप में निर्भर करती है, ताकि वे समायोजित हो सकें ताकि समस्याओं को दूर किया जा सके।

3. अभिव्यक्ति के अनुसार:

अभिव्यक्ति के अनुसार, संचार हो सकता है:

मैं। मौखिक,

ii। लिखा हुआ; तथा

iii। अन्य।

मैं। मौखिक संचार:

मौखिक संचार उस प्रकार का संचरण है जिसमें बोले गए शब्द संचार की एक सामान्य प्रणाली है। इसमें प्रक्रिया के दोनों पक्ष मौखिक शब्दों के माध्यम से या तो स्थिति का सामना करने के लिए या किसी भी यांत्रिक उपकरण जैसे टेलीफोन आदि के माध्यम से अपने विचारों का आदान-प्रदान करते हैं, बैठकें, व्याख्यान और सम्मेलन ऐसे संचार के कुछ अन्य माध्यम हैं।

मौखिक संचार के लाभ:

मौखिक संचार के महत्वपूर्ण लाभ इस प्रकार हैं:

(१) इससे समय और धन की बचत होती है।

(२) यह अधिक प्रभावी संचार प्रणाली है। इशारों, स्वर और चेहरे के भाव संचार को प्रभावी और कुशल बनाते हैं।

(३) संबंधित पक्ष अपने विचारों और भावनाओं का आसानी से आदान-प्रदान कर सकते हैं। वे एक दूसरे की प्रतिक्रियाओं को तुरंत जान सकते हैं और किसी भी पार्टी के दिमाग में यदि कोई हो, तो संदेह को दूर कर सकते हैं।

(४) आपातकाल की अवधि के दौरान यह एकमात्र रास्ता है।

(5) संचार की प्रभावशीलता को तुरंत और आसानी से मापा जा सकता है। संचारक तुरंत यह निर्धारित कर सकता है कि रिसीवर उसका पीछा कर रहा है या नहीं।

(६) इससे उन्हें लोगों की प्रेरणा में सुधार करने और भागीदारी की भावना पैदा करने में मदद मिलती है।

मौखिक संचार के नुकसान:

निम्नलिखित मामलों में मौखिक संचार उपयुक्त नहीं है:

(1) जहां संदेश दिया जाना स्पष्ट करने के लिए बहुत लंबा है, मौखिक संचार उपयुक्त नहीं है।

(2) मौखिक संचार का प्रभाव विशुद्ध रूप से अस्थायी है और इस तरह के संचार का कोई दस्तावेजी प्रमाण नहीं है।

(३) गंभीर विचार संभव नहीं है क्योंकि रिसीवर को प्रेषक से प्राप्त संचार की प्रतिक्रिया में तत्काल निर्णय लेना है।

(४) इस बात की पूरी संभावना है कि बोले गए शब्दों को स्पष्ट रूप से सुना या समझा नहीं जाता है या किसी अन्य अर्थ में लिया जा सकता है। यह यांत्रिक उपकरणों के माध्यम से संचार में बहुत बार संभव है।

इस प्रकार, मौखिक संचार का उपयोग बहुत सीमित है।

ii। लिखित संचार:

जहां किसी संगठन में बड़ी संख्या में संचार के कारण या संचार के भौगोलिक दूरी और संचार के रिसीवर की वजह से मौखिक संचार संभव नहीं है, लिखित संचार आवश्यक हो जाता है। जब संचार को काले और सफेद तक कम किया जाता है तो इसे लिखित संचार कहा जाता है।

इसमें लिखित शब्द, ग्राफ़, चार्ट, आरेख, चित्र आदि शामिल हैं। यह संगठन में प्रयुक्त संचार का सबसे सामान्य रूप है। एक लिखित संचार जिम्मेदारी निर्धारित करने में मदद करता है।

लिखित संचार के लाभ:

लिखित संचार के निम्नलिखित फायदे हैं:

(१) जहाँ दोनों पक्ष अर्थात प्रेषक और रिसीवर दूर-दूर की टेलीफ़ोन सीमा से भी दूर हैं, लिखित संचार संचार का एकमात्र साधन है।

(२) जहाँ संदेश बहुत लंबा है और बड़ी संख्या में व्यक्तियों के लिए है- लिखित संचार ही एकमात्र रास्ता है।

(३) यह भविष्य के संदर्भों के लिए आवश्यक है- नीतिगत मामले, सेवा शर्तें, गुप्त आदेश और निर्देश आदि, केवल लिखित संचार के माध्यम से संतोषजनक और प्रभावी रूप से संप्रेषित किए जा सकते हैं क्योंकि वे भविष्य के संदर्भों के लिए आवश्यक हैं, ताकि उपयुक्त कार्रवाई की जा सके। उप-निर्देश जो संचार का पालन करने में विफल रहते हैं।

(४) लिखित संचार प्राप्तकर्ता को सोचने, विश्लेषण करने और फिर कार्रवाई का समय तय करने की अनुमति देता है।

(५) यह विवादों को कम करता है- क्षेत्राधिकार संबंधी झगड़े और वापस पारित होना आदि।

(६) इसका स्थायी प्रभाव है- लिखित संचार का प्राप्तकर्ता पर स्थायी प्रभाव होता है।

लिखित संचार के नुकसान:

लिखित संचार निम्नलिखित कमजोरियों से ग्रस्त है:

(1) यह महंगा और समय लेने वाला है- समय का उपयोग ड्राफ्ट तैयार करने और प्रेषक द्वारा संभावित उपलब्ध साधनों के माध्यम से और संदेश को समझने और रिसीवर द्वारा इसे वापस खिलाने में किया जाता है। यह मौखिक संचार के रूप में जल्दी से संचार नहीं किया जा सकता है।

(२) इसमें सब कुछ काला और सफेद नहीं डाला जा सकता है।

(३) लिखित संचार गोपनीय नहीं रह सकता क्योंकि यह कई हाथों से गुजरता है।

(४) यह लचीला नहीं है और लाल-टेपिज्म में परिणाम करता है।

iii। दूसरों या दोनों का मिश्रण:

मौखिक और लिखित संचार के सापेक्ष फायदे और नुकसान यह स्पष्ट करते हैं कि दोनों विधियों में से कोई भी अनुप्रयोग हानिकारक है और उद्देश्य को हल नहीं करेगा। मौखिक और लिखित दोनों तरीकों का एक मध्य उचित है।

उत्तर 5 व्यापार संचार के प्रकार

संचार को मोटे तौर पर तीन श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. संगठनात्मक संरचना के आधार पर:

(ए) औपचारिक संचार

(b) अनौपचारिक संचार

2. संचार की दिशा के आधार पर:

(ए) नीचे संचार

(b) उर्ध्व संचार

(c) क्षैतिज संचार

3. अभिव्यक्ति के रास्ते के आधार पर:

(ए) मौखिक संचार

(b) लिखित संचार

अब हम इस प्रकार के संचार पर विस्तार से चर्चा करेंगे।

1. संगठनात्मक संरचना के आधार पर संचार:

(ए) औपचारिक संचार:

यह औपचारिक संगठन संरचना के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है। संचार औपचारिक चैनल के माध्यम से यात्रा करता है अर्थात, संगठन चार्ट में दक्षता से मान्यता प्राप्त स्थान। सूचना के प्रवाह को व्यवस्थित बनाने का प्रयास किया जाता है ताकि यह उन बिंदुओं पर आसानी से और समय पर प्रवाहित हो सके जहाँ इसकी आवश्यकता है। इस श्रृंखला के माध्यम से सभी नीचे और ऊपर और क्षैतिज संचार प्रवाह होता है।

औपचारिक संचार के लाभ निम्नलिखित हैं:

1. यह लाइन अधिकारियों के अधिकार को बनाए रखने में मदद करता है। वे आसानी से अधीनस्थों द्वारा की गई गतिविधियों के लिए जिम्मेदारी तय कर सकते हैं।

2. औपचारिक चैनल बॉस और अधीनस्थों के दृष्टिकोण और व्यवहार को अच्छी तरह से समझने में मदद करता है क्योंकि एक तत्काल श्रेष्ठ का अपने उप-समन्वय के साथ सीधा संपर्क होता है।

3. चूँकि कार्यपालिका संगठन के बारे में बेहतर जानती है और उसके अधीनस्थों की तुलना में उसकी समस्याओं का इतना बेहतर समाधान संभवत: आसानी से पाया जा सकता है।

औपचारिक संचार के नुकसान नीचे दिए गए हैं:

1. संगठन में होने वाली हर घटना का पूर्वाभास नहीं किया जा सकता है इसलिए अप्रत्याशित घटना के आधार पर कार्रवाई को औपचारिक रूप नहीं दिया जा सकता है।

2. यह लाइन के वर्कलोड को बेहतर बनाता है क्योंकि सभी संचार उनके माध्यम से प्रसारित होते हैं।

3. यह अधिक संचरण त्रुटियों की संभावना को बढ़ाता है और संदेश की सटीकता को कम करता है क्योंकि नीचे से ऊपर तक वरिष्ठों की लंबी कतार होती है।

4. इसका तात्पर्य विलंब रणनीति और लालफीताशाही से है क्योंकि अधिकारी अपने अधीनस्थों के हितों की अनदेखी करते हैं।

(बी) अनौपचारिक संचार:

इस प्रकार का संचार किसी संगठन में नियोजित सभी औपचारिकताओं से मुक्त होता है। संदेश को व्यक्त करने के लिए कोई औपचारिक संगठन चार्ट का पालन नहीं किया जाता है। यह दो पक्षों यानी प्रेषक और रिसीवर के बीच अनौपचारिक संबंध पर आधारित होता है, जब उनके बीच बातचीत होती है, तो छोटे समूह सामाजिक संतुष्टि के उद्देश्य से सहज रूप से उभर आते हैं और वे अपने स्वयं के संचार प्रणाली को विकसित करते हैं जिसे अनौपचारिक संचार प्रणाली या ग्रेपवाइन कहा जाता है।

अनौपचारिक संचार चैनल:

यह संचार का एक अनौपचारिक चैनल है जो एक-दूसरे के साथ बातचीत करने के लिए व्यक्तियों की सामाजिक-मनोवैज्ञानिक आवश्यकताओं से उत्पन्न होता है। यह संचार के औपचारिक चैनलों का एक महत्वपूर्ण और सहज विस्तार है। यह स्थिति की तुलना में व्यक्ति पर अधिक जोर देता है। यह तब उत्पन्न होता है जब आम राष्ट्रीयता, जाति या धर्म के लोग एक-दूसरे के साथ बातचीत करते हैं या जब लोग कार पूल साझा करते हैं या कैंटीन, लाइब्रेरी, बस स्टैंड आदि में एक-दूसरे से मिलते हैं।

अंगूर संचार:

यह एक अनौपचारिक संचार नेटवर्क है जहां सूचना पूरे संगठन में स्वतंत्र रूप से बहती है। ग्रेपवाइन अनौपचारिक संचार का सबसे सामान्य रूप है। यह पूरे संगठन में लोगों को जोड़ता है और हर दिशा में सूचना प्रसारित करता है: ऊर्ध्वाधर, क्षैतिज और विकर्ण। यह औपचारिक पदों में कटौती करता है और लोगों के बीच सामाजिक, व्यक्तिगत और मनोवैज्ञानिक बातचीत की सुविधा देता है। यह औपचारिक संचार चैनल की तुलना में अधिक तेजी से यात्रा करता है लेकिन सच्ची जानकारी के साथ-साथ गपशप और अफवाहों को भी करता है।

अंगूर संचार की विशेषताएं:

ग्रेपवाइन संचार की विशेषता निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

(a) यह संगठन के लगभग सभी लोगों को जोड़ता है।

(b) यह हर दिशा में बहती है - ऊर्ध्वाधर, क्षैतिज और विकर्ण।

(c) यह कमांड की आधिकारिक श्रृंखला का पालन नहीं करता है।

(d) यह संचार का एक तेज़ चैनल है।

(() यह आम तौर पर कार्य स्थल पर होता है, हालांकि यह संगठन के बाहर भी हो सकता है।

(च) यह संगठन में लोगों के बीच सामाजिक और व्यक्तिगत बातचीत से उत्पन्न होता है।

(छ) यह कार्य के बजाय लोगों पर आधारित है।

(ज) यह आमतौर पर मौखिक रूप से होता है।

(i) यह विभिन्न रूपों में हो सकता है जिसे संचार श्रृंखला के रूप में जाना जाता है।

ग्रेपवाइन कम्युनिकेशन के पैटर्न- ग्रेपवाइन कम्युनिकेशन चेन्स:

ग्रेपाइन कम्युनिकेशन चेन उस पैटर्न का प्रतिनिधित्व करता है जिसमें विभिन्न दिशाओं में सूचना प्रवाहित होती है।

कीथ डेविस चार प्रकार की संचार श्रृंखलाओं की पहचान करता है:

(ए) सिंगल-स्ट्रैंड चेन:

इस श्रृंखला में, सूचना एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति को क्रमबद्ध रूप से गुजरती है। A, B को कुछ बताता है, जो इसे C, C से D तक बताता है और इसी तरह जब तक संबंधित व्यक्ति तक सूचना नहीं पहुंचती, तब तक J कहते हैं।

(बी) गपशप श्रृंखला:

इस श्रृंखला में, एक व्यक्ति संगठन में बाकी सभी को जानकारी देता है। वह सूचना पारित करने के बारे में चयनात्मक नहीं है। यह जानकारी काम से संबंधित नहीं है बल्कि सभी के लिए रूचि रखती है।

(ग) संभावना श्रृंखला:

इस श्रृंखला में, जानकारी एक व्यक्ति द्वारा उन सभी लोगों के लिए यादृच्छिक रूप से पारित की जाती है जो उसके संपर्क में आते हैं। ये व्यक्ति सूचनाओं को उसी क्रमबद्ध तरीके से आगे बढ़ाते हैं। यह जानकारी महत्वपूर्ण नहीं है, लेकिन कुछ दिलचस्प है।

(डी) क्लस्टर श्रृंखला:

इस श्रृंखला में, एक व्यक्ति किसी चयनित को गोपनीय रूप से जानकारी देता है। उनमें से कुछ लोग खुद को जानकारी रखते हैं और अन्य इसे उन चुनिंदा अन्य लोगों को भेजते हैं जिन पर उन्हें भरोसा है। ब्याज की जानकारी आगे प्रेषित की जाती है और बाकी सदस्यों द्वारा बनाए रखी जाती है। यह अंगूर या अनौपचारिक संचार का सबसे आम पैटर्न है।

ग्रेपवाइन संचार के गुण:

अनौपचारिक या अंगूर संचार चैनल में निम्नलिखित गुण हैं:

(ए) गति:

इस चैनल के माध्यम से संचार बहुत तेजी से फैलता है। यह पूरे संगठन में जंगली आग की तरह फैलता है। "यह सिर्फ तुम्हारे और मेरे बीच है" अंगूर के माध्यम से जानकारी फैलाने का आधार है।

(बी) औपचारिक संचार चैनल का समर्थन करता है:

यह चैनल संचार के औपचारिक चैनल का एक महत्वपूर्ण पूरक है। औपचारिक चैनल के माध्यम से क्या सूचित नहीं किया जा सकता है, समय या आधिकारिक बाधाओं के कारण, अनौपचारिक चैनलों के माध्यम से सफलतापूर्वक प्रसारित किया जा सकता है।

(ग) सूचना की प्रकृति:

कंपनी के इतिहास, नैतिक मूल्यों और परंपराओं के बारे में औपचारिक चैनलों की तुलना में अनौपचारिक चैनलों के माध्यम से सूचना प्रसारित की जा सकती है।

(डी) प्रतिक्रिया:

प्रबंधकों को नीतियों, दिशाओं, निर्देशों आदि के बारे में उप-निर्देश से प्रतिक्रिया मिल सकती है। अनौपचारिक चैनल के माध्यम से प्रतिक्रिया औपचारिक चैनल की तुलना में तेज है।

(() मानवीय संबंध:

चूंकि अनौपचारिक चैनल आधिकारिक पदों और श्रेणीबद्ध संबंधों में कटौती करते हैं, इसलिए वे संगठन में लोगों के बीच स्वस्थ संबंध विकसित करते हैं।

(च) सामाजिक-मनोवैज्ञानिक आवश्यकताएं:

यह चैनल लोगों की सामाजिक और मनोवैज्ञानिक जरूरतों को एक-दूसरे के साथ बातचीत करने और उनके सुख-दुख साझा करने के लिए संतुष्ट करता है।

ग्रेपवाइन संचार की सीमाएं:

अनौपचारिक संचार चैनल निम्नलिखित सीमाओं से ग्रस्त है:

(ए) सूचना विरूपण - चूंकि जानकारी तथ्यों पर आधारित नहीं है; यह गलत और विकृत हो सकता है।

(b) प्रामाणिकता का अभाव - अनौपचारिक संचार प्रामाणिक नहीं है। विभिन्न लोग अलग-अलग तरीकों से एक ही जानकारी की व्याख्या कर सकते हैं।

(c) जिम्मेदारी तय करने में समस्या - इस चैनल में सूचना की उत्पत्ति का पता नहीं लगाया जा सकता है। इसलिए, गलत जानकारी फैलाने के लिए किसी को भी जिम्मेदार ठहराना मुश्किल है।

(d) अधूरी जानकारी - सूचना निस्पंदन और विकृति अनौपचारिक संचार की सामान्य विशेषताएं हैं। पहले प्रेषक द्वारा जो कहा जाता है वह अंतिम रिसीवर द्वारा प्राप्त नहीं होता है। इस प्रकार, जानकारी का अधूरा प्रसारण है।

(e) साक्ष्य का अभाव - अनौपचारिक संचार मुंह के शब्द द्वारा फैलता है। यह लिखित तथ्यों द्वारा समर्थित नहीं है। यह इसे अक्सर अविश्वसनीय या गैर-भरोसेमंद बनाता है।

हालांकि अनौपचारिक चैनल की सीमा है, प्रबंधक इसे समाप्त नहीं कर सकते। यह संचार का एक अपरिहार्य चैनल है। प्रबंधकों को अपने औपचारिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इस चैनल का उचित उपयोग करना चाहिए। वे संगठनात्मक योजनाओं और नीतियों के लिए तेजी से प्रतिक्रिया प्राप्त करने और संगठन में गपशप और अफवाहें फैलाने से बचने के लिए इस चैनल का उपयोग कर सकते हैं।

ग्रेपवाइन कम्युनिकेशन का प्रभावी उपयोग कैसे करें?

चूंकि अंगूर या अनौपचारिक संचार चैनल से बचा नहीं जा सकता है, प्रबंधकों को औपचारिक संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इसका प्रभावी उपयोग करना चाहिए।

(ए) प्रबंधकों को कर्मचारियों को औपचारिक चैनल के माध्यम से संचार करने के अलावा संगठनात्मक लक्ष्यों, योजनाओं, नीतियों आदि के बारे में सूचित करना चाहिए। यह अफवाहों और गपशप के प्रसार से बचना होगा। अधीनस्थों के साथ संवाद करते समय, प्रबंधकों को उनके साथ दूरी बनाए नहीं रखनी चाहिए।

(b) समूह चर्चा और गतिविधियों को बढ़ाएँ ताकि लोग अपनी औपचारिक और अनौपचारिक समस्याओं पर खुलकर चर्चा करें।

(c) प्रबंधकों को कर्मचारियों से व्यक्तिगत रूप से मिलने और उनके साथ औपचारिक और अनौपचारिक समस्याओं पर चर्चा करने के लिए सप्ताह या महीने में एक समय तय करना चाहिए।

(d) प्रबंधकों को समूह के नेताओं का विश्वास जीतना चाहिए ताकि समूह लक्ष्य व्यक्तिगत लक्ष्यों के विपरीत न हों।

(() जितना संभव हो, निर्णय लेने की प्रकृति में भागीदारी होनी चाहिए।

(च) प्रबंधकों को कर्मचारियों से संगठन की योजनाओं और नीतियों की दक्षता के बारे में पूछना चाहिए। नियमित प्रतिक्रिया मौजूदा मामलों में सुधार कर सकती है।

(छ) प्रबंधकों को अच्छा श्रोता होना चाहिए। अगर वे चाहते हैं कि दूसरे उनकी बात सुनें, तो उन्हें भी सुनना चाहिए।

2. दिशा के आधार पर संचार:

(ए) नीचे संचार:

संगठन के शीर्ष से नीचे की ओर प्रवाहित होने वाले संचार विभिन्न स्तरों के माध्यम से संगठन के निचले भाग तक स्केलर श्रृंखला के साथ नीचे की ओर संचार के रूप में जाने जाते हैं। इस तरह के संचार में आदेश, निर्देश, नियम, नीतियां, कार्यक्रम और निर्देश शामिल हैं।

नीचे दिए गए संचार के फायदे हैं:

मैं। कंपनी की नीतियों, योजनाओं और कार्यक्रमों, कार्य पद्धति और संगठन के सदस्यों को आवश्यक जानकारी समझाने में मदद करता है।

ii। इसका उपयोग उन्हें काम पर उनके प्रदर्शन की सूचना देकर उन पर नियंत्रण स्थापित करने के साधन के रूप में किया जाता है।

iii। लोगों को संतुष्टि देता है और उन्हें प्रेरित करने में मदद करता है।

निम्नांकित संचार के नुकसान निम्नलिखित हैं:

मैं। स्थिति अवरोधों के कारण कभी-कभी संचार मूल्य खो सकता है।

ii। विभिन्न स्तरों के कारण संचार में देरी हो सकती है।

(बी) ऊपर संचार:

अपवर्ड कम्युनिकेशन से तात्पर्य निचले स्तर (सब-ऑर्डिनेट्स) से उच्चतर स्तर (अथॉरिटी) तक संचार के प्रवाह से है। ऐसा संचार प्रबंधन को यह जानने में सक्षम बनाता है कि पूरे संगठन में क्या हो रहा है। एक कार्यकारी कर्मचारियों से विश्वसनीय जानकारी से उनके निर्णयों और निर्देशों के परिणाम जान सकता है।

निम्नलिखित संचार के फायदे हैं:

मैं। यह नीचे की ओर संचार की प्रभावशीलता के माप के रूप में कार्य करता है।

ii। यह निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी के साथ प्रबंधन प्रदान करता है।

iii। यह कर्मचारियों को काम की स्थितियों के दबावों और कुंठाओं से राहत देता है।

iv। यह कर्मचारियों को प्रबंधन में भागीदारी की भावना देता है।

निम्नलिखित संचार के नुकसान हैं:

मैं। प्राधिकरण में जूनियर व्यक्तियों को सुनने के लिए शीर्ष प्रबंधन अनिच्छुक हो सकता है।

ii। एक अन्य समस्या स्थिति भिन्नता की है।

(c) क्षैतिज संचार:

क्षैतिज या पार्श्व संचार से तात्पर्य विभागों या लोगों के बीच सूचना के प्रवाह को संगठन संरचना में समान स्तर से है। एक मालिक के तहत काम करने वाले विभाग के अधीक्षकों के बीच कार्यात्मक प्रबंधकों के बीच संचार ऐसे संचार का उदाहरण हैं। क्षैतिज संचार मौखिक होने के साथ-साथ लिखित भी हो सकता है।

क्षैतिज संचार के निम्नलिखित फायदे हैं:

मैं। यह एक ही बॉस के तहत समान स्तर के विभिन्न विभागों के प्रयासों के समन्वय में मदद करता है।

ii। यह काम के दोहराव को दूर करता है और इस तरह समय, धन, श्रम और सामग्रियों के अपव्यय को कम करता है।

निम्नलिखित क्षैतिज संचार के नुकसान हैं:

मैं। कभी-कभी इसमें विभिन्न विभागों के बीच समन्वय का अभाव होता है।

ii। यह संगठन की उत्पादकता और दक्षता पर प्रतिकूल प्रभाव डालता है।

3. अभिव्यक्ति के मार्ग के आधार पर संचार:

अभिव्यक्ति के तरीके के आधार पर, संचार मौखिक / लिखित हो सकता है।

(ए) मौखिक / मौखिक संचार:

बोले गए शब्दों की मदद से ट्रांसमिशन संचार की एक सामान्य प्रणाली है। मौखिक संचार में, प्रक्रिया के दोनों पक्ष मौखिक विचारों के माध्यम से या तो स्थिति का सामना करने के लिए या किसी यांत्रिक उपकरण जैसे टेलीफोन आदि के माध्यम से अपने विचारों का आदान-प्रदान करते हैं, बैठकें, व्याख्यान सम्मेलन ऐसे संचार के अन्य मीडिया हैं।

मौखिक संचार के लाभ:

मैं। इससे समय और धन की बचत होती है।

ii। यह अधिक प्रभावी संचार प्रणाली है। इशारों के स्वर और चेहरे के भाव संचार को प्रभावी और कुशल बनाते हैं।

iii। संबंधित पक्ष अपने विचारों और भावनाओं का आसानी से आदान-प्रदान कर सकते हैं। वे एक दूसरे की प्रतिक्रियाओं को तुरंत जान सकते हैं और किसी भी पार्टी के दिमाग में, यदि कोई हो, संदेह दूर कर सकते हैं।

iv। यह आपातकाल की अवधि के दौरान एकमात्र तरीका है।

v। संचार की प्रभावशीलता को तुरंत और आसानी से मापा जा सकता है। संचारक तुरंत निर्धारित कर सकता है कि क्या, रिसीवर उसका पीछा कर रहा है या नहीं।

vi। यह लोगों की प्रेरणा को बेहतर बनाने और भागीदारी की भावना पैदा करने में मदद करता है।

मौखिक संचार के नुकसान:

मौखिक संचार हालांकि, निम्नलिखित मामलों में उपयुक्त नहीं है:

मैं। जहां संदेश दिया जाना है वह मौखिक संचार को स्पष्ट करने के लिए बहुत लंबा है उपयुक्त नहीं है?

ii। मौखिक संचार का प्रभाव विशुद्ध रूप से अस्थायी है और इस तरह के संचार का कोई दस्तावेजी प्रमाण नहीं है।

iii। गंभीर विचार संभव नहीं है क्योंकि रिसीवर को प्रेषक से प्राप्त संचार की प्रतिक्रिया में तत्काल निर्णय लेना है।

iv। इस बात की पूरी संभावना है कि बोले गए शब्दों को स्पष्ट रूप से सुना या समझा नहीं जाता है या किसी अन्य अर्थ में लिया जा सकता है। यह यांत्रिक उपकरणों के माध्यम से संचार में बहुत बार संभव है।

इस प्रकार, मौखिक संचार का उपयोग बहुत सीमित है।

(बी) लिखित संचार:

जब संचार को काले और सफेद तक कम किया जाता है, तो इसे लिखित संचार कहा जाता है। इसमें लिखित शब्द, ग्राफ़, चार्ट, आरेख, चित्र आदि शामिल हैं। यह संगठन में प्रयुक्त संचार का सबसे सामान्य रूप है। एक लिखित संचार जिम्मेदारी निर्धारित करने में मदद करता है।

लिखित संचार में निम्नलिखित फायदे हैं:

मैं। जहां संदेश बहुत लंबा है और बड़ी संख्या में व्यक्तियों के लिए है, लिखित संचार एकमात्र तरीका है।

ii। नीतिगत मामले, सेवा शर्तें, गुप्त आदेश और निर्देश आदि केवल लिखित संचार के माध्यम से संतोषजनक और प्रभावी रूप से संप्रेषित किए जा सकते हैं क्योंकि वे भविष्य के संदर्भों के लिए आवश्यक हैं।

iii। लिखित संचार प्राप्तकर्ता को सोचने, विश्लेषण करने और फिर कार्रवाई का कारण तय करने का समय देता है।

iv। यह विवादों, अधिकार क्षेत्र संबंधी घर्षण और बैक पासिंग आदि को कम करता है।

v। लिखित संचार का प्राप्तकर्ता पर स्थायी प्रभाव होता है।

लिखित संचार निम्नलिखित नुकसान से ग्रस्त है:

मैं। यह महंगा और समय लेने वाला है

ii। सब कुछ काले और सफेद में नहीं डाला जा सकता है।

iii। लिखित संचार गोपनीय नहीं रह सकता क्योंकि यह कई हाथों से होकर गुजरता है।

iv। यह लचीला नहीं है और लाल-टेपिज्म में परिणाम करता है।

लिखित संचार में सुधार:

लिखित संचार में सुधार लाने के लिए निम्नलिखित दिशानिर्देशों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

(i) सरल शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करें।

(ii) जब भी उचित हो, व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग करें जैसे कि "आप"।

(iii) छोटे और परिचित शब्दों का प्रयोग करें।

(iv) छोटे वाक्य और पैराग्राफ का उपयोग करें।

(v) दृष्टांत और उदाहरण दीजिए।

(vi) चार्ट, मॉडल, ग्राफ और कंप्यूटर और पावर पॉइंट प्रेजेंटेशन का उपयोग करें।

(vii) अनावश्यक शब्दों और लंबे पैराग्राफ से बचें।

संचार में 'KISS' की अवधारणा:

यहाँ 'KISS' का अर्थ है कम्युनिकेटर 'इसे रखने के लिए सरल और कम' चाहिए।

प्रभावी संदेशों के लिए शब्दों का चयन करने के लिए छह सिद्धांत हैं:

1. समझने योग्य शब्द चुनें:

शब्द चयन में यह पहला सिद्धांत माना जाता है, ऐसे शब्दों को चुनें, जिन्हें रिसीवर आसानी से समझ सकता है।

2. विशिष्ट, सटीक शब्दों का प्रयोग करें:

जब आप संदेश भेजते हैं तो हमेशा ध्यान रखें कि शब्द स्पष्ट होने चाहिए और रिसीवर के मन में किसी भी तरह का कोई मतलब नहीं हो सकता है। यह, शब्द स्पष्ट और सटीक होना चाहिए ताकि रिसीवर बहुत आसानी से समझ सके।

3. मजबूत शब्द चुनें:

एक मजबूत शब्द वह शब्द है जो रिसीवर के दिमाग में एक विशद छवि बनाता है। उदाहरण के लिए, अंग्रेजी भाषा में क्रिया संज्ञा की तुलना में सबसे अधिक मजबूत हैं।

4. सकारात्मक शब्दों पर जोर दें:

ये मजबूत शब्द रिसीवर के दिमाग में एक आत्मविश्वास पैदा करते हैं। जबकि, नकारात्मक शब्द रिसीवर में अप्रिय भावनाओं को ट्रिगर करते हैं। सकारात्मक शब्द एक अनुकूल संबंध, वांछित प्रतिक्रिया पैदा करते हैं और यह संचार लक्ष्यों की उपलब्धि के लिए मजबूत जोर देता है।

5. अत्यधिक शब्दों से बचें:

यह वह शब्द है जो प्रभावशीलता को नुकसान पहुंचाता है क्योंकि इसका उपयोग सामान्य बातचीत या लिखित संदेशों में बहुत अधिक किया गया है। इस प्रकार, उपयोग किए गए शब्दों से परहेज करके अपने संदेश को दिलचस्प रखें।

6. अप्रचलित शब्दों से बचें:

एक अप्रचलित शब्द वह है जो पुराना, सुस्त या कठोर हो। व्यावसायिक संचार में ऐसे शब्दों से बचना चाहिए।