प्रभावी संचार के सिद्धांत

प्रभावी संचार के सिद्धांतों के बारे में आपको जो कुछ भी जानना है। एक प्रणाली की प्रभावशीलता को उसके उद्देश्य उपलब्धि के संदर्भ में मापा जाता है।

इसलिए, प्रभावी संचार प्रणाली वह है जिसने अपने उद्देश्यों को प्राप्त किया है। संचार प्रभावी है जहां संचार के लिए कोई बाधाएं नहीं हैं।

संदेश स्पष्ट और पूर्ण होना चाहिए। संचार हमेशा उद्यम के उद्देश्यों, नीतियों और कार्यक्रमों के अनुरूप होना चाहिए। संचार तब प्रभावी होता है जब कार्यकर्ता इसके लिए ग्रहणशील होते हैं और प्रासंगिक प्रतिक्रिया देने में सक्षम होते हैं।

प्रभावी संचार के कुछ सिद्धांत हैं: -

1. विचारों में स्पष्टता का सिद्धांत 2. उपयुक्त भाषा का सिद्धांत 3. ध्यान का सिद्धांत 4. भाषा 5. संगति 6. पर्याप्तता 7. उचित समय 8. सूचना

9. प्रतिक्रिया 10. एकीकरण 11. परामर्श 12. लचीलापन 13. अर्थव्यवस्था 14. उचित माध्यम 15. 16 को समझना। ब्रेविटी 17. समयबद्धता

18. उपयुक्तता 19. अनौपचारिक समूहों का रचनात्मक और सामरिक उपयोग 20। संचार का उद्देश्य 21। भौतिक और मानव सेटिंग 22। संदेश की सामग्री 23। अनुवर्ती कार्रवाई और कुछ अन्य।

प्रभावी संचार के सिद्धांत: स्पष्टता, भाषा, ध्यान, संगति, समयबद्धता, संदेश की सामग्री और कुछ अन्य

प्रभावी संचार के सिद्धांत - विचारों में स्पष्टता, उपयुक्त भाषा, ध्यान, दृढ़ता, पर्याप्तता, उचित समय, अनौपचारिकता, प्रतिक्रिया और कुछ अन्य

संचार का मुख्य उद्देश्य संगठन में काम करने वाले विभिन्न लोगों के बीच विचारों का आदान-प्रदान है। संचार की प्रक्रिया सूचना के प्रभावी आदान-प्रदान में सहायक होनी चाहिए। संचार में अवरोधों को दूर करने के उपाय भी प्रभावी संचार की ओर इशारा करते हैं।

एक प्रेषक को, हालांकि, कुछ विशेष तथ्यों का ज्ञान होना चाहिए जिसका उपयोग वह किसी विशेष स्थिति में संचार को प्रभावी बनाने के लिए कर सकता है। इन विशेष तथ्यों को 'प्रभावी संचार के सिद्धांत' के रूप में जाना जाता है।

एक प्रभावी संचार प्रणाली निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

(1) विचारों में स्पष्टता का सिद्धांत:

सबसे पहले यह प्रेषक के मन में स्पष्ट होना चाहिए कि वह क्या कहना चाहता है। टेरी के अनुसार प्रभावी संचार का सिद्धांत 'पहले स्वयं को पूरी तरह से सूचित करना है।' यह विचार जितना स्पष्ट होगा उतना ही प्रभावी संचार होगा।

(२) उपयुक्त भाषा का सिद्धांत:

इस सिद्धांत के अनुसार, संचार हमेशा एक सरल भाषा में होना चाहिए। विचार स्पष्ट होना चाहिए और किसी भी संदेह से रहित होना चाहिए। विभिन्न अर्थों वाले तकनीकी शब्दों और शब्दों का उपयोग न्यूनतम किया जाना चाहिए।

(3) ध्यान का सिद्धांत:

संचार का उद्देश्य यह है कि सूचना के रिसीवर को इसका अर्थ स्पष्ट रूप से समझना चाहिए। इसका मतलब है कि केवल सूचना का हस्तांतरण संचार नहीं है और यह महत्वपूर्ण है कि रिसीवर को इसे समझना चाहिए। यह तभी संभव है जब रिसीवर संदेश में रुचि लेता है और इसे ध्यान से सुनता है।

(4) संगति का सिद्धांत:

इस सिद्धांत के अनुसार, संचार प्रणाली को उद्यम के उद्देश्यों, उसकी प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं में निरंतरता बनाए रखना चाहिए। इसका अर्थ है कि संचार इसके लिए निर्धारित नीतियों के अनुसार होना चाहिए।

(5) पर्याप्तता का सिद्धांत:

रिसीवर को भेजी गई जानकारी हर लिहाज से पर्याप्त और पूरी होनी चाहिए। जरूरत से ज्यादा या जरूरत से कम जानकारी नुकसानदेह है। व्यवसाय के संदर्भ में अधूरी जानकारी खतरनाक है। जानकारी की पर्याप्तता रिसीवर की क्षमता पर निर्भर करती है। यदि रिसीवर सक्षम होता है तो कुछ शब्दों की मदद से अधिक जानकारी दी जा सकती है। इसके विपरीत, कम सक्षम रिसीवर के मामले में अधिक विवरण की आवश्यकता होती है।

(6) उचित समय का सिद्धांत:

जब भी जरूरत हो, संदेश रिसीवर तक पहुंच जाना चाहिए। देर से संदेश अर्थहीन होते हैं और संचार की उपयोगिता समाप्त हो जाती है। इसलिए, संदेश को संचार के लिए आवश्यक समय को ध्यान में रखते हुए वास्तविक आवश्यकता से पहले भेजा जाना चाहिए।

(7) अनौपचारिकता का सिद्धांत:

औपचारिक संचार संचार माध्यमों में एक प्रमुख स्थान रखता है लेकिन अनौपचारिक संचार कम महत्वपूर्ण नहीं है। कुछ समस्याएं हैं जिन्हें औपचारिक संचार से हल नहीं किया जा सकता है लेकिन अनौपचारिक संचार उन्हें हल करने में सफल होता है। इसलिए, संगठन में अनौपचारिक संचार को भी मान्यता दी जानी चाहिए।

(8) प्रतिक्रिया का सिद्धांत:

संदेश भेजने वाले के लिए यह आवश्यक है कि उसे संदेश की सफलता के बारे में पता होना चाहिए। इसका मतलब है कि उसे यह देखना चाहिए कि रिसीवर ने संदेश को समझा है या नहीं। रिसीवर के चेहरे की प्रतिक्रियाओं की मदद से संचार का सामना करने के लिए फीडबैक आसानी से प्राप्त होता है। लिखित संचार में प्रेषक उचित माध्यमों का उपयोग करके प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकता है।

(9) एकीकरण का सिद्धांत:

संचार उद्यम में अपने उद्देश्यों के साथ सभी कर्मचारियों को पेश करने में सक्षम होना चाहिए ताकि सभी कर्मचारी लक्ष्य की ओर एकजुट हों।

(१०) परामर्श का सिद्धांत:

संचार के लिए योजना बनाते समय संबंधित सभी व्यक्तियों के सुझावों को आमंत्रित किया जाना चाहिए। इस तरह के कदम का स्पष्ट लाभ यह होगा कि संचार के लिए योजना बनाते समय और विश्वास में लिए गए सभी लोगों को संचार प्रणाली की सफलता में योगदान मिलेगा। संचार के लिए योजना का उद्देश्य विभिन्न स्तरों पर काम करने वाले लोगों के बीच कब, कैसे और किस माध्यम से संचार करना है, यह निर्धारित करना है।

(११) लचीलापन का सिद्धांत:

संचार प्रणाली को संगठन में परिवर्तन को अवशोषित करने में सक्षम होना चाहिए। एक संचार प्रणाली जो आवश्यकता के अनुसार परिवर्तनों को अवशोषित नहीं कर सकती है, वह अर्थहीन हो जाती है।

(12) अर्थव्यवस्था का सिद्धांत:

संचार प्रणाली अनावश्यक रूप से महंगी नहीं होनी चाहिए। जहां तक संभव हो सके अनावश्यक संदेशों को कम से कम किया जाना चाहिए ताकि संचार को किफायती बनाया जा सके। संचार के काम पर किसी एक कर्मचारी का बोझ नहीं होना चाहिए।

(१३) उचित माध्यम का सिद्धांत:

संचार को प्रभावी बनाने के लिए न केवल विचारों, स्थिरता और पूर्णता की स्पष्टता होना आवश्यक है, बल्कि माध्यम का उचित चुनाव करना भी आवश्यक है। उदाहरण के लिए- प्रबंधकों को व्यक्तिगत संचार और नीतिगत मामलों के लिए लिखित संचार के लिए मौखिक संचार का उपयोग करना चाहिए।

प्रभावी संचार का अर्थ है बाधाओं से मुक्त संचार। हालांकि सभी बाधाओं से मुक्त आदर्श संचार शायद ही कभी हासिल किया जाता है, संचारकों को संचार कौशल प्राप्त करना चाहिए और उनके संचार की प्रभावशीलता को बढ़ाना चाहिए।

निम्नलिखित कारक संचार प्रक्रिया की प्रभावशीलता को बढ़ाते हैं:

1. औपचारिक संचार चैनल:

आधिकारिक सूचना संचार के औपचारिक माध्यमों से प्रवाहित होनी चाहिए। यह अफवाहों के प्रसार से बचा जाता है और शीर्ष प्रबंधकों को हर जानकारी को स्कैन करने से रोकता है। श्रमिक कार्यात्मक प्रबंधकों के बजाय अपने पर्यवेक्षकों से संपर्क करेंगे।

2. प्राधिकरण संरचना:

अच्छी तरह से परिभाषित प्राधिकरण संरचना के परिणामस्वरूप प्रभावी संचार होता है। स्पष्ट प्राधिकरण-जिम्मेदारी संरचनाएं प्रश्नों का उत्तर देने की सुविधा प्रदान करती हैं जैसे कि कौन किसके साथ संवाद करेगा, किस पर अधिकार है और संचार की प्रभावशीलता को बढ़ाता है।

3. स्पष्टता:

प्रभावी संचार जितना संभव हो उतना स्पष्ट होना चाहिए। संचार अपने आप नहीं होता है। ऐसा होना बनता है। क्या, कब, कहां, क्यों और कैसे संप्रेषण के बारे में सावधानीपूर्वक योजना संचार को प्रभावी बनाती है।

बचत करने के बजाय, "इस मेल को जितनी जल्दी हो सके" भेज दें, यह बेहतर होगा यदि प्रबंधक कहता है, "कल शाम तक इस मेल को नवीनतम भेजें"; क्योंकि 'जल्दी' शब्द का प्रबंधक और क्लर्क के लिए अलग-अलग अर्थ हो सकता है।

4. जानकारी की पूर्णता:

पूरी जानकारी संचार को प्रभावी बनाती है। अधूरे संदेश अंतराल पैदा करते हैं जो लोगों द्वारा उनकी व्यक्तिगत धारणाओं के अनुसार भरे जा सकते हैं। एक प्रबंधक अपने कार्यकर्ताओं से कहता है, “हम बढ़ती माँग को पूरा करने के लिए उत्पादन बढ़ाना चाहते हैं। इसलिए कृपया हमारे साथ सहयोग करें और ओवरटाइम काम करें। ”

संदेश अधूरा है जब तक यह निर्दिष्ट नहीं करता है कि उत्पादन में कितनी वृद्धि वांछित है, कितने समय के लिए और कितने समय के लिए ओवरटाइम लगाना पड़ता है। पाँच W का जवाब देने पर सूचना पूरी हो जाती है - क्या, कब, क्यों, कहाँ और कौन। जानकारी की पूर्णता से संचार की प्रभावशीलता बढ़ जाती है।

5. सूचना स्वामित्व:

अपने काम जैसे कर, लेखा, बिक्री, वित्त आदि में विशेषीकृत लोग तत्काल वरिष्ठों के बजाय संपर्क किए जाने वाले सबसे अच्छे व्यक्ति हैं। इन विशेषज्ञों के पास सूचना की शक्ति होती है और वे अपने क्षेत्रों से संबंधित गतिविधियों को दूसरों की तुलना में अधिक प्रभावी ढंग से कर सकते हैं।

6. संक्षिप्तता:

हालांकि सभी विवरणों को संदेश में शामिल किया जाना चाहिए, प्रेषक को यथासंभव संक्षिप्त होना चाहिए। पाठक और श्रोता लम्बे विवरण के बजाय छोटे नोटिस को पढ़ना और सुनना पसंद करते हैं। लंबे संदेश उबाऊ हो जाते हैं और रिसीवर का ध्यान खो सकता है। संदेश को प्रभावी बनाने के लिए सरल, छोटे और कुरकुरा वाक्यों का उपयोग किया जाना चाहिए।

भाषा यथासंभव सरल होनी चाहिए। तकनीकी शब्दों और कठिन शब्दावली के प्रयोग से बचना चाहिए।

7. सुनने की आदतें विकसित करें (विचार):

कुछ लोग अच्छे वक्ता होते हैं लेकिन बुरे श्रोता। अनुसंधान से पता चला है कि अधिकांश प्रबंधक अच्छे श्रोता नहीं हैं। यदि प्रबंधक चाहते हैं कि उनके अधीनस्थ उनकी बात सुनें, तो उन्हें अपने सुनने के कौशल को भी विकसित करना चाहिए। उन्हें रिसीवर की जरूरतों, भावनाओं और भावनाओं के प्रति विचार करना चाहिए। उन्हें न केवल समझने के लिए बल्कि समझने के लिए भी प्रयास करना चाहिए।

8. शुद्धता:

संदेश सही, प्रामाणिक और सटीक होना चाहिए। गलत ट्रांसमिशन के कारण गलत कार्रवाई होगी। जबकि बाहरी लोगों के साथ गलत संदेश कंपनी के सद्भाव और सार्वजनिक संबंधों को प्रभावित कर सकता है।

9. के सौजन्य से:

प्रभावी संचार में विनम्रता और शिष्टाचार का महत्वपूर्ण योगदान होता है। दूसरे व्यक्ति को एहसान के लिए धन्यवाद देना, उसकी कार्रवाई या प्रतिक्रिया को स्वीकार करना, गलती के लिए माफी माँगना, नकारात्मक भावों से बचना (उत्पाद आपकी वजह से विफल हुआ, आपका व्यवहार बुरा है आदि) और सहानुभूति का उपयोग करना कुछ ऐसे तरीके हैं जो संचार को विनम्र बना सकते हैं और प्रभावी है।

10. आवश्यकताओं पर ध्यान दें:

प्रेषक जो संदेश देना चाहता है वह भी वही होना चाहिए जो रिसीवर प्राप्त करना चाहता है। संदेश भेजने से पहले प्रेषक को सूचना की जरूरतों का विश्लेषण करना चाहिए। यदि छात्रों के लिए एक संगोष्ठी का आयोजन किया जाता है और विभिन्न क्षेत्रों के सम्मान के वक्ताओं को आमंत्रित किया जाता है जो छात्रों की समझ से परे व्याख्यान देते हैं, तो व्याख्यान उनके लिए कोई महत्व नहीं होगा और अनसुना हो जाएगा। इसलिए, संचार को रिसीवर की जरूरतों को पूरा करना चाहिए।

11. अनौपचारिक संचार प्रणाली:

अनौपचारिक संचार प्रणाली को औपचारिक संचार प्रणाली का पूरक होना चाहिए। अनौपचारिक संचार प्रणाली औपचारिक संदेशों के प्रसारण को गति देती है।

12. प्रतिपुष्टि:

स्पीकर को केवल संचार साइट से बोलना और दूर नहीं जाना चाहिए। उसे यह जानने के लिए प्रतिक्रिया का इंतजार करना चाहिए कि क्या रिसीवर ने जो कहा है वह समझ गया है। प्रभावी संचार के लिए फीडबैक एक महत्वपूर्ण तत्व है।

13. संगति:

संदेश भेजने में निरंतरता बनी रहनी चाहिए। प्रेषक को अपने शब्दों और कार्यों को अक्सर बदलना नहीं चाहिए।

14. प्रामाणिकता:

किसी भी जानकारी को प्रेषित करने से पहले, प्रेषक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि जानकारी सही और निष्पक्ष है। गलत जानकारी के कारण गलत निर्णय होंगे।

15. आत्म - संयम:

एक व्यक्ति की मन: स्थिति या मनोदशा को दूसरों के साथ अपने संचार पर हावी नहीं होना चाहिए। प्रेषक के इशारों को उसके द्वारा भेजे जाने वाले संदेश के साथ मेल खाना चाहिए। प्रबंधक को खुश मिजाज और इसके विपरीत में दुखद समाचार (कहना, किसी कर्मचारी की छटनी) का संचार नहीं करना चाहिए। संचारकों को अपने कार्यों, व्यवहार और इशारों पर पूर्ण नियंत्रण रखना चाहिए और संदेश को विकृत नहीं करना चाहिए।

स्पष्टता, पूर्णता, विचार, शुद्धता, शिष्टाचार और निरंतरता को C का प्रभावी संचार भी कहा जाता है।

अमेरिकन मैनेजमेंट एसोसिएशन ने प्रभावी संचार के दस सिद्धांत रखे हैं। ये command अच्छे संचार की दस आज्ञाएँ ’हैं।

ये इस प्रकार हैं:

1. प्रत्येक संचार का सही उद्देश्य की जाँच करें।

2. संवाद करने से पहले अपने विचारों को स्पष्ट करने की कोशिश करें।

3. जब भी आप संवाद करें, कुल भौतिक और मानव सेटिंग पर विचार करें।

4. संचार की योजना बनाने में, जहाँ भी उपयुक्त हो, दूसरों से परामर्श करें।

5. जब आप संवाद करते हैं, तो ओवरटोन के साथ-साथ अपने संदेश की बुनियादी सामग्री पर भी ध्यान रखें।

6. अवसर प्राप्त होने पर, रिसीवर को सहायता या मूल्य के बारे में कुछ बताने के लिए उठें।

7. अपने संचार का पालन करें।

8. कल के साथ-साथ आज के लिए भी संवाद करें।

9. सुनिश्चित करें कि आपके कार्य आपके संचार का समर्थन करते हैं।

10. न केवल समझने के लिए बल्कि एक अच्छे श्रोता बनने की तलाश करें।

प्रभावी संचार के सिद्धांत

संचार को संगठनात्मक सामंजस्य का एक प्रभावी साधन बनाने और उस पर नियंत्रण करने की आवश्यकता को अच्छी तरह से पहचाना जाता है। इस संदर्भ में, प्रभावी संचार के लिए कुछ नियम या दिशानिर्देश नीचे दिए गए हैं। इन्हें विशेषताओं या एक प्रभावी संचार प्रणाली के रूप में भी माना जा सकता है।

(ए) प्रेषक को अपने मन में प्रत्येक अवसर पर संचार की मंशा, सामग्री और संदर्भ के रूप में स्पष्ट होना चाहिए। उसे संचार के उद्देश्य के बारे में भी स्पष्ट करना चाहिए, इसके अलावा संचार के समय के पहलुओं पर भी ध्यान देना चाहिए।

(b) रिसीवरों को परस्पर विरोधी और भ्रमित करने वाले संदेशों के प्रसारण को रोकने के लिए संचार प्रणाली में पर्याप्त सुरक्षा उपायों का निर्माण किया जाना है। जानकारी विश्वसनीय होनी चाहिए। यह संचार की विश्वसनीयता को बढ़ावा देता है और इसकी स्वीकार्यता को बढ़ावा देता है।

(c) सूचना के विलंब और विकृति को कम करने के लिए संचार चैनल सीधे आगे और छोटे होने चाहिए।

(घ) आवश्यक क्षेत्रों में सूचना के त्वरित प्रसारण के लिए व्यवस्था की जानी है। संदेशों की सटीकता को प्रभावित किए बिना सूचना प्रवाह की तेज और स्वचालित प्रणाली को संगठनात्मक संरचना में बनाया जाना चाहिए।

(() संचार की प्रभावशीलता संचारित रखी जा सकती है और संचारित होने वाले संदेशों की प्रकृति के साथ मीडिया का मिलान करके सुधार किया जा सकता है। नियोजित माध्यम औपचारिक या अनौपचारिक, मौखिक या लिखित, आमने-सामने या अप्रत्यक्ष, या उनमें से एक उपयुक्त संयोजन हो सकता है।

(च) संचार प्रक्रिया में विभिन्न प्रतिभागियों के बीच संगठन, विश्वास, सद्भावना, समझ और पारदर्शिता का उचित आंतरिक संगठनात्मक माहौल होना चाहिए। यह संगठनात्मक संस्कृति का एक हिस्सा है।

(छ) संचार में नियोजित भाषा सरल और समझने में आसान होनी चाहिए। संचार की भाषा और शैली को रिसीवर की समझ के स्तर से मेल खाना चाहिए।

(ज) संगठन की सभी गतिविधि इकाइयों को संचार माध्यमों से जोड़ा जाना है। वे ऊपर, नीचे, पार्श्व और विकर्ण हो सकते हैं। सिस्टम को मूल के गंतव्य से गंतव्य तक जानकारी के मुक्त प्रवाह की अनुमति देनी चाहिए।

(i) फीडबैक शायद प्रभावी संचार प्रणाली की सबसे महत्वपूर्ण विशेषता है। दो-तरफ़ा संचार प्रणाली के माध्यम से प्रतिक्रिया की अनुमति है।

(j) अनौपचारिक चैनलों के साथ औपचारिक संचार चैनल के पूरक के लिए एक स्पष्ट आवश्यकता है। उत्तरार्द्ध औपचारिक चैनलों में कुछ अंतराल और अंतराल को भरने का कार्य करता है।

(k) खुलेपन और भय से मुक्ति के वातावरण में उर्ध्व संचार को प्रोत्साहित करना वांछनीय है। ऊपर से संचार, दोनों कार्य संबंधित और अन्यथा, गुदगुदी स्थितियों का प्रबंधन करने और घटनाओं की गति और पैटर्न को नियंत्रित करने के लिए अधिकारियों के लिए एक बहुत ही उपयोगी साधन है।

(एल) प्रभावी संचार संभव है यदि रिसीवर के पास रोगी और अवधारणात्मक सुनने का कौशल है। यह विशेष रूप से ऊपर की ओर संचार में है। इस तरह के रवैये से अधीनस्थों के दृष्टिकोण को नरम करने और उन्हें अपने विचारों और विचारों को अपने वरिष्ठों के साथ स्वतंत्र रूप से साझा करने में सक्षम बनाने की संभावना है।

(एम) नीचे और ऊपर दोनों संचार के लिए भागीदारी प्रक्रियाओं का अधिक से अधिक सहारा लिया जा सकता है। वे अवैयक्तिक, एकतरफा और अधिकार-उन्मुख संचार से अधिक प्रभावी हैं।

(एन) संचार प्रणाली सूचना के अतिरिक्त भार को अवशोषित करने, सूचना प्रसारण की नई तकनीकों को शामिल करने और बदलती संगठनात्मक आवश्यकताओं के साथ अनुकूलन करने के लिए पर्याप्त लचीली होनी चाहिए।

प्रभावी संचार के सिद्धांत

सभी प्रकार के संचार में, संचारक को प्रभावी संचार के लिए निम्नलिखित सिद्धांतों को ध्यान में रखना चाहिए:

1. सरल भाषा - संचार में प्रयुक्त भाषा सरल और आसानी से समझने योग्य होनी चाहिए।

2. कोई अस्पष्टता नहीं - संचारक को अपने संचार के उद्देश्य के बारे में अपने दिमाग में स्पष्ट होना चाहिए और कोई अस्पष्टता नहीं होनी चाहिए।

3. संचार का उचित माध्यम - संचार के पारित होने के लिए अलग-अलग मीडिया हैं। संचारक को ऐसे कारकों पर विचार करके उचित माध्यम का चयन करना चाहिए, जैसे कि बात की प्रकृति, संचार की तात्कालिकता, संचारक के बीच की दूरी और संचार के प्राप्तकर्ता आदि।

4. सूचना की पर्याप्तता - संचार को प्रभावी बनाने के लिए, पूरी होने वाली एक और शर्त यह है कि यह सभी मामलों में पर्याप्त और पूर्ण होनी चाहिए।

5. संगठन में सही जलवायु - व्यावसायिक चिंता में कोई संचार बाधाएं नहीं होनी चाहिए। भौतिक सेटिंग और मानव सेटिंग से मिलकर इकाई की संगठन संरचना को संचार की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाना चाहिए।

6. अनुवर्ती कार्रवाई - यह जानने के लिए अनुवर्ती कार्रवाई होनी चाहिए कि क्या संदेश प्राप्त करने वाले ने इसे सही ढंग से समझा है और उसने जो कार्रवाई की है वह उस संदेश के आधार पर है।

7. संचारकों को प्रशिक्षण - संचार कौशल में संचारकों को उचित प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए। इससे संचार की प्रभावशीलता को बढ़ाने में मदद मिलती है।

8. कर्मियों का सहयोग - संचार को प्रभावी बनाने के लिए संगठन कर्मियों का सहयोग आवश्यक है। इसलिए, संचार को संगठनात्मक कर्मियों के सहयोग से व्यावसायिक चिंता को मजबूत करने का लक्ष्य रखना चाहिए।

9. संदेश परस्पर विरोधी नहीं होना चाहिए - संदेश पारस्परिक रूप से परस्पर विरोधी नहीं होना चाहिए और चिंता के समग्र उद्देश्यों और नीतियों के अनुरूप होना चाहिए। इससे संगठन में अराजकता और भ्रम की स्थिति से बचा जा सकेगा।

10. कार्रवाई संदेश के अनुरूप होनी चाहिए - संचारक को किसी भी तरह से कार्य नहीं करना चाहिए जो उसके संदेश का खंडन करता है। एक संचारक को न केवल उसके द्वारा जो कहा जाता है, बल्कि उसके द्वारा जो किया जाता है, उसके द्वारा आंका जाता है। कथनी की तुलना में करनी ज़्यादा असरदार होती है। इसलिए, संप्रेषक की कार्रवाई संप्रेषित संदेश के अनुरूप होनी चाहिए।

प्रभावी संचार के सिद्धांत - अमेरिकी प्रबंधन संघ द्वारा किए गए सुझावों के साथ

एक प्रणाली की प्रभावशीलता को उसके उद्देश्य उपलब्धि के संदर्भ में मापा जाता है। इसलिए, प्रभावी संचार प्रणाली वह है जिसने अपने उद्देश्यों को प्राप्त किया है। संचार प्रभावी है जहां संचार के लिए कोई बाधाएं नहीं हैं। संदेश स्पष्ट और पूर्ण होना चाहिए। संचार हमेशा उद्यम के उद्देश्यों, नीतियों और कार्यक्रमों के अनुरूप होना चाहिए। संचार तब प्रभावी होता है जब कार्यकर्ता इसके लिए ग्रहणशील होते हैं और प्रासंगिक प्रतिक्रिया देने में सक्षम होते हैं।

सभी प्रकार के संचार में, संचारक को प्रभावी संचार के लिए निम्नलिखित सिद्धांतों को ध्यान में रखना चाहिए:

1. संदेश की स्पष्टता - विषय-वस्तु, जिसे संप्रेषित किया जाना है, स्पष्ट होना चाहिए। अस्पष्ट शब्दों का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए ताकि संचार का उद्देश्य विचलित न हो।

2. निष्पक्ष - यह व्यक्तिगत पूर्वाग्रहों से मुक्त होना चाहिए। इसे अन्य पक्षों के हित को ध्यान में रखना चाहिए।

3. पारस्परिक संचार - संचारक और संचारक दोनों को संचार में भाग लेना चाहिए। दोतरफा संवाद होना चाहिए।

4. संदेश की स्थिरता - सभी संदेश संगठन के उद्देश्यों, नीतियों और नियमों के अनुरूप होना चाहिए।

5. सही चैनल - संचार को प्रभावी बनाने के लिए संचार के सही चैनल को चुना जाना है।

6. गति - संचार प्रणाली को संदेशों को तेजी से ले जाने में सक्षम होना चाहिए।

7. सटीकता - संचार प्रणाली को पारगमन (या गर्भपात) में नुकसान से संचार की सामग्री की सुरक्षा सुनिश्चित करनी चाहिए।

8. सहानुभूति - प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए, संचारक को रिसीवर को समझना चाहिए और अपने अधीनस्थों के साथ बेहतर मानवीय संबंध विकसित करने चाहिए।

9. प्रतिक्रिया - यह रिसीवर को उस संदेश के लिए वास्तविक प्रतिक्रिया को संदर्भित करता है जो उसे संचारित है। प्रतिक्रिया संचार का एक उलट है। यह संचार को अधिक प्रभावी बनाता है।

अमेरिकी प्रबंधन संघ द्वारा किए गए निम्नलिखित सुझावों द्वारा संचार में सुधार किया जा सकता है:

1. संवाद करने का प्रयास करने से पहले विचारों को स्पष्ट करें।

2. संचार के उद्देश्यों की जांच करना।

3. संचार करते समय भौतिक और मानव पर्यावरण को समझें।

4. नियोजन संचार में, अपने समर्थन के साथ-साथ तथ्यों को प्राप्त करने के लिए दूसरों से परामर्श करें।

5. सामग्री और संदेश के ओवरटोन पर विचार करें।

6. जब भी संभव हो, कुछ ऐसा संचार करें जो रिसीवर द्वारा मदद या मूल्यवान हो।

7. संचार, प्रभावी होने के लिए, निरंतर अनुवर्ती की आवश्यकता होती है।

8. उन संदेशों को संप्रेषित करें जो अल्पकालिक और दीर्घकालिक महत्व के हैं।

9. क्रियाओं को संचार के अनुरूप होना चाहिए।

10. एक अच्छे श्रोता बनें।

प्रभावी संचार के सिद्धांत - समझ, ध्यान, संक्षिप्तता, समयबद्धता, उपयुक्तता, प्रतिक्रिया और अनौपचारिक समूहों के रचनात्मक और रणनीतिक उपयोग

प्रभावी और सार्थक होने के लिए, संचार के प्रबंधकीय कार्य को निम्नलिखित सिद्धांतों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए:

(मैं) समझ का सिद्धांत:

संचार ऐसा होना चाहिए, जैसे प्राप्तकर्ता को संचार संदेश की समझ को प्रसारित करता है; प्रेषक के इरादे के अनुसार।

इस सिद्धांत के व्यावहारिक अनुप्रयोग के लिए आवश्यक है कि संदेश स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए - चाहे मौखिक रूप से या लिखित रूप में। इसके अलावा, संदेश पूरा होना चाहिए - प्राप्तकर्ता को भ्रमित करने और उसे संदेश की गलत व्याख्या के लिए मजबूर करने के लिए किसी भी संदेह की कोई गुंजाइश नहीं छोड़नी चाहिए।

(Ii) ध्यान का सिद्धांत:

संचार को इस तरह से बनाया जाना चाहिए कि यह प्राप्तकर्ता का ध्यान इस ओर आकर्षित करे। इस सिद्धांत के व्यावहारिक अनुप्रयोग के लिए, यह आवश्यक है कि न केवल संदेश को एक सुखद और ध्वनि तरीके से व्यक्त किया जाना चाहिए; लेकिन यह भी संचार बनाने में प्रेषक का उद्देश्य, बिल्कुल स्पष्ट किया जाना चाहिए।

(Iii) ब्रेविटी का सिद्धांत:

संचार किया जाने वाला संदेश संक्षिप्त होना चाहिए; आम तौर पर प्राप्तकर्ता, विशेष रूप से एक कार्यकारी, संचार के एक टुकड़े के लिए समर्पित करने के लिए ज्यादा समय नहीं होगा।

हालांकि, संदेश की स्पष्टता या पूर्णता की कीमत पर संदेश की संक्षिप्तता की मांग नहीं की जानी चाहिए। प्रेषक को इन तीन बलों - संक्षिप्तता, स्पष्टता और पूर्णता के बीच संतुलन बनाना चाहिए।

(Iv) समयबद्धता का सिद्धांत:

संचार समय पर होना चाहिए अर्थात प्राप्तकर्ता को संप्रेषित करने की आवश्यकता होने पर उच्च समय पर किया जाना चाहिए। एक अग्रिम संचार इसके साथ प्राप्तकर्ता के हिस्से पर 'भूलने' का खतरा रखता है, जबकि एक विलंबित संचार अपने उद्देश्य और आकर्षण को खो देता है, और अर्थहीन हो जाता है, जब उस पर कार्रवाई का सही समय समाप्त हो गया है।

(V) विनियोग का सिद्धांत (या तर्कशक्ति):

संगठनात्मक उद्देश्यों की प्राप्ति के संदर्भ में संचार उचित या तर्कसंगत होना चाहिए।

संचार कार्य करने के लिए न तो अव्यावहारिक होना चाहिए; न ही तर्कहीन, न आम उद्देश्यों में कोई योगदान।

(Vi) प्रतिक्रिया का सिद्धांत:

संचार एक दो-तरफ़ा प्रक्रिया होनी चाहिए। संदेश के लिए प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया (या प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया), प्रेषक द्वारा मूल संचारी के रूप में प्रेषक के लिए आसानी से हस्तांतरणीय होनी चाहिए।

संचार के फीडबैक पहलू पर जोर देने के पीछे विचार यह है कि यह प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रियाओं के मद्देनजर प्रेषक को संशोधित करने में मदद करता है - बेहतर और बेहतर मानवीय संबंधों के लिए।

(vii) अनौपचारिक समूहों के रचनात्मक और सामरिक उपयोग का सिद्धांत:

प्रबंधन को अनौपचारिक समूहों के रचनात्मक और रणनीतिक उपयोग करने में संकोच नहीं करना चाहिए; आपातकालीन स्थितियों में त्वरित संचार सुनिश्चित करने और सुगम बनाने के लिए। जैसे, अनौपचारिक समूहों का उपयोग अच्छे मानव संबंधों को विकसित करने में भी मदद करेगा - अनौपचारिक समूहों और उनके नेताओं की स्थिति को उन्नत करके।

हालांकि, प्रबंधन को खुद को आश्वस्त करना चाहिए कि अनौपचारिक समूहों द्वारा अफवाहें नहीं फैलाई जाती हैं। और इसके लिए, औपचारिक संचार संचारित करते समय, अनौपचारिक समूहों के कामकाज के तरीके पर एक पहरा है, लेकिन यह अनिवार्य है।

प्रभावी संचार के सिद्धांत - भाषा, स्पष्टता, संचार का उद्देश्य, भौतिक और मानव सेटिंग, परामर्श, संदेश की सामग्री और एक अन्य व्यक्ति

संचारक या प्रेषक को सभी प्रकार के संचार में प्रभावी संचार के लिए निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन करना चाहिए:

सिद्धांत # 1. भाषा:

प्रेषक को सरल भाषा का उपयोग करना चाहिए और भाषा को रिसीवर को पता होना चाहिए। सरल भाषा का अर्थ है सूचना प्रसारित करते समय language परिचित शब्दों ’का उपयोग करना।

सिद्धांत # 2. स्पष्टता:

संदेश स्पष्ट शब्दों में प्रेषित किया जाना चाहिए। असंदिग्ध भाषा होनी चाहिए। प्रेषक को शब्दों को अपने लिए बोलने के बजाय शब्दों का अर्थ देना चाहिए।

सिद्धांत # 3. संचार का उद्देश्य:

किसी भी संचार का मूल उद्देश्य रिसीवर से एक व्यवहारिक प्रतिक्रिया प्राप्त करना है। अगला चरण यह है कि आदेश को अधीनस्थ द्वारा स्वीकार किया जाना चाहिए। इसलिए, प्रेषक या संचारक को इस प्रतिक्रिया के उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए प्रयास करना चाहिए।

सिद्धांत # 4. शारीरिक और मानव सेटिंग:

भौतिक सेटिंग से तात्पर्य उस व्यक्ति से है जिसे संदेश संप्रेषित किया जाता है। प्राप्त करने वाला व्यक्ति एक व्यक्ति, संबंधित विभाग कर्मी या संगठन हो सकता है। मानव सेटिंग से तात्पर्य उन परिस्थितियों से है जिनके तहत संदेश का संचार किया जाता है। इसलिए, संचारक या प्रेषक को संदेश संप्रेषित करते समय परिस्थितियों और प्राप्त व्यक्तियों को ध्यान में रखना चाहिए।

सिद्धांत # 5. परामर्श:

संचार की योजना बनाने में दूसरों की भागीदारी लेना आवश्यक है। यह प्रेषक को संदेश की अतिरिक्त अंतर्दृष्टि और निष्पक्षता प्राप्त करने में मदद करता है। इसके अलावा, जो लोग भाग लेते हैं और संचार योजना में मदद करते हैं, वे आपको सक्रिय समर्थन देंगे।

सिद्धांत # 6. संदेश की सामग्री:

संदेश की सामग्री के संदर्भ में संचारक को अपनी स्वर की आवाज़ तय करनी चाहिए। संचार को प्रभावी बनाने के लिए कभी-कभी संचारक अपनी आवाज तेज या तीखी कर सकता है।

सिद्धांत # 7. अनुवर्ती कार्रवाई:

अनुवर्ती कार्रवाई यह पता लगाने के लिए आवश्यक है कि क्या रिसीवर ने संदेश को सही ढंग से समझा है। संदेश प्राप्त करने के बाद रिसीवर कुछ कार्रवाई कर सकता है। रिसीवर को रिसीवर द्वारा की गई कार्रवाई का प्रकार पता होना चाहिए।

सिद्धांत # 8. समय और अवसर:

प्रेषक को संदेश के रिसीवर की रुचि और जरूरतों पर विचार करना चाहिए। यह उसे सही समय का पता लगाने में मदद करता है जब संदेश को संप्रेषित करना होता है। इस तरह, प्रेषक संदेश का उपयोग संदेश को संप्रेषित करने और रिसीवर को तत्काल लाभ देने के लिए करता है।

सिद्धांत # 9. संचारकों को प्रशिक्षण:

संचारकों को अपने संचार कौशल को विकसित करने के लिए उचित प्रशिक्षण आवश्यक है। इससे संचार की प्रभावशीलता को बढ़ाने में मदद मिलती है।

सिद्धांत # 10. एक्शन सपोर्ट कम्युनिकेशन:

प्रेषक के कार्यों या दृष्टिकोण को संदेश का समर्थन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, प्रेषक 'काम बंद करो' का संदेश देने के लिए अपना हाथ बढ़ा सकता है। इसलिए, प्रेषक के कार्यों को उसके शब्दों या संदेश का खंडन नहीं करना चाहिए।

सिद्धांत # 11. कार्मिक सहकारिता:

प्रभावी संचार करने के लिए कार्मिकों का सहयोग आवश्यक है। संचार प्रबंधकीय कर्मियों के सहयोग से व्यावसायिक चिंता को मजबूत करता है।

सिद्धांत # 12. सुनकर:

सुनना प्रेषक के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। यहां, सुनना रिसीवर की प्रतिक्रियाओं को संदर्भित करता है। प्रेषक को आंतरिक कान से सुनना सीखना चाहिए। प्रेषक आगे के संचार के लिए सुनने के माध्यम से उपयोगी जानकारी एकत्र कर सकता है। इसलिए, प्रेषक को बात करना बंद कर देना चाहिए, क्योंकि बिना बात को रोके, कोई सुन नहीं सकता।

प्रभावी संचार के सिद्धांत - प्रभावी संचार के सात सी: सौजन्य, स्पष्टता, संक्षिप्तता, पूर्णता, सुधार, संक्षिप्तता और विश्वसनीयता

संचार को केवल तभी प्रभावी माना जाता है जब प्राप्तकर्ता संदेश को उसी रूप और संदर्भ में प्राप्त करता है जैसा कि प्रेषक द्वारा भेजा जाता है। जब व्याख्या में कोई त्रुटि नहीं होती है और प्रेषक को सही प्रतिक्रिया मिलती है, तो संचार को प्रभावी कहा जा सकता है। संचार प्रभावशीलता सुनिश्चित करने में कुछ सिद्धांत देखे गए हैं।

प्रभावी संचार के सात सी हैं:

1. शिष्टाचार / विचार:

इसका मतलब है कि रिसीवर के जूते में खड़े हर संदेश को तैयार करना। प्रेषक को रिसीवर की जरूरतों, आकांक्षा, भावनाओं, इच्छाओं के अनुरोध आदि के साथ जोर देना पड़ता है। व्यापार की दुनिया में सब कुछ शिष्टाचार और विचारों के साथ शुरू और समाप्त होता है। बहुत कुछ हासिल किया जा सकता है अगर शिष्टाचार और विचार को संदेश में परस्पर जोड़ा जा सकता है।

निम्नलिखित बिंदु शिष्टाचार पर प्रकाश डालते हैं:

मैं। I रवैये के बजाय 'आप' रवैये पर ध्यान दें।

ii। रिसीवर में रुचि दिखाएं और रिसीवर को होने वाले लाभों को उजागर करें।

iii। संदेश के रिसीवर के बारे में सकारात्मक और सुखद तथ्य तनाव।

iv। विचारशील और प्रशंसनीय बनें।

v। अभिव्यक्ति का उपयोग करें जो सम्मान व्यक्त करता है।

vi। गैर-भेदभावपूर्ण अभिव्यक्ति चुनें।

2. स्पष्टता:

विचारों की स्पष्टता संदेश को अर्थ देती है। प्रेषक के संदेश को उसी अर्थ और संदर्भ में समझा जाना चाहिए जिसमें वह प्रेषित है।

निम्नलिखित तरीकों से स्पष्टता हासिल की जा सकती है:

मैं। किसी के पेशे में इस्तेमाल होने वाले तकनीकी गुड़ से परहेज करना।

ii। पैराग्राफ में चल रहे मामले को विभाजित करना या मुख्य बिंदुओं को उजागर करना।

iii। सरल भाषा का चयन करना और उच्च ध्वनि वाले शब्दों के स्थान पर सरल शब्दों का उपयोग करना।

iv। वाक्यांशों से परहेज करते हुए, 'निष्कर्ष पर आओ' के बजाय 'निष्कर्ष' का उपयोग करें, 'कृपया' का उपयोग करें, 'क्या आप पर्याप्त होंगे' के स्थान पर 'तथ्य' के बावजूद।

v। निष्क्रिय आवाज़ के उपयोग के स्थान पर सक्रिय आवाज़ का उपयोग करना 'आपकी कीमतें अधिक हैं' के बजाय 'मुझे लगा कि आपकी कीमतें बहुत कम हैं'।

vi। सही विराम चिह्न, व्यक्तिगत सर्वनाम, नीतिवचन आदि द्वारा अस्पष्टता से बचना।

vii। लम्बी सजा से बचना।

3. चिंता:

संवाद का संदेश संक्षिप्त होना चाहिए। सूचना का आयतन सही होना चाहिए, न तो बहुत अधिक और न ही बहुत कम। लंबे अक्षरों में वांछित कार्रवाई नहीं हो सकती है। उच्च लगने वाले वाक्यांश प्रेषक की छात्रवृत्ति को दर्शा सकते हैं लेकिन वांछित कार्यों को सुनिश्चित नहीं कर सकते हैं। इसलिए, संक्षिप्तता संचार की आत्मा है। एक संक्षिप्त संदेश प्रेषक और रिसीवर दोनों का समय और ऊर्जा बचाता है।

4. पूर्णता:

रिसीवर के दिमाग में भ्रम की स्थिति से बचने के लिए संचार पूरा होना चाहिए। अधूरा संचार मान्यताओं और अनुमानों और आगे की कार्य योजना में परिणामी देरी की ओर जाता है।

इस संबंध में, प्रेषक को निम्नलिखित सुनिश्चित करना होगा:

मैं। सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करते हुए, प्रेषक को सभी पांचों 'डब्ल्यू' का उत्तर देना होगा कि कौन, क्या, कब, कहां और क्यों। उदाहरण के लिए ये पांच प्रश्न अनुरोध, घोषणा आदि तैयार करने में मदद करते हैं, सामानों के लिए ऑर्डर करते समय, किसी को यह स्पष्ट करने की आवश्यकता होती है कि क्या चाहिए, कब चाहिए, किसको और कहां भेजा जाना है और भुगतान कैसे किया जाएगा। ।

ii। एक जांच का जवाब देते हुए पूछे गए सभी सवालों का जवाब देते हुए, प्रेषक को सभी बिंदुओं को नोट करना होगा और उन सभी का जवाब देना होगा। अधूरा उत्तर आगे संचार और समय की बर्बादी की ओर जाता है। यहां तक कि प्रतिकूल प्रतिक्रिया को भी सावधानी से दिए जाने की आवश्यकता है।

iii। अतिरिक्त जानकारी प्रदान करना रिसीवर द्वारा बेहतर निर्णय लेने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय करेगा। उदाहरण के लिए, एक होटल प्रबंधक से कमरों के प्रकार के बारे में पूछताछ की जाती है। वह प्रति दिन किराया, प्रदान की गई सुविधाएं, किराए में मौसमी परिवर्तन, परिवहन सुविधाओं के लिए महंगाई, आदि को प्रस्तुत कर सकता है।

5. सुधार:

संचार में शुद्धता शब्द का अर्थ है सही तथ्यों को देने के अलावा, सही प्रारूप, व्याकरण, विराम चिह्न, वर्तनी आदि का उपयोग करना।

6. संक्षिप्तता:

वैराग्य का अर्थ है विशिष्ट, निश्चित और विशद संचार होना। व्यक्ति को सांकेतिक शब्दों के बजाय शब्दों का प्रयोग करना चाहिए। संक्षिप्तता का सिद्धांत पाठक या श्रोता को विशिष्ट तथ्यों की आपूर्ति सुनिश्चित करता है। यह उस संदेश की संभावना को बढ़ाता है जिसकी व्याख्या मूल रूप से की जाती है। दूसरे शब्दों में, गलत व्याख्या के लिए कोई जगह नहीं है।

निम्नलिखित दिशानिर्देश यह सुनिश्चित करते हैं कि विशिष्ट तथ्यों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यह बताने के बजाय कि 'बिक्री में पर्याप्त वृद्धि हुई है', यह कहें कि 'बिक्री में 70% की वृद्धि हुई है। यह बताने के बजाय, इसे अगले सप्ताह में वितरित किया जाएगा ',' 19 जुलाई, 2017 तक वितरित किया जाएगा '।

7. विश्वसनीयता:

इसका मतलब यह है कि रिसीवर प्रेषक के बयान को इस तरह स्वीकार करता है। लेकिन यह एक शॉट प्रक्रिया नहीं है। यह एक लंबी खींची हुई प्रक्रिया है जिसमें रिसीवर प्रेषक के साथ पूरी तरह से निरंतर संपर्क करता है और बाद वाले को समझता है और अपने कथन को सही और ईमानदार मानता है।

प्रभावी संचार के सिद्धांत - संचार को प्रभावी बनाने के लिए 17 महत्वपूर्ण सिद्धांत

संचार को प्रभावी बनाने के लिए निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन किया जाना चाहिए:

1. स्पष्टता का सिद्धांत:

स्पष्टता का सिद्धांत, यानी संचार के प्रत्येक बिंदु में स्पष्टता न होना अस्पष्टता और एक ही भाव और भावना को व्यक्त करता है।

2. ध्यान का सिद्धांत:

ध्यान का सिद्धांत, यानी, संचार को संचार का ध्यान आकर्षित करना चाहिए।

3. संगति का सिद्धांत:

इस सिद्धांत का तात्पर्य है कि संचार हमेशा संगठन की योजनाओं, उद्देश्यों, नीतियों और कार्यक्रमों के अनुरूप होना चाहिए न कि परस्पर विरोधी। असंगत संदेश हमेशा लोगों के मन में अराजकता और भ्रम पैदा करते हैं जो उद्यम के हित के लिए बेहद हानिकारक है।

4. पर्याप्तता का सिद्धांत:

तात्पर्य यह है कि सूचना पर्याप्त और सभी प्रकार से पूर्ण होनी चाहिए। अपूर्ण और अपर्याप्त जानकारी कार्यों में देरी करती है और समझ और संबंधों को नष्ट कर देती है। संचारक और संप्रेषण की क्षमता भी प्रभावित होती है।

5. एकीकरण का सिद्धांत:

संचार एक अंत का साधन है और अपने आप में एक अंत नहीं है। यह संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए काम पर लोगों के बीच सहयोग को बढ़ावा देना चाहिए।

6. समयबद्धता का सिद्धांत:

विचारों की जानकारी उचित समय पर बताई जानी चाहिए। संदेशों को संप्रेषित करने में कोई देरी उन्हें (संदेश) ऐतिहासिक दस्तावेज़ बनाने के अलावा कोई उद्देश्य नहीं देगी क्योंकि वे समय की कमी से अपना महत्व और प्रभावशीलता खो देते हैं।

7. अनौपचारिकता का सिद्धांत:

औपचारिक संचार, हालांकि एक औपचारिक संगठन में महत्वपूर्ण है, लेकिन अनौपचारिक संचार संगठन में अपना स्थान नहीं खोता है। प्रबंधकों या अधिकारियों को अपने अधीनस्थों के साथ उनके व्यवहार में बहुत अनौपचारिक बनना चाहिए। लेकिन कुछ स्थितियों में जहां वे एकमात्र और सबसे अच्छे न्यायाधीश हैं, अनौपचारिकता से बचा जा सकता है।

8. प्रतिक्रिया का सिद्धांत:

यह एक प्रभावी संचार प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांत है। संचारक के पास प्राप्तकर्ता से फीडबैक की पुष्टि होनी चाहिए कि क्या संदेश संप्रेषित किए गए हैं, उन्हें उसी अर्थ में समझा गया है जिसमें प्रेषक इसे लेता है और यह भी कि प्राप्तकर्ता प्रस्ताव पर सहमत है या नहीं। यह लोगों को समझने में मदद करता है।

9. संचार नेटवर्क के प्रमुख:

संचार नेटवर्क उन मार्गों को संदर्भित करता है जिसके माध्यम से संचार गंतव्य व्यक्ति के लिए प्रवाहित होता है, जिसके लिए यह है। इस तरह के कई नेटवर्क संगठन में दिए गए बिंदु पर मौजूद हो सकते हैं, लेकिन प्रबंधन को दिए गए स्थिति में संचार नेटवर्क की प्रभावशीलता और अंत में एक नेटवर्क का चयन करने से पहले संचार के व्यवहार के प्रभाव पर विचार करना चाहिए।

10. उद्देश्य का सिद्धांत:

संचार का एक उद्देश्य होना चाहिए। एक की छवि को उनके संचार में सुधार करना चाहिए। जिस उद्देश्य के लिए संचार का उपयोग किया गया था उसे प्राप्त किया जाना चाहिए।

11. आनुवांशिक सुनने का सिद्धांत:

इसका उपयोग दूसरे व्यक्ति को बाहर निकालने के लिए किया जाता है। लक्ष्य प्रस्तुतकर्ता (प्रेषक) की भावनाओं, जरूरतों और समस्याओं को समझने में मदद करता है ताकि उसे किसी समस्या को हल करने में मदद मिल सके।

12. उचित भाषा:

संचार में सरल और उचित भाषा का उपयोग किया जाना है।

13. दो तरह से संचार:

प्रभावी संचार के लिए न्यूनतम दो प्रतिभागियों की आवश्यकता होती है जिन्हें एक दूसरे के साथ बातचीत करनी चाहिए। दूसरे शब्दों में, दोनों ओर से विचारों का प्रसारण, स्वागत और आदान-प्रदान होना चाहिए।

14. संचार में विश्वसनीयता:

संचार में मामला एक विश्वसनीय और वफादार मामला होना चाहिए।

15. कर्मचारियों का उन्मुखीकरण:

कर्मचारियों को स्थिति समझाने के लिए संचार एक साधन होना चाहिए।

16. प्रतिक्रिया:

संचार को गुणवत्ता में सुधार करने और त्रुटियों का आत्म-सुधार करने में मदद करनी चाहिए।

17. इशारे और स्वर:

संचार में शिष्टाचार और कूटनीति होनी चाहिए।

उपरोक्त सिद्धांतों, यदि पालन किया जाता है, तो संचार को प्रभावी बना देगा। संचार की एक प्रभावी प्रणाली स्थापित करके औद्योगिक समस्याओं को कम किया जा सकता है क्योंकि सहकारिता की भावना औद्योगिक संबंधों को बेहतर बनाएगी।

प्रभावी संचार के सिद्धांत - स्पष्टता, ध्यान, संगति, पर्याप्तता, समयबद्धता, एकीकरण, अनौपचारिकता, प्रतिक्रिया और संचार नेटवर्क

संचार प्रणाली को प्रभावी बनाने के लिए, निम्नलिखित सिद्धांतों या कारकों का पालन किया जा सकता है:

सिद्धांत # (1) स्पष्टता के सिद्धांत:

प्रेषित किया जाने वाला विचार हमेशा सामान्य और आसानी से समझ में आने वाली भाषा में होना चाहिए ताकि संचारक उसी अर्थ और आत्मा में विचार की व्याख्या कर सके, जिसमें वह संप्रेषित है। कोई अस्पष्टता नहीं होनी चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, संप्रेषित किए जाने का विचार संचारक के दिमाग में बहुत स्पष्ट होना चाहिए। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि शब्द खुद नहीं बोलते हैं, लेकिन वक्ता उन्हें अर्थ देता है।

सिद्धांत # (२) ध्यान के सिद्धांत:

संदेश को प्रभावी बनाने के लिए यह आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता का ध्यान उसके द्वारा प्रेषित संदेश पर आकर्षित हो। व्यवहार, भावनाओं और भावनाओं में प्रत्येक का उपयोग अलग है जो ध्यान देने की डिग्री तय करते हैं।

उचित ध्यान देने के लिए, बॉस को ध्यान देना चाहिए कि उसे उस तरीके से कार्य नहीं करना चाहिए, जिसकी उसे दूसरों से उम्मीद नहीं है। 'एक्शन शब्दों से अधिक जोर से बोलता है', इसलिए एक प्रबंधक समय की पाबंदी नहीं लगा सकता है, यदि वह खुद समय का पाबंद नहीं है। डेल एस बीच ने ठीक ही कहा है, "लोग अपने दिल से सोचते हैं, न कि अपने दिमाग से।" इसलिए, एक अच्छे प्रबंधक को संचार का समय तय करना होगा। समय का यह निर्णय उसे मनुष्य की भावनाओं और मनोदशा के प्रभाव को कम करने में मदद करता है।

सिद्धांत # (3) संगति का सिद्धांत:

इस सिद्धांत का तात्पर्य है कि संचार हमेशा संगठन की योजनाओं, उद्देश्यों, नीतियों और कार्यक्रमों के अनुरूप होना चाहिए न कि परस्पर विरोधी। असंगत संदेश हमेशा लोगों के मन में अराजकता और भ्रम पैदा करते हैं जो उद्यम के हित के लिए बेहद हानिकारक है।

सिद्धांत # (4) पर्याप्तता का सिद्धांत:

तात्पर्य यह है कि सूचना पर्याप्त और सभी प्रकार से पूर्ण होनी चाहिए। अपूर्ण और अपर्याप्त जानकारी कार्रवाई में देरी करती है और समझ और संबंधों को नष्ट कर देती है। संचारक और संचार की क्षमता भी प्रभावित होती है।

सिद्धांत # (5) समयबद्धता का सिद्धांत:

सभी जानकारी और सभी विचारों को उचित समय पर सूचित किया जाना चाहिए। संदेशों को संप्रेषित करने में कोई देरी उन्हें (संदेश) ऐतिहासिक दस्तावेज़ बनाने के अलावा कोई उद्देश्य नहीं देगी क्योंकि वे समय की कमी से अपना महत्व और प्रभावशीलता खो देते हैं।

सिद्धांत # (6) एकीकरण का सिद्धांत:

संचार एक अंत का साधन है, और अपने आप में एक अंत नहीं है। यह संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए काम पर लोगों के बीच सहयोग को बढ़ावा देना चाहिए। यह तभी संभव है जब व्यक्तिगत उद्देश्यों को संगठनात्मक उद्देश्यों के साथ एकीकृत किया जाए।

सिद्धांत # (7) अनौपचारिकता का सिद्धांत:

औपचारिक संचार हालांकि औपचारिक संगठन में महत्वपूर्ण है लेकिन अनौपचारिक संचार संगठन में अपना स्थान नहीं खोता है। प्रबंधकों या अधिकारियों को अपने अधीनस्थों के साथ उनके व्यवहार में बहुत अनौपचारिक बनना चाहिए। लेकिन कुछ स्थितियों में जहां वे एकमात्र और सबसे अच्छे न्यायाधीश हैं, अनौपचारिकता से बचा जा सकता है।

सिद्धांत # (8) प्रतिक्रिया का सिद्धांत:

यह एक प्रभावी संचार प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांत है। संचारक के पास प्राप्तकर्ता से फीडबैक की पुष्टि होनी चाहिए कि क्या संप्रेषित किए गए संदेशों को उसी अर्थ में समझा गया है जिसमें प्रेषक इसे लेता है और यह भी कि प्राप्तकर्ता सहमत है या प्रस्ताव को असहमत करता है। यह लोगों को समझने में मदद करता है।

सिद्धांत # (9) संचार नेटवर्क का सिद्धांत:

संचार नेटवर्क उन मार्गों को संदर्भित करता है जिनके माध्यम से संचार गंतव्य व्यक्ति के लिए प्रवाहित होता है जिनके लिए यह है। इस तरह के कई नेटवर्क संगठन में दिए गए बिंदु पर मौजूद हो सकते हैं, लेकिन प्रबंधन को दिए गए स्थिति में संचार नेटवर्क की प्रभावशीलता और अंत में एक नेटवर्क का चयन करने से पहले संचार के व्यवहार के प्रभाव पर विचार करना चाहिए।

उपरोक्त सिद्धांत यदि अनुसरण करते हैं तो संचार को प्रभावी बनाएंगे। संचार की एक प्रभावी प्रणाली स्थापित करके औद्योगिक समस्याओं को कम किया जा सकता है क्योंकि सहकारिता की भावना औद्योगिक संबंधों को बेहतर बनाएगी।

प्रभावी संचार के सिद्धांत

1. संदेश में स्पष्टता:

विचारों, तथ्यों या सूचना को प्रेषित करने वाला संदेश स्पष्ट और बिंदु तक होना चाहिए। लेकिन ऐसा तभी होगा जब संचारक ने संदेश की सामग्री पर सावधानीपूर्वक विचार किया हो। संदेश यथासंभव संक्षिप्त होना चाहिए लेकिन संक्षिप्तता के साथ भी, यह संदेश को पूर्ण रूप से व्यक्त करना चाहिए। संदेश में उपयोग किए जाने वाले शब्द सरल होने चाहिए- संचार, विशेष रूप से व्यावसायिक संचार, वक्ता / लेखक के भाषा कौशल को प्रदर्शित करने का साधन नहीं होना चाहिए।

2. अध्यक्ष की पिच और एक्सेंट:

मौखिक संचार में, स्पीकर को अपने भाषण की पिच और उच्चारण पर विशेष ध्यान देना चाहिए। भारत जैसे कई भाषाओं और बोलियों वाले देश में, वक्ता को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वह अपनी मातृ-भाषा के उच्चारण को उस भाषा में न जाने दे जिसमें वह श्रोता को संबोधित कर रहा है।

3. मौखिक संचार में सहभागिता और भागीदारी का प्रावधान:

मौखिक संचार में, यह देखने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि यह संचारक द्वारा एक मोनोलॉग नहीं बन जाता है। श्रोताओं को बातचीत करने और कार्यवाही में भाग लेने के लिए जगह होनी चाहिए।

4. शोर और व्याकुलता से मुक्त एक स्थान पर मौखिक संचार:

जिस स्थान पर प्रबंधक अपने अधीनस्थ को संबोधित करता है, उसे शोर नहीं करना चाहिए या विचलित नहीं होना चाहिए। श्रोताओं की संख्या के आधार पर, यह प्रबंधक के केबिन, कॉन्फ्रेंस रूम या ऐसी जगह पर होना चाहिए जहाँ दर्शक बोले गए प्रत्येक शब्द पर अविभाजित ध्यान दे सकें। किसी भी मामले में, स्पीकर को एक पिच पर बोलना चाहिए कि अंतिम पंक्ति में बैठे व्यक्ति भी उसे स्पष्ट रूप से सुन सकें।

5. चार्ट, चित्र, चित्रों का उपयोग:

यदि बोलचाल और लिखित शब्द उपयुक्त चार्ट, आरेख और चित्रों के साथ हों तो एक संचार को अधिक प्रभावी बनाया जा सकता है। यदि वास्तविक जीवन की घटनाओं का अध्ययन किया जाए, तो सुनने वाले / पाठक बेहतर ढंग से बने बिंदुओं को समझ पाएंगे।

6. नोट-पैड / आई-पैड स्पोकन वर्ड्स का रिकॉर्ड रखने के लिए:

मौखिक संचार स्थायी मूल्य का हो सकता है यदि श्रोताओं को बैठक में बनाए गए बिंदुओं को नोट करने के लिए पेंसिल, पेन और कागजात प्रदान किए जाएं। आधुनिक तकनीक ने नोट-पैड, आई-पैड और इसी तरह के अन्य उपकरणों को उपलब्ध कराया है।

7. प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच संबंध की प्रकृति:

संचार को प्रारूपित करते समय प्रेषक और रिसीवर के बीच संबंध को ध्यान में रखा जाना चाहिए। अधीनस्थ से श्रेष्ठ का एक पत्र प्राधिकारी को निर्वासित कर देगा - 'ऐसा मत करो,' ऐसा मत करो। अपने श्रेष्ठ को संबोधित करने वाला एक अधीनस्थ विनम्र, सम्मानित और अतिवादी होगा - वह लापरवाह या लापरवाह नहीं रह सकता। संचार का आदान-प्रदान करने वाले लोग अपनी मित्रता को उनके कहे अनुसार प्रतिबिंबित कर सकते हैं।

8. संचार की शुद्धता और विश्वसनीयता:

किसी संदेश को संप्रेषित करने से पहले, प्रेषक को उसकी शुद्धता और विश्वसनीयता की सावधानीपूर्वक जाँच करनी चाहिए। लोगों को एक संदेश की सामग्री पर विश्वास करने के लिए, उन्हें स्वयं यह सुनिश्चित करना चाहिए कि संदेश में अविश्वसनीय या अतिरंजित कुछ भी नहीं है। आज, टूथपेस्ट का लगभग हर निर्माता अपने उत्पाद को बाजार में सबसे अच्छा होने का दावा करता है, इससे उपभोक्ता विशेष रूप से उनके बीच का भोलापन छोड़ देता है, जिसके बारे में पूरी तरह से भ्रम होता है कि कौन से टूथपेस्ट को कई 'बेस्ट' में से चुनना है।

9. कारण या भावना के लिए संचार अपील होनी चाहिए?

क्या भावनाओं के लिए एक संचार अपील, या कारण, या दोनों प्राप्तियों की होनी चाहिए? जैसा कि होता है, कुछ ऐसे होते हैं जो किसी संचार पर तर्कसंगत रूप से प्रतिक्रिया करते हैं। बहुत समय पहले, दिल्ली में कई लोगों ने भगवान गणेश की प्रतिमा को दूध पिलाया था क्योंकि उन्होंने दूसरों को ऐसा करने के बारे में सुना था। एक प्यारा सा बच्चा देखकर किसी विशेष बिस्किट को याद करते हुए, देखने वाला इसे अपने बच्चे से संबंधित कर सकता है और जा सकता है और उसी बिस्किट को खरीद सकता है, यह भूल सकता है कि उसका अपना बच्चा एक अलग बिस्किट पसंद करता है।

प्रश्न यह है कि संचार को वांछित परिणाम देने के लिए भावना के साथ मिश्रित करने के लिए किस अनुपात में। यह स्वाभाविक रूप से संचार के उद्देश्य और रिसीवर के प्रकार पर निर्भर करेगा।

10. संचार का प्रारूप:

प्रारूप का अर्थ संचार का प्रकार, आकार और आकार है। क्या संचार मौखिक या लिखित होना चाहिए, और इसकी सामान्य शैली क्या होनी चाहिए? जाहिर है, यह किसी दिए गए हालात की जरूरतों पर निर्भर करेगा। कोई शक नहीं, सभी संचारों में एक शुरुआत, एक शरीर और एक अंत है।

संचारक को दूसरे की कीमत पर इनमें से किसी को लंबा या छोटा नहीं करना चाहिए। इसके अलावा, संचार में अभिव्यक्ति की शैली, आरेख, चार्ट, चित्र आदि का उपयोग करने पर सावधानीपूर्वक ध्यान दिया जाना चाहिए। एक तस्वीर, वे कहते हैं, एक हजार शब्दों के लायक है और एक हजार चित्र के रूप में एक चलती तस्वीर है।

11. संचार का समय:

जब रिसीवर मन के ग्रहणशील फ्रेम में होता है तो एक संचार भेजा जाना चाहिए। एक बेहतर / अधीनस्थ के लिए एक संचार जब वह खुश है, मन की सहमत फ्रेम एक अनुकूल प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अधिक संभावना है।

हालांकि, दिन-प्रतिदिन के काम में, रिसीवर की मन: स्थिति को समझना संभव नहीं है; फिर भी, प्रेषक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वह अपने संचार के लिए अनुकूल प्रतिक्रिया उत्पन्न करने के लिए विनम्र शब्दों का उपयोग करता है।

12. संचार की आवृत्ति:

एक प्रबंधक को एक ही विषय पर अधीनस्थ या अधीनस्थों के समूह के साथ कितनी बार संवाद करना चाहिए? यह प्रत्येक मामले की योग्यता पर निर्भर करेगा। कुछ मामलों में, संचार की एक श्रृंखला बेहतर परिणाम दे सकती है। दूसरों में, एक ही संचार समय और बार-बार दोहराए जाने का विरोध हो सकता है। हालांकि, इस तरह के प्रतिरोध को दूर करना संभव है अगर संचार के प्रारूप और मीडिया को हर बार बदल दिया जाए।

जस्टडायल (डॉट) कॉम का एक विज्ञापन है जहां एक फिल्म सेलिब्रिटी दर्शकों के हित को बनाए रखने के लिए विभिन्न स्वरूपों और सामग्री में एक ही संदेश प्रस्तुत करता है।

13. अनुवर्ती कार्रवाई:

एक संचार अपने व्यवस्थित अनुवर्ती के रूप में प्रभावी होगा। संदेश के वितरण के बाद, प्रेषक को रिसीवर से पूछताछ करनी चाहिए कि क्या उसने संदेश को समझा है और, अधिमानतः, उसे संदेश की सामग्री को दोहराने के लिए कहें।