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यह लेख प्रभावी संचार के लिए पांच मुख्य द्वारों पर प्रकाश डालता है। द्वार हैं: १। पारस्परिक विश्वास २। प्रभावशाली श्रवण ३। उचित प्रतिक्रिया ४। गैर-मौखिक संकेत 5। गैर-निर्देशात्मक परामर्श.
प्रभावी संचार: गेटवे # 1।
पारस्परिक विश्वास:
पारस्परिक विश्वास के बिना प्रभावी ढंग से संवाद करना असंभव है। जब तक वह बाद वाले पर भरोसा नहीं करता तब तक एक अधीनस्थ अपने प्रबंधक के साथ स्वतंत्र रूप से संवाद नहीं कर पाएगा। नए विचारों के प्रति निष्पक्ष, खुला और ग्रहणशील होकर, शीर्ष प्रबंधक पारस्परिक विश्वास को विकसित करने के लिए अनुकूल वातावरण बना सकते हैं।
प्रभावी संचार: गेटवे # 2।
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प्रभावी श्रवण:
सुनना प्रभावी संचार के सबसे आवश्यक तत्वों में से एक है। जब तक रिसीवर चौकस न हो और जो कहा जा रहा है उसे सुनता है, तब तक किसी संदेश को प्रभावी ढंग से व्यक्त नहीं किया जा सकता है। किसी संदेश के सही अर्थ को समझने के लिए श्रोता का दिमाग खुला होना चाहिए। एक शोध अध्ययन के अनुसार, ये प्रभावी सुनने के लिए दस आवश्यक शर्तें हैं।
(i) संदेश की सामग्री को देखते हुए, लेकिन स्पीकर की कमजोरियों को नहीं।
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(ii) समय से पहले मूल्यांकन से बचना।
(iii) केंद्रीय विचार की तलाश में।
(iv) लचीला होना और संदेश को एक निश्चित पैटर्न का पालन करने की अपेक्षा न करना।
(v) संदेश पर ध्यान केंद्रित करना।
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(vi) संदेश के अर्थ को समझने के लिए मानसिक रूप से सतर्क रहना।
(vii) सक्रिय सुनने का अभ्यास करना।
(viii) खुले दिमाग का होना।
(ix) वक्ता के 'टॉक प्रोसेस' के बजाय किसी की स्वयं की तीव्र 'विचार प्रक्रिया' से लाभ उठाने की कोशिश करना।
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प्रभावी सुनने से प्रबंधकों को अपने अधीनस्थों के साथ अपने संबंधों को बेहतर बनाने में मदद मिलती है। यह उन्हें प्रतिक्रिया देने और गैर-निर्देशात्मक परामर्श प्रदान करने में भी मदद करता है।
प्रभावी संचार: गेटवे # 3।
उचित प्रतिक्रिया:
प्रतिक्रिया प्रेषक को प्रेषक को प्रेषित संदेश के प्रभाव का आकलन करने में सक्षम बनाती है। प्रतिक्रिया देना और प्राप्त करना दोनों प्रबंधन के महत्वपूर्ण पहलू हैं। प्रभावी होने के लिए, प्रबंधकों द्वारा प्रदान की गई प्रतिक्रिया वर्णनात्मक, विशिष्ट और विशिष्ट व्यवहारों को बदलने के लिए निर्देशित होनी चाहिए। प्रतिक्रिया प्राप्त करते समय, प्रबंधकों को खुले दिमाग का होना चाहिए।
उन्हें सकारात्मक और नकारात्मक प्रतिक्रिया दोनों को संभालने में सक्षम होना चाहिए। नकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करते समय, प्रबंधकों को उन बिंदुओं के बारे में स्पष्टीकरण और उदाहरण मांगना चाहिए जो अस्पष्ट या अस्पष्ट लगते हैं। उन्हें रक्षात्मक अभिनय करने से भी बचना चाहिए।
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आजकल, कई संगठन अपने उत्पादों या सेवाओं के बारे में अपने ग्राहकों को प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। इससे संगठनों को अपने उत्पादों या सेवाओं में सुधार करने में मदद मिलती है।
प्रभावी संचार: गेटवे # 4।
अशाब्दिक संकेत:
प्रभावी संचार के लिए एक और महत्वपूर्ण शर्त संचार में गैर-मौखिक संकेतों के प्रति जागरूकता और संवेदनशीलता है। एक शोध अध्ययन के आधार पर, निम्नलिखित पाई चार्ट (चित्र 1.4), और गैर-मौखिक संचार के महत्व को प्रकट करते हैं।
इस ग्राफ के अनुसार, एक रिसीवर की प्रतिक्रिया का केवल 7 प्रतिशत एक संदेश की मौखिक सामग्री द्वारा निर्धारित किया जाता है, जबकि प्रतिक्रिया का 38 प्रतिशत स्पीकर की मुखर विशेषताओं (स्वर और स्वर के स्वर) और 55 प्रतिशत प्रतिक्रिया द्वारा निर्धारित किया जाता है। स्पीकर के चेहरे के भाव से निर्धारित होता है।
उपरोक्त आंकड़ा रिसीवर पर गैर-मौखिक संचार के भारी प्रभाव को प्रकट करता है। गैर-मौखिक संकेतों में शरीर की मुद्रा, आंखों का संपर्क, रिसीवर से दूरी, आवाज की विभक्ति, बोलने की दर, हावभाव, विशेष शब्दों का जोर, मौन आदि शामिल हैं।
गैर-मौखिक संकेतों के बारे में जागरूकता प्रबंधकों को अपने अधीनस्थों की जरूरतों के प्रति संवेदनशील बनने में मदद करती है। इस तरह की जागरूकता से प्रबंधकों को अधीनस्थों के साथ उनके पारस्परिक संबंधों की वर्तमान स्थिति का आकलन करने और उन्हें प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिलती है।
प्रभावी संचार: गेटवे # 5।
गैर-निर्देशात्मक परामर्श:
गैर-निर्देशात्मक परामर्श में, प्रबंधक कर्मचारी को किसी समस्या के बारे में अपने विचारों, भावनाओं और दृष्टिकोण की जांच करने में मदद करता है। कर्मचारी के साथ साक्षात्कार आयोजित करके गैर-निर्देशात्मक परामर्श किया जा सकता है।
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एक गैर-निर्देश परामर्श साक्षात्कार में, एक प्रबंधक को चाहिए:
(i) चौकस और मैत्रीपूर्ण रहें
(ii) उचित प्रश्न उठाएँ
(iii) स्पष्टवादी बनें और कर्मचारी को समस्या के माध्यम से स्पष्ट रूप से सोचने में सक्षम करें
(iv) यह सुनिश्चित करने के लिए गोपनीयता का वातावरण बनाएं कि कर्मचारी स्वतंत्र रूप से संवाद कर सके
(v) अपनी भावनाओं को स्वतंत्र रूप से व्यक्त करने के लिए कर्मचारी की मदद करने के लिए एक रोगी श्रोता बनें
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(vi) कर्मचारी को कुछ आत्मनिरीक्षण करने के लिए प्रोत्साहित करें।