एक संगठन के भीतर संचार: औपचारिक और अनौपचारिक संचार

एक संगठन के भीतर संचार: औपचारिक और अनौपचारिक संचार!

(i) औपचारिक संचार:

औपचारिक संचार एक संगठन में आधिकारिक चैनलों के माध्यम से होने वाले संचार को संदर्भित करता है। इस प्रकार का संचार प्रबंधकों या एक ही संवर्ग के कर्मचारियों के बीच या श्रेष्ठ और अधीनस्थ और इसके विपरीत होता है। यह मौखिक या लिखित हो सकता है लेकिन एक संगठन में इस तरह के संचार का पूरा रिकॉर्ड रखा जाता है। इसे आगे ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज संचार के रूप में वर्गीकृत किया गया है।

वर्टिकल कम्युनिकेशन में एक ही और / या विभिन्न विभागों के विभिन्न पदों पर रहने वाले व्यक्तियों के बीच सूचना और विचारों का प्रवाह शामिल है। उदाहरण के लिए, एक विभाग का कार्यकर्ता उसी और / या किसी अन्य विभाग के प्रबंधक के साथ संवाद कर सकता है। यह काम में देरी को रोकता है। इसके तहत, सामान्य चैनलों के माध्यम से सूचना का प्रवाह या तो ऊपर या नीचे होता है

सुझाव, राय, शिकायत, रिपोर्ट, छुट्टी के अनुदान के लिए आवेदन आदि के रूप में अधिपति से लेकर वरिष्ठ अधिकारियों के लिए ऊपर की ओर संचार प्रवाह होता है। संचार के इस रूप को महत्व मिल रहा है क्योंकि अधीनस्थ निर्णय लेने की प्रक्रिया में खुद को शामिल करना पसंद करते हैं।

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन आदेशों, निर्देशों, निर्देशों, परिपत्रों आदि के रूप में पर्यवेक्षक से लेकर अधीनस्थों तक नीचे की ओर बहता है। चूंकि इस चैनल में प्रेषक श्रेष्ठ हैं, ऐसे संचार की सफलता मुख्य रूप से इस कला में कितनी निपुणता पर निर्भर करती है।

क्षैतिज या पार्श्व संचार दो डिवीजनों के बीच संचार के प्रवाह को संदर्भित करता है; किसी संगठन में समान रैंक या समान स्तर के कर्मचारियों के बीच। उदाहरण के लिए, उत्पादन प्रबंधक माल की डिलीवरी, माल की मात्रा आदि के बारे में बिक्री प्रबंधक से संपर्क कर सकता है।

संचार नेटवर्क एक संगठन के सदस्यों के बीच का पैटर्न है जिसके माध्यम से किसी संगठन में संचार प्रवाह होता है। यह प्रकृति, संचार और शामिल व्यक्तियों की संख्या के चैनल पर निर्भर करता है।

औपचारिक संगठन में सक्रिय संचार नेटवर्क के विभिन्न प्रकार नीचे दिए गए हैं:

1. सिंगल चेन:

यह एकल श्रृंखला के माध्यम से एक संगठन में विभिन्न स्तरों के बीच एक अधीनस्थ से बेहतर संचार के प्रवाह की सुविधा प्रदान करता है

2. पहिया:

पहिया नेटवर्क में, बेहतर पहिया के हब के रूप में कार्य करता है और उसके अधीन सभी अधीनस्थ केवल उसके माध्यम से संवाद करते हैं और उन्हें आपस में बात करने की अनुमति नहीं है।

3. परिपत्र:

परिपत्र नेटवर्क के तहत, संचार का प्रवाह बहुत धीमा है और यह एक सर्कल में भी चलता है। इस नेटवर्क में, प्रत्येक व्यक्ति अपने आस-पास के व्यक्तियों के साथ आसानी से संवाद कर सकता है।

4. नि: शुल्क प्रवाह:

यह नेटवर्क संचार का तेज़ प्रवाह प्रदान करता है और प्रत्येक व्यक्ति को स्वतंत्र रूप से सभी लोगों के साथ संवाद करने की अनुमति देता है।

5. उलटा V:

इस नेटवर्क के तहत, एक अधीनस्थ न केवल अपने श्रेष्ठ के साथ संवाद कर सकता है, बल्कि श्रेष्ठ से श्रेष्ठ भी हो सकता है। हालांकि, इस मामले में बहुत सीमित संचार होता है।

औपचारिक संचार के लाभ:

औपचारिक संचार के निम्नलिखित फायदे हैं:

1. प्राधिकरण का रखरखाव:

औपचारिक संचार में, अधीनस्थों पर श्रेष्ठ का अधिकार अच्छी तरह से बनाए रखा जाता है।

2. सूचना का क्रमबद्ध प्रवाह:

सूचना को एक निश्चित मार्ग से गुजरना होता है। इसलिए सूचना का प्रवाह बहुत व्यवस्थित है।

3. गोपनीयता:

औपचारिक संचार में, गोपनीयता को बनाए रखा जा सकता है।

4. सूचना के स्रोत का आसान ज्ञान:

इस प्रकार के संचार में, प्रत्येक जानकारी का स्रोत आसानी से स्थित हो सकता है।

औपचारिक संचार के नुकसान:

निम्नलिखित औपचारिक संचार के नुकसान हैं:

1. काम का अधिभार:

यह विभिन्न प्रबंधकों के कार्य भार को बढ़ाता है क्योंकि सभी संचार एक निश्चित चैनल के माध्यम से प्रेषित किए जाते हैं।

2. सूचना का विरूपण:

कुछ समय में प्रेषक और रिसीवर के बीच की दूरी इतनी बड़ी है कि सूचना कई हाथों से गुजरती है और जब तक वह रिसीवर तक पहुंचता है तब तक वह विकृत हो जाता है।

3. कोई व्यक्तिगत स्पर्श नहीं:

औपचारिक संचार ज्यादातर अवैयक्तिक रूप से व्यक्त किया जाता है। व्यक्तिगत गर्मी और भागीदारी की कमी हो सकती है।

ऊपर और नीचे संचार के बीच अंतर:

(ii) अनौपचारिक संचार:

अनौपचारिक संचार एक संगठन में संचार की औपचारिक लाइनों का पालन किए बिना होता है। इस तरह का संचार आमतौर पर श्रमिकों के बीच अपने विचारों का आदान-प्रदान करने और अपनी सामाजिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए होता है। उदाहरण के लिए, श्रमिक अपने वरिष्ठों के व्यवहार के बारे में बात करते हैं, कुछ अफवाहों के बारे में चर्चा करते हैं आदि अनौपचारिक संचार के कुछ उदाहरण हैं।

इस तरह का संचार बहुत तेजी से फैलता है और उसी के स्रोत का पता लगाना बहुत मुश्किल होता है। कभी-कभी, इस तरह के संचार से अफवाहें फैलती हैं और इस प्रकार संगठन में भ्रम पैदा होता है। हालाँकि, कई बार यह प्रबंधकों के लिए बहुत मददगार साबित होता है क्योंकि इन चैनलों के माध्यम से सूचना कर्मचारियों की प्रतिक्रियाओं को जानने के लिए बहुत तेजी से फैल सकती है।

अंगूर नेटवर्क:

अनौपचारिक संचार में अनुसरण किए जाने वाले संचार के नेटवर्क को ग्रेपवाइन नेटवर्क के रूप में जाना जाता है क्योंकि इसकी शाखाएं पूरे संगठन में और सभी दिशाओं में अधिकार के स्तरों पर विचार किए बिना फैली हुई हैं। इस प्रकार के संचार की उत्पत्ति ज्ञात नहीं है। दूसरे शब्दों में, यह जानना बहुत मुश्किल है कि यह कैसे और कहां से शुरू / समाप्त होता है। अंगूर नेटवर्क के विभिन्न प्रकार निम्नलिखित हैं:

1. एकल किनारा:

इस नेटवर्क के तहत, प्रत्येक व्यक्ति एक अनुक्रम में दूसरे व्यक्ति के साथ संवाद कर सकता है।

2. गपशप:

गपशप नेटवर्क में, एक व्यक्ति गैर-चयनात्मक आधार पर सभी के साथ संवाद कर सकता है। इस प्रकार एक व्यक्ति बहुत से लोगों को संदेश आदि भेजता है। दूसरे शब्दों में, सिर्फ एक स्रोत के माध्यम से, जानकारी कई अन्य लोगों में फैलती है।

3. प्रायिकता:

संभावना नेटवर्क में, एक व्यक्ति यादृच्छिक पर अन्य व्यक्तियों के साथ संचार करता है।

4. क्लस्टर:

किसी संगठन में इस प्रकार का नेटवर्क सबसे आम है। इस नेटवर्क के तहत, एक व्यक्ति केवल उन व्यक्तियों के साथ संचार करता है, जिन पर वह भरोसा करता है। जानकारी प्राप्त करने के बाद, उनमें से कुछ इसे कुछ चुनिंदा लोगों तक पहुँचाते हैं और बाकी सभी इसे अपने पास रखते हैं।

अनौपचारिक संचार के लाभ:

अनौपचारिक संचार से निम्नलिखित लाभ हो सकते हैं:

1. शीघ्र और सहज:

इस संचार के तहत, संदेश स्वतःस्फूर्त तरीके से तेज गति से बहते हैं।

2. नि: शुल्क पर्यावरण:

अनौपचारिक संचार एक मुक्त वातावरण में किया जाता है कि किसी भी अधिकारी पर कोई दबाव न हो। यह किसी भी दिशा और डिग्री तक प्रवाह कर सकता है।

3. सामाजिक संबंध:

यह बेहतर मानवीय संबंधों को स्थापित करने में मदद करता है क्योंकि यह न केवल संगठन में बल्कि संगठन के बाहर भी सामाजिक समारोहों में कर्मचारियों के लिए मंच प्रदान करता है।

4. सप्लीमेंट:

अनौपचारिक संचार औपचारिक संचार को पूरक बनाता है। कुछ ऐसे मामले हैं जो औपचारिक चैनलों के माध्यम से संवाद करना मुश्किल है जैसे प्रबंधन योजना और नीतियों आदि के बारे में श्रमिकों का रवैया और राय आदि। यह आसानी से अनौपचारिक संचार के माध्यम से जाना जा सकता है।

अनौपचारिक संचार के नुकसान:

अनौपचारिक संचार के अवगुण निम्नानुसार हैं:

1. कोई जिम्मेदारी नहीं:

भ्रामक तथ्यों के लिए औपचारिक संचार जिम्मेदारी को इंगित किया जा सकता है, लेकिन अनौपचारिक संचार के मामले में ऐसा नहीं है।

2. अविश्वसनीय जानकारी:

इस संचार के माध्यम से प्राप्त अधिकांश जानकारी अवलंबनीय और बिना किसी महत्वपूर्ण निर्णय के ली जा सकती है।

3. सूचना का रिसाव:

इससे महत्वपूर्ण जानकारी का रिसाव हो सकता है जो संगठन के लिए हानिकारक साबित हो सकता है।